管理處入駐工作細則范本
1.0目的:規范管理處入駐程序。
2.0范圍:所接管物業管理的樓盤。
3.0職責:管理處經理組織成立物業管理處。
4.0程序:
4.1實地考察
對已確定要接管的物業,由公司在該物業竣工前組織客戶部、財務部、工程部、行政部、保潔綠化部等相關部門負責人前往物業現場,圍繞接管后管理工作所涉及的有關問題進行考察(必要時可多次進行實地考察),在此基礎上提交公司總經理辦公會議討論確認。
4.2成立物業管理處
新的物業管理處應于已定的入伙日期前三個月成立,并開始運作,根據實際需要,采取人員分步到位的辦法,到入伙時,按定編人數配齊物業管理處各類人員。物業管理處各類人員按以下程序、時間集結和進入驗收現場,但可根據現場條件和實際情況進行調整:
4.2.1 入伙前三個月,任命物業管理處經理,物業主任1人,物業管家2人(前臺文員1人)到位,并按照入伙工作方案立即投入實質性準備工作。
4.2.2 竣工驗收前二個月,消防中心值班人員3人進入現場,與工程部人員一起,參與機電設備安裝調試的監理及學習工作,掌握小區設備設施的基本情況和操作規程。
4.2.3竣工驗收前一個月,電工2人,給排水1人,進入現場,熟悉樓宇結構、公共配套設施和設備等,參加竣工驗收,配合物業管家監督樓宇工程遺留問題的整改工作。
4.2.4竣工驗收前半個月,部分保安人員到位,上崗培訓后,負責對接收的物業安全護衛工作。
4.2.5入住前一個月,管理處管理層人員到位,管理處掛牌辦公。
4.2.6入住前一個月,炊事員到位,食堂開餐。
4.2.7入住前半個月,清潔人員到位,開始對小區內環境和已接收房屋進行保潔工作。
4.2.8入住前半個月,全部保安人員配齊上崗。
4.2.9入住前半個月,維修班組成立,人員配齊到位。
4.3物業管理處進駐小區前的工作
4.3.1物業管理處及公司應提前派出部分工程技術人員進駐現場,與開發商的工作人員一起,參與樓宇竣工收尾的監理工作,主要是參與機電設備的安裝調試,了解整個樓宇內所裝備的設備設施,熟悉各類設備的構造、性能、產地,熟悉水、電、氣管道線路的鋪設位置及走向等,為入伙后的管理、維修養護打下基礎。
4.3.2由公司為新物業管理處提供臨時辦公場所,物業管理處根據實際需要,擬制辦公用品、設施、工具以及物業管理處員工生活必需品的采購計劃,報經公司審批后購置。
4.3.3在公司的指導下,印制收樓、入伙所必須的文件資料和表格,如《住戶手冊》、《業主公約》、《入伙通知書》、《收樓須知》、《房屋二次裝修申請表》、《質量保證書》、《**小區使用說明書》、《裝修管理規定》、《裝修協議》、《消防防火協議》等。
4.3.4在待接物業建筑工程經建設局質量監察處、消防局等主管部門分別檢查驗收合格后,物業管理處及時進駐接管小區。
4.4物業接管中的工作
4.4.1物業管理處成立驗收小組,主動與發展商的開發商和承建單位聯系,協商樓宇交接問題。開發商、施工單位和物業公司三方共同組成聯合交接小組,制定驗收方案,統一驗收標準,商定交接注意事項和開始交接日期。
4.4.2物業管理處對所接收的所有建筑產品、設備設施,要分別列項印制驗收記錄表格。
4.4.3全面驗收交接。驗收時須有開發商、施工單位和物業管理處(含公司指派專業人員)三方共同參加,逐項進行驗收,填寫記錄單,每份驗收記錄單上均有三方人員的簽名,驗收記錄單一式三份,三方各執一份。對驗收合格的項目,列出清單,進行交接,交接雙方在清單上簽字,對不合格的產品,注明存在的問題,提交開發商和施工單位,限期整改,整改項目須經復驗合格后方可接收。
4.4.4對于已經接收的項目,物業管理處從接收簽字起,即需組織人員對已接收項目進行清潔和環境整理。
4.4.5搞好公關工作,指派專人代業主聯系電話安裝、有線電視安裝、液化石油氣開戶點火、確定街區門牌號碼以及通郵等工作。
4.4.6代業主聯系電話安裝事項,應于入伙前兩個月與電話公司辦理相關手續。
4.4.7代業主聯系有線電視安裝事項,應于入伙前兩個月與有線電視公司辦理相關手續。
4.4.8應于入伙前半個月與市液化石油氣公司聯系輸液化氣開戶點火手續。
4.4.9聯系網絡公司寬頻網絡辦理開通事宜 。
4.4.10于入伙前三個月,向轄區派出所申請確定新接收物業的街區門牌號碼。
4.4.11于入伙前三個月與當地郵局辦理通郵手續,并組織設計、定做信報箱。
4.4.12如代為業主安裝常規防盜防火設施。物業管理處應從堅固美觀、
價格合理的原則出發,于入伙前一個半月組織定購并代為業主統一安裝防盜門、防盜窗花,為每戶業主配備市消防處規定型號的手提滅火器,并于入伙前安裝完畢。
4.5入伙前的工作
4.5.1通過登報或寄發通知書的形式,提前一個月向業主發出入伙通知。向業主寄發通知應包括以下資料:
1) 入伙通知書;
2) 收樓須知;
3) 入伙流程圖;
4) 入伙收費一覽表。
4.5.2規劃整理物業小區環境衛生,設置必要的設施、標志,栽培種植樹木、花草。
4.5.3逐棟、逐層、逐戶全面徹底地進行衛生清理,并注意保潔。
4.5.4研究制定集中入伙時的接待工作方案,圍繞完成接待任務對人員進行合理分工,并在物資上做好充分準備。
4.6 入住時的環境布置
4.6.1區內環境:
a.入口處掛橫幅,內容有'歡迎您喬遷***'等,插彩旗,營造熱烈的氣氛。
b.插指路牌,由入口處到管理處,指路牌標明'管理處 → '字樣。
c.入口處標明管理處辦公地點和辦公時間。
4.6.2管理處辦公環境:
a.根據實際情況掛燈籠,飄小彩帶,擺放花籃、盆景,給人以隆重、喜慶的感受。
b.張貼醒目的'辦理入住手續流程圖',辦理手續窗口設置要求做到'一站式服務'程序,各窗口標識清楚,一目了然。
c.管理人員著裝整潔,精神飽滿。
d.辦公室內資料擺放整齊有序。
4.7業主(住戶)入住程序
入住流程圖:驗證→交費→資料發放/填寫→鑰匙發放→驗房
4.7.1驗證
4.7.1.1業主/住戶提供《入伙通知書》原件、《購房合同》復印件一份.
4.7.1.2業主及家庭成員身份證復印件各一份。
4.7.1.3如代為辦理需提供授權委托書、委托公證書原件。
4.7.2資料發放與保管
4.7.2.1發給業主的資料:
a、《入伙通知書》
b、《住戶手冊》
c、《業主公約》
d、《裝修申請書》
e、《業主登記表》
f、《住宅使用說明書》
g、《住宅質量保證書》
h、《委托銀行代收款協議書》
i、《房屋鑰匙托管協議書》
4.7.2.2發給業主填寫并需返回管理處的資料:
a、《業主公約》:經業主和管理處簽確后,業主保管一份,管理處留存一份;
b、《業主登記表》:即日填寫返回;
c、《委托銀行代收款協方議書》:辦理銀行托收手續;
d、《裝修申請書》:業主申請裝修時填寫,并返回原件給管理處存檔;
e、《房屋鑰匙托管協議書》:業主需管理處托管房屋鑰匙時填寫;
4.7.2.3管理處按業主的棟號及房號進行建檔編號。
4.7.3交費:
a、 管理服務費;預交3個月,以入伙通知單發出的日期為準,當月15日前(含15日)計收全月管理費,當月15日以后計收半月管理服務費。
b、 各種工本費;例如ic智能卡、車輛ic卡等。
c、 各項代繳代辦的開戶費。例如;煤氣開戶費、有限電視開戶費等。
d、 其它應交繳費用。
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bsp;4.7.4發放房屋鑰匙
a、 根據《入伙通知書》及交費后開據的發票領取房屋鑰匙和其它鑰匙及登記;
b、 發放信報箱鑰匙及登記。
4.7.5驗房
物業管理處安排專人引導業主入室驗收,將業主提出的房屋質量方面的合理意見逐項記錄在《房屋驗收交接表》,并負責與承建商聯系限期整改,保證業主能按時入住。
5.0支持性文件
5.1《入伙通知書》
5.2《住戶手冊》
5.3《業主公約》
5.4《裝修申請書》
5.5《業主登記表》
5.6《住宅使用說明書》
5.7《住宅質量保證書》
5.8《委托銀行代收款協議書》
5.9《房屋鑰匙托管協議書》
5.10《收費項目一覽表》
5.11 kh-03-r01《房屋驗收交接表
