第1篇 物業管理公司工作報告程序3
物業管理公司工作報告程序(三)
1.目的
規范公司內部管理工作報告程序,確保公司領導及時、全面了解和掌握各職能部門、項目管理處的工作完成情況及下一步工作安排,從而作出相應的指示。
2.適用范圍
本程序適用于公司行政部、管理部、財務部及公司所屬各項目管理處,包括單項護衛隊項目(以下簡稱報告人)。
3.職責
3.1行政部負責工作報告的收集(催交)、送達和歸檔工作。
3.2行政部、管理部和財務部依次負責對各項目管理處工作報告的初閱,并將部門意見報告總經理。
4.操作程序
4.1每周工作報告
4.1.1每星期五下班前,報告人將本周的部門/項目管理處的工作完成情況和下周工作計劃安排情況(簡稱周報)以條列形式報告公司總經理室,周報內容應真實、清楚、簡明、扼要。
4.1.2公司部門周報由報告人統一交行政部歸集后交總經理室;各項目管理處周報依次交公司行政部、管理部、財務部初閱后交總經理室。
4.1.3項目周報經公司各部門閱后,由行政部統一匯集送總經理室閱批。
4.2每月工作報告
4.2.1每月25日下班前,報告人應將當月的管理工作情況小結和下個月的工作計劃安排(簡稱月報)書面報告公司總經理。月報應書寫清楚,內容詳實,針對存在問題要有自己的分析、見解,并提出相應的解決措施和建議,以供公司領導參考、決策。
4.2.2月報的送呈程序與周報相同(見4.1.2、4.1.3)。
4.3工作報告格式要求
周報統一用“項目經理周工作安排檢查表”(附后)填報;月報用公司信箋紙書寫。報告抬頭統一為“致:公司總經理室”。報告人只須寫部門或項目管理處名稱。
4.4信息反饋
4.4.1工作報告經總經理批閱后發還行政部。行政部應在下周(月)歸集工作報告時,將上周(月)總經理批閱過的工作報告返還給報告人,同時收回前一周(月)的工作報告。
4.4.2報告人應認真閱看公司領導的批示意見,并且在實際工作中切實執行,鞏固成績,跟進工作,整改不足。各部門/項目管理處負責人在閱看總經理批示后應簽署姓名,在下次遞交工作報告時一起帶交公司行政部歸檔。
4.4.3周(月)報的工作落實情況由行政部牽頭,管理部、財務部配合檢查、督促。
4.5報告的歸檔
行政部最后將總經理批示信息反饋給報告人后收回的工作報告及時分類、歸檔成冊。
第2篇 xs物業項目設備管理工作程序
物業項目設備管理工作程序
【供配電設備】
電工
a.每日一次按照《設備、設施巡視內容與程序》巡視配電房設備,并記錄《配電房巡視記錄表》;
b.配電房每周打掃一次,配電柜每月清潔一次。雙電源柜(箱)'運行'與'備用'每月切換檢查一次,并記錄《設備定期啟動表》;
c.按《設備、設施(年度)周期檢查、保養計劃表》和《供配電設備(設施)維修保養規程》的內容要求進行周期檢查、保養,并將結果記錄于《設備、設施周期檢查、保養記錄表》內;
d.供配電設備、設施維修工作記錄于《設備、設施維修記錄表》內;
e.供配電設備發生異常和故障及時報告設備部經理,記錄《設備故障記錄表》,并及時排除異常和故障。
【電梯設備】
分承包方電梯維保人員
a.每周按《設備、設施(年度)周期檢查、保養計劃表》和《電梯設備維修保養規程》的內容要求進行定期保養,同時負責清潔電梯機房環境,并將結果記錄表內;
b.電梯設備維修工作記錄《房屋、設備、設施維修記錄表》;
c.設備發生異常和故障及時報告設備經理,記錄于《設備故障記錄表》上,并及時處理。
設備經理
a.每日按照《房屋、設備、設施巡視內容與程序》巡視電梯設備,填寫《電梯房巡視記錄》。發現異常及時通知分承包方電梯維保人員并報告設備經理,督促維修保養;
b.負責電源部分的維修保養及運行操作。每月一次切換檢查雙電源設備,記錄《設備定期啟動表》。
【給排水設備】
管道工
a.每日一次按照《設備、設施巡視內容與程序》巡視泵房設備,并記錄《水泵房巡視記錄表》;
b.水泵房每周打掃一次,機組每月清潔一次。生活水泵'運行'與'備用'每二周交替更換一次;
c.按《設備、設施(年度)周期檢查、保養計劃表》和《給排水設備(設施)維修保養規程》的內容要求進行周期檢查、保養,并將結果記錄于《設備、設施周期檢查、保養記錄表》內;
d.給排水設備、設施維修工作記錄于《設備、設施維修記錄表》內;
e.給排水設備發生異常和故障及時報告給設備部經理,記錄《設備故障記錄表》,并及時排除異常和故障。
【消防系統】
日常巡視
a.設備維修工每日一次按照《設備、設施巡視內容與程序》巡視泵房及風機房設備,記錄《水泵房巡視記錄表》和《風機設備巡視記錄表》。設備發生異常和故障及時報告設備經理,記錄《設備故障記錄表》,并及時排除異常和故障;
b.安全接待人員負責消防設施的日常巡視,每月對各層面消防設施巡視一遍,將巡視結果記錄于消防栓、滅火機箱內的記錄表內。
定期檢查
a.由弱電維修操作工負責每月一次消火栓泵、噴淋泵、送風排煙機、雙電源啟動測試,記錄《設備定期啟動記錄表》;
b.由弱電維修操作工組織,并由安保主管、安全接待人員和設備維修工參與操作,每年一次進行消火栓、噴淋進行系統測試;送風、排煙系統測試;電源、控制聯動功能以及報警安全系統的測試。記錄《消火栓、噴淋系統測試記錄表》,《消防送風、排煙系統測試記錄表》。
維修保養
a.弱電操作維修工負責消防設施的維修保養工作;
b.設備機房每周打掃一次,機組每月清潔一次。消防泵'運行'與'備用'每月定期啟動后交替更換一次;
c.按《設備、設施(年度)周期檢查、保養計劃表》和《消防設備(設施)維修保養規程》的內容要求進行周期檢查、保養,并將結果記錄于《設備、設施周期檢查、保養記錄表》內;
d.消防設備、設施維修工作記錄于《設備、設施維修記錄表》內。
【弱電設備】
分承包方維保人員
a.按《設備、設施(年度)周期檢查、保養計劃表》和《弱電設備(設施)維修保養規程》的內容要求進行周期檢查、保養,并將結果記錄于《設備、設施周期檢查、保養記錄表》內;
b.弱電設備、設施維修工作記錄《設備、設施維修記錄表》;
c.弱電設備發生異常和故障及時報告設備部經理,記錄《設備故障記錄表》,及時排除異常和故障。
弱電工
a.每日按照《房屋、設備、設施巡視內容與程序》巡視信號接收機房設備及衛星天線,記錄《信號收視設備巡視記錄表》;
b.信號接收機房每周打掃一次,信號接收設備每月清潔一次;
c.發現弱電設備異常和故障及時通知分承包方維保人員并報告設備經理,督促維修保養。
第3篇 寫字樓物業管理顧問工作范圍職責
寫字樓物業管理顧問的工作范圍及職責
物業管理顧問服務是以提高物業管理水平為宗旨,使業主獲取最高的回報率及業戶提供最為方便舒適的工作環境。
為配合z寫字樓的交付使用及以后能使物業管理服務保持在較高的水平,我們建議由物業管理有限公司為z寫字樓提供物業管理顧問服務,以使物業能夠順利交用,同時建立完善的管理制度。
我們的物業顧問工作將做如下安排:
一、前期物業顧問服務
物業管理雖然常常被視為房地產發展的延續和伸展,但在開業前已需要考慮到物業移交后的一切大廈服務,同時物業管理對物業的租賃具有重大影響。我們建議物業管理的前期工作應該盡快開始在這期間,物業管理顧問的主要工作是:
●協助組建物業管理公司,成立具有獨立法人地位的經濟實體。實行總經理責任制度,下設物業、財務、工程、保安、清潔環衛等部門。按照企業化、專業化、社會化和制度化的要求,以統一管理、綜合服務、自我運轉、自我發展、自我完善的目標及日后接管物業作出一切籌備工作,設立臨時辦公室及購買辦公設備等。
●審查設計圖紙,全面細致地反映物業管理賴以順利實施的各種需要,包括設定工作間、儲物間、職工食堂間等,以及從以往管理實踐經驗所知,在規劃設計上的各種問題和缺陷(例如配套設施、機電系統、安全保衛、垃圾處、消防設施及建筑材料等),提交設計單位參考和糾正,并且協助發展商對施工的監理。
●設定物業管理的法律規范,與發展商和律師共同草擬租賃合同、入戶守則、裝修規定及其他物業管理有關的法律文件,務求做好所移交的一切安排。
●選聘物料供應商及承包商,協商服務條款及簽訂合同。
二、物業管理計劃
一但我們被聘用后,配合物業本身的特點、當地法規、市場情況、社會因素和發展商的目標和承諾,我公司將:
●制定一套詳細的物業管理計劃,內容包括物業管理公司的服務范圍、營業方針、思想導向、勞動工資計劃、財務管理、行政制度、大廈管理、工程維修管理、衛生管理、綠化管理、治安管理、車輛管理、財產管理、考核制度、物業檔案、電腦系統與及其他特約服務等。
●編制開辦費預算及首年的管理預算、評定管理費及其他收費標準、押金及儲備金金額等,該項工作我們已提出草案,具體需和發展商進一步落實。
●編定崗位責任獎懲制度及規章制度。
三、人事管理
●協助制訂分期及整體物業管理員工編制,各級員工薪津,福利標準。
●協助制訂各級管理員工崗位責任及工作程序。
●協助招聘及聘用員工。
●根據相關法律法規制訂人事制度,員工守則及勞動合同。
●協助與勞動部門聯絡,安排有關員工聘用登記事宜。
四、員工培訓
●在物業交付使用前,協助物業管理公司聘用高級行政人員,物業經理及維修保養經理,配合市房地產管理部門進行培訓,取得相應的上崗證書,并盡快參與制訂物業管理規章制度。同時安排上述人員到相關物業作實習,了解及熟悉專業管理模式及運作。
●于交付使用前一個月,為各級員工安排短期上崗培訓,使他們能充分認識本身的工作職責及工作程序,同時灌輸其良好的服務意識及正確的物業管理概念和知識。
●安排各級員工進入物業內部實地訓練,配合物業交付使用期間,令物業管理工作能夠全面開展,為客戶及時提供高水平的服務。
●于物業交付使用后,安排重溫培訓班,務求員工服務素質,能達到既定之標準。
五、常規管理工作
z寫字樓全部落成后將會是一個設備完善的新典范,物業管理公司遵照物業管理公約和租約為業主和租戶客戶提供管理服務、維護物業的價值和保障業主的整體利益。
這些工作包括:
●協助成立與業主和租戶聯絡并建立公關機制,接受業主和租戶對物業管理要求,不斷改善服務和擴展服務的項目與范圍。
●維持及不斷完善物業的管理服務機構、人力資源管理和行政管理。
●執行物業管理公約、租約、業主守則及其他規定,防止違建和違約行為。
●維修及保養管理:
-維持物業配套設施的維修和保養,長期設立大修、中修、小修、及翻修工程施工組織,保證所有設備的正常運作和延長物業的壽命。
-協助制定竣工驗收安排及保養期內之補修程序。
-協助制訂樓宇保養維修計劃,包括大修、中修、小修及翻修工程,編制修繕工程預算。
-根據大廈的設備裝置,協助選聘專業公司及承包商,進行定期保養維修。
-協助計劃24小時緊急維修系統,設立施工組織。
-協助制定公眾投標、驗收及付款程序。
●保安、消防系統及車輛管理:
-協助制訂或修訂值班守衛制度,設定工作崗位及編制,防止大廈發生罪案。
-協助聘用及訓練保安人員,熟悉大廈保安監察系統。
-協助制定交通管理措施,防止車輛亂停亂放。
-防止霸占公共地方,維持通道暢通及公眾安全。
●環境衛生、綠化管理:
-建立清潔工作標準及選購清潔用品及器材。
-確保大廈內外環境整潔、優美和舒適,制止亂丟、亂放、亂堆、亂倒,保持衛生和環境美化。
-安排專業清潔公司或招聘清潔隊伍,巡邏保潔,清理垃圾雜物。
-安排專業滅蟲公司定期為公共地方進行滅蟲工作。
-維持綠化及園藝服務,美化環境。
-審查大廈內外的招牌和指示牌的質量、形狀及位置,并且定期檢查,作必要的更新或改善。
-檢查公共照明系統的安全和運作,做必要的修理和更新。
●保險:辦理物業和附屬設備的財產保險,防避因自然或人為災害帶來的巨大的財產損失:
-協助檢定投保手續。
-協助為大廈公共地方及公共設施選定保險公司,安排購買財產保險和意外保險、勞工保險及公眾責任保險等。
●建立物業檔案,維護物業的完整和統一管理。
六、財務管理
●協助設立會計財務制度,包括各級員工的財務權限及支出批準程序,務求有效控制管理收支。
●按現行法規,制訂處理欠繳管理費及其他費用的程序,以確保穩定的管理收入。
●協助選用財務管理系統及收費形式,以便收取客戶管理費用、公共費用及追討費用等。
●協助設定帳戶管理結算方式及報表格式,編制財務使用管理文件。
●安排會計師作季度
審核。
●建立財務及住戶資料庫,以提供標準資料及財政狀況預測,作為未來發展及投資的根據。
●為物業開設必須的銀行帳戶,制訂有關收取費用安排。
●協助為管理資金并開設獨立銀行帳戶,負責管理資金。
●搞好財務管理,安排管理費的核收和使用,適當處理維修及儲備基金,為業主的長遠利益制定妥善的安排。
第4篇 萬科物業-樓面管理高端商寫工作職責與職位要求
職位描述：
工作職責：
1. 定期對寫字樓內商業配套設施做好巡檢；
2. 寫字樓內的溫馨提示等宣傳資源投放工作的開展及協助；
3. 各類活動物資的需求提報、場地布置等活動支持；
4. 協助行政類費用結算， 審核費用明細，按內網系統及財務制度要求等，核算審核到位；
5. 日常環境監督、綠植監督， 監管辦公區綠植品相，及時記錄并反饋給甲方及綠植供應商；
6. 協調各端口保障樓內良好辦公環境，推動各端口流程提升和優化，做好能源節約等措施。
職位要求：
1. 大專及以上學歷；
2. 連續3年以上本專業的物業工作經驗或2年以上物業管理經驗；
3. 熟練操作計算機常用辦公軟件，有較強的執行和學習能力；
4. 具有優秀的協調、溝通能力。
第5篇 物業管理投標工作程序范本
物業管理招標投標在我國目前尚處于起步階段,迄今為止,國內也僅有北京、廣州、南京等地進行了初步嘗試,而參與投標的物業管理公司更是寥寥可數。應當說,在這一行業中投標活動的成功經驗暫且乏善可陳。然而,投標的公平性與競爭性又決定了它必將取代現有的開發商“包辦制”,成為業主選擇“管家”的主要形式。對于物業管理公司而言,要想在競爭越來越激烈的物業管理行業中站穩腳跟,乃至成為行業主導,就必須要盡快做好準備,加入到投標競爭的行列之中,在競爭中發展壯大。因此,了解物業管理投標的程序與技巧,了解投標中可能發生的爭議及其解決途徑,對于提高物業管理公司的投標競爭力以及保障其自身權益,都是非常現實和迫切的。
雖然,由于投標對象――物業管理服務的無形性與其他工程項目的實物性的差異,物業管理投標具有許多區別于其他項目投標的獨特之處,但同樣作為投標,其必經程序仍與其他項目投標有著諸多相似之處,仍要經歷前期準備、購買標書、可行性分析、編寫及封送標書等步驟。
一、投標前期工作
(一)取得從業資格
正如所有合法經營的企業法人一樣,從業資格是物業管理公司從事正常營業活動所必須具備的首要條件,這自然也成為物業管理公司參與投標前必須首先考慮的基本因素。按照國際與國內的不同管理規定,物業管理公司要取得投標資格所需履行的手續也有所不同。
1.從事國內投標的資格要求
物業管理公司在國內從事投標業務,必須取得《企業法人營業執照》和政府頒發的《物業管理企業資質證書》。
首先,按照我國《公司法》規定,作為獨立經營、獨立核算的法人機構,物業管理公司(或其所屬集團公司)必須擁有有關工商行政管理局所頒發的營業執照,以證明其合法經營資格。
其次,物業管理企業應具備經有關部門核準頒發的資質證書。
鑒于我國物業管理行業起步較晚,隊伍良莠不齊,管理混亂的現狀,建設部已于1999年頒布了《物業管理企業資質管理試行辦法》(以下簡稱《試行辦法》),規定物業管理企業的資質管理實行分級審批制度。該《試行辦法》已于2000年1月1日起正式實施,其目的是要通過資質審查,嚴格控制物業管理隊伍質量,提高服務水平,而對于從事物業管理投標的物業管理公司,審查更加嚴格。
在該《試行辦法》出臺并正式實施之前,各級地方政府均是根據本地情況制訂并實施地區物業管理公司資質等級管理辦法。如上海市根據《上海市物業管理公司資質等級管理暫行辦法》,將物業管理公司劃分為以下三個等級:
①一級物業管理公司的資質標準
規模要求:公司所管理物業規模一般在50萬平方米以上,或者管理涉外物業在20萬平方米以上。
類型要求:公司所管理物業的類型在3種以上,或管理涉外物業在2種以上;并且所管理物業應有2個以上為優秀小區或者大廈,達標面積超過50%。
人員素質要求:企業經理或常務副經理須從事專業物業管理工作3年以上;并且公司應具有經濟類、工程類中級職稱管理人員10人以上。
經營實力要求:企業經營年限須在3年以上;且注冊資本應在100萬元以上(含100萬元)。
②二級物業管理公司的資質標準
規模要求:公司所管理物業規模一般在20萬~50萬平方米以上,或者管理涉外物業在5萬~20萬平方米以上。
類型要求:公司所管理物業的類型在2種以上,或管理物業中含有涉外物業;且所管理的物業需有1個以上為優秀小區或者大廈,達標面積超過30%。
人員素質要求:具有經濟類、工程類中級職稱管理人員6人以上。
經營實力要求:企業經營年限須在2年以上;且注冊資本應在50萬元以上(含50萬元)。
③三級物業管理公司的資質標準
規模要求:公司管理物業規模一般在3萬~20萬平方米以上,或者管理涉外物業在1萬~5萬平方米以上。
人員素質要求:具有經濟類、工程類中級職稱管理人員3人以上。
經營實力要求:企業注冊資本10萬元以上(含10萬元)。
再如,天津市為規范行業秩序,推動該市物業管理健康發展,也相應出臺《天津市物業管理企業資質等級評定辦法》、《天津市物業管理招標投標規則》,全面引入市場機制,實行招標投標選聘物業管理企業。該規則規定,天津市建筑面積在5萬平方米以上的住宅小區的物業管理,應以招標投標方式選聘物業管理企業;建筑面積20萬平方米以上的住宅小區的物業管理工作必須以招標投標選聘物業管理企業。此外,該規則還對招標投標的程序和方法做出了相應規定。
以上這些規章制度僅僅是針對某些地區的個別特征而設置的,并不具有行業共性,而現行的《試行辦法》卻是在全國范圍內建立起了行業的統一標準。根據該《試行辦法》規定,物業管理企業被劃分為一級、二級、三級3個資質等級和臨時資質。一級企業可參加全國范圍內物業管理項目的投標、議標;二級企業只限于參加全國范圍內30萬平方米以下物業管理項目的投標、議標;三級企業只限于參加本省(自治區、直轄市)區域內15萬平方米以下物業管理項目的投標、議標。
物業管理企業應當按照《試行辦法》規定申請企業資質等級評定。未經主管部門進行資質評定并取得資質證書的,不得從事物業管理業務。《試行
辦法》還規定,物業管理企業資質等級實行動態管理,每兩年核定一次。對于不符合原定資質等級標準的企業,由資質等級評定初審部門提出降級或吊銷資質證書的意見,報審批部門批準后執行。資質等級的升級應依次逐級上升,不得越級上升。
政府對物業管理公司進行這樣的劃分,并要求其按等級參與招標投標,無疑在競爭機制上為物業管理企業參與投標把好了關,同時也從體制上為維護招標投標競爭秩序,提高企業競爭水平提供了有力保障。應當說,這一舉措不僅將在物業管理行業中建立起公正、公平的市場競爭機制,實現優勝劣汰,而且還將推動全國物業管理招標投標的迅速發展。
2.參與國際投標應履行的手續
物業管理公司參與國際投標,應根據招標物業所在國規定,履行必要的手續。
(1)注冊
在招標物業所在國注冊,使其具有獨立經營的法人資格,這對于進行國際投標的物業管理公司而言是一道必經程序。注冊后經該國政府核準頒發營業執照,公司即可正式營業,參與有關投標工作。
由于不同國家法律法規的差異,他們對異國進入的物業管理公司在注冊與遞交投標書的先后次序上的規定也有所不同。但無論注冊手續在先在后,物業管理公司在申請時都必須按規定提交文件。由于不同國家所要求提交的文件種類不同,本書僅列舉說明一些必須提交的主要文件:
①公司章程。物業管理公司注冊提交的公司章程必須對本公司的治理結構與經營體制做出充分說明,其主要內容包括:公司性質、宗旨、注冊資本、營業范圍、組織機構、經營管理、總管理機構所在地等。值得注意的是,由于我國實行《公司法》時間較短,加之獨特的經濟體制,我國公司成立時報批的組建文件往往與國際慣例有較大差別。因此,國內物業管理公司對外投標時通常需另行準備一份對外適用的公司章程。
②營業執照。國內投標公司提交營業執照副本審查,凡在國內已有營業執照的物業管理公司通常可直接向招標物業所在國提供營業執照,辦理申請注冊手續。
③關于分公司的證明。分公司的證明文件應由物業管理總公司開出,說明該分公司的組織、章程;文件由選定的公證機關公證后生效。
④資產負債表及損益表。這兩份報表從財務的角度反映出物業管理公司的財力、財務狀況及經營管理水平。
⑤曾接管物業的名稱、規模、地點及服務質量等。
⑥辦事處人員名單和任職證書。即由辦事處負責人簽署委任的駐招標物業所在地工作人員名單以及他們的任職證明。
以上文件絕大多數都必須順序經由省(市)公證處、國內外事部門及駐招標物業所在國的中國大使館或領事館公證,以表明文件的簽名、印章屬實,文件的副本、節本、影印本與原本相符。公證之后,諸文件便可生效。
(2)選擇代理人
物業管理公司如果在國外從事投標,必將面臨異域文化所帶來的種種障礙,而房地產項目的固定性以及物業管理服務的無形性,又要求他們必須承擔較之于其他工程承包項目投標更大的風險。此時,聘用代理人承辦注冊、咨詢等自己所不熟悉的當地業務,不僅可節約費用,還可利用代理人對當地物業的熟悉程度,增加其投標成功的可能性。
當然,代理的這些優勢必須建立在代理人優秀的前提之上,因此如何選擇合適的代理人也將成為投標公司必須認真對待的一個重要問題。通常,代理人的作用主要表現在以下幾點:
①業務咨詢。代理人應當利用其在當地廣泛的社會關系與以往經驗向投標公司提供相關的重要信息,包括重大項目的招標信息;開發商情況;當地法律、經濟情況;社會風俗習慣;勞務雇用管理等。為物業管理公司熟悉國外物業管理規定及服務要求提供幫助,這是代理人應提供的基本服務之一。
②業務代理。代理人還可為物業管理公司的日常業務運作提供服務,這些工作包括代辦各種例行手續,代為尋找當地合作伙伴,提供投標所需單價、費率等。這些服務可以提高投標者工作效率,降低其交易成本。
③矛盾協調。物業管理公司在異地從事投標,與當地業主必然會在文化、風俗等方面存在差異,加之服務行業本身與個人滿足程度密切相關的特性,雙方之間出現摩擦和爭議在所難免。此時,代理人則可在其中充分發揮“潤滑劑”的作用,妥善協調解決矛盾。
物業管理公司在考慮了自身業務需要與代理成本之后,便可在當地的中介服務公司中慎重選擇滿足條件的代理人。選擇代理人時,投標公司應從自身的弱勢及代理人可提供的互補優勢出發,根據成本效益原則,綜合評價做出決策。
代理人作為中介咨詢公司是以其技術與智力提供服務,因此衡量其能力應首先考慮技術條件,其他因素次之。投標公司選擇代理人時應以代理公司的技術勝任能力、管理能力、資源可用性、業務獨立性、取費結構及執業素質作為基礎。
①技術勝任能力。即中介咨詢公司有能力為業主提供一個經過專業教育與訓練、具有實際經驗的組織團體來承擔被委托的任務。投標公司的判斷可根據以下資料分析作出:
a.察看公司以往在合同任務實施過程中所采用的方法及技術處理手段的說明材料。
b.調查該公司及其工作人員曾經在類似地區承擔類似物業項目情況。
c.審查將要從事該項目的所有工作人員的經驗和資歷。
d.了解該公司以前顧客對其工作成績的評價。
②管理能力。中介咨詢公司必須具有與物業項目規模與類型相匹配的管
理技能,必須適當安排人力資源、合理調整工作規劃。在提供服務全過程中,代理者還必須要善于與承包商、供應商、貸款機構及政府機構打交道,同時向委托方報告工作進展,以使其能及時和準確地作出決定。對于這一指標評價所采用的方法主要有:
a.考查咨詢總工程師以往業績成就記錄。
b.考查被提名的項目經理以往業績成就紀錄。
c.詢問咨詢工程師對該物業項目管理的意見。
d.判斷自己與咨詢工程師在原則問題上是否具有協商基礎。
③資源可靠性。即公司是否具備足夠的咨詢能力和人員來提供服務,以保證必要的技術標準和時間。資源可靠性的評價可參照以下標準:
a.考查被提名參加該項目工作班子的技術與管理人員的能力。
b.詢問代理公司在提供服務過程中對各參加者職責委派所作出的安排,及其對自己應承擔義務的了解。
c.調查該公司的聲譽及財力狀況。
④職業獨立性。中介咨詢服務作為一種獨立業務,應當符合fidic合同條款中有關職業道德規范、職業身份、權限及職業獨立性等諸項規定。投標公司可通過詢問調查等方式去了解咨詢工程師是否與可能影響其職業判斷的商業、制造業或承包活動有直接或間接的利益關系,能否客觀完成被委派的任務,并且通過應用合理的技術與經濟原理使委托方獲得最佳效益。
⑤取費合理性。投標公司判斷中介公司取費標準是否合理,應遵循國家有關部門的相應規定,有時還可參考fidic合同條款建議的取費標準。
⑥執業誠實性。投標公司與代理公司必須建立起一種相互信任的關系。委托方不應過多干預代理公司的工作,而代理公司更不得串通第三人蒙蔽委托方。因此物業管理公司必須通過調查其以前客戶或合作伙伴衡量中介咨詢公司是否具有執業誠實性。
在考察了以上條件之后,投標公司則可根據物業項目的規模、服務內容的復雜性與重要性來確定代理公司。通常這一決策可經歷以下幾個步驟:
①確定選擇范圍。投標公司應當預測該招標物業服務所需的人力資源及其對人力資源的要求,并將可能需要的服務內容進行分類。例如:要求的專業知識領域和服務類型,對該物業服務要求的詳細說明,地區特征因素(如地理位置、交通條件),將要簽訂的合同類型等。
②資格預審。將具備接受委托資格的中介咨詢公司按條件優劣順序排隊。
③分析預選。物業管理公司可根據中介咨詢公司的經驗資歷、人力資源可靠性、財力狀況、以往履約情況、主要經營活動區域、與同行關系、政治社會和環境敏感性、要求的擔保標準等條件進行逐一分析,選出3~5家候選公司。
④條件商議。接下來物業管理公司則應分別與候選公司商議合作條件,并要求各候選公司就以下幾點提出建議書:工作內容說明;與該合同有關的證明單據和資料;資料說明;附有詳細說明的其他替代方案;培訓計劃;過去在性質類似項目中的經驗;資金控制的詳細情況;工作人員的規模與職責;為實施該合同任務而提出的組織與管理的模式;對當地條件的了解;地區的資源;用于該服務項目的技術手段;資源的可利用性。
⑤審核排序。投標公司應詳細審議中介咨詢公司所提交建議書中的所有細節,實地考察該咨詢公司以前和目前正在提供的代理服務,獲取更多的資料,并按這些公司的條件優劣順序將建議書進行排列。
⑥接洽談判。投標公司可先邀請排名第一位的中介咨詢公司討論合同款項及取費標準,談判應盡可能詳細地對合同主要條款及法律要求等做出規定。如果與第一家談判失敗,投標公司必須通過書面形式告知該公司,然后再與第二家進行談判,直至達成滿意的協議為止。
一旦選定,物業管理公司便可與該代理公司簽訂一份正式的代理協議,以作為界定雙方權利義務的法律依據。通常代理協議包括以下內容:
a.協議雙方注冊的法人名稱、公司地址、法人代表姓名和職務。
b.簽訂協議的目的與性質。
c.代理范圍,包括代理的業務范圍和時間范圍。
d.代理物業名稱及代理期限。
e.代理雙方的義務和職責。這應當是合同的主要部分。
代理人可能承擔的義務主要有:向委托人提供信息及有關法律法規資料;協助委托人參與競標;推薦可靠的投標合作者;協調委托人與當地有關部門及業主三方之間的關系;其他代理工作。
委托人可能應履行的職責主要有:向代理人支付代理費;履行協議條款;支持代理人開展代理業務的工作,必要時提供代理人所需資料。
f.代理費及其支付辦法。
按某些國家規定,代理協議應呈報政府有關部門登記注冊,如有必要,還需由公證部門予以公證。
(二)籌措資金
物業管理公司的財力狀況也是衡量其實力的重要因素,它必須要能滿足公司投標全過程及中標后的管理需要。因此投標公司應根據自身財務狀況及招標物業管理所需資金,做好資金籌措準備,以使自己有足夠資金通過投標資格預審。
投標企業可以考慮的資金來源渠道主要有自有資金積累和銀行貸款。其中自有資金積累取決于物業管理公司的經營與盈利狀況,而銀行貸款則取決于公司的融資政策與信用狀況。投標公司可根據招標物業規模、自身收益情況及成本分析決定資金來源結構。
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bsp; 如物業管理企業需向銀行申請貸款,則應遵照以下程序進行:
(1)遞交文件,提出申請。公司所提交的文件包括申請書、財務報表、物業項目情況說明、資金用途計劃等。
(2)接受資信審查。
(3)取得貸款擔保。
(4)簽訂貸款合同。合同主要內容包括貸款期限、貸款利率、用款計劃與還款計劃等。
(三)收集招標物業相關資料
招標物業的相關資料是物業管理公司進行投標可行性研究必不可少的重要因素。因此,物業管理公司在投標初期應多渠道多方位全面搜尋第一、二手資料。這些資料的范圍不僅包括招標公司和招標物業的具體情況,還應包括投標競爭對手的情況。
公司可能的資料來源大致有以下幾個方面:
(1)報章雜志。報紙或相關雜志歷來是各種招標信息公開發布的傳統渠道,而且許多物業及物業管理公司的有關情況也會在各種雜志上有介紹。有意識地留意這些地方,往往會使物業管理公司獲得意想不到的有用信息。
(2)網絡傳輸。在時間就是速度的信息時代,隨著網絡技術的快速發展,愈來愈多的信息交流可通過因特網迅速通暢地完成。為適應電子商務的發展趨勢,許多招標投標公司紛紛建起了自己的網站,各種招標信息也開始在網上進行發布,如中國招標投標網就已開通了網上招標投標及投標代理業務。可以預見,網上招標投標必將成為招標投標未來發展的主流。網絡自然也為投標者搜集信息提供了一種全新快捷的工具。
(3)同行業公司。當存在物業管理分包時,公司通常可通過同行業的總包人獲取招標相關信息;此外,公司還可在與其他公司進行一般業務交流時,得到競爭對手的一些資料。
可是,要在浩如煙海的信息中尋找篩選出恰當相關的資料,其收集工作的繁瑣是可以想見的,更為重要的工作還在于收集之后的整理、分析。情報工作人員應按資料的重要性、類別進行分門別類,以便于投標工作人員使用,由此得出的最有價值的信息將為投標公司下一步的可行性研究提供分析基礎。
(四)進行投標可行性分析
一項物業管理投標從購買招標文件到送出投標書,涉及大量的人力物力支出,一旦投標失敗,其所有的前期投入都將付之東流,損失甚為可觀。這必然要求物業管理投標公司在確定是否進行競標時務必要小心謹慎,在提出投標申請前做出必要的可行性研究,不可貿然行事。
1.招標物業條件分析
(1)物業性質。了解區分招標物業的性質非常重要。因為不同性質的物業所要求的服務內容不同,所需的技術力量不同,物業管理公司的相對優劣勢也差異明顯。
例如,對于住宅小區的物業管理,其目的是要為居民提供一個安全、舒適、和諧、優美的生活空間,不僅應有助于人的身心健康,還需對整個城市風貌產生積極影響。因此,在管理上就要求能增強住宅功能,搞好小區設施配套,營造出優美的生活環境。其物業管理具體內容也應圍繞這一目標安排。
與之相對應,服務型公寓則更注重一對一的服務特色。它既要為住戶提供酒店式服務,又要營造出溫馨的家庭氣氛,其服務內容也就更加具體化、個性化,除了日常清潔、綠化服務外,還應提供各種商務、醫療服務等。
而對于寫字樓,其管理重點則放在了“安全、舒適、快捷”上。故其管理內容應側重于加強閉路監控系統以確保人身安全,增設保安及防盜系統以保證財產安全,開辟商場、酒家、娛樂設施及生活服務設施以方便用戶生活,完善通訊系統建設以加強用戶同外部聯系等方面。
這些不同的管理內容必然對物業管理公司提出不同的服務要求和技術要求,而具有類似物業管理經驗的投標公司無疑可憑借其以往接管的物業在投標中占有一定的技術和人力資源優勢。
(2)特殊服務要求。有些物業可能會由于其特殊的地理環境和某些特殊功用,需要一些特殊服務。這些特殊服務很可能成為某些投標公司的優勢,甚至可能導致競標過程中的“黑馬”出現,物業管理公司必須認真對待,在分析中趨利避害。他們可考慮這些特殊服務的支出費用及自身的技術力量或可尋找的分包伙伴,從而形成優化的投標方案;反之,則應放棄競標。
(3)物業招標背景。這是對招標文件的留意。有時招標文件會由于招標者的利益趨向而呈現出某種明顯偏向,這對于其他投標公司而言是極為不利的。因此在閱讀標書時,物業管理公司應特別注意招標公告中一些特殊要求,這有利于物業管理公司做出優劣勢判斷。
如公告中寫明“歡迎××物業管理公司參加投標”,此時則可能出現當其他公司與××公司的標價和服務質量相同時,開發商會優先選擇后者的情況。再如,××物業的物業管理招標書上寫明必須提供某項服務,而本地又僅有一家專業服務公司可提供該項服務,則投標公司應注意開發商與該專業服務公司是否關系密切,以及其他物業管理公司與該專業服務公司是否有合作關系等。
這些細枝末節看似無關緊要,可一旦忽略,則有可能導致投標失敗,不僅投標者的大量準備工作徒勞無功,而且還會影響公司聲譽。
(4)物業開發商狀況。這一層面的分析包括開發商的技術力量、信譽度等。因為物業的質量取決于開發商的設計、施工質量,而有些質量問題只有在物業管理公司接管后才會出現,這必然會增大物業管理公司的維護費用和與開發商交涉的其他支出,甚至還有可能會影響物業管理公司的信譽。因此,物業管理公司通過對開發商以往所承建物業質量的調查,以及有關物業
管理公司與之合作的情況,分析判斷招標物業開發商的可靠性,并盡量選擇信譽較好、易于協調的開發商所開發的物業,盡可能在物業開發的前期介入,這樣既可保證物業質量,也便于其日后管理。
2.本公司投標條件分析
(1)以往類似的物業管理經驗。已接管物業往往可使公司具有優于其他物業管理公司的管理或合作經驗,這在競標中極易引起開發商注意。而且從成本角度考慮,以往的類似管理也可在現成的管理人員、設備或固定的業務聯系方面節約許多開支。故投標者應針對招標物業的情況,分析本公司以往類似經驗,確定公司的競爭優勢。
(2)人力資源優勢。公司是否在以往接管物業中培訓人員,是否具有熟練和經驗豐富的管理人員,是否與其他在該物業管理方面有豐富經驗的專業服務公司有密切合作關系。
(3)技術優勢。即能否利用高新技術提供高品質服務或特殊服務,如智能大廈等先進的信息管理技術,綠色工程以及高科技防盜安全設施等。
(4)財務管理優勢。公司在財務分析方面是否有完善的核算制度和先進的分析方法,是否擁有優秀的財務管理人才資源,是否能多渠道籌集資金,并合理開支。
(5)劣勢分析。這主要體現在競爭者的優勢上,詳見下面的分析。
3.競爭者分析
(1)潛在競爭者。有時在競標中可能會出現某些剛具有物業管理資質的物業管理公司參與競標的情況。他們可能幾乎沒有類似成熟的管理經驗,但在某一方面(如特殊技術、服務等)卻具有絕對或壟斷優勢。由于他們進入物業管理行業不久,許多情況尚未能為人所知,他們雖然默默無聞,容易被人所忽略,卻很有可能成為競標中的“黑馬”,這樣的競爭對手不僅隱蔽而且威脅巨大。對于這些陌生的競爭者,投標公司不可掉以輕心,必須認真對待。這實際上又從另一方面強調了物業管理公司全面搜集資料工作的重要性。
(2)同類物業管理公司的規模及其現接管物業的數量與質量。通常大規模的物業管理公司就意味著成熟的經驗、先進的技術和優秀的品質,就是在以其規模向人們展示其雄厚的實力,尤其在我國現階段大多數物業管理公司還屬于房地產開發企業,專業性服務公司尚不成氣候的情況下,規模大小在很大程度上將影響招標者的選擇判斷。此外,公司現有的正在接管的物業數量、所提供服務的質量則可從另一方面更為真實地反映出其實力大小。
(3)當地競爭者的地域優勢。物業管理提供的是服務,其質量的判定在很大程度上取決于業主的滿足程度。當地的物業管理公司可以利用其對當地文化、風俗的熟悉提供令業主滿足的服務。較之異地進入的物業管理公司,他們一來可減少進入障礙,二來可利用以往業務所形成的與當地專業性服務公司的密切往來,分包物業管理,從而具有成本優勢,同時他們還可能由于與當地有關部門的特殊聯系而具有某些關系優勢。
(4)經營方式差異。現有物業管理公司的組織形式有兩種:一是實體性,內部分為兩個層次,即管理層和作業層,管理層由有經營頭腦的人組成,作業層由與服務內容相關的操作人員組成;二是純由管理人員組成,無作業層,他們通常不帶工人隊伍,而是通過合同形式與社會上各類專業服務企業形成松散的聯合,以合同方式將物業管理內容發包給相關的服務企業。這兩種不同組織形式決定了他們不同的經營方式,前者通常具有較強的統一協調性,但管理成本較高;后者則相對靈活,管理成本低,但需要有優秀的專業性服務公司與之配合,因而他們的投標積極性與報價也相應呈現差異。投標公司可針對招標物業所在地具體情況對其區別對待,權宜從事。
4.風險分析
在國內從事物業管理投標,通常可能面臨的風險有:
(1)通貨膨脹風險。主要是指由于通貨膨脹引起的設備、人工等價格上升,導致其中標后實際運行成本費用大大超過預算,甚至出現虧損。
(2)經營風險。即物業管理公司由于自身管理不善,或缺乏對當地文化的了解,不能提供高質量服務,導致虧損甚至遭業主辭退。
(3)自然條件。如水災、地震等自然災害發生而又不能構成合同規定的“不可抗力”條款時,物業管理公司將承擔的部分損失。
(4)其他風險。如分包公司不能履行合同規定義務,而使物業管理公司遭受經濟乃至信譽損失等。
此外,當物業管理公司從事國際投標時,還可能面臨政治風險。
這些因素都可能導致物業管理公司即使競標成功也會發生虧損,但這也絕非不可避免。物業管理公司必須在決定投標之前認真考慮這些風險因素,并從自身條件出發,制訂出最佳方案規避風險,將其可能發生的概率或造成的損失盡量減少到最小。
二、投標實施步驟
在通過資格預審之后,物業管理公司便可按以下步驟實施投標
(一)購買閱讀招標文件
物業管理公司要想取得招標文件必須向業主購買,而取得招標文件之后,如何閱讀成為關系到投標成敗的重要環節。
首先,招標文件可能會由于篇幅較長而出現前后文不一致、某些內容不清晰的情況。這些錯誤雖是由于招標業主的原因,但若投標企業在投標前不加重視,甚至不能發現,將可能影響投標標價的制定,以至影響投標的成功,甚至還可能影響中標后合同的履行。因此,投標企業在這一階段,應本著仔細謹慎的原則,閱讀并盡可能找出錯誤,再按其不同性質與重要性,將這些錯
誤與遺漏劃分為“招標前由業主明確答復”和“計人索賠項目”兩類。
其次,從事國際投標的公司還應注意招標文件的翻譯。不同的翻譯可能會導致招標文件內容面目全非,而由精通外語的計價員直接閱讀招標文件則是解決這一問題的理想辦法。
此外,招標公司還應注意要對招標文件中的各項規定,如開標時間、定標時間、投標保證書等,尤其是圖紙、設計說明書和管理服務標準、要求和范圍予以足夠重視,作出仔細研究。
(二)考察現場
通常,開發商或業主委員會將根據需要組織參與投標的物業管理公司統一參觀現場,并向他們做出相關的必要介紹,其目的在于幫助投標公司充分了解物業情況,以合理計算標價。在考察過程中,投標人還將就投標公司代表所提出的有關投標的各種疑問做出口頭回答,但這種口頭答疑并不具備法律效力。只有在投標者以書面形式提出問題并由招標人做出書面答復時,才能產生法律約束力。
根據慣例,投標人應對現場條件考察結果自行負責,開發商將認為投標者已掌握了現場情況,明確了現場物業與投標報價有關的外在風險條件。投標人不得在接管后對物業外在的質量問題提出異議,申明條件不利而要求索賠(當然,其內在且不能從外部發現的質量問題除外)。因此,投標公司對這一步驟不得掉以輕心,必須就以下方面進行細致了解:
(1)若物業管理在物業竣工前期介入,則應現場查看工程土建構造,內外安裝的合理性,尤其是消防安全設備、自動化設備、安全監控設備、電力交通通訊設備等,必要時做好日后養護、維護要點記錄,圖紙更改要點記錄,交與開發商商議。前期介入的優點在于物業管理公司可與業主更好地協調,有利于其接管后的管理。物業管理公司應盡量利用這一機會,認真準備、仔細查看,參與業主的設計開發,甚至可以就業主設計的不合理之處提出修改意見,或提出更好的設計建議。
(2)若物業已經竣工,則物業管理公司應按以下標準視察項目:
①工程項目施工是否符合合同規定與設計圖紙要求;
②技術經檢驗達到國家規定的質量標準,能滿足使用要求;
③竣工工程達到窗明、地凈、水通、電亮及采暖通風設備運轉正常;
④設備調試、試運轉達到設計要求;
⑤確保外在質量無重大問題;
⑥周圍公用設施分布情況。
(3)主要業主情況,包括收入層次、主要服務要求與所需特殊服務等。這些情況可由投標公司自行安排人員與時間進行調查。
(4)當地的氣候、地質、地理條件。這些條件與接管后的服務密切相關。例如,上海的氣候四季分明,晝夜溫差較大,春夏之交還有黃梅季節,因此這里的物業注重朝向、通風與綠化,相應其物業管理也更應注意加強環境維護與季節更替時的服務。再如素有“山城”之稱的重慶,其特點在于春秋兩季不分明,濕度大,夏季氣候悶熱,且由于地勢起伏大,交通甚為不便,因此這里的物業管理則應突出交通便利服務與夏季的防暑工作。由此可見,這些地理與氣候的差異必然導致具體服務內容的差異,只有當物業管理公司了解這些差異時,其服務才會有的放矢,事半功倍。
(三)制定管理服務方法及工作量
通常投標公司可根據招標文件中的物業情況和管理服務范圍、要求,詳細列出完成所要求管理服務任務的方法及工作量。
住宅小區的特點在于規劃集中,功能多樣,產權多元,管理復雜。為突出其居住、服務、經濟功能,物業管理內容應包括房屋的維護與修繕管理、環境的維護管理、市政公用設施的維護管理及綠化、治安管理等,其管理重點應是日常維護、修繕。
對于寫字樓,其管理側重于為該樓宇中的工作人員提供一個舒適的工作環境,服務內容應包括裝修圖紙審批、維修服務、保安服務、清潔服務、咨詢服務、公關服務等,其重點應突出清潔、安全保衛工作。
商業樓宇管理的重點則在于建立良好的商業形象,以吸引更多消費者,故其日常管理工作包括安全保衛工作、消防工作、設備管理、清潔衛生工作、車輛管理工作等,其重點應是保安、清潔工作。
工業廠房與倉庫的管理因關系到產品質量與丟失損壞等問題,其服務項目主要是做好各項保障事務,如材料、物資、設備、工具的供應保障;工作生活設施及工作條件的保障;優美環境和娛樂的保障等,其重點應放在材料、物資及工作條件的安全保障之上。
投標物業可根據招標物業性質及所要求服務的內容,制定和規劃管理服務內容及工作量。這里,以最常見的住宅公寓為例,制定管理服務內容及工作量。
(四)制定資金計劃
資金計劃應當在確定了管理服務內容及工作量的基礎上制定。制定資金計劃目的主要有二:一是復核投標可行性研究結果;二是做好議標階段向開發商或業主作承包答辯的準備。資金計劃應以資金流量為根據進行測算,一般說來,資金流入應當大于流出,這樣的資金計劃安排對評標委員會才具有說服力。通常物業管理公司經營中主要的現金流入和流出項目為:
(1)標書規定的預付款、保證金等。
(2)接管期間費用支出。
(3)接管期間收入。
(4)其他資金來源。
(五)標價試算
以上工作完成后,投標者
便可進行標價試算。試算前,投標者應確保做到以下幾點:
(1)明確領會了招標文件中的各項服務要求、經濟條件;
(2)計算或復核過服務工作量;
(3)掌握了物業現場基礎信息;
(4)掌握了標價計算所需的各種單價、費率、費用;
(5)擁有分析所需的、適合當地條件的經驗數據。
通常,在確定了工作量之后,即可用服務單價乘以工作量,得出管理服務費用。但對于單價的確定,不可套用統一收費標準(國家規定了管理服務單價的除外),因為不同物業情況不同,必須具體問題具體分析。同時,確定單價時還必須根據競爭對手的狀況,從戰略戰術上予以研究分析。
(六)標價評估與調整
對于上述試算結果,投標者必須經過進一步評估才能最后確定標價,這主要是因為:
(1)試算所用基礎數據可能部分是預測性的,部分為經驗性的,不夠精確可靠,估價人員應當對預測和經驗數據的適用基礎進行審查,必要時予以調整。
(2)風險等不可預見費用是主觀設定的,應在計算結束后予以復核,綜合各渠道所得信息分析做出報價決策。
(3)可能由于估價人員比較保守,致使估價偏高,對此可參考幾個估價人員的估價結果,取平均值確定最終報價。
現行標價的評估內容大致包括兩方面:一是價格類比;二是競爭形勢分析。分析之后便可進行標價調整。
通過這一步驟,投標公司便可以確定出最終標價。
(七)辦理投標保函
由于投標者一旦中標就必須履行受標的義務,為防止投標單位違約給招標單位帶來經濟上的損失,在投遞物業管理投標書時,招標單位通常要求投標單位出具一定金額和期限的保證文件,以確保在投標單位中標后不能履約時,招標單位可通過出具保函的銀行,用保證金額的全部或部分為投標單位賠償經濟損失。投標保函通常由投標單位開戶銀行或其主管部門出具。
投標保函所承擔的主要擔保責任有:
(1)投標人在投標有效期內不得撤回標書及投標保函。
(2)投標人被通知中標后必須按通知書規定的時間前往物業所在地簽約。
(3)在簽約后的一定時間內,投標人必須提供履約保函或履約保證金。
如果投標人違反上述任何一條規定,招標人就有權沒收投標保函,并向銀行索賠其擔保金額。若投標人沒有中標或沒有任何違約行為,招標人就應在通知投標無效或未中標或投標單位履約之后,及時將投標保函退還給投標人,并相應解除銀行的擔保責任。
通常辦理投標保函應經過以下程序:
(1)向銀行提交標書中的有關資料,包括投標人須知,保函條款、格式及法律條款等。
(2)填寫《要求開具保函申請書》及其他申請所要求填寫的表格,按銀行提供的格式一式三份。
(3)提交詳細材料,說明物業管理服務量及預定合同期限。
投標保函的主要內容包括:擔保人、被擔保人、受益人、擔保事由、擔保金額、擔保貨幣、擔保責任、索償條件等。保函的有效期限通常在投標人須知中有規定,超過保函規定的有效期限,或在有效期內招標人因故宣布本次招標作廢,投標保函自動失效。有效期滿后,投標人應將投標保函退還銀行注銷。
除辦理投標保函外,投標方還可以保證金的形式提供違約擔保。此時,投標方保證金將作為投標文件的組成部分之一。
投標方應將保證金于投標截止之日前交至招標機構指定處。投標保證金可以銀行支票或現金形式提交,保證金額依據招標文件的規定確定。未按規定提交投標保證金的投標,將被視為無效投標。
中標的投標方的保證金,在中標方簽訂合同并履約后5日內予以退還;未中標的投標方的保證金,在定標后5日內予以退還,均不用支付利息。
(八)封送標書、保函
投標文件全部編制好以后,投標人就可派專人或通過郵寄將標書投送給招標人。
封送標書的一般慣例是,投標人應將所有投標文件按照招標文件的要求,準備正本和副本(通常正本1份,副本2份)。標書的正本及每一份副本應分別包裝,而且都必須用內外兩層封套分別包裝與密封,密封后打上“正本”或“副本”的印記(一旦正本和副本有差異,以正本為準),兩層封套上均應按投標邀請書的規定寫明投遞地址及收件人,并注明投標文件的編號、物業名稱、“在某日某時(指開標日期)之前不要啟封”等。內層封套是用于原封退還投標文件的,因此應寫明投標人的地址和名稱,若是外層信封上未按上述規定密封及做標記,則招標方的工作人員等對于把投標文件放錯地方或過早啟封概不負責。由于上述原因被過早啟封的標書,招標人將予拒絕并退還投標人。
所有投標文件都必須按招標人在投標邀請書中規定的投標截止時間之前送至招標人。投標文件從投標截止之時起,有效期為30天。招標人將拒絕在投標截止時間后收到的投標文件。
三、定標后的工作
(一)中標后的合同簽訂與履行
經過評標與定標之后,招標方將及時發函通知中標公司。中標公司則可自接到通知之時做好準
備,進入合同的簽訂階段。
通常,物業委托管理合同的簽訂需經過簽訂前談判、簽訂諒解備忘錄、發送中標函、簽訂合同協議書幾個步驟。由于在合同簽訂前雙方還將就具體問題進行談判,中標公司應在準備期間對自己的優劣勢、技術資源條件以及業主狀況進行充分分析,并盡量熟悉合同條款,以便在談判過程中把握主動,避免在合同簽訂過程中利益受損。同時,物業管理公司還應著手組建物業管理專案小組,制訂工作規劃,以便合同簽訂后及時進駐物業。
物業委托管理合同自簽訂之日起生效,業主與物業管理公司均應依照合同規定行使權利、履行義務。
(二)未中標的總結
競標失利不僅意味著前期工作白白浪費,而且還將對公司聲譽產生不利影響,因此,未中標公司應在收到通知后及時對本次失利的原因做出分析,避免重蹈覆轍。分析可從以下幾方面考慮:
(1)準備工作不充分。投標公司在前期收集的資料是否不夠充分,致使公司對招標物業的主要情況或競爭者了解不夠,因而采取了某些不當的策略,導致失利。
(2)估價不準。投標公司還可分析報價與中標標價之間的差異,并找出存在差異的根源,是工作量測算得不準,還是服務單價確定得偏高,或是計算方法不對。
(3)報價策略失誤。這里包含的原因很多,投標公司應具體情況具體分析。
對于以上分析得出的結果,投標公司應整理并歸檔,以備下次投標借鑒參考。
(三)資料整理與歸檔
第6篇 物業區公共場地使用管理工作程序
物業轄區公共場地使用管理工作程序
1 目的
維護業戶/使用人利益,保障公共場地規范、合理使用。
2 適用范圍
適用于轄區內公共場地的使用管理。
3 職責
3.1 客服部負責巡查、糾正公共場地不規范使用現象。
3.2 客服助理、保安員負責對樓道、屋面、門崗、等處不規范使用現象進
行巡查、糾正,并及時向客服部匯報。
3.3 管理公司其他人員在發現公共場地不規范使用現象時,均有責任制止或向有關人員報告。
4 工作程序
4.1 客服部
4.1.1 客服部在日常工作時應注意檢查業戶/使用人有無未經客服部批準私自使用轄區內的公共場地及在窗外和玻璃上懸掛、張貼招牌及廣告的情況出現。
4.1.2 在業戶/使用人有特殊情況需占用或使用公共場地時,客服部應請業戶/使用人寫出書面申請,在不違反《消防安全管理條例》和物業的美觀整齊的前提下根據'有償使用'的原則,對相應公共場地實行統一規劃,有償使用,同時在《公用場地使用登記表》相應欄目中做好記錄。
4.1.3 對違反公共場地使用規定的,損壞公共場地設施、設備者,物業管理部除責令其拆除、撤銷違章物品、修補破損部位并恢復原狀外,還應根據有關規定作出相應處罰。
4.1.4 客服部在日常工作中應注意檢查公用場地清潔衛生,對于亂涂、亂畫、亂貼等現象應及時制止并根據有關規定作出處理。
4.2保安員及管理公司其他工作人員均有責任對公共場所不規范使用現象進行制止和糾正。
5 流程圖(略)
第7篇 物業管理處入住期日常管理工作內容
進入全面管理階段后,物業管理處將以公司企業標準為指導,主要開展以下工作(但不限于):
1.房屋管理:建筑物以及其附屬物的保養、維修;
2.裝修管理:監督產權人根據物業的裝修管理規定進行房屋裝修;
3.設備設施管理;對物業范圍內的共用設備設施日常的運行、保養、維修;
4.清潔服務:加強清潔員工的管理,維護物業范圍內的清潔衛生;
5.綠化服務:物業范圍內的綠化建設和養護;
6.消防管理:建立消防隊伍,對物業范圍內消防器材、消防設施等管理;
7.安全管理;加強保安隊伍的建設管理,確保物業內安全、舒適;
8.車輛管理:維護行人、車輛的交通秩序,以及車輛停放秩序;
9.產籍管理:指對產權登記過程中所產生的各種圖表、登記資料進行完善和修正,保證產籍的完整、準確、與實際相符;
10.財務管理:對物業管理資金運作和管理。
第8篇 z物業監控管理員工作職責
物業監控管理員工作職責
1. 按規定使用,保養監控消防、ba系統等設備、設施。
2. 定期協助工程技術人員對苑區各類監控、消防ba系統等設備,設施進行檢查,記錄設備運轉情況,發現問題及時匯報管理部處理。
3. 詳細記錄當值期間的工作情況,保持與當值管理人員的暢通聯系,每半小時與各巡邏、保安、大堂、管理崗聯系一次。
4. 忠于職守,工作嚴肅認真,密切注視監控,消防等設備工作情況,必須掌握監查區域內的動態情況,發現問題按程序或應急方案處理。
5. 嚴禁擅自開機,使用電話辦理私人事務,保持專用電話暢通,嚴禁吸煙,看報紙,脫崗,嚴禁與他人在室內閑聊。
6. 對日常工作中發現問題應及時報告,不得延誤,并詳細記錄時間、地點、程度、原因和處理結果,將詳細情況書寫書面報告呈管理處。
7. 保持監控室內的清潔工作,使工作環境良好,嚴禁在室內食用任何物品,免招老鼠侵襲,破壞。
8. 注意保密,無關人員嚴禁闖入,如需查看資料,須得到主管的批準。
第9篇 物業公司人事管理工作時間考勤規定
物業公司人事管理之工作時間與考勤
2.工作時間與考勤
2.1.工作時間
2.1.1 員工每周工作6天。具體工作時間,根據業務開展及運作需要,由各部門編制交由人事行政部審核,報經理審批后執行。
2.1.2 特殊情況下工作時間如有變動,以人事行政部通知為準。
2.2.考勤
2.2.1 打卡制度
1)根據打卡的記錄資料及出勤解釋單和請假單,依據薪酬標準按月薪制計算當月工資;
2)每天按排班表或上班時間打卡;
3)如發現打錯卡或漏打卡或忘記打卡,又或者因業務工作需要外出而無法按時打卡者,應于一個工作日內填寫《出勤解釋單》,按程序報批。一般員工報部門負責人審批,部門負責人報經理審批,并交人事行政部加簽核準。逾期不辦理者,視作缺勤處理。每月打錯卡或忘記打卡共超過5次者,扣20元;
4)人事行政部人事行政專員負責公司考勤管理、監督工作,每月一日整理、統計出勤情況。
2.2.2 遲到與早退
1)工作時間開始后到崗為遲到;
2)工作時間終了前離崗為早退;
3)遲到15分鐘以上,以曠工半日處理(因公外出及請假者除外);
4)無故提前15分鐘以上下班者,以曠工半日處理;
5)遲到或早退處罰措施:每次遲到或早退從當月工資中扣罰10元,一個月出現一次即扣除當月全勤獎,累計三次按曠工一日處理;
6)曠工處罰措施:曠工期間薪資不予計算,曠工半日除扣罰一日半工資(含基本工資及績效工資)外,并扣除當月全勤獎;曠工一日除扣罰三日工資外,并扣除當月全勤獎。連續曠工三日者作自動離職處理,不計發當月薪資。一年內累計曠工達十日者,作自動離職處理,不計發當月薪資。
2.3.加班
2.3.1 本公司如因業務需要,可于辦公時間以外指定員工加班,被指定的員工,除因特殊情況經上級主管批準外,不得拒絕,違者以不服從上級領導論處。
2.3.2 員工加班,事先由直接上級填寫《員工加班申請表》,報部門負責人及人事行政部主管核準(部門負責人須經經理批準)后方可加班,并須按規定打卡,否則不作加班處理(如因上級領導外出未能及時批準的,亦須事先以電話請示征得領導同意)。
2.3.3 本公司原則上除休息日加班先作補休處理外,其余加班(如延長時間加班及節假日加班)按規定計發加班費。因工作繁忙確實無法于六個月內安排補休的,經部門負責人及人事行政部主管核準報經理批準后,方可計發加班工資。
2.3.4 加班工資計算及發放標準:根據相關政策規定及結合公司實際計發。
2.3.5 員工的加班必須以打卡記錄為依據,未打卡而加班者不予計算加班費,加班時間按實計算。特殊原因無法打卡,須填寫《出勤解釋單》報主管領導簽名確認,并由人事行政部主管加簽核準后,方可視作加班。
2.3.6 員工的加班工資由公司財務部憑經審批的《員工加班申請表》及員工 考勤記錄計發。
第10篇 行政后勤管理兼治安消防專責物業工作職責
物業行政后勤管理兼治安消防專責工作職責
⑴負責公司的行政后勤管理工作,諸如:辦公、勞保、福利用品的購買和發放,車輛調度、使用和維修保養工作等;
⑵宣傳、貫徹、執行國家有關治安和消防方面的政策規定,并制定各項實施細則;
⑶負責制定落實小區各項治安、消防制度,嚴格治安管理,落實消防安全責任制;
⑷負責簽定各部門《治安、消防安全協議書》,并督促檢查、考核;
⑸完成領導交辦的其它工作。
第11篇 物業管理公司行政部工作職責12
物業管理公司行政部工作職責(十二)
一、在總經理直接領導下,負責公司日常行政管理工作,編制工作計劃報告,協助總經理貫徹公司董事會的管理意圖,檢查、督促計劃、任務的實施情況。
二、組織公司(項目)規章制度的制定與修改,負責對外來文函的接收、登記和處理,并跟蹤其實施情況,及時向總經理室反饋信息。
三、負責管理、歸檔公司內部資料、公文,對部門(項目)分管資料管理情況進行檢查。
四、負責公司人力資源規劃,儲備和人員招聘、錄用的控制,建立健全相應崗位責任制、工作制度。
五、負責指導、監督部門(項目)依據考核制度,實施月、季、年度工作績效的評估考核。
六、制訂公司培訓計劃,組織實施新員工培訓,提高員工培訓效果。
七、負責公司的物資采購、倉庫管理及服裝管理,配合財務部做好公司的財產管理工作。
八、負責公司后勤保障工作。
九、負責公司各類資質證明的辦理、變更及年檢工作,負責公司來訪人員接待。
十、負責公司對外宣傳活動的落實。
十一、配合公司及相關職能部門收集、匯總、分析市場業務的信息,努力拓展公司業務。
十二、收集客戶信息,為公司決策提供參考依據。
十三、指導、配合部門(項目)調查、分析、處理各類投訴意見,及時回訪客戶/業主。
十四、公司的車輛管理。
第12篇 別墅物業管理早期介入工作規范
別墅項目物業管理早期介入工作
前期物業管理早期介入工作計劃:派項目經理和相關工程技術人員,根據現場具體情況制定和實施員工招聘工作,實施員工崗前專業培訓工作。其他主要任務:
參與工程的規劃、設計、施工、驗收過程。
協助售房、向購房者提供該項目的物業管理咨詢,按照國務院、江蘇省《物業管理條例》協助開發商與購房者簽訂《前期物業管理服務協議》和《業主臨時公約》。
確定現場辦公地點,為開發商和潛在業主聯系提供方便;采購所需的各種物資裝備、辦公用品共計及相關員工的制服;編制各項工作程序和工作進度時間表,以確保核監督各項工作和物業交接的順利完成。完善小區各項管理規定、規范。
處理小區物業的交接程序,保障開發商、業主的合法權利。
根據實地情況,列出改善工程項目工作聯系單,提供給開發商。督促開發商根據存在的問題及時加以改善和完善,改善業主在日后使用中的便利條件,同時為物業管理公司在今后的管理服務過程中提供一個良好的空間和條件。
協助開發商做好《房屋質量保證書》、《房屋使用說明書》'兩書'的制作、發放工作。
做好各項房屋面積測繪資料的手機、統計、明細、測算和存檔工作,竣工圖紙資料和相關設施、設備的資料。
前期介入具體工作:
1.介入開發商規劃、設計、施工、銷售全過程,為開發商提供建設性的建議。
2.從物業建成后的管理角度出發,對設計的規劃、圖紙可操作性和住戶的方便使用以及物業的發展趨勢提出專業性的建議。
3.從設施的配置能否滿足住房普遍需要出發,對物業的設施提供專業性的建議。
4.從物業的長效管理和物業的百年使用大計出發,建筑施工如干線、設備安裝等進行監督檢查,向開發商或業主提供設備保養維護方面的建議,積極參加開發商重大修改回憶。
5.從利于今后物業管理,主動觀察和分析管理難點,有針對性的提出施工方面的建議,編制工程完善和遺漏工程項目聯系單等。
6.積極協助和爭取為開發商辦理或承包設計施工有關通信、寬帶網、燃氣、照明、綠化園藝工程、小區市政、小區智能化設施(保安監控、家庭防盜、電子對講機、電子巡更、可視對講機)等工程。
7.根據開發商、施工單位的要求和協議,為開發商和施工隊伍提供前期介入物業管理相關服務。
8.參與部分驗收、竣工驗收和綜合驗收,認真負責做好物業接管驗收工作。
9.爭取開發商的理解和邀請,認真參與施工單位的分部驗收和竣工驗收,熟悉和掌握一手資料。
10.參與由政府部門組織的綜合驗收,掌握物業全面狀況。
11.找開發商書面通知的安排日程,按規范及時組織物業驗收接管,對驗收過程中發現的問題必須及時約請開發商協商解決。
12.提請和協助開發商手機提供國家法律規定的所有接管圖紙資料。
13.做好住戶入住和全面運轉實施物業管理的準備工作;做好員工招聘和培訓工作,確保員工應知應會,確保員工具備基本上崗素質。
14.制定物業管理制度和各項規定,制定入住手冊(用戶手冊),建立住戶基本檔案(入伙通知書、證件、購(租)房合同、住戶登記表、戶冊、維修臺帳、住戶來信來訪都記錄、業主臨時公約、前期物業管理協議、住宅裝飾裝修管理服務協議書、裝修申請表及物件、裝修臺賬)。
15.與開發商協助確定房屋設施設備驗收、接管的具體日程安排,按建設部《物業驗收接管規定》,有計劃的進行接管前的驗收,對驗收過程中發現的工程遺留問題或需要完善的項目,按程序修改后方可接受。
16.接收和妥善分類保管住房鑰匙。
