房產后勤管理部項目移交管理辦法
物業房產后勤管理部項目移交管理辦法
1.目的
規范項目移交流程,保障房產后勤管理部管理項目與物業服務中心順利交接。
2.適用范圍
房產后勤管理部待移交項目。
3.職責
部門/崗位崗位職責
房產后勤管理部負責人全面統籌、監督項目移交所有事宜,與物業服務中心負責人對接移交項目主要人員、日期、流程等相關事項。
房產后勤管理部業務負責人負責項目移交具體事宜,與物業服務中心對接移交人員、物資、資料、未完成事項等,了解項目主要負責人員思想動態。
房產后勤管理部項目負責人了解項目人員思想動態,維護移交期間工作的正常開展,項目小組未完成事項及其他資料移交。
房產后勤管理部資產管理員確定及移交借用、代管、移交物資。
房產后勤管理部人事管理員整理移交人事資料并轉交。
房產后勤管理部安全負責人整理、移交項目鑰匙,了解安全員思想動態,維護移交期間工作的正常開展。
房產后勤管理部保潔負責人了解保潔人員思想動態,維護移交期間工作的正常開展。
注:以下房產后勤管理部簡稱房管部、物業服務中心簡稱服務中心
4.方法與過程控制
4.1.確定移交日期、流程
4.1.1服務中心負責人、后勤負責人、人事負責人、技術負責人、安全負責人、保潔負責人提前進駐待移交項目,了解項目具體情況、項目人員工作狀況、思想動態,做好交接前期準備工作;
4.1.2房管部負責人與服務中心負責人提前三十天確定移交日期、移交當天具體流程;
4.1.3房管部負責人與服務中心負責人提前二十五天確定移交工作雙方具體對接人;
4.1.4房管部與服務中心提前二十五天召開移交準備會,明確各具體對接人分工及職責,安排相關工作。
4.2人員及人事資料的移交管理
4.2.1房管部各級負責人、服務中心各級負責人在項目移交前三十天召開移交項目的全員溝通會,了解員工思想動態,做好員工的引導工作,保證移交工作的順利進行;
4.2.2房管部各級負責人在移交前二十天完成與下屬的面談、填寫《面談表》,了解員工思想動態,確定移交人員;
4.2.3房管部業務負責人與服務中心人事負責人提前十五天對接、確定移交人員名單;
4.2.4房管部人事負責人提前十天整理移交人員的人事資料,保證移交資料的完整性、準確性;
4.3樣板房、銷售廳、項目部、銷售部及其他物資的移交管理
4.3.1房管部資產管理員提前二十天對項目內所有物資清單進行清點,制作《移交物資清單》、《代管物資清單》、《借用物資清單》;
物資類型內容
移交物資安全員制服、保潔員制服、清潔用品、安防器材、維修材料、宿舍用品等。
代管物資樣板房物資、銷售廳物資、項目部物資、其他營銷物資。
借用物資洗衣機、鐵架床、辦公臺、辦公椅、電視機、電話機、電腦、貨架、對講機、強光燈、自行車、維修工具等。
4.3.2《移交物資清單》報房管部負責人審核,地產項目部、銷售部、財務部審批、定價;
4.3.3《借用物資清單》、《代管物資清單》報房管部負責人審批。
4.4鑰匙、其他資料及項目小組未完成事項的移交管理
4.4.1房管部項目負責人提前十五天整理移交項目的鑰匙、其他資料,地產相關負責人、禮儀活動公司、銷售區域設點商家、周邊政府部門、企事業單位的相關資料及合作關系,制作《管理用鑰匙清單》、《電話聯系表》,必要時引導物業服務中心人員與以上單位相關人員見面溝通;
4.4.2房管部項目負責人提前五天整理項目未完成事項,制作《未完成事項列表》。
4.4.3房管部對于該項目移交之后仍在履行的合同或協議轉交服務中心,例如:清潔外包服務合同,租賃合同等,便于服務中心繼續監督管理。.
4.5項目移交流程
4.5.1交接雙方部門的分管總經理助理、公司人力資源部、品質管理部派出代表參加項目移交儀式,房管部負責人就移交項目的工作進行總結,服務中心負責人就組織架構、人員分工及服務中心規劃進行介紹;
4.5.2公司分管總經理助理、房管部及服務中心負責人對移交人員的疑問進行現場解答;
4.5.3根據各對接人分工和職責,各交接人到現場根據清單進行人員、文件、賬目、實物、事項核實交接,并在相關表格上簽字確認;
4.5.4移交過程中若發現問題,各交接人及時跟進處理,并將處理結果向房管部、服務中心負責人進行匯報。
5、項目移交后工作協助
5.1涉及到移交之前房管部所發生的費用,仍需由房管部相關人員負責落實。
5.2服務中心的食堂、職員宿舍、辦公室等裝修投入使用之前,房管部相關設施暫時維持原狀,協助服務中心保持正常的工作和生活秩序。
5.3移交人員思想波動較大,房管部有責溝通協調,協助服務中心穩定人心。
5.4移交后一個月內,移交職員及工作處于磨合階段,房管部隨時接受服務中心咨詢或提供指引。
6.相關文件:
vkwy7.5.1-z02《鑰匙管理程序》
7、記錄表格:
vkwy6.2-z01-01-f3 《面談表》
vkwy7.5.1-z02-f3 《管理用鑰匙清單》
vkwy7.5.5-z01-f5《員工物資領用清單》
vkwy7.5.1-j06-03-f1《移交物資清單》
vkwy7.5.1-j06-03-f2《代管物資清單》
vkwy7.5.1-j06-03-f3《借用物資清單》
vkwy7.5.1-j06-03-f4《移交人事資料清單》
