某大廈物業管理處會計管理制度
大廈物業管理處會計管理制度
一、總則
(一)財務管理是物業管理的重要組成部分,正確處理好管理與理財的關系是物業管理的首要問題。
(二)財務管理的三方面任務:
1.有計劃、合理的安排資金,為管理處經營管理工作;
2.認真貫徹各項財經制度,維護財經紀律,實行財務監督;
3.加強經濟核算,增收節支,提高經濟效益;
(三)配備專職財務人員,開戶建賬,建立一套完整的、切實可行的會計核算制度,做好管理處經濟活動記錄工作。
(四)做好年度的財務預算,落實各項經濟指標。
(五)做好會計決算和利潤分配報告,加強財務監督,改善經營管理,提高經濟效益。
(六)遵守國家及各項有關法律法規和條例,接受當地稅務、銀行、工商等門的監督。
(七)受'會計師事務所'對企業會計賬目的審查。
二、財務權限與職責
(一)物業管理處財務部必須配合總物業經理編制物業管理處下年度財務預算,制定各項經濟指標,并報物業管理總物業經理及北京華陽恒新物業管理有限責任公司審定。
(二)監督管理處的資金來源與運用情況及各項指標的完成情況,監督控制財務預算的執行情況,分析實際與預算的差額,加強預算控制。
(三)加強流動資金的管理,制定各部門的流動資金額度,超出額度財務有權拒付。
(四)對于總物業經理權限以內管理處的一切開支,由經手人闡明原因報管理處相關部門經理簽字,經物業管理處財務經理審核簽字報總物業經理審批后方可報銷;對于總物業經理權限以外的管理處開支,除上述審批程序外還需上報北京華陽恒新物業管理有限責任公司審批。
(五)有權拒付違反財經紀律和違反管理處財務規定的開支。
(六)建立完善的管理收費系統,及時足額收取管理費及其他費用,必要時協助開發商向客戶收取其他費用。
(七)建立固定資產登記及定期盤點制度,防止固定資產的流失。
(八)建立完善的會計資料檔案管理系統,保證會計資料的完整。
(九)按國家財政、稅收部門及北京華陽恒新物業管理有限責任公司的規定和要求,及時編制各種對外、對內的財務報表,準確計算應納稅額,做好財務工作。
(十)超越財務權限,強行核銷不合理開支,打擊報復財務人員的行為,物業管理處財務人員有權利、有責任向總物業經理及上級部門報告申訴。
三、財務管理
(一)物業管理處財務部應認真貫徹《企業財務通則》和《會計準則》,并執行財政部制定的《物業管理企業財務管理規定》、北京市財政局制定的《北京市物業管理企業財務管理實施細則》,以及國家財政政策、法令,遵守各項資金收付制度,嚴格執行預算開支標準。
(二)按照財務制度的規定,切實做好記賬、算賬、報賬工作,做到手續完備、內容真實、數字準確、賬目清楚、日清日結、按期收賬、在規定時間內報送會計報表,及時、準確、完整地反映管理處的財務狀況和經營成果。
(三)按銀行有關制度規定,做好現金和支票的管理工作,遵守支票使用規定及銀行結算紀律,加強現金管理,做好結算工作。做到日清月結、賬賬相符、賬證相符、賬實相符。及時清理未達賬項,每日報現金日報表、銀行存款日報表,以便合理的使用資金。
(四)根據國家財務制度精神,結合所管理的實際,協助總物業經理制訂有關財務管理、經濟核算、費用開支等具體辦法,并監督各部門實行。
(五)妥善保存會計檔案資料,接受財稅部門、本公司主管經理的監督檢查,及時提供財務資料,如實反映情況。
(六)每月為總物業經理提供所管物業的財務情況,為加強企業經營收益做好參謀。
(七)完成好總物業經理布置的其他工作。
四、固定資產的管理
(一)按現行會計準則規定:使用期限超過一年的房屋及建筑物、機械、機器、運輸工具以及其他與生產經營有關的設備、器具、工具等。不屬于生產經營主要設備的物品,單位價值在人民幣2000元以上,并且使用年限超過2年的,也應該作為固定資產。
(二)各部門如需購置固定資產,應在編制年度預算和月預算時充分考慮及擬訂采購計劃,填制'采購申請單'并寫明固定資產的用途、名稱、規格、單位、數量、金額及訂貨商(三家報價),'采購申請表'要經詢價人及部門經理簽字,經物業管理處財務部審核后呈報總物業經理審批,以上手續完備后物業管理處方可與供貨商簽訂商品購銷合同。購銷合同正本送財務部作付款依據,采購部門、總經辦各存副本備查。
(三)購進固定資產
1.購進固定資產后,采購人要到物業管理處財務部辦理到貨手續,會同財務人員、倉儲保管人員填制'外購資產、物品驗收單',如直撥使用部門,使用部門要對購進固定資產的質量及外觀進行審驗并填制'固定資產領用登記表'。
2.財務部要對購進的各項固定資產建賬建卡、根據稅務局要求和會計核算方法,按月計提折舊費。固定資產的折舊方法采用平均年限法。
3.固定資產應由使用部門負責管理,財務部應根據固定資產的類別建立固定資產分類賬,并根據'外購資產、物品驗收單'、'固定資產領用登記表'對固定資產按使用部門分別設立備查賬。使用部門在領用固定資產時要會同財務人員、倉儲保管人員共同填制'固定資產領用登記表'。
4.固定資產如專人使用,應由使用人保管,使用人在財務部辦理領用手續。各部門公共使用的,由部門經理指定專人負責,如發生人為損壞或丟失,需照價賠償。
5.固定資產要定期清查盤點,本制度規定:物業管理處須于每年的6月30日和12月31日對所有固定資產進行全面的清查盤點,盤點時要對實物逐項點數,填制'固定資產盤點表',按類別、品名詳列賬存數量金額和實存數量金額,由參加盤點人簽章證明,保管備查,固定資產明細賬和固定資產總賬要按時核對,做到賬賬相符,賬實相符,出現盤盈、盤虧要及時上報。
6.固定資產的調出、變賣和因失去使用價值需要報廢時,必須按管理權限辦理,合法批準手續,其變賣價格由物業管理處財務部核實凈值后與購買單位協商確定并報總物業經理審批,需報廢及清理的固定資產要進行審查與技術鑒定后報總物業經理批準,進行賬物處理。凡屬人為造成固定資產報廢或損壞,必須上報總物業經理處理并追究其個責任及相應的處罰。
7.對于接受外單位投資、調撥增加的固定資產或對外投資、調撥減少的固定資產,雙方財務人員、經辦人員、總負責人需共同填制'固定資產交接表'并加蓋雙方單位的公章。
五、流動資產的管理
(一)非商品資金管理:非商品資金包括現金、物料用品、低值易耗品等
。
1.必須嚴格控制非商品資金的占用,核定額度,嚴格管理。
2.購置必須有計劃,經批準,手續合法完備,否則財務不予報銷。
3.根據財政局有關各企業庫存現金不得超過銀行核準限額,根據現在的經濟業務需要,備用金庫存周轉金暫定為3000元整,由財務部出納員負責,建立現金日記賬,嚴格執行現金盤點制度,報銷手續,每日核對庫存現金,做到賬款相符,賬賬相符。
4.當天收取的各種款項,一律當日送存銀行。
5.報廢的低值易耗品和物料用品,必須查明原因,分清責任,報物業管理處財務部作賬務處理。凡屬人為的損失,必須上報總物業經理處理并追究個人責任。
(二)結算資金管理:結算資金是企業在經營活動中發生的貨幣業務,包括銀行存款、應收應付往來賬款等。
1.管理處的銀行帳戶,不準借給其他任何單位和個人使用,更不得出租帳戶收取手續費。
2.及時登記、清理往來賬款,凡人為造成死賬的,必須追究其個人責任,上報總物業經理處理。
3.每月核對內部往來賬。因物業管理處為北京華陽恒新物業管理有限責任公司非法人分支機構,其賬務為獨立核算、統一納稅,所以管理處與總公司需合并會計報表,而保證并表的基礎即為雙方的內部往來核對無誤。
4.及時清理債權、債務,防止拖欠款項。
5.任何人不得以任何手段貪污、挪用公款及個人收取傭金等違法行為。
六、費用管理
(一)費用管理原則
1.堅持勤儉節約的原則,努力降低費用水平。交際、應酬費應根據需要,本著少花錢多辦事的原則,采取實報實銷的辦法(由經辦人事先闡明原因報總物業經理批準)。
2.正確執行有關財務規定,嚴格遵守費用開支范圍。
3.加強各項開支計劃管理,實行財務監督,財務部要行使好財權。
4.嚴格各種費用,杜絕假發票、空白條、杜絕不合理、不合法的費用支出,一切付款票據,必須是合法的發票,白條不得做為報銷憑證。
5.嚴格控制費用,嚴禁在使用中假公濟私。
6.凡屬費用范圍開支,要按管理處報銷程序執行。
7.物業管理處發生的各種費用,應按權責發生制的原則合理進入當期費用。低值易耗品的攤銷原則是一次進入費用,但數額較大的可按使用期限分次攤銷。低值易耗品購入后領用時要填制'低值易耗品領用登記表'。
(二)費用開支標準
1.工資:按管理處工資管理規定執行。
2.勞動保險費:按北京市社會保障中心的和管理處有關規定執行。
3.交際應酬費:原則為每月元人民幣,如有特殊情況需超出上述標準的必須于事前報物業總經理批準。
4.通訊費:副經理級以上人員按管理處手機報銷制度執行,其他員工無論手機費或bp機費一律不準報銷;物業管理處的辦公用市話費、長話費可憑電話局的話費收據列支入賬。
5.市內交通費:物業管理處員工如因公外出須提前填寫'用車申請單'報物業部,在行政用車安排緊張時須事先征得總物業經理的同意后方可乘的士。
七、財務報銷制度
(一)持簽批完整的采購申請,進行物品采購。
(二)物品買回后,經手人必須持有正式的發票找驗收人按發票上所列列明收貨詳情(如物料用品、固定資產類的、使用部門、物品數量、價格等),再填制有關報銷單,按報銷程序進行報帳。
(三)所有的報銷單據必須由報銷人填寫,由管理處財務經理審核,報總經理審批后,出納員方可支付;同時根據本制度前款規定,超出總物業經理權限的支出及超出費用月標準以外的支出,均須報北京華陽恒新物業管理有限責任公司審批。
(四)出納員只能將報銷費用交與報銷人,不可轉收,支付后立即在報銷單上注明'已付'字樣。
八、追繳管理費流程
(一)物業管理處財務部須于每月月底前發出住戶費用繳款通知書至各業主,每一業主應于每月之首五日內向管理處繳付其每月應付之各項費用。住戶費用繳款通知書一式三份,兩份管理處做存根聯和記賬聯;一份副聯交有關業主,業主付款時管理處在記賬聯上加蓋收訖章,發票記賬聯連同住戶費用繳款通知書記賬聯做入賬憑據。管理處開具發票時必須寫明業主公司名稱、費用期間,同時收入部分與代收部分必須分開填列,以便隨時核對收款情況。發票的填開必須真實準確,不得涂改,嚴禁虛開,不開或開據上、下聯不符的發票。
(二)業主如在每月接到住戶繳費通知書5日內尚未繳付當月之各項費用,管理處須印發第一催款通知書予有關業主,以提醒業主須于此通知書發放后3日內清付前款費用。
(三) 業主在第一催款通知書發出后仍尚未繳付,管理處須向該業主發出最后催款通知書催繳欠款。如管理處在最后催繳通知書發放后仍未收取業主之繳款,管理處將采取暫停服務。
