第1篇 物業管理工程質量維修控制辦法
工程質量維修控制辦法(物業管理)
為了及時解決小區居民的工程質量問題,向住戶提供完善的服務,滿足住戶的合理要求,進一步提高公司的信譽,結合小區維修工作的實際情況,特制定本辦法。
第一條公司全體員工均有熱情接待、聽取顧客報修的責任,并設身處地為其解決實際問題,不可以職權范圍為借口推諉顧客。
第二條當住戶(顧客)來電或上門報修時,第一接收人應及時填寫《產品質量維修記錄》,明確維修項目的來源,問明事由,記清樓號、位置、顧客姓名。
第三條對住戶(顧客)報修與求助應耐心細致,對收費項目及時說明服務標準、服務方式、收費標準等事項。
第四條項目辦應由專人負責住戶的維修工作,及時同住戶溝通根據《產品質量維修記錄》和具體的情況分清責任:
1.施工方責任分為施工工藝不當或材料不合格兩方面的原因,維修負責人應及時聯系施工方到現場查看問題,拿出解決辦法。并且最遲不得超過15個工作日給予徹底維修,達到顧客(居民)滿意。若施工方不能按約定的時間予以維修,或維修后仍存在質量問題,項目辦可自行聯系解決。所發生的費用由施工方保修金中雙倍扣除。
2.顧客自身原因:由于顧客使用不當的質量問題,應及時、妥善地向顧客說明情況,并協助顧客聯系物業部門給予有償服務。
3.保修期外,如果顧客(居民)向項目辦反映質量問題,項目辦應向顧客作好解釋工作,協助顧客聯系物業部門給予有償服務。
第五條對于明確維修的質量問題,項目辦維修負責人員及時電話通知承包方(或掛號信通知并查詢),承包方要在規定的時間內維修好,經住戶簽字認可后報項目辦。作為工程維修金的支付憑據。如承包方在規定的時間內不能修理好,項目辦可自行安排進行維修。
第六條維修過程中,項目辦應安排專門人員對維修過程質量進行監督、檢查,并對維修過程和結果進行確認。
第七條維修好的房屋要由項目辦(兩人以上)簽字認可并經住戶簽字,維修方在一個月后進行回訪檢查,無質量問題后,辦理工程量驗收單進行結算。以上發生的費用扣承包方工程款。
第八條維修時間:為不影響住戶的生活,項目辦人員應確保所維修項目在規定的時間內完成。
1.對急修項目(如:自來水設施跑水、下水管道和垃圾道堵塞、供暖設備漏水、漏電),要在30分鐘內到位,12小時內修復,若不能,要有緊急處理措施,并對住戶(使用人)做出合理解釋,做出限時承諾。
2.一般維修原則上2日內修復,特殊情況必須做出說明和限時承諾。維修時限不得以節假日和休息時間順延。
第九條項目辦負責人對維修的過程和結果負責,確保維修結果達到預期的要求。
<產 品 質 量 維 修 記 錄>
工程名稱
施工方
維修
部位、
內容
報 修 時 間
年月日
維修結果
年月日
發 生 費 用
住戶滿
意程度
優
良
好
差
住戶簽字
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工程質量維修控制辦法(物業管理)
維修
部位、
內容
報 修 時 間
年月日
維修結果
年月日
發 生 費 用
住戶滿
意程度
優
良
好
差
住戶簽字
維修
部位、
內容
報 修 時 間
年月日
維修結果
年月日
發 生 費 用
住戶滿
意程度
優
良
好
差
住戶簽字
備注
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第2篇 物業公司用車管理辦法
由于我公司目前無專用工作車,給外出辦公帶來很大不便,為提高工作效率,同時做到節約公司費用,經研究決定,a150、a295兩輛微型長安車為我公司定向租用車。
為加強用車管理,嚴格用車制度,特制定本辦法:
一、用車范圍
1、必須是辦理公事。
2、原則上必須是公司總經理和副總經理外出辦公事,其他人員用車必須經科長同意后方可用車。
二、用車管理
1、所需用車必須由辦公室開具用車通知單,并注明詳細時間、地點和事由。
2、科長及用車人必須在通知單上簽字。
3、用車通知單必須經公司領導審批后方可報銷費用。
三、計費標準
1、在廠區內按每次5元計費,若需等候按10元/小時計費。
2、廠區外按15元/小時計費,過路費和停車費單獨報銷。
3、接送機場往返一次按100元計費(含過路費和停車費)。
4、主城區外另行協商。
5、駕駛人員的違章罰款和維修費用自行負擔。
四、用車流程
用車人申請-->科長簽字-->辦公室派車(填寫時間、地點和事由)-->用車人對費用進行確認交辦公室匯集-->交公司領導審批簽字-->財務報銷
五、其它用車
1、物業公司員工外出辦公原則上乘坐中巴車,并按集團有關規定補助誤餐費用。
2、特殊情況::需乘坐出租車必須事前經公司領導同意后方可乘坐。
3、用車人憑車票經公司領導審批后報銷。
4、凡發生的差旅費和運輸費分別在各科計劃費用中列支。
六、本辦法從2023年6月1日起執行,由公司辦公室負責解釋。
第3篇 某物業管理經費控制辦法
物業管理經費控制辦法
1、制定周密的各項經費開支計劃,一切費用開支必須提出申請,月計劃提前一星期申請、季計劃提前一個月申請、年計劃提前一個季度申請,費用開支計劃不得隨意突破,必須調整修改的,仍須按上述程序審批通過后下達執行;
2、落實各類人員的崗位責任制,層層負責,兌現獎懲制度;
3、嚴格執行經費的申報、審批、核銷制度,根據公司經費管理權限的劃分,對業務過程中需預支、花消的費用事先申報(計劃或預算的方案)經批準方可執行,完成業務后按公司規定的程序審核報銷,簽字人對自己的行為負責;
4、會計人員盡職盡責,認真執行國家的《會計準則》及《財務通則》為公司管好家、理好財,對不符合手續和財務制度的堅決不辦理,對損害公司利益的行為予以制止、必要時進行舉報,并在專職崗位上檢查、考核公司內各部門執行費用計劃情況。
第4篇 x大學物業公司人事檔案管理辦法
第一條 為加強和規范員工檔案管理,依據《中華人民共和國檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》及《干部檔案工作條例》,制定本細則。
第二條 員工的檔案由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條 員工失蹤或死亡后滿三年,其檔案應移交當地勞動行政部門保存。對國家和公司有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由公司檔案管理員按規定向有關檔案館移交。
第四條 人事檔案管理員的職責
(一)保管員工檔案;
(二)及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
(三)辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續;
(四)登記員工工作、工資、獎懲情況;
(五)為領導和有關部門提供員工的情況;
(六)做好員工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)定期向有關部門移交檔案;
(八)辦理其它有關事項。
第五條 人事檔案的內容及分類歸檔
(一)本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;
(二)本人經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料;
(三)本人自我鑒定,組織鑒定材料;對員工的考察、考核、評價材料;
(四)政治歷史審查及甄別復查材料;
(五)員工參入黨、團、工會等材料;
(六)獎勵(包括科技和業務)及各種先進事跡材料;
(七)入伍、退伍、辭退職、出國等材料;
(八)處分、取消處分的材料;
(九)任免、工資、職稱等材料;
(十)學歷和評定的技能等材料;
(十一)其它有較大價值的可供參考的材料。
第六條 人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》的規定辦理。
第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀
一、調動和錄用入公司的員工,應在辦理手續前調閱檔案,在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。
二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
五、按規定需要銷毀檔案材料時,必須經部門負責人、分管領導批準,并編制銷毀清冊。
六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應分類,整理裝訂成冊后方能入卷存檔,不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。
八、檔案應分類編號后存放,編號應與員工編號統一,防止重名重姓員工材料入檔交叉,制檢索目錄,以便查找。
第八條 人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時,必須持蓋有公章的單位介紹信,經分管領導批準后,方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時,應由部門出具證明,由人力資源部負責人批準后方可查閱。
三、公司級領導、人力資源部可不經審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度,對查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應提交報告,分管領導批準,嚴格履行登記手續。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。
七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務,應在任免職務后一個月內移交其檔案。
九、員工調動、辭職,解除勞動合同或被開除、辭退等,已辦理離公司手續者,應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取,并履行登記手續,不準郵寄或交本人自帶。
十一、對轉出的檔案,必須按統一規定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記,并密封包裝,加蓋公章和經辦人印章。
第九條 新接收檔案,檔案材料不全,可不予接收。接收檔案后,應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出,檔案材料轉出時,應從計算機內注銷員工基本檔案情況。
第十條 本細則未盡事宜按《企業職工檔案管理工作規定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條 本管理細則由公司人力資源部負責解釋。
第5篇 物業管理公司借款報銷流程辦法
物業管理公司借款、報銷流程及辦法
為加強企業財務管理,合理使用資金,提高辦公效率,根據公司有關規章制度和實際情況,制定本辦法。
一、借款:借款主指公司各部門為經營或管理需要,需墊支或對外支付的,尚無正規發票的款項,分為現金借款和票據借款。
1、現金借款:借款人應提前半天通知財會部門,將借款單經部門經理簽字后,根據金額大小分別簽字。現金借款應嚴格按現金使用范圍借支。流程圖附下:
2、票據借款:票據是特指支票、匯票、電匯、銀行承兌等銀行票據;除必須支付現金的款項外,公司的對外支付,原則上均應以票據支付。借款單注明借款事由,經部門經理簽字后,依照有無合同等不同情況分別辦理審批手續。流程圖附下:
二、報銷:
1、通訊費及市內交通費的報銷:此兩項費用是指員工每月可憑票報銷的移動電話費和市內。兩項費用具體的報銷標準,參照公司制定的有關規定;這兩項費用的報銷,各部門必須指定專人到財會部辦理。該辦法實施時,各部門指定專人的姓名填列在本稿所附表格里。流程及表格附后:
流程圖:
表格:
部門指定人部門指定人部門指定人
行政部市場部voip事業部
人力資源部寬帶社區部客戶服務中心
財務會計部大客戶部管理信息部
工程建設維護中心網絡規劃管理部
2、他費用的報銷:公司各部門為經營或管理而取得正規單據后,需支付或應支付的各種款項,也包括借款沖賬的款項。報銷人應及時整理好各類單據,并進行分類,將同一事項的單據歸集并編制報銷單,經部門經理簽字后,再按金額大小分情況分別簽字報銷。具體流程圖如下:
3、物資采購的報銷:
三、財會部對外辦工時間:凡涉及報銷和借款沖賬的各種款項,只在周二、周四集中辦理;現金及票據借款,可在周一至周四全天和周五上午辦理,周五下午財會部原則上不對外辦公。
對外辦公時間:周一至周四am9:00-12:00pm1:00-5:30
周五am9:00-12:00
報銷時間:周二am9:00-12:00pm1:00-5:30
周四am9:00-12:00pm1:00-5:30
四、以上借款、報銷流程及方法由財務會計部負責解釋說明
第6篇 某物業園區人防工程管理辦法
e物業管理有限公司作業指導書
文件名稱:人防工程管理辦法
1 目的
地下人防工程設備是結合地面建筑修建的用于戰時保障人員與物資掩蔽的防護工程設備,按照人民防空實行'長期準備,重點建設,平戰結合'的方針和人防工程設備使用'平戰結合,以用促管'的原則,通過嚴格的管理,確保地下人防工程設備安全和有效使用。
2 范圍
適用于地下人防工程的規范管理。
3 職責
由保安隊長、管理處主任、片區經理具體負責實施。
4 工作程序
4.1地下人防工程設備管理由保安隊負責,工程維修人員必須嚴格遵守'人民防空法'的管理使用規定和公司有關人防工程設備管理的各項規章制度,牢固樹立國防觀念和居安思危的思想,增強工作責任感,不斷提高管理維護水平,切實做好人防工程設備的管理維護工作。
4.2定期對工程設備配置的排煙、排風、通風、照明、供電等設備進行運行,對工程設備防護設施進行檢修潤滑除銹、維護,做到工程設備內無水滲漏,金屬部件無銹蝕,木質部件無腐爛,隨時保障各種設施、風、水、電系統的正常運行和密閉設施啟動靈活,密閉可靠。
4.3人防工事內嚴禁存放易燃、易爆、劇毒、放射性和腐蝕性物品,嚴格禁止任何人向工程設備內排入廢水、廢氣和傾倒廢棄物和使用明火,不準亂拉、亂接電線和隨意安置電器插頭。
4.4認真落實停車場管理的各項規章制度,加強對人防工程設備轉為車庫的管理使用,責任到人,統一規劃停車泊位,增加安全防范設施和消防滅火器材的配備,完善場內交通安全標志、標牌、車位線和照明設施,對進出場車輛實行統一管理,做到車輛停放排列整齊,進出秩序井然,認真落實'三防'工作,防止車輛被盜案件的發生。
4.5人防工程設備的管理人員隨時對場內的清潔衛生進行打掃,清除場內的廢紙雜物(含進出口通道),保持良好的衛生環境,無關人員不準隨意進入人防工事。
4.6做好人防工程設備資料管理工作,按照工事建設項目分類,健全各項技術資料,做到統一建檔,統一管理,專人負責,保證人防工事各項技術資料的完整。
4.7每月定期檢查人防工事內的防火、防洪、排水、通風電源線路等設備的安全使用情況,發現隱患,及時整改,對違反人防工程設備管理制度者,按'中華人民共和國和人民防空法'報請上級主管部門依法追究處理。
5 相關文件
6 質量記錄
第7篇 物業財務收支管理辦法-9
物業財務收支管理辦法(九)
一、資金收入管理
1、各部門收取的零星維修費、門面租金、房租、清運占道費等在一本收據用完后必須上繳財務室;餐飲營業款及其他零星現金,當天必須存入公司的銀行賬戶或上繳財務室。以上款項均不得存放在保險柜,更不得以個人的名義在銀行開設私人賬戶或活期存折,一經查證,嚴肅處理。
2、各部門在收取客戶的租金、房租、餐飲營業款支票時,必須當天到公司財務室進行背書。
3、各部門收取的現金,不能坐支、不能私人挪用,更不能借給他人,一經查證,嚴肅處理當事人。
4、各部門對每月應收的租金、房租、清運、占道等款項應及時催收。
以上款項收取,不管是采用一式三聯收據或原始憑證,大小寫金額要相符,必須用復寫紙填寫,并有制單、收款人的簽名;作廢式應注明'作廢',連同存根一起保存,不得撕毀。
二、資金支出管理
1、購置辦公用品應從實際出發、本著節約的原則,并需編制清單,經總經理批準,方可在財務室辦理借款手續,對購置物品需配專人管理,設收支賬本。
2、購置環衛工、維修工所需的工具、材料、勞保用品等,要根據各部門購物明細編制清單,經總經理批準才能到財務室辦理借款。
3、購置各類物資、物耗、獎品時,發票上寫明購貨單位、數量、單價金額,購買多項物資要附清單、驗收證明,發票與清單金額必須一致、書寫規范、不得涂改,發票必須蓋有出具發票單位的財務章或發票專用章,一式幾聯的發票必須是復寫,只能以發票聯作為報銷憑證。發票背面要有經辦人、驗收人、總經理簽字,經會計審核后方能報銷,否則不予報銷。同時對工具、勞保用品實行專人管理,建立健全工具、勞保用品卡片。
4、各部門在退還客戶的租金、押金、保證金等款項時,應憑原開出的收據(必須有經辦人、部門經理簽字)才能在財務室辦理退款,不能用收取的現金坐支或相抵形式支付。
5、公司員工因工作需要出差或辦事要借款時,需辦理借款,必須經部門經理、公司領導批準簽字,出差回來或辦完事,必須在一月之內到財務室報銷及退還現金,本著前賬未報,后賬不借原則。
6、使用支票者必須在支票登記薄上簽名,每周未在財務室結清周內的使用和未使用的支票,本著前賬未清,后賬不結原則。
7、公司采購人員使用現金周轉金每月限額在2000元之內,食堂、怡園采購員每月周轉金限額在3000元內,每周報賬,月終了結一次賬,多退少補,不得挪用公款辦私事。
8、對資金使用,既要做到事先有計劃安排,又要注重使用過程中的監督控制,以免資金積壓。
三、該辦法從即日起執行。
物業公司管理有限公司
二o一一年十月
第8篇 物業公司工作服勞保用品管理辦法
物業公司工作服、勞保用品管理辦法
為了使公司節約開支,對員工所發放工作服裝等在合理使用期限內,進行有效管理,特制定本規定。
一、使用期限:
1、大衣使用期限為三年;
2、冬裝、雨鞋使用期限為二年;
3、襯衫、夏裝使用期限為一年。
二、使用規定:
1、各員工所發放的服裝等自發放之日起計算。
2、在使用規定期限內,如使用不當或保管不妥出現破損、遺失,應及時上報,由公司統一購發,所發生的費用由本人承擔。
3、參加工作時間 6 個月內的員工,如辭(離)職的,對所發放服裝(應收回的除外)按原價,在工資中扣回金額。
4、工作崗位調動,及時上交原所發放的服裝等物品。
5、領帶、領帶夾、工作牌、上崗證等,如使用不當造成損壞或遺失,應及時向公司申領,費用由本人承擔。
第9篇 商廈物業通訊服務管理辦法
商廈通訊服務管理辦法
目的:保證商廈通訊暢通,規范服務質量。
適用范圍:自設程控機房的商廈。
(一)機務管理
1、每日清潔機房,查檢設備的運轉情況,調節機房內的溫度、濕度、電源設備穩定。
2、每日巡視通訊設施,爭取提前發現問題和故障。
1、每周檢查供電是否可靠、正常。
2、每月要檢查各類顯示告警系統,檢查計費工作是否正常。
3、每年要利用測試話機檢查中繼線路情況。
4、機務臺穩固,銘牌標志齊全,設備無灰塵。
5、保險管正常可靠,各種線路布設整齊美觀。
6、操作臺及監測設備完好無損。
7、各顯示板電路工作正常。
10、監測系統能準確的顯示。
(二)話務管理
1、語言規范
1.1使用服務禮貌用語。
1.2語調柔和,聲音甜美,熱情文明,態度和藹。
2、操作規范
2.1話務臺鈴響三聲內接電話。
2.2接轉電話迅速、及時、準確。
2.3在接聽顧客抱怨、意見時需填寫“顧客電話登記表”,詳細記錄應立即轉相關部門。
2.4話務員在交接班時將未盡事宜記錄在“話務員交接記錄表”上,以便工作延續。
2.5使用標準用語“您好華聯商廈,請問您要哪個部門”,“請稍等”。
2.6“您好,這是華聯商廈,請您講話”。
2.7“對不起,您打錯電話了,請查詢后再撥”。
2.8“不客氣”,“沒關系”。
2.9“對不起,電話占線,請稍后再撥”。
2.10“您好,電話沒人接請稍后再撥”。
2.11“請稍等,給您轉…部門詢問一下好嗎”
2.12“對方電話沒人接聽,有事請您留言”。
(三)電話的安裝及維修
1、各部門安裝電話門數要根據工作需要報公司審批后才可予以安裝。
2、聯營廠家安裝電話,應填寫《安裝電話申請表》,報主管部門和公司批準,到財務部門交納有關費用后才可予以安裝。
3、電話維修、移機要填寫《電話維修、移機申請單》,按維修單組織維修、移機工作。平時要加強電話的維護保養,每日必須巡查一次。
4、接到“報修單”或電話,十五分鐘內趕到現場,如到不了現場,應及時告知原因。
5、接到安裝電話申請表(手續齊全)后,進行創號、排表、調試、布線等工作,一星期內接通。
第四十條電話管理規定
(一)裝機、移機業務由總務部專業人員負責,其它部門或個人無權私自裝機或移機。
(二)各部門話費實行費用包干管理,超額自負。各地區要根據當地話費標準,制定本公司包干額度,并向總公司報備。
(三)各部門嚴禁撥打聲訊臺電話。
(四)各部門負責電話機的日常清潔工作。
第四十一條 聯營廠家電話安裝及話費管理
(一)聯營廠家安裝電話應填寫《電話申請表》,經營業部審核后報物管部辦理。
(二)聯營廠家安裝直撥電話一次性交納管理費200元、材料費300元,話費押金1000元,話機自備(需有進網許可證)。退場時,話費押金返還,如商廈提供話機,每部收費150元。
(三)聯營廠家話費以月為單位,每月底按時結算一次,逾期未繳者按當地電信公司有關規定加收滯納金并做停機處理。
(四)聯營廠家根據所需新的服務項目應在原話費押金的基礎上繳納相應的話費押金,具體如下:國際直撥:2500元、國內直撥:2000元。
第四十二條 相關記錄表
(一)電話使用變更記錄
(二)安裝電話申請表
(三)電話
第10篇 物業公司多種經營管理辦法實施細則
物業公司《多種經營管理辦法》實施細則(試行)
第一條:為進一步強化《多種經營管理辦法》的有效執行,提高在運用過程中的可操作性,根據公司的相關管理制度,特制訂《多種經營管理辦法》實施細則(下稱'本細則')。
第二條:本細則由公司財務部、品質培訓部負責管理、解釋。
合同的申報、審核、審批
第三條:合同總金額在500元(含500元)以下,期限在3個月以內,管理中心(處)可以根據實際情況與合作方進行約定,約定可以選用口頭或書面形式。在執行前5天向公司品質培訓部、財務部報備。每月底以書面形式報備財務部及品質培訓部。
第四條:合同總金額超過500元,管理中心(處)在與合作方確定意向后,草擬合同報公司審核,總經理審批。
第五條:報審的合同由行政與人力資源部負責簽程,合同的審核審批應在接到合同后7個工作日(含周六、周日)內完成,遇相關負責人出差,審核審批時間自動順延,行政與人力資源部向管理中心(處)反饋。
第六條:行政與人力資源部負責合同在審核審批過程中意見的反饋。
第七條:修改后合同由管理中心(處)再次報公司審核審批,執行本細則第五條、第六條,直至蓋章簽約;
第八條:合同簽字蓋章生效后,我方原件由行政與人力資源部備份,管理中心(處)留存復印件,并由行政與人力資源部將復印件送至財務部備份;
第九條:管理中心(處)負責合同的執行,嚴格履行合同內容,接受公司品質培訓部、財務部對合同執行情況的監督、檢查。
其它
第十條:其它未涉及的事項按照《多種經營管理辦法》執行。
第十一條:本細則為《多種經營管理辦法》的組成部分,經公司經營班子、部門會簽后生效。
第11篇 物業公司文書檔案資料管理辦法怎么寫
物業公司文書、檔案、資料管理辦法
1.0目的:方便資料查閱,完善記錄檔案。
是事件有源可查。
2. 0 適用范圍物業公司的各種資料、檔案。
3. 0 管理內容3.1 文件和資料的分類--質量體系文件(質量手冊、物業管理方案、程序文件、作業文件、質量記錄)--文書檔案(國家有關物業管理行業的法規、條例、通知、來往單位文件等)--其它資料的分類(業主檔案資料、書刊、聲像類、專業性資料等)3.2 文書檔案管理--上級機關、來往單位發來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經理閱轉,并送有關部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。
--外來信件,寫明領導人親收或寫明領導人姓名的由受文領導拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。
--以公司名義的發文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號、經理簽發,然后安排打印,文件類應登記在《發文簿》,信函類的登記與收據或收件人簽名應記錄在《信函寄發登記表》上,以便查詢。
--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。
3. 3 其他資料管理--行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關細則如《業主檔案的管理辦法》等。
--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。
任何個人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時在行政部進行查閱。
--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經經理同意,完善登記手續后方可借閱。
--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調換、污損。
檔案資料借閱時間原則上不得超過七天,在規定時間內使用人應及時歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節輕重,處以50-300元罰款。
--公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統一收取,并摘印當日重要信息供相關部門人員參閱。
報刊剪報工作,由公司文員負責,每月完成上月報刊上有關信息、資料的收集、整理及傳閱。
--由行政部統一收取專業類雜志并提醒相關部門主管借閱,非專業類雜志,由公司行政部負責及時安排借閱,限定歸還日期后按時收回,以便其他人員借閱。
--借閱公司的圖書及參考資料應辦理登記手續,專業參考類圖書由對口專業員工進行借用;
非專業類圖書借閱數目一般不超過叁冊,要求在兩個月內歸還。
--公司行政部文員應每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數量進行清理,并通知員工應歸還的日期,員工應積極配合清理,以便文員及時掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發揮圖書價值。
--所有圖書資料均應妥善保管、及時歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價的二倍予以罰款。
無定價的將視資料內容重要程度處以50-200元罰款。
4.0 各職能部門的資料管理各部門內部日常工作中常用資料需要由部門內部保管的,可在資料室設專柜存放、取用,有必要時應分別建立內部資料管理方法和登記。
5.0相關文件
5.1 《業主檔案的管理辦法》6.0相關記錄
6.1 《收文薄》
6.2 《發文簿》
6.3 《信函收存登記表》
6.4 《信函寄發登記表》7.0 附錄
7.1 《電腦資料存貯說明》編寫:
第12篇 物業管理公司公文處理辦法
物業管理公司公文處理辦法(十七)第一章 總則
第一條 為使公司各部門、項目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規范化、制度化、科學化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報,下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。
第五條 公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規以及公司的相關規定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機構,主管本部門的公文處理工作并指導下級部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應當配備專職人員負責公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)適用于依照有關法律公布公司規章;
宣布施行重大強制性行政措施;
嘉獎有關部門/項目及人員。
(二)決定適應于公司對重要事項或者重大行為及動作作出安排、獎懲有關單位及個人、變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項,并要在公司內部以文件的形勢及下達。
(三)公告適用于向企業內外宣布重要事項。
(四)通告適用于公布公司各部門應當遵守或者周知的事項。
(五)通知適用于公司批轉下級部門的公文、轉發上級部門和不相隸屬部門的公文、宣布實施某項制度、傳達要求下級部門辦理和需要有關部門周知或者執行的事項、任免人員。
(六)通報適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
(七)報告適用于向上級部門匯報工作,反映情況,答復上級部門的詢問。
(八)請示適用于向上級部門請求指示、批準。
(九)批復適用于答復下級部門的請示事項。
(十)意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
(十二)會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文部門標識、發文字號、簽發人、標題、主送部門、正文、 說明、成文日期、印章、附注、 、主題詞、抄送部門、印發部門和印發日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。
(二)緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。
(三)發文部門標識應當使用發文部門全稱或者規范化簡稱;
聯合行文,主辦部門排列在前。
(四)發文字號應當包括部門代字、年份、序號。
聯合行文,只標明主辦部門發文字號。
(五)上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。
其中,“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。
(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發文部門。
公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。
(八)公文如有 ,應當注明 順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電子版形式發出的以外,應當加蓋印章。
(十)成文日期以負責人簽發的日期為準,聯合行文以最后簽發部門負責人的簽發日期為準。
電子版形式公文以發出日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。
(十二)公文應當標注主題詞。
上行文按照上級部門的要求標注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執行或知曉公文的其他部門,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標識規則,參照《國家各部門公文格式》國家標準執行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm__297mm),左側裝訂。
張貼的公文用紙大小,根據實際需要確定。
第四章 行文規則
第十三條 行文應當確有必要,注重效用。
第十四條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定,一般不得越級請示和報告。
第十五條 各部門依據本部門職權可以相互行文和向下一級部門的相關業務部門行文;
除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。
第十六條 同級部門、上級部門與下一級部門可以聯合行文;
各部門之間、各項目之間可以聯合行文;
第十七條 屬于部門職權范圍內的事務,應當由部門自行行文或聯合行文。
聯合行文應當明確主辦部門。
須經公司審批的事項,經公司同意也可以由部門行文,文中應當注明經公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權范圍內的具體問題,應當直接報送主管部門處理。
第十九條 部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上級部門應當責令糾正或撤銷。
第二十條 向下級部門或者本系統的重要行文,應當同時抄送直接上級部門。
第二十一條 “請示”應當一文一事;
一般只寫一個主送部門,需要同時送其他部門的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級部門。
“報告”不得夾帶請示事項。
第二十二條 除上級部門負責人直接交辦的事項外,不得以部門名義向上級部門負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。
第二十三條 受雙重領導的部門向上級部門行文,應當寫明主送部門和抄送部門。
上級部門向受雙重領導的下級部門行文,必要時應當抄送其另一上級部門。
第五章 發文辦理
第二十四條 發文辦理指以本部門名義制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。
第二十五條 草擬公文應當做到:
(一)符合國家的法律、法規及其他有關規定。
如提出新的政策、規定等,要切實可行并加以說明。
(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應當根據行文目的、發文部門的職權和與主送部門的行文關系確定。
(四)擬制緊急公文,應當體現緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數字、引文準確。
引用公文應當先引標題,后引發文字號。
引用外文應當注明中文含義。
日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數,第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“1.”,第四層為“
(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。
使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。
第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權范圍內的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商,取得一致意見后方可行文;
如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協調,仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據,提出建設性意見,并與有關部門會簽后報請上級部門協調或裁定。
第二十七條 公文送負責人簽發前,應當由辦公室進行審核。
審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規定等。
第二十八條 以本部門名義制發的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;
以本部門名義制發的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應當進行復核,重點是:審批、簽發手續是否完備, 材料是否齊全,格式是否統
一、規范等。
經復核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序復審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級部門上報的需要辦理的公文,行政部應當進行審核。
審核的重點是:是否應由本部門辦理;
是否符合行文規則;
內容是否符合公司的有關規定;
涉及其他部門職權的事項是否已協商、會簽;
文種使用、公文格式是否規范。
第三十二條 經審核,對符合本辦法規定的公文,行政部應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。
緊急公文,應當明確辦理時限。
對不符合本辦法規定的公文,經辦公室負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。
緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。
對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的,應當及時退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級部門下發或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商;
如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協調,如仍不能取得一致,可以報請上級部門協調或裁定。
第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;
沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,行政部要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內的公文,應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負責人兼任其他部門職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限,按照有關規定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應當建立健全公司公文處理的有關制度。
第四十六條 上級部門的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級部門經負責人或者辦公室負責人批準,可以翻印。
翻印時,應當注明翻印的部門、日期、份數和印發范圍。
第四十七條 公開發布各部門公文,必須經發文部門批準。
經批準公開發布的公文,同發文部門正式印發的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產生效力;
公文被廢止,視作自廢止之日起不產生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別并經各部門/項目負責人批準,可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。
其中,銷毀絕密公文應當進行登記。
第五十二條 部門合并時,全部公文應當隨之合并管理。
部門撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案部門。
工作人員調離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
第九章 附則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。
統一規定發布之前,各部門可以制定本部門或者本地區、本系統的試行規定。
第五十四條 各部門對上級部門和本部門下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。
有關規定另行制定。
第五十五條 本辦法自2023年4月7日起施行。
