某物業管理公司文書工作管理規定
物業管理公司文書工作管理規定
為了使公司的文書管理工作更加制度化、標準化、規范化,保證檔文件和資料的完整齊全,防止遺失泄密,特制定本規定。
一、主題內容與適用范圍:
1、本規定明確了文書的收發、用印、傳遞、催辦、立卷、檔和查閱等管理辦法。
2、本規定適用于公司的日常文書檔案處理工作,也適用于公司各部門兼職文書員的工作。
二、收文:
1、凡屬公司種類收文,統一由行政人事部指定文書員簽收、拆封,并及時、準確做好收文登記。凡屬公司領導親收的公文,公司領導應將來文編號及到文日期通知行政人事部指定文書員予以登記。
2、收文登記時,必須填寫收文一式二份(見附件一、附件二),第一聯與來文聯在一起,第二聯作簽收及行政人事部留底。
3、凡收文登記的文件,必須經有關領導批示方可發閱。做到當天收文當天登記,當天送主管領導批閱,并按批示處理。
4、凡屬急件必須及時送主管領導批閱,并按批示迅速處理。
5、凡外出開會或托人帶回的文件,為防止文件耽擱、遺失或泄密,必須立即交行政人事部做好登記手續后方可閱辦。
7、文件辦妥后,應按部門案卷檔。
三、發文:
1、凡以公司名義發出的正式文件(內部或外發),必須到行政人事部辦理發文手,并分別按照公司發文文本的格式打印(文本格式見附件三、附件四),經登記、編號后方可發出,底稿與發文副本放在一起檔。
2、凡公司報送上級的報告、匯報、計劃、總結等文件,必須到行政人事部辦理發文手,并按照公司發文文本的格式打印(文本格式見附件三),經統一登記、編號后方可發出,底稿與發文副本放在一起檔。
3、文件擬稿要按發文稿(見附件五)的擬制程序進行:一般應由主要經辦部門擬稿,由擬稿人署名、該主辦部門負責人核稿簽字、行政人事部審稿,然后由行政人事部送公司領導簽發。需經幾個部門協辦或認可的文稿,在主辦部門負責人簽字后,應由主辦部門送協辦部門會簽,然后由主辦部門送行政人事部審稿,再由行政人事部送公司領導簽發。
4、凡以一般函發文,須經發文部門主管領導同意或授權,并按照公司標準函文本的格式打印(文本格式見附件六),由行政人事部登記、編號后發出。函文必須留底備查,留底稿上應有發文部門負責人的簽字。
5、對來信、來函應作好登記,經領導閱批后轉遞有關部門辦理。復信、復函與來信、來函放在一起,辦妥后檔。
6、凡以公司名義張貼、通告通知、規章制度等均需擬稿,經公司領導同意或簽發后方可張貼,并作好登記、編號,底稿與張貼件放在一起檔。
7、凡在公司內部印發資料,必須經部門負責人在底稿上簽字同意,到行政人事部填寫文函打印申請(見附件七),辦理文印委托手,經核準后方可印發,并在行政人事部留底檔一份(底稿加打印件)。
8、一切應屬檔的文件,文稿若是書寫件,應用鋼筆或毛筆書寫,不可用鉛筆、圓珠筆或彩色水筆書寫。文稿須清晰整潔,標點符號準確。若文稿修改較多,造成稿面不清,抄出清稿,以審稿、校對和檔。
四、用印:
1、凡公司發文用印,必須與原稿核對,如有錯漏,需更正后方可蓋章。
2、凡屬業務常規報表之外的上報材料、報表等需蓋部門公章或公司公章時,必須經部門負責人或(分管)公司領導的同意后,方可蓋章。
3、公司行政介紹信由行政人事部統一簽發,介紹信及印章由專人保管、開具、監印。簽發介紹信應符合國家有關政策及上級有關規定,并在職權范圍內。
4、開具介紹信須經部門或公司領導同意,介紹信上必須寫明辦理的具體事項,不得以“聯系工作”、“購物”等含糊籠統的字名表示。
5、禁止在空白紙張或空白介紹信上蓋章。
6、介紹信有效期市內一般為三天,市外一般為七至十天。介紹信存根記載和正文要一致,在介紹信存根上必須標明簽發人。介紹信存根由行政人事部檔備查。
7、員工需公司證明其私人事由,如確有需要,應經部門負責人審核同意,并在申請證明的原稿上簽字,行政人事部方可按有關政策及規定予以證明。證明的內容由行政人事部用公司標準函文本簽發,原稿留底備查。如要求證明的內容不符合國家有關政策及上級有關規定,或本公司無法證明的,行政人事部有權拒絕證明或蓋章。
8、公司各級公章由行政人事部集中管理,逐一備案。凡領用新章、還舊章,一律由使用部門負責人親自到行政人事部辦理。部門應將印章保管人名報行政人事部備案,辦理保管人簽字手續;保管人若有變動應向行政人事部辦理移交簽字手。
9、刻制公司各級公章統一由行政人事部指定專人辦理,未經行政人事部負責人簽字,不予報銷刻制費用,并追究擅自外發刻制責任。
五、文書的傳遞:
1、凡公司內部印發的文件資料,應由行政人事部指定文書員統一編號、登記,重要的蓋上定期回收章定期收回,不得擅自銷毀。
2、凡上級下達的機要文件,按指定范圍閱讀,一律不準帶回家或帶到公共場所,不準私借,閱后即還行政人事部指定文書員保存。
3、上級或公司的文件,凡屬絕密或注明不準翻印的一律不得復制。其他文件如確需復制,必須經行政人事部主任或地產常務副總經理室簽字批準,并在行政人事部辦理登記手續后,由行政人事部指定復制;其中有密級的,復制件應編號,在密級可閱范圍人員中簽收使用,并在行政人事部規定的期限內,由使用人本人退還行政人事部予以銷毀,并在登記冊上作注銷和銷毀證明簽字。
4、凡只需公司領導閱辦的上級文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉至部門閱辦的文件,閱辦后即退還行政人事部檔;凡轉由幾個部門閱辦的,由行政人事部依次傳遞,各閱辦部門留文一般不超過三天即應退還行政人事部,急件留文期限由行政人事部傳遞時另定。
5、行政人事部指定文書員應在收文的留底聯(見附件二)上寫明傳閱路線及實際傳到日期,以按留文期及時回收、傳遞或催辦。
六、文書的催辦:
1、行政人事部指定文書員每月清對一次收發文情況,對超過留文期限的或公司需調回的文件,開具催文通知(見附件八)。
2、收到催文通知的部門或,個人,應即將文件退還行政人事部,如確實遺失應報告行政人事部備案查失。
七、文書的立卷和歸檔:
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2、行政人事部指定文書員和部門兼職文書員負責公司和部門文件的收發、保管。根據檔要求,認真做好有保存價值文書材料的催辦、整理、立卷和檔工作。
3、根據平時立卷和年終組卷相結合的要求,文書員平時應注意收集有關文件和資料檔,應根據文件或資料的內容,及時收入有關案卷夾內;按平時成的一項工作或一次會議,及時清理,立即裝訂成卷;年終按保管期限的規定,分個度、分級別、分問題分別立卷。
4、立卷時應按要求分裝訂,寫明案卷標題,卷內文件以時間順序排列,卷內目錄一式三份。
5、案卷在次年一季度向行政人事部檔,部門或個人不得繼保存。部門或個人需要繼使用的材料,應先檔后借閱。
6、公司受上級部門獎懲的資料,包括獎狀、證書、通知等,收到材料的部門或個人,應在收到資料的三天內即將原件向行政人事部檔。檔后原件一般不予借用;如確需使用原件,應辦理借用手并有期限。
7、名部門收到未經登記的文件資料時,應及時向行政人事部補辦登記手。辦完的文件資料要有系統、完整,來文和復文要放在一起檔。
8、各部門互送文件、材料時,由文件、材料制作部門立卷檔。幾個部門會辦的文件、材料,由主辦部門立卷檔。收發的文件、材料屬公司的,由行政人事部立卷檔。
9、文書檔案一般須將原件檔,重要材料一般不準以復印件檔。
八、文書檔案的查閱:
1、凡查閱由本部門成檔后的文書檔案材料,需經本部門負責人簽字同意方可查閱。
2、凡因工作需要查閱由非本部門成檔后的文書檔案材料,需經行政人事部主任批準方可查閱。屬密級檔案材料,需經公司領導批準方可查閱。
3、查閱文書檔案一般應在行政人事部內進行;如確需借出行政人事部,應經行政人事部主任同意并辦理借離手,一般應在一周內還。借離的文書檔案不得帶出公司,例外情況需經行政人事部主任或公司領導批準。
4、外位來本公司查閱或抄錄文書檔案材料時,必須持介紹信,根據材料性質經公司領導或行政人事部主任批準,到行政人事部辦理查閱或抄錄登記手續后,方可查閱。
5、查閱或借閱文書檔案者應注意對文書檔案的保密和保護,不得私自轉借、復印,不得向無關人員擴散文書檔案的內容,不得遺失、抽換、涂改、圈點、拆散,閱后應及時還;行政人事部指定文書員必須按頁核對,發現有上述情況,查閱或借閱者應負完全責任。
九、文書檔案的交接、統計、保管:
1、行政人事部指定文書員或部門兼職文書員調動,均需辦移交手。
2、行政人事部指定文書員應做好檔案的統計工作,包括檔案的收進、移出、銷毀、結存、整理、保管、鑒定、利用等內容。
3、文書檔案的保管要做到防潮、防光、防塵、防蟲、防火、防盜,保持清潔,以保護檔案的完整無損,延長檔案的使用壽命。
十、附則:
