房地產公文管理工作程序
為保證公司正常的辦公秩序,提工作效率,在公司逐步建立起規范的行文程序,現對有關公文的程序和格式作如下統一要求,望各部門認真參照執行。
一、公文規則
(二)一般不得越級行文,必須越級行文時,應抄報越過的主管領導或部門。
(三)呈報的公文應一文一事。
(四)公司對外統一名稱:
公司名稱:北京dl溫泉房地產開發有限公司
項目名稱:北京____
(五)正式對外公文、簽署合同一律應用公司全稱。
二、公文格式與要求
(一)公文格式
凡正式對內、外公文,一律統一格式、統一編號。后附發文格式。
凡對外公文編號統一為:
永安興業[2002]×××號
凡對內公文編號統一為:
辦公室 永安興業[2002]辦字××號
財務部 永安興業[2002]財字××號
工程部 永安興業[2002]工字××號
開發部 永安興業[2002]開字××號
銷售部 永安興業[2002]銷字××號
(二)公文要求
公文標題:簡明扼要,注明文件種類(請示、報告、信函等)。
文字內容:應簡練準確,不能用大概、可能及不準確的數字反映真實事件。
公文落款:應署名承辦部門及部門經理的簽字,注明呈文年月日及是否急件。
書寫要求:字跡工整,書面干凈,不得用鉛筆書寫,不得將帶有涂改的文字搞或未定稿件呈報公司領導。
三、公文程序
(一)凡以公司名義外發的公文,由擬稿人按發文格式撰寫后,交本部門經理及相關部門核對簽字,公司領導簽發,辦公室負責::統一編號。
(二)凡屬對內的報告、請示等,以部門名義擬文,經部門經理簽署意見后送交辦公室進行登記和送交有關領導審批。公司領導審批后的呈報原件存檔辦公室,復印件退回呈報部門存檔,呈報部門根據公司領導意見及時做出處理。
(三)呈報公文的部門要主動詢問報批情況。一般呈文應于兩日內查詢,急件應在當日查詢。
(四)凡借閱、調用、復印公司文件,須經公司領導批準,部門文件須經部門經理批準,并辦理登記手續。
四、收文程序
(一)凡各部委、北京市有關部門的文件、函電、批復、指示等,一律由辦公室簽收、登記。
(二)凡送交公司的函電,由辦公室拆封、登記,并送公司領導或有關部門閱辦。
(三)總經理批閱的函電,一般由辦公室轉交承辦人或存檔。
(四)凡辦公室存收的文件,要分類保管,以便隨時提供查詢,年終立卷、歸檔。
五、發文程序
(一)以公司名義發出的函電,由辦公室登記、編號和存檔。
(二)以部門名義發出的內部公文,由本部門指定專人登記、編號和存檔。
(三)凡發往國內外的傳真文件均應填寫統一的格式,屬于本部門業務范圍的有部門經理批準后發出,屬于公司名義的公文由公司領導批準后發出。
(四)無論是收到還是發出的傳真文件辦公室均要復印留底,同時登記,以便有案可查。
對外公文格式:(略)
