服裝公司訂單評審及管理工作程序
1.目的
為使顧客在質量、價格、交貨期等方面的要求得到識別和滿足,公司對顧客要求予以評審,確保有能力履行合同要求。
2.適用范圍
適用于顧客訂單的受理、評審、變更及管理。
3.職責
3.1業務部負責
3.1.1受理訂單,與顧客接洽。
3.1.2組織訂單評審及變更評審,對品名、規格、價格、付款方式進行評審。
3.1.3簽訂服裝訂貨合同。
3.1.4合同(訂單)資料整理、歸檔、移交。
3.2工廠部負責
3.2.1數量、交貨期、工藝、質量要求的評審。
3.2.2合同及訂單變更通知單中的相關要求的執行。
3.3 總經辦文控員負責合同(訂單)資料按期接收。
4.工作程序
4.1訂單受理
4.1.1業務部針對顧客發出的服裝招標、訂購信息,依據公司的接單條件來衡量能否滿足對方的要求,如滿足即可同顧客接洽。
4.1.2服裝加工類訂單,由業務部相關業務員將顧客要求,如品名、規格、數量、價格、交貨期,記錄于'訂單受理記錄表',并要求顧客提供明確的工藝要求。
4.1.3自主設計的項目,由設計部門依據目標顧客預期要求進行設計,繪制款式圖樣,確定布、輔料及工藝技術要求,參照《樣衣制作控制程序》制作樣衣,交顧客確認。
4.2訂單評審
4.2.1價格、付款方式評審。業務部相關人員依據服裝的款式及工藝要求,按《服裝報價標準》制作'報價單',由業務主管或業務經理審核確定后,報價給客戶。
4.2.2品名、規格評審。業務部依據《生產能力一覽表》審核。
4.2.3工藝、質量要求評審。工廠部、工藝科、質檢科依據《服裝產品
標準》審核。
4.2.4數量、交貨期評審。工廠部總調度依據設備生產能力及生產計劃情況審核。
4.2.5各部門應將評審結果記錄于'訂貨受理記錄表'相應欄目。
4.2.6如有不能滿足顧客要求的項目,由業務部與顧客協商,達成協議。
4.2.7評審通過或協議達成后,業務部按《合同管理制度》與顧客簽訂訂貨合同。
4.3訂單變更
若顧客對已簽訂的合同內容提出變更,業務部應組織相關部門對其進行評審,并將'變更要求'和'評審意見'記錄于'訂貨受理記錄表';評審通過后,業務部確定'變更內容',填寫'訂單變更通知單'通知相關部門執行變更。
4.4變更評審
4.4.1款式或規格尺寸變更,由工廠部技術科作出評審意見。
4.4.2數量、交貨期變更,由工廠部總調度作出評審意見。
4.4.3價格、付款方式變更,由業務部與顧客協商,并呈報業務經理審定。
4.4.4工藝、質量要求變更,由工廠部、質檢科作出評審意見。
4.4.5業務部依據各部門的評審意見與顧客協商,擬定'變更內容'交
業務經理或總經理批準。
4.4.6業務部依據'變更內容'估算公司的損失,與顧客協商合理的賠償。
4.5合同確定后,各部門應按合同要求執行,如遇難以克服的困難,應通告業務部,由業務部與顧客協商解決。
4.6合同(訂單)資料管理
4.6.1簽訂或確認后的有效合同(訂單),業務部需按客戶類別、合同(訂單)號排序歸檔。
4.6.2合同(訂單)的正本統一保存在資料室,訂單變更的資料視為訂單保管。
4.6.3合同(訂單)為機密資料,未經過業務主管同意,不得帶出業務部。
4.6.4合同期滿且結案后的次年年底,業務部應將合同資料整理成冊,移交總經辦資料室保存。
1.相關文件
5.1《合同管理制度》
5.2《樣衣制作控制程序》
5.3《服裝報價標準》
5.4《生產能力一覽表》
5.5《服裝產品標準》
5.6《質量記錄控制程序》
2.記錄
6.1 訂單受理記錄表
6.2 合同(訂單)
6.3 訂單變更通知單
6.4 聯絡記錄單
