第1篇 置業公司采購管理制度
地產置業公司采購管理制度
1.目的
為了規范采購工作,提高采購工作的效率,作為采購人員與采購部門的工作準則與行為規范,以保證采購工作健康、有序、高效地運作,從而圓滿完成采購任務,滿足公司各部門對采購業務的要求,以此制定本采購管理制度。
2.適用范圍
本制度適用于所有從事材料采購的業務人員,只要涉及材料采購業務活動的,便視為材料采購業務人員。
3.定義(或相關說明)
為了嚴肅采購工作紀律,明確業務人員在采購工作中的責任,約束采購工作中的違法行為,保障公司采購工作的正當順利進行,維護公司及客戶利益,公司采購程序得以嚴格執行,要求集團采購系統各成員必須遵守本制度所制定之條款。
4.管理規定
4.1業務人員應當遵紀守法,守職業道德和崗位紀律;嚴格執行崗位責任。
4.2業務人員應當熟悉采購工作和相關專業知識;業務人員應當不斷努力提高自己在材料、采購方式及影響采購工作的作業流程上及其他的相關業務知識;業務人員應當積極參加各項相關的培訓活動。
4.3業務人員應當熟悉和了解公司的發展方向、目標與前景;熟悉公司內部、各分公司以及各項工地等的運作情況。
4.4業務人員應當節省采購開銷,提高工作效率;積極投入采購工作,主動開拓材料市場。
4.5業務人員在采購過程中必須真正做到貨比多家(起碼三家),嚴格履行'材料單價對比表'制度。
4.6業務人員應當堅持適質、適量、即使和全面的采購原則。
4.7業務人員應努力促進材料供應商或工程承包商之間的平等競爭,在交易中采用和堅持良好的商業準則。
4.8業務人員在工作中應當杜絕相互推委責任的現象。
4.9業務人員應尊重同事的善意忠告和建議,表現出為采購職業一份力量的愿望。
4.9.1業務人員之間應相互配合、積極協調;加強溝通、取長補短。
4.9.2業務人員應服從上級領導工作安排和指揮。
4.10業務人員應敬業樂業,努力提高自身素質和業務水平。
4.10.1業務人員應長期保持整潔、和藹、親切的形象。
4.11業務人員應忠于職守、堅持原則,維護公司的信譽和利益,保證自己的行為不損害公司利益。
4.12業務人員應城市信用、嚴密謹慎、認真負責。
4.13業務人員應當不帶個人偏見,在考慮全部因素的基礎上,從提供最佳價值的供應商處采購。
4.14業務人員應尊重市場公平競爭,規避一切可能危害商業交易的公平性的利益沖突。
4.15業務人員應當誠懇地對待供應商和潛在的供應商,以及其他與自己有商業來往的對象。
4.16業務人員應當嚴厲拒絕供應商或潛在供應商的贈禮。
4.17業務人員不得違反公司制度。
4.17.1業務人員不得疏怠履行職務,推卸或逃避工作責任。
4.17.2業務人員不得虛報工作成績,怠瞞工作問題。
4.18業務人員必須自覺維護公司的合法經濟權益。不得提供虛假材料價格,杜撰虛假理由瞞騙公司。
4.19業務人員不得假公濟私,損害公司利益謀取私利。
4.19.1業務人員不得在其他存在可能存在業務來往的單位兼職;不得以任何形式與公司有厲害管理的經營活動。
4.20業務人員必須城市履行職責。不得利用職務之便為配偶、子女或其他親友從事經濟活動提供優惠條件;不得為供應商謀取不正當利益。業務人員不得與供應商串通損害公司利益。
4.21業務人員必須連接自律、秉公辦事。不得私自接受供應商或潛在供應商的請客、送禮以及任何形式的報酬;不得接受可能影響材料采購活動的各種接待和宴請。
4.22業務人員必須公私分明,嚴格遵守有關公款公物的管理、使用規定。不得將公款公物用與私人開支或使用;不得借用公款逾期不還。業務人員不得以任何形式私分公司財務。
4.23業務人員在采購活動中必須勤儉辦事、厲行節約,不得揮霍公司財產。
4.24業務人員不得超越職權,不得濫用職務。
4.25公司鼓勵業務人員不斷開拓和創新,激勵積極進去和改革者。保障業務人員的餓正常工作秩序。
5.監督與實施
5.1公司對降低采購成本貢獻突出的業務人員給予獎勵。
5.2公司對具保違反崗位紀律與廉正制度的采購經查證屬實的人員給予獎勵。
5.3對違反本管理制度,弄虛作假、謀取私利,收受或變相收受回扣和賄賂的業務人員,公司根據清潔輕重給予同胞批評、記過、減薪、降職和開除的處分。
5.4使公司財產造成損失的,應依法賠償。構成犯罪者,依法追究刑事責任。
5.5對存在不正當競爭行為的不法供應商,公司采取終止貿易合作的單方措施,并對公司的損失保留追究業務人員和供應商連帶責任的法律權利。
6.附則
本制度以集團公司行為規范為準則,根據實際運作情況而不斷作修改完善,以加強對采購的管理。
第2篇 置業公司裝飾材料采購管理制度
置業集團公司裝飾材料采購管理制度
第一章總則
第一條為規范裝飾材料的采購工作,提高采購效率,特制訂本制度。
第二條本制度適用于裝飾公司、采購管理中心。
第二章物資請購流程
第三條裝飾材料主材料類包括常規物資與非常規物資,常規物資指市場正常生產銷售的標準產品,如木工板、油漆、大理石、衛生潔具、家用電器、墻紙等。非常規物資指特殊產品(非標準產品、定制產品)或公司規定需要特殊審批的物資項目,包括:部分燈具、家具等。
(一)裝飾項目部材料計劃人員依據圖紙計算出材料需求計劃,并將材料的名稱、數量、質量等要求填寫公司統一發放的請購單。在請購單中還需填寫清楚所要請購物資的規格型號、單位、數量、請購周期等,并要求材料保管員簽字確認數量。裝飾公司或項目部負責人對請購單予以審核,如無問題應簽字確認。請購單上要有計劃人、項目部負責人、材料保管員的簽字。最后把請購單交到采購管理中心。
(二)對于有圖片、樣品的材料,計劃人須將樣品提交到采購管理中心,接收人員須簽字確認。對于特殊情況(如大型設備或正在使用等)無法提供樣品的,可由采購管理中心派相關采購人員去看樣。請購時間從下單日的次日開始算起。
(三)若對材料的到貨時間有特殊的要求,如:需要分批到貨或特定時間到貨等,務必要在請購單上標注清楚。
(四)對于涉及到設計、技術等細節問題的大型材料(如:中央空調等),若需要我司確定主機位置或其他技術參數等,則采購管理中心人員一律找裝飾項目部負責人對接,由裝飾項目部負責人或裝飾公司老總限期內給予明確答復,否則因此延誤工期由裝飾公司承擔。
第四條相關物資采購周期規定
(一)在整個項目施工前30個工作日,裝飾公司須把該項目的施工圖、材料
計劃書和材料樣板提交給采購管理中心,以便采購員提前做好相關的市場調查和信息收集。同時,還須提交整個項目設計的光盤等。
(二)在一般的情況下,相關裝飾材料的采購周期為:
1、木材類、飾面板、木地板類:可現貨采購的,第一次周期為7個工作日,以后按合同執行,若需特殊訂貨則周期為15個工作日。
2、木線條:定制周期視復雜情況而定,一般采購周期為10個工作日,特殊情況除外。
3、油漆材料:現貨采購周期第一次為10個工作日,以后按合同執行,定貨的除外。
4、鋼材、鋼板類:采購周期為7個工作日。
5、黃沙、水泥、石子等:第一次采購周期為7個工作日,以后按合同執行。水泥預制品的供貨周期為30個工作日。
6、瓷磚類:可供現貨的采購周期為10個工作日。大理石現貨采購周期為20個工作日,非現貨采購的周期為40個工作日。
7、電線電纜:采購周期為7個工作日,以后按合同執行;
8、pvc穿線管、upvc排水管、ppr給水管:采購周期第一次為10個工作日,以后按合同執行。
9、開關面板、斷路器、常規型號的成品燈具、五金類材料:采購周期第一次為10個工作日,以后按合同執行。
10、成品潔具、五金類:常規型號,現貨采購周期為15個工作日。
11、定制地毯、燈具、家具的周期為60個工作日,進口墻紙等進口類物資視情況而定,一般不低于60個工作日。
(三)對于需要尋找替代物資的材料有如下要求:
1、若因原設計要求的物資價格太高或國內市場根本無貨,則采購管理中心在接到裝飾公司正規的請購單后10個工作日內必須向裝飾公司相關人員反饋意見,經大家共同協商確認尋找替代品。
2、確認需要尋找替代品后,采購管理中心人員再次調查市場,并把相關的替代品交給裝飾公司項目部和裝飾公司總經理確認。
3、裝飾公司確認替代品后20個工作日內到貨。
第五條采購材料的檢驗流程
(一)材料驗收
1、驗證產品質量證明文件是否合格,如發現質量證明文件內容有缺陷或不合格的,按不合格品處置。
2、質量證明文件驗證合格,但材料驗收不合格時,按不合格品處置。
3、驗收合格的材料,要及時繳庫。
4、對所有檢驗不合格的材料,采購人員要及時退貨。
5、材料數量由材料保管員負責,質量由項目部材料驗收人員負責,如合格則材料保管員、驗收人員、采購人員在繳庫單上簽字,之后項目負責人簽字確認。
(二)材料復檢
1、對在質保期內有疑問的材料,合同雙方應進行抽檢,并共同送法定檢測單位復檢,供應商應承擔使用后質保期內任何時候檢測、評估的責任。
2、復檢合格的材料,可以繼續使用;經復檢不合格的材料,拿到復檢報告后按不合格品處置。
第六條發票批報流程
(一)發票由采購管理中心相關采購人員進行報銷,并隨發票提供如下材料:
1、繳庫單:必須經材料保管員、材料驗收員、采購員簽字,最后項目負責人簽字確認;
2、發票:必須有采購材料的清單,金額要和實際到位的材料相符。
3、評審蓋章的有效合同;
(二)采購員首先把配好繳庫單和合同的發票交給項目負責人簽字審核,之后再交到裝飾公司財務處對手續齊全的發票進行核銷。審核完畢后,若是采購員現金采購則沖抵采購員的財務借款,若是供應商墊付資金則自動進入賬期,期滿后進行付款。如發票不合格,退回采購員重新處理。
(三)帳期滿后若該筆業務無任何遺留問題,則由采購員做資金計劃單交給相關人員審批付款。
第三章附則
第七條本制度實施后,前期相關規定和制度自行終止。
第八條本制度經相關領導審批后生效,執行監督權歸采購管理中心和總經辦。
采購管理中心
頒發日期:二零零七年一月八日
第3篇 置業公司招標采購管理制度
置業集團公司招標采購管理制度
第一章總則
第一條為規范集團公司各工程項目的采購招標工作,提高工作成效,特制定本制度。
第二條本制度適用于整個集團采購管理系統。
第二章供應商資料收集
第三條項目部提供材料需求計劃
(一)任何材料的采購都必須有項目部提供的材料采購審批單,只有做到'以需定購',才能有效地降低采購成本。無材料采購審批單的,采購中心不予受理。
(二)根據材料采購審批單,確定每個具體項目的采購負責人。
(三)項目負責人應與項目部就采購材料的規格及技術指標要求進行詳細的溝通。
(四)材料需求計劃應有明確的數量、技術指標以及到貨時間要求。
第四條搜尋并聯系供應商
(一)可通過internet、黃頁、供應商介紹等方式搜尋材料供應商。
(二)采購人員與供應商交流的過程中應努力學習材料知識和行業知識,力求在每次一種材料采購結束后成為該材料的專家。
(三)嚴禁供應商與項目部私下單獨接觸,供應商對項目的疑問由采購管理中心與項目部溝通后由采購管理中心進行答復,嚴格執行前后臺管理,杜絕腐敗滋生的機會。
第五條供應商資格預審
(一)資格預審的目的是為了將不符合條件的供應商初步淘汰,減少后期的工作量,做到有的放矢。
(二)供應商資格預審的內容一般應包括:供應商的規模、技術資質、市場信譽、財務狀況以及過往業績。
(三)一般選出10家以上符合條件的供應商作為將來邀請招標的對象。
第六條建檔及封樣工作
(一)選出符合資格預審條件的供應商后應建立詳細的供應商檔案及相關的電子文件:產品、資格預審的內容、聯系人、聯系方式等。供應商的信息檔案建立起來后應集中匯總,并做到在采購管理中心內部的信息共享。
(二)凡是進入招標采購程序的材料,供應商必須提供樣品。由項目負責人做好封樣工作,封樣庫的兩把鑰匙由專人保管,非采購管理中心人員不得進入封樣庫,避免質量以及腐敗的問題發生。
第三章招標和投標
第七條編制招標文件
(一)招標文件由相應的的項目負責人來統一草擬,在招標文件中應規定:供應商投標需分商務標和技術標兩部分分別投標裝訂成冊。
(二)招標文件中的商務部分要求由采購管理中心擬定;技術部分要求由項目部擬定,項目負責人應積極與項目部溝通以準確確定技術部分要求。
(三)招標文件擬定后,項目負責人的上級領導應對其進行初步審核。
第八條法務部審核招標文件
按照公司在招標采購方面的規定,所有的招標文件在發售前一定要經法務部審核,審核通過后方可蓋章生效。
第九條發出招標邀請
我司采用的是邀請招標的采購方式,邀請招標對于項目時間相對比較緊、供應商數量并不多的情況比公開招標更有優勢,也不失公平性。根據具體的采購材料,我司一般采取電話邀請或邀請函兩種方式來發出招標邀請。
第十條發售招標文件
(一)根據我國招標法的有關規定,我司對招標文件采取的是發售的方式,由各投標人自行自愿購買。
(二)標書費的多少一般根據招標項目總金額來確定,招標文件一經發售,不論投標人中標與否,標書費概不退還。
第十一條勘測現場
供應商有要求勘測現場的,相應的項目采購負責人必須陪同前往。具體的時間行程安排,相應的項目負責人應先與項目部溝通后確定,不允許供應商私自與項目部接觸。
第十二條答疑
對供應商就招標文件中的疑問進行答疑,必須使供應商對招標文件的內容全面了解,避免以后出現供應商的投標文件不符合招標文件要求的情況,使本來可能有實力中標的供應商被廢標,影響采購的整個進度和質量。
第十三條收取投標文件
(一)每位項目負責人在收取投標文件時應仔細檢查投標文件是否密封并蓋騎縫章,如未未作以上操作則作廢標處理。
(二)投標文件內容應包括投標文件的正本、副本及電子文檔。
(三)收取投標文件的同時收取投標保證金,保證金的用途要提前和供應商解釋清楚。
第十四條開標和評標
(一)評標的評委必須有項目部、采購管理中心、總經辦三方參加,評委的總人數需為奇數。
(二)開標前必須擬好評分標準,并確定商務標和技術標的比重。
(三)評標應從技術標、商務標兩方面評審,由相應的評委分別評比,杜絕腐敗隱患。
(四)開標時做好相應的開標記錄:參與開標的各方人員簽到表、每個投標人的得分表。
(五)按照技術標得分,從所有的投標人中選出得分前七名。
第四章商務談判
第十五條要求供應商第二次報價
和技術標得分前七名的供應商聯系,要求他們在價格再次下降,并根據最新的報價在剩下的七家供應商中選出前五名。
第十六條要求供應商第三次報價
和供應商再次聯系,要求他們進行第三次報價,并以價格為標準在剩下的五家供應商中選出前三名。
第十七條第一輪談判
經過三次報價后,正式進入談判程序,首先由招標項目負責人與選出的供應商進行4次談判,并做好相關的談判增值記錄。
第十八條第二輪談判
在第一輪談判結束后,由各項目負責人的直接上級與供應商進行第二輪的2次談判,綜合考慮各供應商在技術和價格上的整體實力,初步確定中標供應商,做好相關的談判增值記錄。
第十九條第三輪談判
由部門負責人與初步確定的中標供應商進行最后談判,做好談判增值記錄。
第二十條商務談判原則
(一)'毛巾擠水':要求供應商在投標后進行的第二次和第三次報價的過程為'毛巾擠水'過程,通過這兩次報價使采購價格初步下降。
(二)'毛巾烘干':在要求供應商第三次報價后,開始正式進入談判階段,通過'三輪七次'不同層次的談判,達到進一步降低價格的效果。
(三)談判原則:沒有計劃的不談判;沒有目標的不談判;沒有前后臺管理措施的不談判;不封樣不談判;沒有參加招投標的供應商不談判;沒有3家以上供應商不談判;參與談判的人對價格沒有決定權。
(四)輪談判都應體現增值過程。
第五章合同簽訂
第二十一條合同簽字
由我
方擬定雙方簽署的采購合同,并交法務部進行審核。審核通過后,由供應商首先在合同上簽字蓋章,進行系列的評審我方才在合同上簽字蓋章。
第二十二條成本降低的機會
作為采購人員,我們應努力抓住成本降低的每一個機會。合同通過總經辦評審后,我方在合同上簽字前可以進一步與供應商就價格再一次商議。
第二十三條合同簽訂
合同簽訂一式4份,采購管理中心、供應商各一份,行政部和檔案室各留存一份。合同簽字蓋章后,項目負責人應及時通知未中標供應商做好回訪工作,并根據招標文件的規定退還投標保證金,維護好公司的良好形象。
第二十四條資料存檔
招標采購必須做到'一材一檔',存檔資料應包括:供應商的投標文件、投標供應商清單及供應商編碼、供應商資料、談判增值表、采購合同等。
第六章附則
第二十五條本制度實施后,前期相關規定和制度自行終止。
第二十六條本制度執行監督權歸采購管理中心。
采購管理中心
