酒店存貨采購費用報帳管理細則

酒店存貨采購費用報帳管理細則

關于存貨采購及費用報帳管理細則

酒店各部門:

為了提高工作效率,規范存貨采購及費用報帳的手續,特制定本細則:

一、供應商貨款的結算:

1.個體戶供應商貨款支付的規定:凡以個人名義與酒店簽定協議的供應商,在協議中必須詳細注明供應商的姓名,身份證號碼,聯系電話及地址(一家供應商只能以一個人名義簽定協議,不得多戶多人)。在支付貨款時,由協議中的供應商領取現金或支票,出納員必須核對無誤后,方能發放。

2.以單位名義開記戶的供應商貨款支付的規定:幾以單位名義與酒店簽定協議的供應商,在協議中必須詳細注明單位名稱,開戶銀行,帳號,委托經辦人姓名,身份證號碼及貨款的支付方式(支票、匯票等),收款單位必須與合同單位一致。在進行貨款支付時,由協議中委托經辦人領取支票或匯票等。如有變更,需加蓋供貨商單位或財務專用章的負責人簽名的書面變更通知書,出納員方能辦理結算手續。

3.所有以供貨商名義辦理入庫和結算手續的貨款支付,原則上不得由酒店采購員代為結算,如有此情況,出納員應拒絕付款。

4.供應商應方式的規定:個體戶性質的供應商以現金(不高于1000元)或支票方式支付,其他供應商原則上以轉帳支票,電匯等方式支付。

5.供應商貨款結算流程及時間規定:

(1)每月的18日為上月貨款對帳日,供應商將上月的貨物入庫單整理,開具正規有效的發票(不得使用復印件),根據要求填費用報銷單,注明單據張數,貨品名稱,金額和供應商單位或姓名,由經辦采購員簽字,采購部經理核準后,到財務部成本會計處對帳,財務部成本會計對貨款結算金額的真實性,發票及

報帳單填寫的規范性,有效性進行認真審核,不合規定者不予 以辦理。

(2)由成本會計審核報帳單據后,報財務經理及總經理批準后付款。

(3)出納會計復核審批權限,程序是否正確,手續及相關單據是否齊全,金額計算是否準確,支付方式,支付單位是否正確等,復核無誤后方可按支付方式規定的方式辦理結算手續。

二.自行采購報帳具體程序:

1.采購人員采購的物品應于事畢2日內必須辦理報帳手續,按要求填寫費用報銷單并附相關原始單據及相對應的申購單與入庫單,經采購部經理批準后,交成本會計審核并簽字確認,然后依次經財務經理,總經理的批準后付款。

2.出納復核審批權限,程序是否正確,手續及相關單據是否齊全,金額計算是否準確等,復核無誤后方可辦理結算手續。出納必須做到報帳人有借款的首先沖銷借款。

三.日常費用報銷程序:

酒店各部門日常報銷差旅費,辦公費,汽車費用及水電費,交總經理批準后付款,出納復核審批權限,程序是否正確,手續及相關單據是否齊全,金額計算是否準確等。復核無誤后方可辦理結算手續。如果有借款必須首先沖銷其借款。

四.預付貨款的報帳程序:

對于一些外地供應商及其他特殊的廠家,必須先預付款后發貨的,采購人員或申請人必須填制《匯票,支票申請單》,注明事由,金額,申請人及對方單位名稱等,在采購部經理核準后,依次財務經理簽字,總經理批準后,方可預付。預付的帳款財務部有權要求采購

人員或申請人及時地到財務沖賬。對于預付帳款的報銷單據在收貨后或事畢后2日內必須填制費用報銷單在經手人及采購部經理簽字

后,由財務經理,總經理簽字后才能報銷。

五.借款的管理:

酒店各部門的其他費用支出及因公出差等需借款時,必須由借款人填寫借款單,在所屬部門負責人核準后,經財務經理審核,總經理批準后,方可辦理借款,借款人必須認真負責清理自己的各項借款與欠款,逾期不報帳或償還借款,財務部將停發其工資,直至與財務部清賬完畢。前賬未清而需借款的人員,需經財務經理,總經理批準后方可借款,但在下次報銷中一并報帳。酒店杜絕一切因私個人借款,特殊情況下,必須有擔保人,經財務經理,總經理,董事長批準。

六.關于原始單據的規定:

財務審批堅持支出的合理性,單據的合法可信性。手續不全者不予報銷。采購人員及其他部門報銷的單據,必須是稅務部門認可的發票。若采購人員向個體戶購買商品,因急需而賣方又無發票者,應由賣方定出售貨證明,并簽名蓋章,有一人以上的采購人員證明及驗收人員的驗收證明,經總經理批準后,方可給予報銷。

七.違規處罰規定:

以上報帳及審核人員,應認真履行職責,嚴格按規定要求辦理事務。若違反規定視情節輕重,處于違規金額2倍以上5倍以下的罰款外并作除名處理。

八.本規定于2008年1月1日起執行。

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