公司逾期應收賬款管理細則
公司逾期應收賬款管理細則
1、目的
為強化管理,加強風險控制,加快資金周轉(zhuǎn),預防呆壞賬的產(chǎn)生,根據(jù)《對外法律事務管理辦法》之規(guī)定,特制訂本細則。
2、定義
本細則所指逾期應收賬款指超過付款期限6個月以上(含6個月)且已無業(yè)務往來的客戶所欠貨款。同一客戶多筆貨款逾期的,逾期付款期限以最后一筆貨款的付款期限為起算點。客戶的付款期限可以是書面合同/訂單明確規(guī)定的,也可以是根據(jù)商業(yè)往來交易習慣確定的。
客戶雖欠款超過6個月,但仍有業(yè)務往來的,不屬于本規(guī)定所指逾期應收賬款。
3、監(jiān)控管理
3.1法律事務部指定專人負責逾期應收賬款的監(jiān)管。
3.2銷售公司、考核結(jié)算部設(shè)置專人負責逾期應收賬款的統(tǒng)計和上報工作。考核結(jié)算部做好應收賬款的賬齡分析,每月中旬須將上月底前逾期應收賬款變化情況報法律事務部。銷售公司每月中旬須將上月逾期應收賬款處理過程中發(fā)出的催款函、簽訂的還款協(xié)議復印件報法律事務部。法律事務部每季度向法務和銷售,以及銷售公司總經(jīng)理提供一份逾期應收賬款匯總表。
3.3銷售公司業(yè)務員應將與逾期應收賬款相關(guān)的材料復印件提交給法律事務部,包括但不限于客戶營業(yè)執(zhí)照、銷售發(fā)票、收貨簽收記錄、對賬單、催款記錄、還款協(xié)議書、客戶經(jīng)營狀況、催收方案等。法律事務部建立健全逾期應收賬款檔案,并逐步建立逾期應收賬款信息庫,與銷售公司、考核結(jié)算部等相關(guān)部門通過計算機網(wǎng)絡(luò)保證信息共享和互通。
3.4法律事務部應了解每筆逾期應收賬款形成的原因,向業(yè)務員了解是否與客戶存在貨物數(shù)量、發(fā)貨期、質(zhì)量、金額等方面的爭議,并提出處理建議,消除客戶拒絕付款的借口并盡可能維護與客戶的良好關(guān)系。
4、催收管理
4.1銷售公司業(yè)務員根據(jù)催收工作程序,開展對逾期應收賬款的日常催收工作。
4.2催款方式包括電話、傳真、上門拜訪等方式。
1)欠款金額1萬元以下的,以電話催收為主。自貨款逾期6個月后,原則上應每半個月至少催收一次,直至客戶付款或做出同意付款的承諾。若客戶違反承諾拒絕付款,業(yè)務員應提高電話催款的頻率,原則上每星期至少催收一次。在催款過程中,可要求法律事務部予以協(xié)助,法律事務部的協(xié)助方式主要為以郵寄或傳真方式向客戶發(fā)出正式催款函。
2)欠款金額1萬元以上的,自貨款逾期6個月后,原則上應每月對客戶登門拜訪一次,在催款的同時了解客戶的生產(chǎn)經(jīng)營狀況。欠款金額5萬元以上的,如果客戶一次性付款困難,可以允許客戶分期付款,但必須簽訂還款協(xié)議。在催款過程中,業(yè)務員可要求法律事務部予以協(xié)助,法律事務部的協(xié)助方式主要除以郵寄或傳真方式向客戶發(fā)出催款函外,必要時陪同業(yè)務員對客戶上門催收。
3)如果客戶拒絕付款或拒絕簽訂還款協(xié)議或者生產(chǎn)經(jīng)營出現(xiàn)嚴重困難影響本公司債權(quán)安全的,應提交法律事務部通過法律手段催收。
4.3業(yè)務員應并做好日常催收臺帳記錄,每月對臺帳記錄進行整理、歸檔,交部門領(lǐng)導審核后,呈報銷售公司負責人。
4.4法律事務部可根據(jù)實際需要制作不同格式的催款函供業(yè)務員參照使用。在催款過程中需要與客戶簽訂還款協(xié)議的,原則上使用法律事務部起草的協(xié)議格式,若需對格式內(nèi)容進行修改或使用其他格式的,應先交法律事務部進行法律審核,以防范風險或漏洞。
4.5法律事務部可就逾期應收賬款催收提出意見,必要時協(xié)助銷售公司處理催款事宜。
5、訴訟事務管理
5.1對有以下情況之一者且欠款金額超過1萬元(含1萬元)的,原則上應及時提交法律事務部通過訴訟方式收款。
1)經(jīng)多次催收仍拒不付款或達不成還款協(xié)議的。
2)發(fā)現(xiàn)債務人有破產(chǎn)、解散跡象,可能形成破產(chǎn)債權(quán)的。
3)發(fā)現(xiàn)債務人有大量訴訟、仲裁案件產(chǎn)生,可能導致本公司債權(quán)在非訴訟催收手段下得不到清償。
4)發(fā)現(xiàn)債務人對外欠款情況嚴重,嚴重威脅到本公司債權(quán)的安全。
5)債務人已經(jīng)或即將停產(chǎn)、轉(zhuǎn)產(chǎn),存在破產(chǎn)或逃廢債務的可能。
5.2訴訟準備
1)銷售公司各部部長對客戶情況進行審查,初步擬定是否要采取法律手段。
2)初步擬定采取法律手段的,業(yè)務員收集準備起訴客戶的相關(guān)訴訟材料,包括與客戶簽訂的合同、發(fā)貨單、對賬單、客戶的營業(yè)執(zhí)照等。業(yè)務員收集完所有材料后,將材料提交法律事務部,由法律事務部對材料進行初步整理,理清法律關(guān)系,并提出初步法律意見。
3)對于可以通過法律手段催收的逾期應收賬款,業(yè)務員填寫《涉法糾紛處理審批單》交分管領(lǐng)導審批。
5.3訴訟階段
1)訴訟案件原則上由法律事務部自行辦理,重大、疑難或特殊案件可委托外部律師辦理。
2)讓步金額在十萬元(包括十萬元)以下的,需要當場決定的,由法律事務部和銷售公司負責人溝通,并請示銷售分管領(lǐng)導后決定;事后法律事務部填寫《訴訟工作聯(lián)系單》,由法律事務部和銷售公司負責人明確意見并請銷售分管領(lǐng)導審批。
3)讓步金額在十萬元以上的,法律事務部和銷售公司負責人共同出具情況說明或填寫《訴訟工作聯(lián)系單》,報銷售分管領(lǐng)導同意后呈送總裁審批決定。
4)法律事務部在處理逾期應收賬款過程中,特殊情況下也可以通過債權(quán)出售等方式進行,但必須經(jīng)銷售分管領(lǐng)導同意后報總裁審批。
5)在取得法院的生效判決書或調(diào)解書后,法律事務部對案件處理的執(zhí)行進行監(jiān)督,以月為單位,每月對案件處理結(jié)果的實施情況進行匯總,并上報法務分管領(lǐng)導。對方拒絕按照判決書或調(diào)解書執(zhí)行的,應及時申請法院強制執(zhí)行。
6、壞賬處理管理
6.1下列逾期應收賬款,作為壞賬進行處理:
1)通過訴訟、仲裁等方式仍無法收回的逾期應收賬款。法律事務部提供法院出具的敗訴判決書/仲裁書,或者勝訴但被法院裁定終(中)止執(zhí)行的法律文書。
2)客戶已經(jīng)破產(chǎn)、注銷、吊銷營業(yè)執(zhí)照,或者被政府部門關(guān)停,導致逾期應收賬款無法收回的。業(yè)務員應提供法院的破產(chǎn)公告和破產(chǎn)清算的清償文件,或者工商部門的注銷、吊銷證明,或者政府部門有關(guān)撤銷、責令關(guān)閉的行政決定文件。
3)逾期三年以上及已無力清償債務的。業(yè)務員應提供催收磋商記錄,確認債務人已資不抵債、連續(xù)三年虧損或連續(xù)停止經(jīng)營三年以上。
4)還款協(xié)議中已經(jīng)明確放棄的債權(quán)。業(yè)務員應提供與客戶簽訂的債務重組協(xié)議及其相關(guān)證明。
5)單筆數(shù)額較小、不足以彌補清收成本的逾期應收賬款。
6.2壞賬處理由考核結(jié)算部每年集中清理一次,對于確實
需要做壞賬處理的,考核結(jié)算部應按規(guī)定及時進行壞賬核銷。
6.3壞賬核銷的同時,按照公司銷售人員風險金管理規(guī)定對責任人員進行考核。業(yè)務員如果要移交客戶,新接手的業(yè)務員應當要求原業(yè)務員移交相應資料,如果該客戶的欠款已經(jīng)屬于6.1條可以作為壞賬處理的逾期應收賬款,接手的業(yè)務員應立即向銷售公司負責人提出壞賬處理建議,同意壞賬處理的由考核結(jié)算部對原業(yè)務員風險金按照制度予以考核。如果客戶賬款在新接手的業(yè)務員手中形成壞賬的,由接手的業(yè)務員對該賬款形成壞賬承擔考核責任。
6.4壞賬實行賬銷案存原則。考核結(jié)算部對已注銷的壞賬進行備查登記,銷售公司業(yè)務員仍有義務對已注銷的壞賬進行催收,收回已注銷的壞賬應及時入賬。
7、本辦法由法律事務部解釋。
