某學院后勤管理處文件資料管理辦法
技術學院后勤管理處文件資料管理辦法
為使后管處及各科室資料管理更規范化、制度化,確保歸檔材料完整、準確、系統,更好地為后勤管理工作服務,根據學院檔案管理部門的規定,結合我處實際情況,特制定本辦法。
后管處資料管理工作實行二級管理體系,“一級管理”是指處室檔案資料的綜合管理,“二級管理”是指科室在工作過程中形成的各類文件資料的管理。
一、“一級管理”和“二級管理”的文件資料:
“一級管理”的資料主要包括:
1、上級機關、學院、相關部門的發文以及后管處的行文,后管處的工作計劃、工作總結、招標文件、合同協議、會議紀要、申請報告等文件;
2、后管處組織的各項活動中形成的文件;
3、各科室定期收集交處室歸檔的資料;
4、新校區建設資料;
5、后管處在其他工作中形成的文件資料,如后勤黨支部工作、節能工作、安全工作、廉政建設工作、固定資產管理工作等;
“二級管理”的資料主要包括:
1、綜合科主要包括:①綜合科的工作職責、工作制度、會議紀要、聯系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②愛衛會的工作臺賬;③物管餐飲商務監管考評的工作臺賬;④綠化方面資料;⑤單身教工宿舍的管理及水、電、氣的計量資料;⑥教職工購房補貼資料等等。
2、基建科主要包括:①基建科的工作職責、工作制度、會議紀要、聯系單、簽證單、審批單、整改通知單、申請報告;②基建零星項目的全套過程資料;③設備、管線維修監管考評臺賬等等。
3、衛生所主要包括:①衛生所的工作職責、工作制度、會議紀要、審批單、申請報告;②門診臺賬;③藥品采購審批表、藥庫管理臺賬;④醫保管理臺賬;⑤學生教職工體檢、預防接種資料;⑥計劃生育、獨生子女、婦幼保健、兒童統籌、健康教育等工作臺賬等等。
二、文件資料分類:(除處室行文外)
a類文件資料包括:向上級部門申報的相關資料,如申請報告、審批表;
b類文件資料包括:與學院相關部門之間的各類工作聯系;
c類文件資料包括:處室或科室內部使用管理文件,如工作職責、工作制度、各項臺賬記錄;
三、文件資料管理的具體工作:
主要包括:文件的起草、編號、審批、收集分類、移交歸檔、查閱借用等方面。
1、文件的起草:各科室的各類文件,均應按統一格式起草。
2、文件的登記:按不同的文件類型編制目錄及時登記。
3、文件的編號:后管-科名(處、綜、衛、基)-類別(a、b、c)-年份(06)-序號。
4、文件的審批:需相關部門、院領導審閱的文件(招標書、合同協議等),必須在首頁上《審閱記錄》,以便記錄審閱意見。
5、文件的收集、分類:主要包括部門內和部門外的兩大文件的收集工作,其中內部文件主要包括七大類:①合同協議;②會議紀要;③工作聯系單(簽證單、驗收單、整改通知單);④申請報告;⑤招投標;⑥工作計劃、工作總結;⑦工作臺賬;外部文件主要包括:相關部門傳遞讀閱文件等。
6、文件的移交、歸檔:主要是指各科室收集匯總的文件移交處室統一保管,即二級管理轉交給一級管理,歸檔的文件必須是辦理完畢和結案的文件材料,盡可能提供文件材料與相應的電子文件一并歸檔。每年度分6月底和12月底兩次集中歸檔資料,如有特殊情況,雙方當事人可協商另定時間移交檔案,歸檔資料中若有文件需經常調用查閱,則部門應自行復印一份留用備查。資料移交驗收合格后,完成《資料移交清單》的填寫、簽字工作,移交清單一式2份,一份交移交人,一份由接受人自存。
7、文件的查閱、借用:文件資料的查閱、借用須辦理登記手續,比較重要的文件資料應經領導批準,且復印留底,防止丟失。
