信蜀物業財務收支管理制度
蜀信物業財務收支管理制度
一、公司的一切收入,必須及時辦理結算手續,具體規定如下:
(一)、所有收入原則上均由公司財務部統一收取,并全部納入公司財務管理。任何部門、任何個人均不得在未經公司批準的情況下擅自辦理收入結算業務。嚴禁截留、挪用公司的各項收入。如有違反,一經查出,嚴厲處罰。
(二)、各管理處的一切收入,均實行收支兩條線管理,并必須于收入發生次日交存公司財務部,任何小區管理處及個人均不得坐支。凡坐支收入,無論金額大小,一律按挪用公款處罰。
(三)、各小區收費,必須報經公司確定統一的收費項目及收費標準后方能收取。不得在未經管理公司審批的情況下,自行制定收費項目和收費標準。
(四)因具體業務需要,部分款項可由各小區內勤代為收取,并按以下程序和規定辦理:
1、將代收款項項目名稱及代收理由報公司財務部審核;
2、報總經理或副經理審批;
3、代收業務必須使用在財務部領取的結算憑證,任何管理處和個人均不得另擇結算憑證;
4、代辦收款業務的小區內勤,應按財務部的要求填制、使用憑證并及時、準確上報已收及應收未收的統計數據;
(五)、財務部有責任催促內勤及時辦理收入和支出的結算手續,如有特殊情況不能按時辦理的,應向財務人員說明原因。財務人員在征得總經理同意后,方能延期。如既未說明原因又未按時辦理結算手續,且屢催不辦者,財務部有權提請經理及授權人同意不予核銷其開支或按坐支處理。
(六)、對違反上述規定者,公司給予50元至100元的罰款處理;給公司造成較大經濟損失的,按其損失金額的一定比例賠償;情節嚴重的,提交司法部門處理。
二、公司的一切開支必須經公司董事會確定的財務開支審批人審批后,方能在公司財務部辦理結算手續。具體審批辦法如下:
(一)、凡財務預算、預算外支出、維修基金開支以及超過5,000元的各項開支,均由總經理審批,現金支出超過1萬元的須由葉總審批,10萬元以上的須由楊毫董事長審批;支票超過5萬元由葉總審批,50萬元以上由楊毫董事長審批。
(二)、凡計劃和制度規定內的各類費用報銷和支出金額在2000元-5000元內的由副總經理審批,500元--2000元的由片區經理審批,不超過500元的由小區主任審批。
(三)、公司的一切支出均在預算和計劃范圍內執行。
(四)、財務人員對違反上述規定的事項,有權拒絕辦理
三、公司所有財務結算,由財務部統一進行,集中管理。財務部根據審批的預算,結合公司的實際情況及各項公共費用的分攤情況,對各小區物業管理處的開支情況進行總體控制,公司財務部在總經理的授權范圍內辦理公司內部往來結算(含公司內部有形資產的轉移)、公司與其他單位的財務收支事項(含有形資產的轉讓)。
四、公司財務部原則上只與公司在冊員工辦理有關結算手續。公司與外單位(含個人)的一切結算事宜,也均應根據業務內容,確定符合上述條件的員工為經辦人,按公司規定填制有關結算憑證、辦理結算手續。
五、經辦人在業務過程中取得的原始憑證,須完善以下手續后,方能與財務部辦理開支手續:
(一)、凡購物票據必須經實物負責人驗收或辦理入庫手續后方能報銷開支;
(二)、按合同支付款項的,在首次付款時,應將合同交財務部備查。今后分次支付的款項,由財務部審核并報總經理及其授權人審批后,方可開支。
六、經辦人辦理財務支出的一般程序如下:
(一)、將票據粘貼在'報銷單據粘貼單'上。具體方法是:較大的票據將單據背面左上角寬1.5cm.長2cm的方塊內涂上膠水,粘貼在原始憑證粘貼單的左上方;較小的票據,如的士車費等,應粘貼在'報銷單據粘貼單'的藍色方框內。
(二)、應填制的憑證按以下規定選擇:
1、報銷開支:填制費用報銷及付款通知單;
2、向公司借款:填制借款單;
3、經手辦理支付給其他單位或個人的款項:填制費用報銷及付款憑證,并注意準確填寫收款單位或個人名稱。如選擇轉帳支付方式,應另附收款單位名稱、開戶銀行名稱、帳號。
(三)、按規定程序報批:
1、報小區主任(物業公司開支報物業公司部門主管)審核并簽署意見;
2、報財務部主管審核;
3、報總經理或片區經理審批;
4、按審批、審核人員的批示到財務部辦理有關手續。
5、沖銷原借款的費用報銷及款項支付,應在填制時注明'沖銷借款'。財務人員應認真核對開支內容與原借款單上注明的用途是否相符。如有不符,有權拒絕付款;
(四)、借款人取得借款辦理有關業務后,有責任盡快辦理報銷手續。具體時間規定如下:(備用金借款除外)
1.經辦人的結算時間為一周(從借款之日算起),并且前款未結清前(經理用款除外),不再借予款項,特殊情況應報經理及授權人審批。
2.差旅費報銷應于出差返回后四日內辦理。
(五)、經辦人在辦理具體業務時,應按有關要求取得有關票據,并按公司劃定的核算單元備注費用歸屬(統一采購并附有公司庫房入庫單的除外)。
(六)、公司財務部在辦理結算業務過程中,對無預算、超預算的開支有權不予審核和支付。對確系業務需要而已審批預算又暫未包含的項目,各部門、各小區應及時向管理公司報送預算,待董事會和置信公司預算審批部門審批后方能執行。
七、財務部設專職會計負責核算公司的一切財務收支,專職會計由總公司財務部選派擔任。會計不得以虛假的經濟業務事項和資料進行核算,不得偽造、變造憑證、帳簿及其他相關資料,其提供的一切會計資料和財務數據必須真實、完整,符合經營管理的需要。
