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      工程管理部資料管理制度

      發布時間:2023-10-02 09:20:08 查看人數:85

      工程管理部資料管理制度

      工程管理部資料管理制度

      工程管理部資料管理制度

      目的

      對工程管理部所有的文件資料及書籍進行有效控制和管理。

      工程文件資料

      1.下發的公司文件;

      2.工程技術書籍;

      3.與工程有關的政府批文(包括復印件);

      4.勘察、設計、施工等有關合同(包括復印件);

      5.工程管理部來往文件;

      6.工程管理部管理制度;

      7.工作記錄;

      8.工程地質勘察報告;

      9.設計圖紙、文件及圖形磁盤;

      10.施工承包商提交的文件;

      11.現場簽證單及現場簽證跟蹤單(經濟和工期)、設計變更及設計變更跟蹤單(經濟和工期);

      12.竣工圖和竣工資料;

      13.工程管理部內部各項計劃、文件、報告等;

      14.其它資料。

      必須歸檔的工程資料

      對于必須歸檔的工程資料,資料員應及時了解情況,向有關部門索要資料。

      其中包括:

      1.與工程有關的政府批文;

      2.勘察、設計、施工等有關合同;

      3.設計圖紙、文件及圖形磁盤;

      4.竣工圖和竣工資料;

      5.依照深圳市城市檔案管理處規定必須歸檔的文件。

      資料室文件資料管理

      一、文件

      1.政府來文

      (1)政府來文是指:政府部門所批的各種批文及通知等;

      (2)資料員在收到來文后,填好《政府文件登記表》(表4-17-1),填寫《來文處理單》(表4-17-3),然后送工程管理部經理審閱;

      (3)工程管理部經理審閱后,認為需要下發的做出批示,由資料員進行復印、下發,并填好《文件發放登記表》(表4-17-2),原件不得下發;

      (4)不能下發的文件,在工程管理部經理批示后可到資料室閱覽。

      2.內部文件

      (1)內部文件是指:公司文件及合同等;

      (2)工程管理部經理在收到內部文件后交資料員;

      (3)資料員收到文件后對其進行統一編號,分類填好《文件登記表》(表4-17-7)和《合同登記表》(表4-17-6);

      (4)內部文件一般不得借閱,工程管理部內部員工可到資料室進行閱覽;

      (5)若確有需要借閱,應有工程管理部經理的批準簽字。

      (6)內部文件重新改版后資料員應將舊版文件交工程管理部經理審核,工程管理部經理批示是否消毀。

      3.其它文件的收發

      (1)這里主要是指:外部文件及資料等;

      (2)資料員在收到文件后填好《文件登記表》(表4-17-7);

      (3)資料員登記后填寫《來文處理單》(表4-17-3),然后送工程管理部經理審閱;

      (4)由工程管理部經理批示來文是否需下發、轉發以及轉發部門;

      (5)資料員根據工程管理部經理批示進行文件的下發、轉發,并填好《文件發放登記表》(表4-17-2)。

      二、專業書籍管理

      (6)專業書籍的購買是由各專業工程師提出,經領導批準,資料室統一購買;

      (7)資料員應對專業書籍進行詳細登記,填好《專業書籍登記表》(表4-17-4);

      (8)借閱的書籍資料員應填好《專業書籍借閱表》(表4-17-5);

      (9)已過時的舊版書籍,資料員應及時整理,建議重新申請購買;

      (10)對于離職、離崗人員借閱的書籍,資料員應及時索要。

      三、資料錯漏管理

      a)凡是資料室下發的資料,接收人若發現有錯漏之處,為避免出現混亂,必須將錯漏之處列項發文到資料室;

      b)資料室收到文交工程管理部經理審閱后再將文傳到相關部門。相關部門出變更文件,由資料室跟蹤、發文。

      項目部資料管理

      i.文件收發

      (1)項目部在收到資料室的發文后,由項目主管視文件內容下發,并填好《文件發放登記表》(表4-17-2);

      (2)項目主管收到其它單位來文后,項目主管審閱后送交資料室處理。

      ii.資料錯漏管理

      參閱資料室文件資料的接收與發放。

      資料分類與編號

      1.文件資料編號

      i.政府來文編號規則:

      '(政)-分類代號-序號'

      其中:

      分類代號:

      js:建設局;

      gt:國土局;

      *f:消防局;

      zj:質檢站;

      qt:其它。

      ii.公司內部文件編號:

      '(內)-分類代號-序號'

      其中:

      分類代號:

      zz:職責;

      zd:制度;

      qt:其它。

      iii.其它文件編號:

      '(文)-分類代號-專業代號-序號'

      其中:

      分類代號:

      ht:合同;

      tz:圖紙;

      bg:設計變更;

      qz:簽證單;

      sg:施工單位提交的文件;

      dz:電子文檔;

      qt:其它。

      專業代號:

      j:建筑;

      g:結構;

      s:給排水;

      n:采暖、通風;

      d:電氣;

      r:弱電;

      q:其它。

      2.工程技術書籍編號規則:

      '(書)-分類代號-專業代號-序號'

      其中:

      分類代號:

      gf:規范、標準和規定;

      sc:技術手冊;

      bz:各專業標準圖;

      c*:計算機程序盤;

      qt:其它工程技術書籍。

      專業代號:

      j:建筑;

      g:結構;

      s:給排水;

      n:采

      暖、通風;

      d:電氣;

      r:弱電;

      q:其它。

      相關記錄和表格

      4-13-1政府文件登記表

      4-13-2文件發放登記表

      4-13-3來文處理單

      4-13-4專業書籍登記表

      4-13-5專業書籍借閱表

      4-13-6合同登記表

      工程管理部資料管理制度

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