第1篇 社區檔案管理制度
檔案收集制度
1、根據《檔案法》的規定,在本社區活動中形成的,記錄和反映本社區工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料(包括圖表、簿冊、聲像材料等)均屬收集歸檔范圍,任何人不得據為己有或拒絕歸檔。
2、歸檔的文件材料應為原件,格式符合國家規定,必須用碳素或藍黑墨水書寫,不得用紅黑水、藍圓珠筆、鉛筆、復寫紙書寫。
3、外出學習、開會、考察等活動中帶回的文件資料,應在差旅費報銷前移交檔案室。
4、移交文件材料應填寫移交清單一式兩份,雙方清點核對后簽字,各存一份備查。
檔案整理制度
1、文書檔案的整理采用《歸檔文件整理規則》或《文書立卷方法》,必須于次年的3月份以前完成。采用《歸檔文件整理規則》應在每份文件上加蓋歸檔章或附上歸檔文件封面,編制歸檔文件目錄。
2、會計檔案由本社區財務人員按要求整理完畢后,于次年2月底前移交檔案室。
3、基建檔案由負責基建項目的人員在項目竣工、驗收后3個月內整理、編目、造冊,集中統一移交檔案室。
4、設備檔案由設備采購部門或人員在設備到貨后,由檔案人員一起參加開箱驗收,并登記、及時歸檔后再提供利用。
5、錄音、錄像、照片、底片等檔案由具體承辦人員及時編寫說明(時間、內容、地點、人物、攝影者、背景等)后,向檔案室移交歸檔。
檔案保管制度
1、非檔案工作人員,未經許可不得進入檔案庫房。
2、堅持檔案室溫濕度測記工作,高溫、高濕季節積極采取降溫、除濕措施,發現問題及時處理。
3、檔案庫房放置滅鼠、殺蟲藥物,做好檔案防蟲、防鼠、防火、防盜、防光等工作。
4、保持檔案室清潔衛生,確保檔案安全。
檔案利用制度
1、社區檔案室要建立檔案利用登記表(冊),利用檔案必須填寫利用登記表。
2、利用檔案必須在檔案室查閱,特殊情況需借出時,須經社區委會主任批準,嚴格履行借出手續、按時歸還。
3、借閱檔案者不得轉借、遺失、拆散和損毀檔案,不得在檔案原件上圈點、加注、涂改、污損。
4、檔案借閱和保管人員要保守檔案秘密,不得向無關人員談論檔案內容和泄漏檔案秘密。
5、外單位借閱檔案須持單位介紹信,經領導批準,方能借閱。
6、借出歸還的檔案,必須認真清點、檢查,發現問題立即上級部門報告。
檔案人員變更交接制度
1、社區組織檔案人員由社區文書擔任。
2、檔案人員變換,要切實履行交接手續。
3、交接內容包括檔案數量、檔案有關設備、參考資料、登記、統計臺帳等。
4、交接雙方要認真核對檔案的內容,并做好檢查記錄。
5、檔案人員變換,要向縣檔案局備案。
社區檔案分類大綱示意圖
社區級檔案:
1、文書檔案
2、會計檔案
3、科技檔案
4、電子檔案
5、聲像檔案
6、實物檔案
第2篇 安全社區創建文件資料管理檔案制度
安全社區創建文件與資料管理檔案制度
1、加強文書檔案、圖像檔案資料的管理工作,保證文書檔案、圖像檔案的及時歸檔和妥善保管,專人負責。
2、創建辦公室負責文件與資料的歸檔,督促和日常管理工作。對相關資料必須按規定立卷,各工作組在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。
3、堅持各工作組收集保管、創建辦公室定期歸檔制度。
4、歸檔范圍:重要的會議資料,包括文件、會議的通知、報告、總結、領導人講話、會議記錄、會議紀要等;反映主要工作活動的報告、總結、各種規章制度等。
5、創建辦公室成員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料,收集齊全,加以整理。
第3篇 某大學生社區管理公司檔案管理制度
大學生社區管理公司檔案管理制度
1、目的:
規范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。
2、適用范圍:
適用于各部門各種檔案的管理工作。
3、職責:
3.1各部門負責人負責監督檔案管理的實施工作。
3.2各部門檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4、管理制度:
4.1檔案管理的內容:
4.1.1公司各部門均需保存以下檔案:
a)公司各種行政文件;
b)公司與質量有關的文件;
c)部門收發文記錄;
d)本部門形成的質量記錄;
e)其它本部門形成的或公司下發的文件。
4.1.2各部門除要保存以上檔案外,還需按部門分別保存以下檔案:
a)辦公室保存公司所有文件(除財務與建設修繕的資料)的原件。
b)各部門保管各部門的資料。
c)辦公室保管人事檔案和各種合同。
4.2檔案的保管目的
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)延長檔案壽命;
4.3檔案的密級
檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學生資料、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:質量管理體系文件及運行記錄、重要的會議記錄、公司收發文(通知、通告除外)、工程類圖紙、計劃總結和其他屬機密的檔案;
c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.4 檔案的保管方式
4.4.1檔案的裝盒與標識
各部門檔案管理員將不同檔案分類,并按時間順序裝入檔案盒內,然后根據檔案的規格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案名稱,然后將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒左側立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
4.4.2編制目錄:
4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準備《文件歸檔目錄》;
4.2.2.2每一份檔案歸檔時,均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。
4.5檔案的查閱權限
4.5.1總經理可查閱公司所有檔案。
4.5.2副總經理可查閱分管工作的檔案。
4.5.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.5.4其他人員根據審批查閱有關檔案。
4.6檔案的查閱/借閱/復制
4.6.1查閱/借閱/復制人到部門《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
4.6.2部門檔案管理員審核其資格:
a )權限內的按正常手續辦理;
b)權限外的,需得到相應授權人的許可:部門(財務除外)的檔案,由部門負責人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財務檔案及公司機密檔案,由總經理審批。
4.7在檔案歸還日期前,部門檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還。
4.8須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;機密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.9檔案的銷毀
4.9.1超過保管期限的檔案,由部門檔案管理員依據檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。
4.9.2該清單報部門負責人審核,由管理者代表審批后進行銷毀,財務檔案的銷毀由總經理審批。
4.9.3銷毀時應有部門檔案管理員及質量管理辦公室質管員在場,銷毀結束后,銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。
5相關文件
6記錄
6.1《文件歸檔目錄》
6.2《文件和資料銷毀清單》
6.3《文件查閱/借閱/復制登記表》
第4篇 安全社區建設檔案管理制度范本
第一章安全社區的檔案概念
第一條 為了加強安全社區檔案管理工作,充分發揮檔案在安全社區建設中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》的有關規定,結合安全社區檔案管理工作實際,特制定本制度。
第二條 本制度所稱的檔案,是指在安全社區建設工作中形成、搜集起來的,經過整理具有保存價值的各種文件材料、照片、光盤、磁帶等實物歷史記錄,以及電子文檔、圖片、影音視頻等電子歷史記錄。它是我街安全社區創建以來各項工作的真實反映,是做好今后安全社區建設工作的必要條件,也是街道機關檔案的重要組成部分,對提高工作效率和質量有著重要作用。
第三條 本著節約資源、便于管理的原則,在工作活動中形成的實物檔案均由相關責任部門自行保管,電子檔案除本部門保管外,需備份一份由安全社區促進委員會辦公室保存。
第二章 檔案工作機構和任務
第四條 各部門應根據工作需要,明確專人管理與本部門有關的安全社區檔案。
第五條 該檔案管理人員須具備一定的檔案管理專業知識,政治上可靠,能夠勝任本工作。且檔案管理人員要保持相對穩定。
第六條 檔案管理人員要堅持黨的四項基本原則,認真執行黨和國家的各項方針、政策,熱愛檔案事業,認真學習業務知識,努力提高政治思想覺悟和業務水平,以保證檔案工作任務的順利完成。
第三章 歸檔文件整理制度
第七條 在安全社區創建活動中形成的,記錄和反映本部門工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬收集歸檔范圍,任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第八條 接收、收集的檔案材料必須完整、齊全、準確地反映工作活動的過程和結果。檔案材料的格式符合國家有關規定,載體材料要有利于長期保存。收集的檔案材料應為原件,并按照文件材料的有機聯系,區分保存價值,分類整理。
第九條 文書檔案實行隨時辦隨時歸檔。錄音、錄像、照片、底片等檔案應及時編寫說明(單位、時間、內容、地點、攝影、錄音、錄像等)后進行歸檔。
第四章 電子文件的歸檔管理制度
第十條 本制度所稱的電子文件是指:在數字設備及環境中生成,以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數字設備閱讀、處理,并可在通信網上傳送的文件。
第十一條 歸檔的電子文件是具有保存價值的電子檔案,必須納入檔案管理的范疇。
第十二條 電子文件實行文檔一體化管理的方式,由安全社區促進委員會辦公室負責對電子文件進行管理,堅持前端控制與全程管理的原則,即收發、鑒定、歸檔各環節統一。
第十三條 為維護電子數據的安全,每年對歸檔的電子文件要備份處理,若有條件可刻錄成光盤,異地保存。
第五章 檔案保管制度
第十四條 建立檔案的登記臺帳,及時記載檔案的收進、移出等變動情況,每年檢查、核對一次,做到帳實相符。
第十五條 對破損、褪變和載體材料不宜長期保存的檔案,要及時進行修復、搶救。聲像檔案要做好防磁、防老化、防粘結等工作。
第十六條 采取有效措施,做好安全保管和科學保護等工作。
第十七條 檔案人員工作變動,必須辦好檔案的清點、移交手續。
第六章 檔案保密制度
第十八條 不斷加強檔案的保密觀念,認真遵守保密紀律,嚴格執行《保密法》。
第十九條 秘密以上的檔案,必須妥善加以保管,如需借閱,必須經有關領導批準。
第二十條 嚴禁攜帶檔案進出公共場所。因公外出攜帶檔案必須符合有關規定。
第二十一條 嚴守檔案機密,查閱檔案者不得向無關人員談論檔案內容。
第二十二條 因工作需要而摘抄或復印的檔案材料,必須妥善加以保管,使用完畢立即歸還。
第七章 檔案鑒定、銷毀制度
第二十三條 根據國家有關檔案保管期限的規定,對保存期滿的檔案,3-5年鑒定1次,銷毀無繼續保存價值的檔案。
第二十四條 開展檔案鑒定工作由安全社區促進委員會指定有關人員組成鑒定小組,提出鑒定工作意見。在主管領導組織下,直接地、逐件(卷)地、準確判定檔案的價值;鑒定結束后,經安全社區促進委員會批復同意銷毀后,方可銷毀。
第二十五條 擬銷毀檔案,要編制銷毀清冊。銷毀時,要2人以上監銷,并在銷毀清冊上簽字。
第二十六條 已銷毀的檔案,應從原案卷目錄和有關檢索工具中除去或加以注明。
第二十七條 經鑒定后仍需繼續保存的檔案或文件材料,應視情況作相應調整。
第二十八條 鑒定工作形成的全部文件材料,即鑒定工作的組織安排、報告、銷毀清冊等歸檔為長期保存。
第八章 檔案借閱、利用制度
第二十九條 凡借閱、利用檔案者,必須逐項填寫借閱登記表。
第三十條 借閱檔案者必須保護檔案,不得轉借、遺失、拆卷和損毀檔案。嚴禁在檔案原件上劃線、圈點、白抹、涂改、污損。未經許可,不得摘抄或復制檔案。
第三十一條 若借閱本部門以外的檔案材料,須經雙方分管領導批準。
第三十二條 對借出后歸還的檔案,必須逐件、逐頁、逐卷檢查,發現問題立即報告、處理。
第九章 檔案管理人員崗位職責
1、認真學習《檔案法》,熱愛檔案事業,刻苦鉆研業務,忠于職守,做好本職工作。
2、認真執行文件材料歸檔制度,積極配合、督促有關領導和有關人員按時、按質、按量辦理好相關科室檔案的收集工作。
3、嚴格遵守檔案管理制度,認真做好各類檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用和統計等工作。
4、對各類檔案實行安全有效管理,做到類別清楚、目錄齊全、排列有序,便于提供利用。
5、要定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質的檔案及時修補,復制或其它技術處理。
6、根據工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,編輯檔案文件匯集等參考材料。
7、嚴格執行保密、 利用制度,辦理好借閱手續和利用效果登記等工作。使檔案信息得到充分的開發和保證檔案內容的安全,更好地為安全社區建設工作服務。
第十章 檔案收集內容
(1)安全社區建設組織機構、目標、計劃等相關文件;
(2)安全促進項目計劃、方案;
(3)安全管理制度;
(4)安全管理的駐地單位基本信息;
(5)各種隊伍建設等文件;
(6)各類創建活動記錄;
(7)事故與傷害原始記錄;
(8)安全檢查、監測與監督的記錄等。
第5篇 x鄉村社區檔案資料管理制度
鄉村社區檔案資料管理制度
一、社區各種門類的檔案,由社區村委會指定專人統一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。
二、資料一般按年度分類歸檔,各個檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅持做到隨時發生、隨時記錄、隨時整理歸檔,因特殊原因一時漏記的要及時補記。
四、根據氣候變化,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的完好無損。
五、檔案管理人員變動時,必須辦理交接手續,嚴格核實交接的檔案。
第6篇 社區衛生中心健康檔案管理制度
南調社區衛生服務中心健康檔案管理制度
1.健康檔案包括家庭健康檔案、個人健康檔案。家庭健康檔案每戶一份,個人健康檔案每人一份,以家庭為單位成冊。
2.應為轄區內重點人群(老年、婦女、兒童)、弱勢人群(孤寡、殘疾、低保)、慢性非傳染性疾病病人建立健康檔案。
3.對患有高血壓、糖尿病、冠心病、腦卒中、腫瘤的病人,應在健康檔案袋上用紅、綠、橙、藍、黑色標識區分。
4.健康檔案由全科醫師負責填寫,項目齊全、字跡清晰、表述準確、不得隨意涂改。診療記錄按soap(主觀治療、客觀檢查、評價、計劃)要求書寫。
5.健康檔案每年至少隨訪記錄四次,進行動態管理。
6.健康檔案應及時收集、及時記錄、統一編號、歸檔保管。個人健康檔案分散存放的,應在家庭健康檔案中標明其存放地。
7.健康檔案管理應責任到人、制度到位、硬件落實、管理達標,逐步納入計算機系統管理。
