物業公司質量記錄控制管理工作程序

物業公司質量記錄控制管理工作程序

物業公司質量記錄控制管理程序

1.0目的

為證明項目質量符合要求和質量管理體系有效運行提供客觀證據.

2.0適用范圍

適用于質量管理體系及產品、項目所要求記錄的控制。

3.0職責

辦公室負責對公司各部門產生的質量記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置予以控制。

1.0過程識別

擬定目錄--設計/選擇--表式--標識--分發--運作--收集--分類整理--保管--移交/歸檔--處理

5.0 行為準則:

a)運作過程中記錄應:及時準確、內容齊全、手續完備;

b)各種記錄標識應具有唯一性;

c)按規定及時收集,保證其連續性、完整性;

d)保管應分類、編號并擬列目錄/清單,便于檢索;

e)保管和儲存條件要適宜,保證干燥通風,有防護措施;

f)體系記錄保存日期為三年,工程質量記錄竣工移交長期保存.

6.0 程序要求:

6.1 記錄的分類管理

6.1.1 體系運行記錄包括:管理評審記錄、內容審核記錄、工程要求評審記錄、供方評審記錄、培訓記錄、工程施工及交付記錄等,由工程科歸口管理,有關責任部門分別管理.

6.1.2各種檢驗和驗證記錄、不合格項及糾正記錄、管理部作業記錄等,由各管理處分別收集、匯總、保管。

6.2 記錄編目、編號

記錄表式作為一種特殊文件,執行《文件控制程序》中編目標識規定;收集后由責任部門依次編號,確保唯一性.

6.3 記錄填寫

記錄應在過程活動中及時、真實的形成,字跡清晰,不準涂改,保證易于識別,且內容齊全,各種審核手續齊備.

如因筆誤需修改,應采用單杠劃去,在其上/下方寫出更改內容,由更改責任人簽字或蓋章.

6.4 記錄的保管、儲存和檢索

各部門形成的記錄,由本單位專人負責保管,分類存放.

保存環境條件應干燥通風,裝袋/裝盒.列出記錄清單以利于檢索,有必要時可設卷內目錄.

各種記錄需移交或歸檔保存的,應按公司要求定期移交主管部門或歸檔保存.存儲時間較長(一年以上)的,存放記錄處所必須干燥通風,有防潮、防霉、防鼠、防破損措施.

接著外來傳真件,應先復印,復印件連同傳真件一并存放.

6.5 記錄保存期及處置

體系記錄保存期為三年,需移交或存查的記錄長期保存.

不需保存或到保存期的記錄,應填寫記錄處理申請單,保管理者代表批準,由專人負責銷毀(視不同情況可焚燒,粉碎或作紙廠原料等).

6.5 記錄復印、借閱、修改

記錄復印、借閱原則上當天送還,如外單位復印、借閱或超過一天難以送還的應進行借閱登記.無論借閱或復印需經管理者代表批準.

記錄作為一種特殊文件,修改時應執行《文件控制程序》中有關規定.

7.0 相關文件

《文件控制程序》

《管理策劃控制程序》

《改進管理程序》

8.0 記錄

質量記錄清單

文件發放回收記錄

文件借閱、復印記錄

文件銷毀申請/記錄處理申請單