第1篇 職工檔案管理規定辦法
職工人事檔案管理規定
第一章 總 則
第一條 為加強和規范員工檔案管理,根據《中華人民共和國檔案法》和勞動部發《企業職工檔案管理工作規定》,結合公司工作實際,特制定本辦法。
第二條 員工檔案建立范圍 凡被公司招聘并錄用的人員,均應同時擁有個人社會檔案和公司員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。
第二章 員工檔案種類及運用
第三條 個人社會檔案:本公司員工的個人社會檔案原則上要求均在西安市各人才中心托管,并隨員工工作關系予以轉接。
第四條 員工內部檔案:公司員工內部檔案作為個人社會檔案的補充,統一在公司存檔由行政人事部管理,以方便行政人事部工作需求,并按年度視情移交歸存到個人社會檔案。
第五條 公司員工內部檔案收集的內容:
1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本(或暫住證)復印件、最高學歷證書和職稱證書及職業資格證書復印件。以及其他有關員工職業、技能信息的相關證書、文件復印件。
2、《勞動合同》、《員工轉正申請表》、職務任免文件、公司內部調令、社會保險轉移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動合同證明書及其他相關離職手續文件等材料
3、《培訓合同》、培訓結業證書、獎懲文件或記錄等其他資料。
4、參加中國共-產-黨、共青團及民-主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章 員工檔案收集程序和歸檔標準
第六條 收集辦法:
1、個人社會檔案:個人社會檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工,提出歸檔申請,由行政人事部統一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息,以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章,并在公司員工內部檔案中留存備查。
2、員工內部檔案:公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類資料,在職能部門內形成材料后的一周內按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條 歸檔標準:
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、 真實,文字清楚,對象明確,有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用復印件存檔的,須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。
第四章 員工檔案的借閱
第八條 員工檔案除總經理和副總經理、行政人事部經理及主管人事的主管外,其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案,須填寫《檔案查閱審批表》,報公司領導審批。
第九條 有關國家機關及相關單位人員若需查閱員工檔案,應持單位介紹信和本人工作證并填寫《檔案查閱審批表》,由公司領導簽字審批后方予查閱。
第十條 員工檔案原則不予外借,如必須借出使用時,須嚴格履行登記審批手續。
第十一條 查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料,不得泄露或擅自擴散檔案內容,違者按有關規定追究當事人責任。
第五章 檔案的轉接
第十二條 員工社會檔案的轉接由本人按照相關機構的規定自行辦理,原則要求社會檔案隨勞動關系一并轉移
第十三條 員工調動或離職,其內部檔案內需要移存至社會檔案的資料由行政人事部負責移存。 第六章 員工檔案的存檔期限及銷毀要求
第十四條 對于正常離職且離職手續齊備的員工內部檔案,在公司保存5年(一般員工)—10年(中高層管理人員)后酌情銷毀。
第十五條 對非正常離職或離職手續不齊全的員工內部檔案,原則上永久留存,未經公司領導批準不得銷毀。
第十六條 員工檔案編號管理,檔案編號為八位數且具有唯一性,其中檔案編號前四位數字為入職員工序號,包括前兩位公司部門編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設的各項與員工信息有關的物品保持一致性,以便檢索。
第十七條 員工檔案的銷毀由行政人事部門負責,在辦理檔案銷毀審批手續后按照國家相關規定安排專人到專業銷毀場所進行銷毀。未經鑒定和未經批準,任何人不得擅自銷毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷毀者,應視情節給予懲處。 第七章 員工檔案管理人員的職責
1、忠于職守,嚴格執行檔案法規及企業相關制度,維護員工檔案的真實性。
2、按照歸檔范圍認真收集、鑒別和整理員工檔案材料,并按規定辦理日常的查閱、借用和轉遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作,確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎建設,促進員工檔案管理工作的規范化和科學化。
第十八條 本辦法自印發之日起執行。
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第2篇 企業職工檔案管理規定辦法
勞動部、國家檔案局關于頒發《企業職工檔案管理工作規定》的通知
(勞力字〔1992〕33號)
各省、自治區、直轄市及計劃單列市勞動(勞動人事)廳(局)、檔案局、國務院有關部門: 為了加強企業職工檔案管理工作,按照檔案完整、真實、精練、實用的要求,實現檔案管理的科學化、規范化、制度化,使企業職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系,更好地為社會主義現代化建設服務,現頒發《企業職工檔案管理工作規定》,請遵照執行。
企業中由國家任命的干部,其檔案管理,仍按國家有關規定執行。
國家機關、事業單位和人民團體中的工人檔案管理,參照本規定執行。
附:一、企業職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規格(略)
二、轉遞企業職工檔案材料通知單及存根(略)
勞動部 國家檔案局
一九九二年六月九日
企業職工檔案管理工作規定
第一章 總則
第一條 為加強企業職工檔案管理,有效地保護和利用檔案,提高科學管理水平,為社會
主義現代化建設服務,根據《中華人民共和國檔案法》有關規定,制定本規定。
第二條 企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、
選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。
是歷史地、全面地考察職工的依據,是國家檔案的組成部分。
第三條 企業職工檔案工作,在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下,由勞動主
管部門領導與指導,實行分級管理,同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。
第四條 企業職工檔案管理工作必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度。
第二章 機構和職責
第五條 職工檔案由所在企業的勞動(組織人事)職能機構管理。
實行檔案綜合管理的企
業單位,檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當
地勞動行政部門代為保管。
第七條 職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業綜合檔案部門保存。
對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業綜合檔案部門按規定向有關檔案館移交。
第八條 企業職工檔案管理部門的職責:
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料; (三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續; (四)登記職工工作變動情況; (五)為有關部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作; (七)定期向企業檔案室(館)移交檔案; (八)辦理其它有關事項。
第三章 檔案的內容
第九條 企業職工檔案的內容和分類:
(一)履歷材料; (二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料); (五)政審材料;
(六)參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料; (七)獎勵材料; (八)處分材料;
(九)招用、勞動合同,調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業的勞動(組織人事)職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲
等所形成的材料要及時收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。
材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業職工檔案材料統一使用十六開規格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅
色墨水及復寫紙書寫。
第十三條 按規定需要銷毀檔案材料時,必須經單位主管檔案工作的領導批準。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規格實行統一的制作標準(見附件一)。
第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。
對違反規定者,應視情節輕重,嚴肅處理。
對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的,要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規定:
(一)查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業職工檔案的單位,應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。
如必須借出查閱時,應事先提交報告,說明理由,經企業或企業受權的主管檔案工作的領導批準,嚴格履行登記手續,并按期歸還。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應制定查閱檔案的制度。
查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
對違反者,應視情節輕重予以批評教育,直至紀律處分,或追究法律責任。
(六)因工作需要從檔案中取證的,須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。
第六章 檔案的轉遞
第十八條 企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,應由職工所在單位在
一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。
職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準備錄用的,其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉遞檔案應遵守下列規定:
(一)通過機要交通或派專人送取,不準郵寄或交本人自帶。
(二)對轉出的檔案,必須按統一規定的“企業職工檔案轉遞通知單”(見附件二)的項目登記,并密封包裝。
(三)對轉出的材料,不得扣留或分批轉出。
(四)接收單位收到檔案經核對無誤后,應在回執上簽名蓋章,并將回執立即退回。
逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問,以防丟失。
第七章 附則
第二十條 本規定由勞動部負責解釋。
第二十一條 本規定自下達之日起執行。
各省、自治區、直轄市和國務院各部門可結合實
際情況制定實施辦法或細則。
發布部門:勞動和社會保障部(含勞動部)/國家檔案局 發布日期:1992年06月09日 實施日期:1992年06月09日 (中央法規)
第3篇 公司企業職工檔案管理工作規定
企業(公司)職工檔案管理工作規定
第一章總則
第一條為加強企業職工檔案管理,有效地保護和利用檔案,提高科學管理水平,為社會主義現代化建設服務,根據《中華人民共和國檔案法》有關規定,制定本規定。
第二條企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據,是國家檔案的組成部分。
第三條企業職工檔案工作,在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協調下,由勞動主管部門領導與指導,實行分級管理,同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。
第四條企業職工檔案管理工作必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度。
第二章機構和職責
第五條職工檔案由所在企業的勞動(組織人事)職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位,檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。
第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當地勞動行政部門代為保管。
第七條職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業綜合檔案部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業綜合檔案部門按規定向有關檔案館移交。
第八條企業職工檔案管理部門的職責:
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續;
(四)登記職工工作變動情況;
(五)為有關部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)定期向企業檔案室(館)移交檔案。
(八)辦理其它有關事項。
第三章檔案的內容
第九條企業職工檔案的內容和分類:
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料);
(五)政審材料;
(六)參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料;
(七)獎勵材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動合同,調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章檔案的收集、保管和銷毀
第十條職工所在企業的勞動(組織人事)職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十一條立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條企業職工檔案材料統一使用十六開規格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
第十三條按規定需要銷毀檔案材料時,必須經單位主管檔案工作的領導批準。
第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規格實行統一的制作標準(見附件一)。
第十五條嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者,應視情節輕重,嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的,要依法處理。
第十六條職工檔案管理單位應建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章檔案的提供利用
第十七條因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規定:
(一)查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業職工檔案的單位,應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應事先提交報告,說明理由,經企業或企業受權的主管檔案工作的領導批準,嚴格履行登記手續,并按期歸還。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者,應視情節輕重予以批評教育,直至紀律處分,或追究法律責任。
(六)因工作需要從檔案中取證的,須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。
第六章檔案的轉遞
第十八條企業職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準備錄用的,其檔案由原所在單位保管。
第十九條轉遞檔案應遵守下列規定:
(一)通過機要交通或派專人送取,不準郵寄或交本人自帶。
(二)對轉出的檔案,必須按統一規定的“企業職工檔案轉遞通知單”(見附件二)的項目登記,并密封包裝。
(三)對轉出的材料,不得扣留或分批轉出。
(四)接收單位收到檔案經核對無誤后,應在回執上簽名蓋章,并將回執立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執應及時催問,以防丟失。
第七章附則
第二十條本規定由勞動部負責解釋。
第二十一條本規定自下達之日起執行。各省、自治區、直轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則。
