地產項目案場銷售中心檔案管理條例
地產項目案場(銷售中心)檔案管理條例
一、案場所有檔案分類
1、案場管理手冊[各崗位職責、銷售流程、案場規范、各崗位考評表、行政表單原件、業務表單原件]
2、案場往來文件
a、行政文件[每周排班表/考勤匯總表/外出登記/改班單/請假單/日常工作交接單、案場會議記錄、物品申領/發放/庫存記錄、名片請印單、離職人員移交物品/業務記錄]
b、業務文件[日/周報表、請傭單、樓書/銷講資料、退定申請/房源打開/換房申請/退房申請/作廢認購書、簽約助理保管的所有文件資料]
c、公司下發文件[除銷售部外其它部門的發文]
d、銷售部下發文件[經理例會記錄、通知/通告/公告/說明/條例等公文、會刊等]
3、其它類[一周工作小結等]
4、客戶投訴記錄
5、修正、備忘記錄[每周]
二、檔案整理方法
1、40p插頁文件夾:裝置《案場管理手冊》
《案場管理手冊》中內容分影印版、電腦版兩種,如果是影印版只須手填不要求電腦制作,電腦版必須由電腦制作完成。
2、3寸易事塊:裝置《案場往來文件》
用鋼筆/圓珠筆在不同顏色的分頁紙上按行政文件/業務文件/公司下發文件/銷售部下發文件分成四大類,每大類中用頓號點開的每小類內容寫在分成四大類的分頁紙欄內。對公司下發文件/銷售部下發文件的每單個文件主題須抄寫在標準格式的檔案目錄清冊上[目錄清冊另行發放]。
3、彈力文件夾:裝置《客戶投訴記錄》、《督導修正、備忘記錄》《其它類》
左插頁袋為詳細清冊目錄,目的在于將各裝置文件內容主題抄寫在清冊中存檔;每周須督導帶回公司的夾在右頁。
三、檔案條例
1、所有檔案由客服助理每周負責完成整理工作,按類置放于案場經理辦公室。
2、客服助理有責任保持檔案的完整度、清潔度、保密度。
3、所有檔案由客服助理將明細內容錄入統一格式的記錄總表內。
4、銷售經理/客服助理及督導有權調閱所有檔案,辦證助理有權調閱來往文件中的簽約助理經手的文件,除此以外任何人借/調閱須至客服助理處辦理借/調手續。
5、每大類及分類內容須用標簽紙標識。
6、所有文件編號歸檔[年度-案場名-文種-編號],最終填寫檔案清冊。
