第1篇 人事檔案管理的規章制度-范文
第一章 總 則
第一條 為了進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關法律、法規,制定本規定。
第二條 本規定所稱流動人員人事檔案是指:
1、辭職或被辭職的機關工作人員、企事業單位專業技術人員和管理人員的人事檔案;
2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業技術人員和管理人員的人事檔案;
3、待業的大中專畢業生的人事檔案;
4、自費出國留學人員的人事檔案;
5、外商投資企業、鄉鎮企業、區街企業、民營科技企業、私營企業等非國有企業聘用的專業技術人員和管理人員的人事檔案;
6、外國企業常駐代表機構的中方雇員的人事檔案;
7、其它流動人員人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循:“集中統一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。
第二章 流動人員人事檔案管理機構
第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門素數的人才流動服務就(以下簡稱人才流動服務機構),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區流動的人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理,也可由其現在工作單位所在地的人才流動服務機構管理。
第六條 尚未建立人才流動服務機構的地區,流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。
第七條 人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、管理、保管、利用、轉遞等管理工作,人證做好與流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。
第三章 流動人員人事檔案的轉遞
第八條 人才流動服務機構憑符合國家有關政策規定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位接到調檔函十五天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構,轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執退回原單位。人才流動服務機構發現轉來的檔案材料不齊全或不清楚,應要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉遞,應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構不得接受。
第十條 人才流動服務機構接管人員人事檔案,須由流動人員或其現所在單位辦理委托存檔手續。人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽定檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。
第十一條 人才流動服務機構開具的轉檔手續,與機關、國有企事業單位開具的轉檔手續具有相同的效力。機關、國有企事業單位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續,方可接收流動人員人事檔案。
第四章 流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務機構應加強與流動人員及其現在工作單位的聯系做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員認識檔案的內容。收集的材料必須經過認真的鑒別。需經單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務機構應按照干部檔案整理工作的有關規定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務機構應按照《干部檔案工作條例》中的有關規定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員檔案應辦理審批手續。查閱單位應申名查閱理由,管檔單位根據規定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應派*黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。對不符合規定條件的,人才流動服務機構可根據實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。
(三)人才流動服務機構對高級專業技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴格遵守保密規定和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
第五章 流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務機構應具備流動人員人事檔案的物質條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵制的檔案柜;經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現檔案管理的現代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案的內部規章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業知識的共產黨員。
第六章 監督與處罰
第十八條 對違反本規定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關部門進行處理:
1、擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人;
2、擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的;
3、擅自向外公布、泄露檔案材料的;
4、在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作中,出現違反本規定行為,造成嚴重后果的。
對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者,要視情節的輕重,給予批評教育或黨紀、政紀處分;觸犯法律的,要依法追究責任。
第2篇 人事檔案管理制度范本
人事檔案管理制度
一、人事檔案保管制度
□目的
第一,保守檔案機密。現代企業競爭中,情報戰是競爭的重要內容,而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
――突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:
――對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
――發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程序如下:
①取出應轉走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;
④按發文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業,一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
第3篇 物業管理公司人事檔案管理制度-7
物業管理公司人事檔案管理制度(七)
一、檔案分類
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺帳、報告,以及搜集到的招聘等相關工作業務資料,由經辦人保存,年終根據內容價值酌情歸檔。
②總辦正式形成發出的文件、傳真、通知、人事制度及相關原則規定等,除保密薪資文件外,均應保存一份原件或復印件歸檔,年終按內容類型、成文時間編號裝訂成冊。
③外部文件包括國家和市政府有關部門(勞動人事部門)的發文、社會公開資訊等,應作為公開業務資料共享。
2、人事檔案
①人事檔案:員工進入公司后相關人事檔案材料。
②員工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件等備查資料。
二、檔案管理規定
1、人事檔案管理
①總辦負責公司員工人事檔案的管理;
②總辦在員工入職當天建立員工人事檔案;
③員工離職,辦理相關手續后,總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
④人事檔案管理應嚴格執行國家和公司有關規定,查閱員工人事檔案應經總辦主任批準,并辦理相關手續,檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個員工建立的內部人事檔案。凡進入公司工作的員工,總辦需為其建立人事檔案,包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。
②員工在入職前,需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書復印件、身份證復印件、職業技能證書復印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關材料。由總辦專人負責,連同求職申請表歸檔保存。
③員工試用期滿考核合格后,公司與其簽定的勞動合同及相關薪酬福利歸入人事檔案。
④員工在轉正后的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門歸類。其中不包含秘密內容,總辦員工、各部門負責人可根據工作需要查閱有關員工的人事檔案。任何部門和個人非經允許無權隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內部使用,由總辦負責統一管理。
2、其他各部門人員應積極配合總辦,做好檔案管理工作。
第4篇 公司人事檔案管理制度
公司人事檔案管理制度（一）
第一條為加強和規范員工檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。
第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應移交當地勞動行政部門保存。對國家和企業有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規定向有關檔案館移交。
第四條人事檔案管理員的職責
（一）、保管員工檔案；
（二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；
（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續；
（四）、登記員工工作、工資、獎懲情況；
（五）、為領導和有關部門提供員工的情況；
（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；
（七）、定期向檔案室等部門移交檔案；
（八）、辦理其它有關事項。
第五條人事檔案的內容及分類歸檔
（一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表；
（二）、本人經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料；
（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價材料；
（四）、政治歷史審查及甄別復查材料；
（五）、員工參入黨、團材料；
（六）、獎勵（包括科技和業務）及各種先進事跡材料；
（七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；
（八）、處分、取消處分的材料；
（九）、任免、工資、職稱等材料；
（十）、學歷和評定的技能等材料；
（十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。
第六條人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》的規定辦理。
第七條人事檔案的收集、保管和銷毀
一、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。
二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
五、按規定需要銷毀檔案材料時，必須經部門負責人、分管領導批準，并編制銷毀清冊。
六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。
八、檔案應分類編號后存放，編號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
第八條人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經分管領導批準后，方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應由部門出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。
三、公司級領導、黨委辦公室、人力資源部可不經審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應提交報告，分管領導批準，嚴格履行登記手續。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。
七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務，應在任免職務后一個月內移交其檔案。
九、員工調動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續者，應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續，不準郵寄或交本人自帶。
十一、對轉出的檔案，必須按統一規定的 “ 員工檔案轉遞通知單 ” 的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經辦人印章。
第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時，應從計算機內注銷員工基本檔案情況。
第十條本細則未盡事宜按《企業職工檔案管理工作規定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條本管理細則由公司人力資源部負責解釋。
公司人事檔案管理制度（二）
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。
三、檔案相關規定
1、基礎管理
1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。(www.)在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
人力資源部
第5篇 人事檔案保管制度范例
人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機密。現代企業競爭中,情報戰是競爭的重要內容,而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體
位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤
等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
――突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:
――對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
――發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程序如下:
①取出應轉走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;
④按發文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執上簽字蓋章,及時退回。
(
4)保衛保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業,一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
⑥離開時關燈關窗,鎖門。
(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項:
①人事檔案的數量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續,這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式:
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方,以便調卷和管理。這種方式具有許多優點,如便于查閱指導,便于監督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔
案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復制件。要求
出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續
在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分 ,手續齊全,則給予批準。
(2)外借手續。
首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。
其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。
再次,人事檔案部門對其進行審核、批準。
然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。
最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續:單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續:
首先,由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;
其次,人事檔案部門按照有關規定,結合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部
門有關領導審閱,加蓋公章,然后登記、發出。
第6篇 某腫瘤醫院干部人事檔案管理工作制度
腫瘤醫院干部人事檔案管理工作制度
(一)干部檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是*黨員,持有《查閱干部檔案審批表》。不得憑借'調查證明材料介紹信'和其它聯系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應根據規定,確定是否提供和提供什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經主管部門同意,不得復制干部人事檔案材料;不允許把檔案內容抄在筆記本上,摘錄的材料要細致核對,經主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出,因特殊需要,須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續辦理,并填寫借條,借出的檔案要妥善保管,不得交無關人員翻閱,不得轉借,不得復制,限期歸還。
(二)干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備,熟悉機器性能,按程序規范操作。
2、充分發揮《干部人事檔案管理信息系統》的功能,建立完整的檔案信息數據庫,利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和'四統一'管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據采集信息并及時維護,確保信息內容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三日內完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞和丟失。
7、未經批準不得提供、復制干部信息,無關人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領導決策提供服務。
(三)干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》,經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實檔案內容。
2、收集的干部人事檔案必須是組織上形成的,或是組織上審定認可的材料,未經組織同意,個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業干部,都應填寫'干部履歷表',審核后,補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內,將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續。
(四)干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部人事檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整,文字清楚,對象明確,手續完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純監墨水書寫的材料,必須經過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
(五)干部人事檔案轉遞制度
1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣以上的黨委組織、人事部門,可以直接轉遞干部檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全,并按規定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部自帶。
5、轉遞檔案必須填寫'干部人事檔案轉遞通知單',辦理登記手續。
6、接受單位收到檔案后,應認真核對,并在'干部人事檔案轉遞通知單'的回執上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞,避免人檔分離。
8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封,并加蓋機密章。
(六)干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發現問題,及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴格檢查,經核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發現差錯,及時糾正。
4、轉出和接受干部人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后,方可使用。
(七)干部人事檔案保管保密制度
1、嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應設立專用檔案庫房(室),配置鐵質檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(房)和檔案拒,應明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙處理或銷毀。
(八)
送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計培訓、審計、統戰等部門,應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應在材料形成的一個月內,主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應與各有關部門建立聯系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應主動與有關部門聯系。
第7篇 中學干部人事檔案保管、保密、檢查核對制度
鄴建中學干部人事檔案保管、保密、檢查核對制度
一、干部人事檔案必須統一由組織人事部門保管，保管范圍原則上應與干部管理權限相一致。
二、干部人事檔案工作人員必須政治上可靠，具有一定工作能力和文化水平的黨員干部。
三、干部人事檔案工作人員，不得保管本人及親屬的檔案。
四、各級干部人事檔案保管單位都應配備專職和兼職工作人員，設立專門檔案室，配制鐵制檔案箱，妥善保管干部人事檔案。
五、對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題及時報告，并采取措施予以處理。
六、嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》做好干部人事檔案的保密工作。
七、干部人事檔案必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等保安設施，確保絕對安全。
八、非保管人員及無關人員一律不得進入檔案室。
九、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案進入公共場所和娛樂場所。
十、干部人事檔案工作人員不得向無關人員談論、泄露有關干部人事檔案的內容，在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙處理或銷毀。
十一、每半年核對一次檔案順序號，發現編錯號或放錯位置的及時糾正，按干部人事檔案名冊檢查一次檔案，發現缺少的，應及時查找。
十二、每年對干部人事檔案必須清點，按人頭核對一次，做到有人有檔有冊。
第8篇 z學院干部人事檔案查借閱制度
學院干部人事檔案查(借)閱制度
一、查(借)閱干部人事檔案,須填寫《干部人事檔案查(借)閱審批表》,并經人事科長初審、副處長審核、處長審批同意后方可查(借)閱。
二、查(借)閱干部人事檔案,要愛護檔案,嚴禁圈劃、涂改、抽換、摘抄、拍攝、復制,不得泄露或擅自向外公布檔案內容,違者給予批評教育直至紀律處分。
三、個人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。
四、查閱干部人事檔案,須持查閱部門介紹信在檔案室查閱。
五、干部人事檔案原則上不得外借,如有特殊情況必須借閱,須履行借閱審批手續,借閱時間一般不超過5天。如需續借,應及時履行審批手續,續期不超過3天。外借檔案必須妥善保管,不得攜帶回家,不得讓無關人員翻閱。
六、嚴禁在查閱檔案時喝水、吸煙,謹防損壞檔案。
七、外單位人員查閱我院干部人事檔案,須持《查閱干部人事檔案介紹信》,經組織人事處負責人批準后,方可查閱。
八、借出檔案,應清點登記;收回檔案,應在核對無誤后放歸原位。
第9篇 人事檔案工作管理制度
企業管理中,人事管理還包括認識檔案的管理。現向你提供人事檔案管理制度,助你了解有關的內容。
一、 人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機密。現代企業競爭中,情報戰是競爭的重要內容,而檔案機密便是企 業機密
的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉
遞制度;保衛保密制度;統計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要
求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放
入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的
環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
——突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:
——對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
——發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等
原因
引起的,轉遞的大致程序如下:
①取出應轉走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;
④按發文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在
回執上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業,一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
⑥離開時關燈關窗,鎖門。
(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項:
①人事檔案的數量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續,這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些制度行事,這是對工作人
員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式:
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方,
以便調卷和管理。這種方式具有許多優點,如便于查閱指導,便于監督,利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的
主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛部門因特殊需要必須借用
人事檔案等。借出的時間不宜過長,到期未還者應及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情
況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續
在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的
重要保證。
(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在報告中寫明查閱的對象,目的,理
由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請
報告進行審核,若理由充分,手續齊全,則給予批準。
(2)外借手續。
首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。
其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。
再次,人事檔案部門對其進行審核、批準。
然后,進行借檔登記。把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,并由借檔人員簽字。
最后,歸還時,及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續:單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下
手續:首先,由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章;其次,人事
檔案部門按照有關規定,結合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部門有關領導審閱,加蓋公
章,然后登記、發出。
第10篇 某食品公司人事檔案保管制度
食品公司人事檔案保管制度
□ 目 的
第一,保守檔案機密。現代企業競爭中,情報戰是競爭的重要內容,而檔案機密便是企 業機密
的一部分。對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密。
第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務。
第三,便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
――突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:
――對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
――發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等
原因
引起的,轉遞的大致程序如下:
①取出應轉走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;
④按發文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業,一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
⑥離開時關燈關窗,鎖門。
(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項:
①人事檔案的數量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
第11篇 某學院干部人事檔案轉遞制度
學院干部人事檔案轉遞制度
一、干部工作調動后,應及時將其人事檔案轉至新單位。
二、轉遞干部人事檔案,必須通過機要轉遞或派黨員干部專人送取,不得郵寄或交干部本人自帶。
三、轉出的干部人事檔案必須完整齊全,并按《干部檔案整理工作細則》進行規范整理。不得扣留材料或分批轉出,未經規范整理的檔案不得轉遞。
四、轉遞干部人事檔案,必須按“轉遞干部人事檔案材料通知單”詳細登記,嚴密包封。
五、檔案轉出1個月后未收到檔案回執,應及時與接收單位聯系,嚴防檔案丟失。
六、違犯檔案轉遞制度,造成檔案丟失,發生抽取、更換檔案材料等現象的,要追究當事人和管理人員的責任。
第12篇 z學院干部人事檔案室保密制度
學院干部人事檔案室保密制度
一、認真貫徹執行《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》及上級有關法規,做好檔案安全保密工作。
二、嚴格執行干部人事檔案材料接收、保管和提供利用制度。
三、干部人事檔案室為機要重地,非工作人員不得入內。
四、檔案進出,須嚴格履行審批、核對、簽字、登記等手續。
五、查閱檔案原則上在檔案室進行。查閱密級檔案不得擅自摘抄、復印、拍照。
六、借閱檔案必須辦理借閱手續,借閱人員要承擔檔案安全保管責任。
七、復印秘密級檔案材料,應嚴格履行審批、登記手續,標明復印單位、份數、日期。復印件視同原件管理。
八、干部人事檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度,不得以任何形式泄露檔案內容。
九、嚴禁任何個人私自保存他人檔案。
十、對違犯保密紀律,玩忽職守,造成重大遺失、泄密等責任事故者,按有關規定嚴肅處理。
