管理處客戶服務中心主任崗位工作說明書
管理處(客戶服務中心)主任崗位工作說明書
姓名崗位(職位)管理處(客戶服務中心)主任所屬部門管理處(客戶服務中心)
直屬上司物業經理崗位(職位)物業經理直屬下級物業助理、清潔領班、會所主管
工作職責在經理領導下,負責物業管理處(客戶服務中心)全面工作。領導管理處(客戶服務中心)全體員工履行管理、監督、協調、公關、服務的職能。
工作內容
1、在經理領導下,負責管理處(客戶服務中心)全面工作。領導管理處全體員工履行管理、監督、協調、公關、服務的職能。
2、參加經理主持的每周例會。組織主持工程、保安、清潔、租賃、會所每日例會,協調各部門關系,做好工作日記及部門每周例會主持,落實公司任務,并向經理匯報例會中有爭議或重大問題。
3、制定管理部員工培訓計劃,定期開展員工業務培訓,規范工作流程服務標準,全面提高員工思想素質的業務水平。認真貫徹關于物業管理的各項法規、政策、標準,組織落實上級主管部門下達的有關任務。收集、整理、匯總、印發各類有價值的信息。定期/不定期組織相關部門學習。
4、帶領下屬做好巡樓工作(第日巡查一片),審閱各物業助理日記,監督、檢查、指導本部門員工執行落實公司規章制度,勞動考勤紀律的情況,處理一般違紀行為,每月考評表次月2號交,定期進行考核。對下屬的值班排班、考核、考勤及工作紀律、工作程序、服務質量進行監督。
5、及時處理下屬未能有效解決的投訴、突發事件,對超出能力外的問題立即向上級匯報;對服務工作質量進行跟蹤回訪。定期收集走訪業戶用戶意見和建議,反饋至相關職能部門改進工作,必要時發《工作單》并匯報至經理處,突發事件處理要多與上級反映,事后呈交書面報告。
6、負責帶領下屬做好物業接管、交收樓等工作;全面掌握統計物業及其配套設施及業戶入住、裝修、出租等情況,建立建全相關檔案及業戶檔案。
7、督導下屬起草事件報告,給業主的信函公文,帶領下屬與業戶保持良好工作關系。
8、帶領下屬做好管理費、水電費、停車場使用費、租金等費用的收繳工作,每月提交收費統計表,分折表。
9、檢查小區公共設施運行情況,監督、檢查當日維修工作的跟進情況,及時組織回訪,每月組織工程,保安清潔,行政等部門對物業區域進行一次月檢,報交月檢報告。
10、落實創優考評的工作,督導、協助工程、保安、清潔、綠化、人事行政、財務等到部門工作。
11、組織社區文化活動,搞好社區文化建設,一年最少3次。
12、經理交辦的其他任務:每年業戶走訪率100%;及時更新業戶/租戶聯系表,職能部門聯系表;開展社區精神文明,消防等各種宣傳。
13、協調與業委會關系,建立保持與物價,居委,房管,城管等機關部門良好工作關系;
14、督促外判單位、業務單位正常開展工作。
權限
1)人事權:
對管理處班組長及以下的各級員工有組閣權、獎懲權、調配崗位的決定權,解聘的建議權;
管理處編制范圍內的臨時員工招聘錄用權;
管理處員工200元范圍內的調薪建議權;
對管理處員工值班、公休有安排、調動、補休方式的決定權;薪資補償方式的建議權;對人事行政部門提供的本部門員工的考勤有確認權;對管理處員工的考評權;
對管理處員工因工外出未打卡有簽名確認權力;對員工已確認按時到崗但因其自己原因未打卡的3次/人/年度有確認權;對管理處員工加班的審報權及確認權;
對管理處員工1天以內病請假有審批權;
對遲到/早退30分鐘以內/次的管理處員工扣罰其基本工資20%以內的權力;對管理處員工曠工/次有扣罰其基本工資100%以內的權力;對管理處員工年遲到/早退超三次有扣罰其基本工資20%以內的權力;
有要求管理處各部門主管/班組長培養副手的權力;
2)財務權:
按公司相關財務手續申請獎金的權力。
按公司相關財務手續辦理報銷的權力。
按公司規定使用各類備用金的權力。
要求財務部及時提供收費狀況的權力,以便于及時跟進費用催款工作。
3)行政管理權:
主持管理處的各類工作會議;主持管理處日常管理工作;組織實施管理處的工作目標、工作計劃、工作標準、工作程序、管理制度、工作規程的權力;
按公司相關規定,會同審批各類經濟合同權(如保險合同、消防系統維護、電梯維護、外墻清洗);對500元以上至3000元以下有建議權;
有檢查、記錄、考核管理處員工工作狀況的權務,獎懲管理處員工的權力;有定期不定期要求管理處班組長出示、收集各類數據、報表、原始憑證、值班/巡查/走訪記錄等相關資料的權力;
對客戶投訴事務協調組織工程、保安、財務等部門共同處理權力;對責任部門完成情況有安排回訪的權力,對客戶仍滿意的有向經理匯報的權力;
每年走訪客戶,發出'服務意見調查表',并將客戶意見匯總、分類轉呈相關責任部門,跟進責任部門整改效果的責任;
接受客戶裝修申請,按規章制度、程序轉呈工程部;
4)申請支持權:
根據管理處的工作進展,申請專項經營資金和其他資金支持;
申請修改管理處的組織架構和人員定編、招聘計劃;
申請業務支持(如對公司車輛);
申請專項事件調查權;
申請公章權;
與相關的保安、工程、財務、行政等部門溝通、協調、請求支援、互相監督權;
工作
關系
部門
內部1、向物業經理負責
2、管理物業助理、清潔領班、會所主管
3、處理管理處日常管理事務
4、保安、工程、財務、行政等部門溝通、協調、請求支援、互相監督權
工作
關系部門
外部1、客戶服務中生大投訴處理。
2、對業主開展服務。
3、協調與業委會關系,建立保持與物價,居委,房管,城管等有關部門關系
4、督促外判單位、業務單位正常開展工作。
工作績效
要求
1、按時上班;離崗、串崗;按規定著裝;儀容儀表;
2、員工素質技能停滯不前,重復犯同一錯誤;督導物業助理巡樓率100%;
3、區域
應收費率月度90%以上,季度95%以上,年度98%以上;
4、維修單跟進率100%;
5、及時上交各類分析表100%;
6、業主違章有效處理率100%。有效投訴的處理合格率95%(以回訪結果為準)。
7、房屋完好率98%。
8、住戶維修及時率100%,合格率100%。
9、住戶求助處理率100%,滿意率95%。
10、有效回訪率達到100%。
11、培訓計劃完成率100%。
12、員工績效考評有效率100%。
13、服務規范出錯率5%(以檢查、投訴記錄為準)。
14、工作操作規程抽檢合格率95%。
15、社區文化活動有效完成率95%。
16、多種經營收入萬元/年。
17、業主委員會對物業管理服務工作的滿意率95%。
18、住戶對公共事務部工作滿意率95%。
任職資格性別不限學歷
職稱物業管理大專以上學歷,
持物業管理上崗證;工作
經驗有3年以上任職大型物業管理經驗,物業主任同等職位任職2年,
年齡35歲以下;工作
技能有較全的專業技能知識
相當強的敬業精神、責任心
作風正派
良好的溝通協調能力
具應急應變處理能力;
樂于鉆研,刻苦努力,親力親為
有一定的管理水平
良好服務意識,較強的語言文字組織表達能力,國粵語流利
熟悉電腦操作,能熟練編制部門各項工作計劃及工作規程專業
知識熟悉物業管理相關的法規及行業情況;
房地產相關法規、知識
管理學
公共關系學
禮儀學
組織行為學
