某某物業質量管理體系內部審核控制工作程序
某物業質量管理體系內部審核控制程序
1.目的
為進行公司質量管理體系內部審核,特編制本程序。
2.范圍
2.1本程序規定了內部審核的流程和方法,以驗證質量管理體系各項管理活動的符合性和有效性。
2.2本程序適用于對質量管理體系范圍內,各部門管理活動的審核。
3.職責
3.1管理者代表負責審批《內部審核計劃》,任命審核組長和審核員,組織內部審核,審批內審報告。
3.2審核組長負責做好審核員的工作分工和審核準備,組織、開展現場審核,編寫《內部審核報告》,并負責審核后的跟蹤管理工作。
3.3審核員負責編制《內部審核檢查表》(以下簡稱'內審檢查表'),實施現場審核,確定不合格項并編制《內部審核不合格項報告表》,負責糾正預防措施的跟蹤驗證。
3.4被審核部門負責配合審核員開展本部門的審核工作。
3.5不合格項責任部門負責對本部門的不合格項制定糾正措施,按期實施整改,并對實施效果負責。
4.工作內容
4.1審核時間
4.1.1審核一年不少于一次,必要時,管理者代表可根據需要做出提前內審或增加內審次數的決定,如:
4.1.1.1當體系發生變更、相關職能有較大變化時;
4.1.1.2當相關方對涉及的特殊過程或項目提出要求時;
4.1.1.3當服務過程中發生人身安全事故、設備事故時;
4.1.1.4認證機構監督評審時。
4.1.2當提前內審或增加內審次數時,全面質量管理辦公室應提前通知有關部門。
4.2審核前的準備
4.2.1組成審核組
4.2.1.1內審工作開展前,管理者代表應任命審核組長和組員,為審核工作提供組織保證,審核組長和組員應分別具備如下資格:
a)組長:持有內審員或外審員資格證書,并具有較強獨立工作能力和協調能力;
b)組員:接受過gb/t19001標準的內審員或外審員培訓,并獲得相應資格證書。
4.2.1.2審核組組長應按組員的專業特長進行分工,審核人員不能審核自己的工作。
4.2.1.3特殊情況下,經管理者代表批準,審核組可吸收專業技術人員或觀察員參加。
4.2.2編制《內部審核計劃》
4.2.2.1審核組組長負責編制《內部審核計劃》,《內部審核計劃》的內容主要有:
a)審核的目的、范圍和依據;
b)審核組成員;
c)受審核部門、審核過程或要素;
d)審核組內部交流的時間安排等;
e)審核日期、日程的安排:
在審核前10天,由審核組長召開一次審核小組會議,對《內部審核計劃》進行討論并明確分工。
4.2.2.2《內部審核計劃》經管理者代表批準后,全面質量管理辦公室應提前五個工作日,向有關部門發出內部審核通知。
4.2.2.3受審核部門接到計劃后應安排有關人員做好配合和準備工作,如果對審核項目和日期有異議,應提前3個工作日通知審核組,經協商后修訂《內部審核計劃》。
4.2.3編制《內審檢查表》
4.2.3.1《內部審核計劃》發布后,審核組組長應組織審核員對《內部審核計劃》進行討論,明確審核準則和審核深度,并編制《內審檢查表》。
4.2.3.2《內審檢查表》的編制應依據:
a)gb/t19001標準;
b)適用的法律、法規和其他要求;
c)體系文件,包括質量方針、目標(指標)、管理手冊、程序文件、服務工作規范;
d)必要時,從現場收集的相關信息。
4.2.3.3《內審檢查表》應在審核實施前送審核組長確認。
4.3實施審核
4.3.1首次會議
4.3.1.1首次會議標志著現場審核的開始,首次會議由審核組長主持召開,與會者應在《內部審核會議簽到表》中簽到,參加的人員和部門主要有:
a)最高領導層、管理者代表;
b)受審核部門負責人;
c)內審組全體成員。
4.3.1.2審核組組長在會議上應說明本次審核的目的、范圍、準則、方法和時間安排,明確配合人員,對《內部審核計劃》中的安排做進一步確認,(遇特殊情況時,應及時調整并再次確認)。
4.3.2獲取審核證據
4.3.2.1審核員參照《內部審核檢查表》中的具體內容,對受審核部門進行現場檢查,對所涉及的過程和活動,收集、尋找符合或不符合審核準則的客觀證據,獲取審核證據的方法主要有:
a)與被審核對象交談;
b)調閱文件;
c)現場查驗記錄;
d)觀察操作;
e)隨即抽樣等。
4.3.2.2現場審核時,審核員應:
a)及時作好審核記錄,記錄必須清楚、完整,有可追溯性;
b)發現問題時,審核員應進一步調查清楚,力求客觀公正,并及時給予審核方口頭反饋;
c)當證據不足或不清楚時,審核員應一查到底,直到弄清楚為止;
d)做好相應的檢查審核記錄,填寫《內部審核檢查表》,記錄必須清楚完整。
4.3.3審核情況的總結、評價
4.3.3.1審核組組長應按《內部審核計劃》的安排,召集內部會議,
對審核情況進行溝通和小結。
4.3.3.2召開末次會議之前,審核組長應:
a)組織內審組成員,根據記錄的審核證據,對照審核準則進行評價,確定不合格項及其嚴重性,開出《內部審核不合格項報告表》;
b)召開審核組全體會議,進一步評價審核結果;
c)將《內部審核不合格項報告表》交受審核部門確認。
4.3.3.3審核組組長于內審后一周內負責編寫本次《內部審核報告》。《內部審核報告》的內容主要有:
a)審核的目的、范圍和依據;
b)審核組成員和受審核部門代表名單;
c)審核日期及審核計劃具體實施情況;
d)審核中發現的不合格情況、不合格項目分布情況(《內部審核不合格項統計表》)和嚴重程度;
e)存在的主要問題;
f)體系符合性、有效性結論;
g)整改及糾正措施驗證的要求等。
4.3.3.4《內部審核報告》由管理者代表審核后發放。
4.3.4末次會議
4.3.4.1末次會議標志著現場審核的結束,末次會議由審核組長主持召開,參加人員原則上可以擴大參加首次會議的人員,與會者應簽到。
4.3.4.2末次會議的主要內容包括:
a)重申審核的目的、范圍、依據及方法;
b)宣讀主要的《內部審核不合格項報告表》;
c)宣讀《內部審核報告》,明確責任部門采取措施的要求及審核員進行檢查驗證的要求;
d)發出《內部審核不合格項報告表》給受審部門。
4.4跟蹤、驗證
4.4.1末次會議后,責任部門應對不合格項進行整改;
4.4.2根據《內部審核報告》的要求,審核員應及時對不合格項的整改過程實施跟蹤、驗證;
4.4.3對不合格項整改過程中涉及多個部門或出現的新問題,審核員應及時向審核組長或管理者代表反映,及時協調解決。
5.相關文件
無
6.記錄表格
6.1《內部審核計劃》(8.2.2-j-01)
6.2《內部審核檢查表》(8.2.2-j-02)
6.3《內部審核不合格項報告表》(8.2.2-j-03)
