物業管理制度與檔案建立管理規范（十二篇）

發布時間：2024-04-24 15:38:07 查看人數：38

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物業管理制度與檔案建立管理規范

第1篇物業管理制度與檔案建立管理規范

物業管理制度與檔案的建立與管理

(一)管理內容:

1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;

2、業主檔案:所有業主購、租房合同(復印件),業主基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;

3、文件檔案:有關物業管理法規政策、公司文件等;

4、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。

(二)管理措施:

1、制定檔案制度,并嚴格執行;

2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任),專室專柜,編目造冊,存放有序并且尊重業主隱私,保守秘密;

3、科學管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達100%;

4、逐步實現智能化管理,計時可靠的掌握相關信息,提高管理水平。

第2篇物業管理公司人事檔案管理制度

物業管理公司人事檔案管理制度

1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。

2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。

3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內部資料要有資料登記目錄。檔案內容必須齊全、完善。

4.借閱人事檔案,必須經過綜合部經理批準,要嚴格履行借閱手續,限期交回。

5.人事檔案內裝材料禁止單頁借出。

第3篇某物業客服部客戶檔案管理制度

物業客服部客戶檔案管理制度

1.0本部門的主要戶檔案管理任務

本部門的主要任務就是'服務'。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢跟進;

3.0客戶檔案管理

客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料:

3.1收集客戶資料

3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

3.3客戶裝修工程文件

3.4客戶遷入時填具之資料

3.5客戶資料補充

3.5.1客戶證件資料

3.5.2客戶聯絡資料

3.5.3緊急事故聯絡人的資料

3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

3.6客戶與物業公司往來文件

3.7客戶違規事項與欠費記錄

3.8客戶報修記錄

第4篇物業住宅小區檔案管理制度

物業項目(住宅小區)檔案管理制度

1整體檔案管理

檔案資料的建立應與今后的創優結合起來,按照《全國優秀示范小區評分標準》的分類標準建立檔案資料。

第一節基礎管理資料

1.按規劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用

1)工程規劃許可證

2)施工許可證

3)工程總平面圖

4)建設工程規劃管理竣工驗收合格證

5)國有土地使用證

2.辦理接管驗收手續

1)委托物業管理合同

2)工程建設施工建檔移交清單

⑴幢建施、結施竣工圖,建材合格證、分項分部評定資料;

⑵水施、電施、訊施、地下管網竣工圖,分項、分部質檢平定資料(復印件);

3)商品房質量保證書

4)房屋移交驗收資料

5)設施設備移交清單及檔案資料

3.由一家物業管理企業實施統一專業化管理

1)物業管理有限公司企業法人營業執照(正副本)

2)物業管理有限公司組織機構代碼證(正副本)

3)物管企業資質證書

4)物業管理有限公司稅務登記證(正副本)

5)上級批文(文件)

4.建設單位在銷售房屋前與選聘的物業管理企業簽定物業管理合同,雙方的責、權、利分明

1)物業委托管理合同

2)前期物業管理方案

3)物業移交及實施意見

5.購房人與物業管理企業簽定物業管理合同,雙方責、權、利明確總戶數戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業管理服務合同為份。(文件柜放置于)

6. 建立維修資金的管理、使用、續籌等符合有關規定

1)物業管理有限公司代管維修資金的財務管理制度

a)代管維修資金的使用范圍

b)代管維修資金的來源和籌集方法

c)代管維修資金的管理與使用辦法

d)代管維修資金的移交

7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規定及業主公約等各項公眾制度完善

1)房屋使用說明書

2)公共管理制度

⑴治安管理制度

⑵消防管理制度

⑶門衛管理制度

⑷機動車停車場管理制度

⑸非機動車管理制度

⑹裝修管理規定

3)政府有關文件

8.業主委員會按規定程序成立,并按規章制度履行職責

1)業主委員會籌備工作資料

⑴關于組建業主委員會實施方案

⑵業主委員會資料(詳見業主意見調查表)

⑶業主委員會章程

9.物業管理企業制定創優規劃和共體實施方案,并經業主委員會同意

1)創優規劃

2)創優實施方案(附物業管理質量目標書)

3)物業管理優秀住宅小區達標申報資料資料

10.小區物業管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實措施和考核標準。

1)員工手冊

2)文明禮貌用語及各專業服務語言流程規范

3)部門職責

⑴公司組織機構示意圖(管理處機構示意圖)

⑵員工手冊

⑶管理中心職責

⑷財務部職責

⑸護衛部內務條令、崗位職責

4)部門工作程序、操作程序

⑴財務部管理制度

⑵客戶服務中心工作程序

⑶工程部設備運行維修工作程序

⑷消防工作管理制度

⑸各種應急處理方案

a、火警、火災應急方案

b、停電應急方案

c、護衛部突發事件處理措施

5)管理中心綜合管理制度

⑴值班制度

⑵回訪制度

⑶檔案管理制度

⑷原始記錄、資料管理制度

6)管理人員、員工考評細則

⑴管理人員考核細則

⑵財務管理人員考核細則

⑶維修人員考核細則

⑷清潔、綠化人員考核細則

⑸護衛員考核細則

⑹護衛部崗位目標管理考核辦法

7)護衛部培訓日程、訓練記錄

8)護衛知識考試資料

9)管理中心原始記錄資料

⑴門崗值班記錄

⑵監控中心值班記錄

⑶緊急情況記錄

⑷停車場車輛進出原始記錄

⑸房屋裝修管理記錄

⑹裝飾裝修申請書、責任書

⑺值班記錄

⑻回訪記錄

⑼維修派工單

⑽住戶檔案

⑾維修員值班記錄

⑿設施設備巡查保養等記錄

11.物業企業管理人員和專業技術人員持證上崗,員工統一著工裝、佩帶明顯標志,工作規范,作風嚴謹。

1)管理中心管理干部學歷、職稱、上崗證復印件

2)管理中心專業技術人員資格證、操作證

3)護衛員上崗證

4)員工勞動合同

12.應用計算機智能化設備等現代化管理手段,提高管理效率。

1)小區住戶基本資料(備份文件夾類)

2)小區物業基本資料

3)辦公文案

4)各類管理制度、文件夾

⑴護衛類

⑵財務類

⑶管理類

⑷保潔類

⑸經營類

⑹人事類

⑺業主委員會

⑻運行維修表

5)住戶費用繳費統計資料

13.物業管理企業在收費、財務管理、會計核算、稅收等方面執行有關規定,至少半年公開一次物業服務費用收支情況。

1)年月--財務收支報告

2)向住戶公布費用收支情況,資料

照片

3)物業管理費用標準批復

4)繳費通知單存根

14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類成冊,管理完善,查閱方便。

1)總平面圖

2)共用設施設備及配電系統

3)可視對講、監控系統

4)消防系統

5)背景音樂系統

6)光纖電視系統

7)辦公用設備

8)各種警示牌、標識卡

15.建立用戶檔案、房屋及配套設施權屬清冊,查閱方便。

1)住戶檔案

2)商業用房業主檔案(含用戶)

16.建立24小時值班制度,設立服務電話,接受業主及使用人對物業管理服務報修、求助、建議、問詢、質疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理,有回訪制度和記錄。

1)值班制度

2)回訪制度

3)管理人員值班記錄

4)維修工單存根及回單

5)設備巡查記錄

6)護衛門崗值班記錄

7)主動征求業主對物業管理服務的意見和建議

17.定期向住戶發放物業管理服務工作征求意見,對合理的建議及時整改,滿意率為%以上。

1)《客戶意見征詢表》

18.建立并落實便民維修服務,承諾制,零修急修及時率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。

1)物管中心工作程序(見工作守則)

2)設備運行維修工作程序(見工作守則)

第5篇寫字樓物業辦公室檔案管理制度

寫字樓物業辦公室檔案管理制度

1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負責管理。

2)檔案文件必須設專柜存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閱。

3.)凡經領導批示傳閱的重要文件,必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。

4)借閱檔案須認真辦理借閱登記手續,保證按時歸檔。

5)凡借閱重要密件,必須經總經理批準后,方可借閱;

所借閱的檔案資料未經批準不得抄摘或復印。

6)檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數,做好防蟲、防潮、房遺失,發現異常或被盜、丟失等情況,及時向領導反映,妥善出路。

如系認為造成,要追究有關人員的責任。

第6篇物業公司檔案管理制度格式怎樣的

物業公司檔案管理制度

一、公司檔案由出納統一管理,各部門需要的檔案可申請復印件。

二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。

三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業名稱(縮寫)部門文種時間編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀要、決議,重大業務合同函件、會議紀要、a級財務資料(財務報表、驗資報告、重要函件)、資產類權證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業歷史文獻。

b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。

四、原則上所有資料應以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。

五、歸檔資料必須準確做好文件索引。

建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;

卷內文件應把正文和底稿、文件和、請示和批復放在一起,卷內頁號一律在右下角。

六、案卷裝訂前應拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;

紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應附上抄件,案卷標題要標明相關署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;

用鋼筆書寫,字跡端正。

七、案卷按機構、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。

八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。

九、每年定期對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發現問題應及時采取補救措施,確保檔案的安全。

十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經公司總經理審批,財務資料同時須經財務經理審批,辦理借閱手續,a級檔案須由總經理批準方能借閱;

b級檔案由副總經理批準借閱。

十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現場查閱,未立卷的文件及資料可出借。

十二、查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉借他人閱讀。

做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。

否則,將追究當事人責任;

如確需復印、摘抄等須經總經理批準后方可。

十三、查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發現遺失或損壞,應立即報告領導處理。

十四、對摘抄卷內檔案,應經總經理同意。

對摘抄的材料應進行審查、簽章。

第7篇綠景物業項目工程技術資料檔案管理制度

物業項目工程技術資料檔案管理制度

一.各類技術資料必須裝訂成冊,由工程部內勤保管并編制詳細目錄。

二.資料室要有兩套完整的竣工驗收后的圖紙和設備技術資料,其中一套存檔作備用,另一套分發給工程部各主管工程師作管理之用。

三.檔案室的備用圖紙,如設備的規范、標準等,如要借用,必須填寫資料借用單,經工程部經理批準后方可借閱,但必須限期歸還。

四.工程部重要設備的運行記錄,每月必須裝訂成冊,歸檔保存。如有破損應責成班組重新抄寫,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

五.工程部班組值班記錄,須每月歸檔保存,保存期三年,記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

六.《報修工作單》每月裝訂成冊,歸檔保存,保存三年。

七.每一臺設備都必須建立設備臺賬卡,詳細記錄設備的生產廠家,各種性能、技術參數、安裝位置、調試驗收記錄,每次維修維護記錄,每次設備事故記錄等,臺帳記錄時須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

八.設備及系統技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊,編制目錄。

第8篇物業項目檔案管理制度

物業項目檔案管理制度

(三)檔案管理作為物業管理的重要組成部分,應嚴格重視。

切勿丟失、泄密,以確保工作的有序正常進行。

1. 所有文檔實行統一管理,并指派專人負責;2.所有收、發文件由專人統一登記,文件傳閱后應及時歸檔,其他人員不得擅自處理;3.對性質不同的文件,實行分類立卷保管,以便日后查找;4.對于客人檔案應建立詳細檔案,未經上級領導同意,不得擅自將客人資料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密,定期檢查所有文件;6.對欲銷毀文件必須經過部門經理批準后進行銷毀工作,嚴禁向廢品回收站出售。

第9篇物業檔案管理制度范本

1目的

為更好的掌握物業公司管轄的物業、設備、設施的現狀,確保物業、設備、設施管理工作的統一,完整的完善建立物業檔案。

2適用范圍

適用于東莞市xx物業管理有限公司各類物業、設施、設備的綜合管理工作。

3職責

3.1檔案管理員直接向行政主管負責。

3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閱、資料錄入工作。

3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。

3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。

4檔案存放位置

4.1電腦保存一份電子文檔。

4.2xx四樓資料室。

5檔案管理員

5.1行政人事部

6檔案編號規則(見附件1)

7部門檔案內容

7.1行政部:公司營業執照、合同、資質證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。

7.2財務部:財務資料、合同。

7.3保安部:警戒器材、合同。

7.4環保部:清潔器材、綠化器材、合同。

7.5工程部:設備、合同、證書、圖紙、工具儀表。

7.6物業部:建筑物、車輛、業主資料、合同。

8檔案管理制度

8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內資料。

8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。

8.3資料借閱只能在檔案室內查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責任。

8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經總經理批準同意。

8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。

8.6工作需要復印資料的只可復印本部門資料,必須做好登記。

8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進行更新。

8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。

8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。

8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

9相關文檔

9.1《檔案編號規則》

10修訂及實施

10.1本規定由全公司各部門實施,行政人事部進行監督。

10.2本規定修訂權在公司。

10.3本規定從二零零四年六月一日實行。

第10篇美術館物業管理制度檔案建立管理

美術館物業管理制度和檔案的建立與管理

檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對美術館的物業管理形式,做到每一項管理工作有理論、有制度規范、有工作詳實記錄,計算機系統對原始文件資料進行管理,完善檔案管理工作,從物業管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。

(一)檔案制度建立與管理

1、主要思路

檔案資料分類:依據美術館的具體情況,管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中,注重對原有資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進行重新的分類和補充,使其符合對美術館細致管理的需求。

檔案建立抓住重新接管這一契機,整理住戶全面的原始資料,并對陳舊部分進行及時的修正,最大限度的明確現有物業狀況和業主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎,以方便接管后日常管理。

檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統;做到各種檔案資料并重,互相補充,形成美術館管理的無盲點網絡。

區內各項管理工作必須建立檔案資料,依照'采取的管理方式'中制定的規范程序,逐一建檔,形成標準化、制度化的檔案管理體系。

2、建立檔案、資料的分類檢索

1)業主提供的資料

a、項目批準文件

b、用地批準文件

c、建筑執照

d、拆遷安置資料

2)技術資料

a.總平面圖

b.單體建筑、結構、設備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖

d.地質勘測報告

e.工程合同開

f.竣工報告

g.工程預決算

h.圖紙會審記錄

i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

j.隱蔽工程驗收簽證

k.沉降觀察記錄

l.竣工驗收證明書

m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

n/新材料、構配件的鑒定合格證書

o.水電、衛生器具、電梯等設備的檢驗合格證書

p.砂漿、混凝土試塊試壓報告

q.供水的試壓報告

r.綠化工程竣工圖紙及相關資料

s.其他技術資料

3)管理處建立的資料

a.住宅區基本資料

b.住宅區分區資料

c.商業網點資料

d.娛樂設施資料

4)住戶資料

a.住戶入住資料

入住通知書

入住協議書

b.家庭人員檔案

住戶情況登記表

(二)管理處各項管理制度目錄

序號文件名稱文件編碼

1管理處內部崗位設置、標準**.00.01

2職業安全健康職責**.00.02

3物料管理辦法**.00.03

4停電停水應急預案**.00.04

5水浸應急預案**.00.05

6治安應急預案**.00.06

7文件質量記錄管理辦法**.00.07

8犬類管理辦法**.00.08

9保安崗位架構圖**.01.01

10保安運作規程**.01.02

11人員出入管理辦法**.01.03

12監控中心管理辦法**.01.04

13車輛管理辦法**.01.05

14保安崗位操作規程**.01.06

15安保崗位標準**.01.07

16燃放煙花爆竹管理規定**.01.08

17保潔崗位監管規程**.02.01

18綠化(地)養護監管規程**.03.01

19消防安全管理辦法**.04.01

20火警應急預案**.04.02

21消防設備(設施)運行管理辦法**.04.03

22消防設備(設施)操作規程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防設備(設施)維修保養規程**.04.06

25弱電設備(設施)運行管理規定**.04.07

26弱電設備(設施)操作規程**.04.08

27弱電設備(設施)維修保養規程**.04.09

28弱電設備(設施)安全管理制度**.04.10

29電梯設備監管辦法**.05.01

30電梯故障緊急預案**.05.02

31供配電設備(設施)安全管理制度**.06.01

32供配電設備(設施)運行管理規程**.06.02

33供配電設備(設施)操作規程**.06.03

34供配電設備(設施)維修保養規程**.06.04

35電工安全操作守則**.06.05

36給排水設備(設施)安全管理制度**.07.01

37給排水設備(設施)運行管理規程**.07.02

38給排水設備(設施)操作規程**.07.03

39給排水設備(設施)維修保養規程**.07.04

40管道維修工作規程**.07.05

41房屋設備(設施)安全管理制度**.09.01

42房屋設備(設施)運行管理規程**.09.02

43房屋設備(設施)操作規程**.09.03

44房屋設備(設施)維修保養規程**.09.04

45房屋、設備設施巡視內容與要求**.09.05

46設備完好率標準**.09.06

47房屋、設施維修保養規程**.09.07

48服務供方質量監管規程**.10.01

49雨

天防滑管理辦法**.10.02

50業戶管理辦法**.11.01

第11篇物業公司財務會計檔案管理制度

物業公司財務制度之會計檔案管理

第一條會計檔案管理根據國家檔案管理的有關規定,結合具體實際,建立會計檔案管理制度。

第二條財務管理部負責會計檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時逐月做好記帳憑證、報表的裝訂工作并加蓋有關人員的印章。按照檔案標準要求,年度終了后,在次年三月以前做好報表、帳簿的立卷、裝訂工作,按報表、帳簿、憑證順序排列,編好案卷號,抄寫案卷目錄一式三份,一份會計部門保存,一份存入檔案箱,一份隨同檔案移交檔案室保管。

第三條會計檔案由財務管理部保存一年后,移交檔案室保管,移交時,雙方在移交清單上簽字,明確責任。

第四條會計人員和檔案管理人員調動工作,必須辦好移接交手續后才能離職。

第五條會計檔案應做到科學管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,確保檔案資料的完整、安全。

第六條非財務人員查閱檔案,須經財務部及檔案管理人員同意;財務部人員查閱,須經檔案管理人員同意;外單位查閱應憑該單位介紹信,經檔案主管部門領導批準方可查閱。查閱檔案應辦理必要的登記手續。會計檔案不得外借,特殊情況須經總經理批準可提供復印件。

第七條會計檔案保管到期,由檔案室提出銷毀意見,會同會計部門審查鑒定,編制會計檔案銷毀清冊,由公司總經理簽署意見。同時將需永久保存的有關憑證抽出組成永久案卷保管。

第八條銷毀檔案時應由會計機構、檔案機構共同派員監銷參加,參加人員應對批準銷毀的會計檔案進行清點、核對,并在銷毀清冊上簽字,并將監銷情況報告總經理。銷毀清冊列入會計檔案作永久保存。

第12篇物業公司培訓檔案管理制度怎么寫

1.目的為有效地利用和保護培訓文檔資料,加強培訓文檔管理工作,使培訓文檔管理工作規范化,特制定本規定。

2. 適用范圍公司行政人事部及各項目部相關部室對培訓文件檔案的管理。

3. 職責

3.1行政人事部培訓經理負責總部培訓文檔的保管工作。

3. 2項目部行政管理部培訓負責人負責本項目部培訓檔案的保管工作。