商業廣場前期物業管理介入工作方案
商業廣場前期物業管理介入工作方案
物業管理工作是一項人為因素較大的社會性服務工作,它除了應具有滿腔熱情的工作態度以外,還必須具有科學的工作方法,尤其是對一個新建項目的接管顯得更為重要。根據我們的觀察和分析,實施對'**商業廣場'全面管理分為5個階段,并根據不同階段明確其階段性中心工作,以此不斷構筑更高階段的基礎,為全面管理提供必要條件。''
一、不同時段的工作任務
(1)前期熟悉階段
中心工作
公司領導層對項目的基本情況作全面了解,研究物業本體(包括各類設備、實施)、研究開發商的管理思想、研究前期業主的構成情況。
基礎工作
1.通過對項目的全面了解,作出新接物業的可行性報告、品牌戰略報告,并在公司辦公會議上評審通過;
2.初步形成對項目管理的實施方案,并通過專題會議的論證;
3.根據開發商的需要,參與和了解樓盤銷售部門的銷售工作,從而從購房者中獲取較為直觀的管理要求,為下一步工作奠定基礎。
4.需開發商配合的主要工作
5.提供物業相關圖紙,為物業管理的早期介入工作提供方便;
6.督促承建商,要求其保存所購房屋設備、設施的技術資料,以便日后順利移交;
7.協調承建、物業雙方,確定參與工程例會的日期。明確交流的方式以及問題糾正的措施和驗證方法。
(2)培訓模擬階段
中心工作
抽調各工種人員進行培訓,通過考核進行篩選,組建管理服務中心管理班子,適時進行模擬操作。
基礎工作
1.培訓工作
2.人員組成
公司范圍內抽調或招聘適合本項目工作的水、電、泥、木、清潔、綠化、秩序維護員等各工種人員若干名(選拔條件:身體健康、有吃苦耐勞精神,有甘當保姆意識、技術工種應具有相應資質),抽調或招聘管理處經理(選拔條件:身體健康,大專以上文化水平,有專業管理知識,有超前意識和前瞻眼光,有協調和溝通能力,有領導一班人的藝術水平,有任勞任怨的精神,有敢于自我加壓的勇氣)。
3.培訓實施
集中學習iso國際質量標準以及公司貫標文件。
制定適合物業管理的各工種的服務質量控制程序以及各工種操作規程。
制定各崗位階段性工作目標,同時制定目標實現保證措施。
了解熟悉項目管理要求,針對性地進行專業技能考試,以保證滿足項目管理要求所需的技術支撐。
根據培訓以及考核情況,對參與培訓的人員進行篩選,選擇涉外物業作為模擬訓練基地,對各工種人員進行適應性模擬訓練,確定組成人員(差額)。
4.施工監理介入
根據開發商、承建商、物業管理三方于第一階段確定的介入方法及日期、目的等方案,實施質量監理。
建議采用的方法:
二周一次現場查勘(無陪同)。
每月一次工程例會(三方參加,如有分包則應請分包方一并參加)。
物業管理于每月第一周用書面形式根據工程進度及工程所涉及的內容報告監理介入情況。
需開發商配合的工作
協調進入施工現場的方式或辦理工地出入證件。
根據物業員工崗位培訓工作進度,提供相關資料,如設備、設施使用說明書、售樓合同等。
(3)現場模擬階段
中心工作
通過現場模擬,達到臨戰狀態。
基礎工作
1.根據擬定的管理方案,對各工種人員進行入崗模擬,考察、測評其適應性。
2.通過現場模擬,驗證管理方案及各工種要求是否適宜,如否,則作適當修正。
3.進行接管訓練,調整適應狀態。
4.現場考察關于居住物業禁止行為,并擬成文件交開發商審核,以備派發《入戶通知書》時一并發放。
5.對前期質量監理中的合理化建議情況進行驗證,如確屬合理化建議且具有解決能力而未解決的事項,專題報告開發商并落實糾正預防措施。
6.與開發商研究二年保修責任以及保修費用支付方式問題。
7.確定物業接管驗收的方法、時間以及三方參與驗收人員名單,明確各自崗位要求及職責。
需開發商配合工作
8.進行入崗模擬提供進入現場方便。
9.請相關領導對參與入崗模擬培訓人員授課一次,課題:'如何使項目保值、增值'。
10.派發并要求業主簽收《居住物業禁止行為》,并將驗收清單作為相關資料一并移交物業公司。
11.監督承建商重視物業公司前期質量監理中報告的相關質量問題以及合理化建議。
(4)驗收和進戶階段
中心工作
組織對新接物業的全面驗收。
1.預驗
驗收小組依據驗收要求、計劃、清單和技術資料等按專項分別進行預驗收。在預驗收過程中未達到設計和使用要求的建筑、設備和設施等項目做好記錄并匯總成書面整改報告。
2.整改
整改報告經公司經理批準后送達開發商,由開發商督促承建商或其它方式進行整改,然后由驗收小組進行檢查驗收,直至符合驗收標準。
3.正式驗收
經整改符合要求后,由驗收小組進行正式驗收,最終確認物業建筑及設備、設施符合接受要求。
接納前期業主入住。
基礎工作
驗收工作基本內容見前期物業管理工作設想。
編制違章處理程序,制止各類違章行為。
派發、簽收各類資料。
物業公司派發或需上墻公布的資料:
入住須知(明確業主及同住人、使用人的權利義務關系,明確居住物業各類禁止行為)。
物業管理規定(各崗位職責)。
物業管理收費批準文件。
房屋裝修協議書(明確業主在裝修中需承擔的義務)。
外來人員出入登記辦證制度(施工人員進出物業項目遵守的各類規定)。
停車占路協議書(明確車位及相應的權利義務)。
業主辦理入住手續時隨帶資料:
房屋買賣合同。
開發商簽發的入住通知書
業主身份證或企業營業執照。
委托書及被委托人身份證。
房屋維修基金、管理費、裝修垃圾清運費。
> 其它資料。
業主辦理入住手續時,同時提供相關服務(代請信譽較好的裝修公司;代請施工質量監理人員;代為訂購花卉及家庭綠化布置、管理;其它委托服務等)。
加大各類違章糾正力度,力保前期無違章。
推行iso國際質量體系。
需開發商配合的工作。
嚴格履行建筑施工質量驗收手續,把好第一關。
派員定期參加建筑質量回訪會議并監督承建商一同參與(每月一次)。
(5)正式實施
中心工作
1.迎接大批業主入住。
2.檢驗各工種操作要求及各項制度的適宜性,必要時作適當修改。
3.制定糾正和預防措施。
4.全面實施品牌戰略。
基礎工作
5.總結前階段的經驗教訓,為業主提供更直接更有效的服務。
6.檢查各工種的工作效果,征詢各方面的意見或建議,針對性的對相關工作要求及規章制度作修改補充,保證所提供的服務符合要求。
7.對可能發生的各類不利于管理工作的因素作分析(包括:違章占路、亂停車、違章搭建、亂倒垃圾等),制定相應的糾正和預防措施。
8.按即定方針,全面實施品牌戰略。
需開發商配合的工作
9.組織相關人員對物業管理工作進行檢查,及時反饋相關意見。
10.參與制定糾正和預防措施。
二、前期物業管理工作計劃
時間工作計劃工作要求
中標后成立籌備工作小組。明確工作要求及職責。
簽訂物業管理合同一周內協調進入施工現場。物業管理前期介入(按規定辦理施工現場進入手續)。
簽訂物業管理合同后按前期介入要求實施物業管理前期介入工作。每月一次參加工作例會(時間另定)。
每周二次巡視施工現場,對施工現場存在的問題以書面或口頭形式提出建議。
時間工作計劃工作要求
項目施工階段開發商向物業公司提供如下圖紙:
1、每幢樓層標準平面圖、底層、頂層平面圖。
2、水、電、煤、排污等管線走向圖。
3、智能化設施圖紙及操作要求。熟悉樓宇建造情況。
承接查驗前一周召開協調會,說明有關技術資料的保存、移交事宜。請開發商、承建商、監理派員參加。
交樓前二個月管理服務中心籌建工作會議。1、邀請開發商派員參加會議。
2、會議確定管理服務中心組成人員的類型、要求。
交樓前二個月1、確定培訓計劃。
2、管理服務中心人員招聘工作計劃。
3、實施培訓工作。物業公司制定,開發商提供售樓合同樣本壹份及對業主承諾文書樣本。
簽訂物業管理合同召開專題會議,檢查針對前期介入過程中合理化建議工作落實情況。開發商、承建商、物業公司參加。
交樓前二個月確定二年保修責任及保修費用事宜。討論、擬稿、確認。
交樓前二個月確定入崗模擬訓練方案。物業公司負責。
時間工作計劃工作要求
承接查驗前二周確定物業預驗收的方法及三方參與驗收人員名單,確定預驗日期。開發商、承建商、物業公司參加。
承接查驗前一周對培訓人員進行授課。開發商有關領導主講。
承接查驗前一周月底前實施培訓,制定招聘員工計劃。按本項目要求實施。
承接查驗前一周做好交接管驗收的準備工作。物業公司負責。
承接查驗前一周對物業進行預檢物業公司負責
承接查驗前一周對接受培訓人員進行入崗模擬訓練(走場)
承接查驗前一周對管理文件和各工種人員的適宜性進行考察論證物業公司負責,開發商指導
承接查驗前一周根據預驗情況編寫整改報告物業公司負責
承接查驗前一周召開三方會議,落實整改工作
交樓前一個月擬定管理用房移交方案物業公司負責
銷售期間派發各類資料并要求購房者簽收開發商負責
承接查驗期移交整套圖紙及批準文件開發商、承建商、物業公司
承接查驗期正式驗收三方參加
交收樓期迎接先期業主入住舉行入戶儀式
正常管理期首期業主入住滿二個月,召開業主回訪工作會議開發商、物業公司、部分業主參加
正常管理期檢查物業公司管理情況開發商
三、前期介入物業管理的內容
(一)、對整個物業從結構構造到材料選購、裝飾、裝修、設備的安裝等以大樓使用者和管理者的角度提出建議。
(二)、從實際出發,對原設計中可能存在的缺項、漏項和非最優化處理及有礙整體協調的部分,提出補充建議和改進建議。
(三)、對項目的配套部分,包括客戶的進出通道和道閘等設置提出建議。
(四)、結合物業管理的實際經驗,對本項目所用的設施設備的型號、質量、性能等提出參考意見,并配合開發商進行驗收,包括檢驗其質量是否符合國家有關標準要求,有無質檢合格證書,配件是否齊全,安裝是否平整,是否便于維修,各種儀器、儀表是否靈活、靈敏、安全、精確,運轉是否正常,輔機和工具是否齊全等。
(五)、對工程后期設備的安裝調試及隱蔽工程從物業管理角度提出意見和建議。
(六)、從實用性的角度對智能化設計提出補充和修改性建議。
(七)、協助業主做好驗收和接管工作,制定驗收表格,清點物品數量,檢查施工質量。
(八)、配合開發商做好樓宇銷售工作
