住宅物業入伙管理控制工作程序
物業程序文件
--住宅物業入伙管理控制程序
1.0目的
2.0適用范圍
適用于物業服務中心所轄住宅類物業的入伙管理。
3.0職責
3.1
3.2
4.0工作程序
4.1
4.2入伙管理控制程序
4.2入伙辦理程序
4.2.1新業主入伙手續的辦理:可參照《業主收樓流程圖》執行,包含的幾個步驟4.2.1.1-4.2.1.4,根據實際情況需求,由物業服務中心總監/經理做出適當步驟調整,內容不變。
4.2.1.1核對業主身份、資料
a、客服部前臺接待人員核收由發展商蓋章、簽名的《交樓通知書》或《提前交樓通知書》;
b、核對業主身份證及復印件,確定業主身份,若屬委托代辦收樓手續的須核實業主委托證明、委托人身份證明及受委托人身份證明并將復印件保留存檔;
c、核對業主與發展商簽訂的《商品房買賣合同》復印件、《物業維修基金》回執原件,及發展商出具的《繳款通知書》等辦理相關手續。
4.2.1.2入伙費用繳交
a、接待人員指引業主到收費處繳交收樓的一切費用,財務人員按收費項目及標準,詳見相關項目《業主收樓費用一覽表》,收取并開具收費票據交給業主,并在《收樓手續單》相關欄簽名;
b、業主交齊一切費用后,財務部工作人員協助/引導業主簽署《委托銀行繳費協議書》,并將代開設的銀行繳費存折發放給業主;
4.2.1.3文件簽署、物品發放
a、簽約人員引導業主與交樓人員簽署相關文件,填寫《收樓手續單》《住戶資料登記表》《前期物業服務合同》《業主規約》《消防安全承諾書》《業主收樓物品/資料簽收單》,并發放《前期物業服務合同》《業主規約》《前期物業服務合同》《房屋質量保證書》《房屋質量說明書》《消防安全承諾書》及單元鑰匙、禮品;
b、引導業主填寫《證件辦理申請表》辦理相關證件。
4.2.1.4現場驗樓
a、通知現場驗樓人員帶領業主到現場進行單元驗收,驗收項目包括:天花、地面、電氣系統、智能化系統、給水系統、排水系統、門、窗、五金配件、電器、花園護欄、綠化等項目,并抄該單元的水、電讀數,雙方確認后簽署《樓宇情況驗收檢查表》;
b、如需留匙,現場驗樓人員指引業主到鑰匙發放處辦理手續,并簽署《鑰匙托管聲明》。
4.2.1.5遺留工程跟進處理:按《遺留工程處理流程圖》執行。
4.2.1.6業主檔案整理、歸檔:按《業主檔案管理控制程序》執行。
4.2.1.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執行。
4.2.2二手業主入伙手續的辦理:可參照《二手業主收樓流程圖》執行
4.2.2.1核對業主身份、資料
a、客服部前臺接待人員核收二手業主入伙所需資料:二手業主與原業主簽訂的《商品房買賣合同》或房產證、有效身份證原件、指定銀行存折;
b、客服助理對二手業主的以上文件進行查驗、復印,將上述原件退還二手業主,并將復印件留底建檔;
4.2.2.2費用結算
a、客戶助理通知工程組工作人員確認舊業主的水、電表計數;
b、由財務人員核算原業主所欠的應繳費用,并與原業主結清之前所欠一切費用;
c、客戶助理告知二手業主小區的各項收費標準、收費時間及托收方法。
4.2.2.3文件簽署:指引業主簽署《業主規約》《住戶資料登記表》《前期物業服務合同》(如有需要)《委托收款協議》《前期物業服務合同》等,并要求業主在《業主收樓物品/資料簽收單》簽字。
4.2.2.4文件發放:向二手業主發放《業主規約》《服務手冊》《前期物業服務合同》等資料。
4.2.2.5證件辦理
a、回收原業主之前在客服組前臺所辦理的各類證件;
b、引導二手業主填寫《證件辦理申請表》,并辦理相關證件,做好相關解答。
4.2.2.6業主檔案資料更新
a、手續辦理完畢后,立即通知禮賓部做好相應工作;
b、將二手業主資料歸入業主檔案中,原業主資料保存;
c、業主檔案整理、歸檔,按《業主檔案管理控制程序》執行。
4.2.2.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執行。
4.3收樓工作總結:每次集中收樓后,由客服部提交書面《收樓工作總結/報告》,并對收樓過程中存在的問題提出糾正/預防措施。
5.0支持性文件
5.1《業主規約》
5.2《服務手冊》
5.3《前期物業服務合同》
5.4《商品房買賣合同》
5.5《房屋質量保證書》
5.6《房屋質量說明書》
5.7《物業接管驗收控制程序》
5.8《業主收樓流程圖》
5.9《二手業主收樓流程圖》
5.10《裝修管理控制程序》
5.11《裝修辦理流程圖》
5.12《遺留工程處理流程圖》
5.13《業主檔案管理控制程序》
5.14《業主收樓費用一覽表》
5.15《業主收樓資料一覽表》
6.0質量記錄
6.1《委托銀行繳費協議書》由銀行提供
6.2《委托收款協議》由銀行提供
6.3《交樓通知書》或《提前交樓通知書》營銷中心提供
6.4《維修基金交付證明》由業主自行辦理
6.5《收樓手續單》售后服務中心提供
6.6《繳款通知書》售后服務中心提供
6.7《業主收樓指引》
6.8《住戶資料登記表》
6.9《消防安全承諾書》
6.10《業主收樓物品/資料簽收單》
6.11《樓宇情況驗收檢查表》
6.12《鑰匙托管聲明》
6.13《證件辦理申請表》
6.14《收樓工作總結/報告》無固定格定
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