第1篇 員工檔案管理規定辦法
員工檔案管理規定【1】
第一條 檔案工作任務
1、保管員工檔案;
2、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
3、辦理員工檔案的查閱、借用和轉遞;
4、通過檔案熟悉員工,為人事工作提供情況;
5、逐步實現員工檔案管理工作的科學化和現代化。
第二條 檔案材料內容
1、履歷表;
2、自傳;
3、鑒定;
4、考核材料;
5、政治歷史問題的審查及甄別、復查材料;
6、參加黨、團材料;
7、獎勵及先進事跡材料;
8、處分、取消處分材料;
9、招聘、轉正定級、吸收錄用審批表、任免報告表、考評技術資格、學位審批表、出國人員審批表、調整工資審批表、離休退休、辭職審批表等;
10、其他可供組織上參考的材料,如員工個人寫的思想、工作、學習總結、檢查等。形成以上檔案材料的部門和職能人員應及時將完備的材料轉交檔案室存檔。
第三條 檔案的管理
員工檔案按照管理(任免)權限實行分級管理。
1、正、副總監以上領導檔案,報送總公司人事部。
2、物業管理有限公司部門經理以下員工檔案,由各單位人事部門自行管理。
3、根據人事回避原則,檔案管理人員的檔案由人事部領導直接保管。
4、出國(境)不歸及死亡員工檔案仍按上述分工管理。
5、員工辭職、自動離職、開除公職、降名及解除勞動合同后,檔案管理人員于15日內將其檔案轉至戶口所在地的街道辦事處保管。
第四條 檔案材料的收集和歸檔
1、人事檔案管理人員要根據檔案管理規定,通過有關部門收集入檔材料。有關部門應積極配合,檔案管理人員對歸檔材料應及時歸檔。
2、凡歸檔材料,均應認真鑒別,材料應詳實、完整,用鋼筆或毛筆謄寫(不得用圓珠筆、鉛筆等書寫),并經組織審查蓋章或本人簽字后生效,否則不得歸檔。
3、員工檔案必須分類明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
第五條 檔案的保管
1、員工檔案由人事部門設專人保管,檔案管理人員必須是*正式黨員。
2、員工檔案應存入保險柜。檔案室必須堅固適用,有防盜、防火、防潮等安全措施。
3、對保管的檔案要逐一登記造冊、編號,每年檢查一次,發現缺少,及時查找。
4、檔案移交要填寫移交清單,交接雙方應共同清點并簽字留據。
5、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其他后果的,視情節輕重,給予嚴肅處理。
6、逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。
第六條 檔案的查閱和借用
1、外單位前來查閱員工檔案須憑黨組織或人事部門的介紹信、公檢法系統的組織介紹信,并經人事部門領導批準。
2、大廈部門領導和黨組織、紀檢人員查閱員工檔案應經人事部門領導批準。
3、檔案管理人員應根據主管領導指示提供有關材料。
4、員工檔案一般不外借,特殊情況,經人事部門領導批準亦可借閱,但必須嚴格履行登記手續,按期歸還。
5、私人不得查閱或借用員工本人及其親屬的檔案。
6、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度,嚴禁涂改、圈劃、拆換檔案材料,不得向無關人員談論或泄露檔案內容,違犯者將視情節輕重,給予批評教育甚至紀律處分。:
第七條 檔案的接收與轉遞
1、員工試用期滿轉正后,應及時到人事檔案室辦理檔案調入手續,檔案管理人員接收檔案后應及時進行登記,并將檔案回執及時退回原單位。
2、員工調出或辭職后,檔案管理人員要及時辦理檔案轉遞手續。
3、員工檔案轉遞應密封,一般應通過機要交通轉遞,也可由組織指派專人傳送,但不得由員工本人自帶。來源:考試大的美女編輯們
4、有關職能部門應及時將員工獎勵材料、入黨團的材料轉交檔案室存檔。
第八條 檔案工作人員守則
1、認真學習黨和國家的勞動人事政策、檔案管理規定,不斷提高工作水平。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業務,提高業務水平和工作能力,努力為人事工作服務。
3、保護檔案安全,不得擅自轉移、分散和銷毀檔案。嚴禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險品。來源:考試大
4、嚴格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內容,無關人員不得進入檔案室。
5、堅持原則,遵守紀律,嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
員工檔案管理規定【2】
企業職工檔案管理工作規定
第一章 總 則
第一條 為加強企業職工檔案管理,有效地保護和利用檔案,提高科學管理水平,為社會主義現代化建設服務,根據《中華人民共和國檔案法》有關規定,制定本規定。
第二條 企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據,是國家檔案的組成部分。
第三條 企業職工檔案工作,在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下,由勞動主管部門領導與指導,實行分級管理, 同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。
第四條 企業職工檔案管理工作必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度。
第二章 機構和職責
第五條 職工檔案由所在企業的勞動(組織人事)職能機構管理:實行檔案綜合管理的企業單位,檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當地勞動行政部門代為保管。
第七條 職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業綜合檔案部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業綜合檔案部門按規定向有關檔案館移交。
第八條 企業職工檔案管理部門的職責:
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續;
(四)登記職工工作變動情況;
(五)為有關部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)定期向企業檔案室(館)移交檔案。
(八)辦理其他有關事項。
第三章 檔案的內容
第九條 企業職工檔案的內容和分類:
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料);
(五)政審材料;
(六)參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料;
(七)獎勵材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動合同,調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業的勞動(組織人事)職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業職工檔案材料統一使用16開規格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
第十三條 按規定需要銷毀檔案材料時,必須經單位主管檔案工作的領導批準。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規格實行統一的制作標準(見附件一)。
第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者,應視情節輕重,嚴肅處理。對違反(中華人民共和國檔案法)、《中華人民共和國保守秘密法》的,要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規定:
(一)查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業職工檔案的單位,應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應事先提交報告,說明理由,經企業或企業授權的主管檔案工作的領導批準,嚴格履行登記手續,并按期歸還。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者,應視情節輕重予以批評教育,直至紀律處分,或追究法律責任。
(六)因工作需要從檔案中取證的,須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。
第六章 檔案的轉遞
第十八條 企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準備錄用的,其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉遞檔案應遵守下列規定:
(一)通過機要交通或派專人送取,不準郵寄或交本人自帶。
(二)對轉出的檔案,必須按統一規定的'企業職工檔案轉遞通知單'(見附件二)的項目登記,并密封包裝。
(三)對轉出的材料,不得扣留或分批轉出。
(四)接收單位收到檔案經核對無誤后,應在回執上簽名蓋章,并將回執立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問,以防丟失。
第七章 附 則
第二十條 本規定由勞動部負責解釋。
第二十一條 本規定自下達之日起執行。各省、自治區、直 轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則。
第2篇 科技公司員工檔案管理規定
科技公司員工檔案管理規定
為規范z科技有限公司員工檔案的管理,特制定以下管理規定。公司所有合同制員工的檔案管理,均應按照此規定執行。
1員工檔案的調入
1.1公司試用期滿并轉正的合同制員工,需在轉正后一個月內,將本人檔案調入公司在中國國際人才開發中心開設的集體存檔戶中。
1.2公司合同制員工在辦理檔案轉移手續時,由公司出具介紹信,員工本人向北京市海淀區人才服務中心提供原單位出具的《同意調出函》,再由中國國際人才開發中心開出《商調函》,員工持《商調函》回原單位辦理檔案轉移手續。
1.3員工在辦理檔案轉移手續時,需同時將社會養老保險等材料轉到公司人力資源部。
1.4根據北京市勞動局的有關規定,公司合同制員工,爭取能在試用期滿后一個月內,將檔案調入公司在中國國際人才開發中心開設的集體存檔戶中。
2員工檔案的調出
員工無論因何種原因,以何種方式離職(辭職、、勞動合同期滿等),均需從最后工作日之日起,60天內將檔案調離公司在中國國際人才開發中心開設的集體存檔戶。
2.1員工無論因何種原因,以何種方式離職,從最后工作日之日起,未在兩個月內辦清離職手續的,公司依法將員工檔案自動轉出集體戶頭,或退回員工本人所在街道勞動科,由此引起的一切爭議由員工本人負責。
2.2員工在辦理完離職手續后,到人力資源部開具《同意調出函》,員工所在部門出具員工個人工作鑒定。員工持本人身份證、存檔卡片、存檔協議、集體存檔人員解除勞動合同證明信等,到中國國際人才開發中心辦理轉檔手續,同時辦理《社會養老保險》的轉移手續。
3.外埠員工檔案及用工管理
3.1根據北京市勞動局和人事局有關規定,公司人力資源部負責為符合條件的外埠員工辦理相關《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》、檔案、保險、北京市戶籍等相關手續。
3.2除《暫住證》外,其它各項證件、證明或手續的原件統一由人力資源部保存。辦理各種證件(《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》)的費用由員工本人負擔。
3.3員工無論何種原因離職,各種證件統一由公司按照國家及北京市相關規定予以處理。
3.4不符合北京市勞動局和人事局有關規定的外埠員工,公司不予辦理上述各項手續(含各項保險),公司也不予任何形式的補償。
4 本規定解釋權屬公司人力資源部。
