物業管理業主客戶管理制度
物業管理公司業主客戶管理制度
首問責任制
一、第一個接待人或對話人為首問責任人。
二、對客戶或來訪人員,必須認真接待。
三、業主、客戶要求解決問題或提出詢問、意見,要耐心傾聽。
四、在不違背有關規定的前提下,做到有問必答,回答準確,不得以任何借口推諉、拒絕、搪塞、應付了事。
五、對自己無把握回答的應婉轉地表示歉意,并進行文字記錄,及時聯系相關部門和有關人員給予解答(辦理業主、客戶提出的有關問題、事項和要求)。
六、將業主、客戶所要求解決的問題落實到位,限時予以回復。
管理處值班制度
為及時處理突發事件和受理投訴,制定本制度。
一、各部門結合工作實際情況,安排落實節假日,中午值班人員和特殊情況下安排夜間值班。
二、值班人員必須嚴守崗位,不得擅自離崗;若因此而造成損失的,追究當事人的責任。
三、值班人員不得麻痹大意或做任何與值班崗位無關的事項。特殊情況,如需外出處理日常事務工作,應將值班電話呼叫轉移到安護值勤室或自備手機上,并隨身攜帶對講機保持聯系。
四、值班人員負責接待和處理日常事務工作,對各類投訴和突發事件,必須及時進行處理。
接待來訪工作制度
一、建立管理人員值班、接待制度。
二、對來訪者必須熱情、誠懇,并及時做好記錄。對客戶提出的合理要求,有條件的要及時解決;一時難以解決或不屬于管理處范圍的問題,要耐心地說明情況,以取得客戶的諒解;對重要的來信(訪)要及時向領導報告,請求處理。
三、對于來信,要及時調查、處理、答復。
四、認真做好來信(訪)資料的收集、整理、歸檔工作。
投訴處理制度
一、管理處接到客戶投訴后,應細心傾聽,耐心解釋,用語文明,用詞準確,并及時做好登記。
二、根據投訴內容通知相關部門人員限期解決,處理投訴應及時,不刁難,不推諉,做到'事事有著落,件件有回音',特殊情況應向負責人匯報。
三、接到投訴的人員應將內容登記完后,按分類處理及轉呈,針對客戶重大的投訴,及時向管理處負責人匯報,組織人員,落實解決措施及責任人,限期進行處理。必要時隨業主(客戶)到現場查看,記錄實際情況,填寫糾正措施報告。
四、如投訴涉及到其他單位,一時無法及時處理解決,應做好解釋工作,并表示歉意,盡量與有關單位取得聯系將問題解決落實,并及時將結果告訴投訴人。
五、管理處將投訴結果填寫在記錄中,并由具體解決的負責人簽字認可。
維修、約修制度
1、管理處負責報修、約修事宜的登記。應樹立'一切為了客戶'的思想,認真做好這項工作。
2、客戶報修和約修可采取直接采取報修、電話報修、來信報修等形式。
3、對客戶報修情況應及時進行登記,包括維修日期、姓名、地址、聯系電話、內容、約修日期。應做到字跡清楚,臺帳齊全。
4、對不能按時上門維修的,應采用書面或電話形式向客戶說明情況,另約修理時間。
回訪制度
一、定時進行回訪工作,由各部門組織相關人員回訪客戶。
二、按照《回訪評議表》的內容,誠懇向業主(住用人)傾聽合理化建議,按客戶投訴的程度進行適當回訪,回訪時間按客戶投訴內容具體確定。
三、發現客戶不滿意之處,根據實際情況及時作出解決、落實、整改,一時無法解決的,應向客戶解釋原因。
四、將回訪內容記錄在客戶意見處理記錄表上,將每月統計回訪結果進行記錄,報部門負責人審查,作為改進工作的依據。
維修回訪制度
一、維修回訪由管理處主任、管理員、維修負責人擔任。其中主任回訪率不低于10%,管理員回訪率不低于30%,維修負責人回訪率不低于60%。
二、回訪時間安排在維修后一星期之內。其中,安全設施維修兩天內回訪,漏水項目維修三天內回訪,其它一般維修七天內回訪。
三、回訪內容:
1、實地查看維修項目。
2、向在維修現場的業主(客戶)或家人了解維修人員服務情況。
3、征詢改進意見。
4、核對收費情況。
5、請被回訪人簽名。
四、對回訪中發現的問題,24小時內書面通知維修人員進行整改。
