某物業集團采購管理制度
為規范物業集團的采購工作,提高采購效率,特制定本制度。
第一章 總則
第一條 物業集團所屬各物業公司/管理處的行政管理部是采購工作的主要責任部門。行政管理部設專職采購員具體負責采購工作。
第二條 各物業公司/管理處必須選擇人品良好、誠實正直的員工擔任采購員職務,采購員必須由具有廣州市戶籍的人員進行擔保。
第三條 采購物品的種類分為工程耗材類、保潔用品類(含園林、綠化設備)、保安裝備類、消防器材類、經營物料類以及辦公用品類。
第四條 物業集團全面質量管理辦公室(以下簡稱'全質辦')負責對物業集團本部、各物業公司/管理處的采購活動進行監督和檢查。
第二章 采購程序及管理
第五條 一般采購活動必須嚴格按照申報、審批、采購的程序進行。
第六條 各物業公司/管理處各部(室)必須于每月25日前申報下月的采購計劃,填寫《采購物品月計劃審批表》,經樓盤負責人審批簽字后交行政管理部采購員。
第七條 物業集團各部(::室)的采購計劃參照以上的程序進行申報,經物業集團負責人審批后,交物業管理總部行政管理部采購員進行采購。
第八條 非計劃內的臨時采購必須填寫《采購物品審批表》,經物業集團負責人或樓盤負責人審批后交采購員進行采購。
第九條 各物業公司/管理處根據采購物品的分類和實際需要,分別選擇至少三家供貨商作為待選對象。供貨商的選擇以便捷、高效為原則。
第十條 各樓盤負責人、行政管理部負責人、申購部門負責人和采購員組成供貨商評估小組,負責對待選供貨商的資質、產品質量、產品價格、企業業績、服務態度、企業信譽等方面進行評估,并填寫《供方評價表》。供貨商評估小組的所有人員必須在《供方評價表》上簽字。
第十一條 樓盤負責人根據《供方評價表》最終確定1-2家固定供貨商,并在《合格供方名錄》上簽字批準。《供方評價表》和《合格供方名錄》必須上報物業集團全質辦備案。
第十二條 確定固定供貨商后一周內,各物業公司/管理處與其簽訂供貨合同,合同有效期一般為三個月。供貨合同中必須(但不限于)注明以下內容:
1、供貨產品的質量要求(必須是品質優良的合格產品);
2、送貨的時間和地點要求(必須在指定的時間內送貨上門);
3、物品的價格要求(::確保是市場上同類同質量產品的最低價格);
4、貨款的結算時間與方式(一般為月結);
供貨合同必須報物業集團全質辦備案。
第十三條 采購員必須在接單次日起的三天內,與固定供貨商聯系送貨事宜,并完成送貨。有具體時間要求的,按照規定時間完成采購工作。
第十四條 如遇緊急情況需要采購一般物料的,由使用部門的負責人在征得樓盤負責人的口頭同意后,由采購員和使用部門的有關人員一起進行現場采購。事后使用部門再以專題報告的形式上報樓盤負責人審批,憑樓盤負責人的簽字辦理報銷手續。
第十五條 涉及采購某些專利技術產品和市場壟斷產品的,由使用部門說明相關情況,并以專題報告的形式上報樓盤負責人或物業集團負責人審批后進行采購。
第十六條 物品送達樓盤后,倉管員和所屬部門的相關人員必須一同對物品進行驗收和檢查。對于合格的物品,必須及時辦理入庫手續。
第十七條 供貨合同到期前15天,供貨商評估小組必須召開專題會議,總結前期供貨商的綜合表現,確定是否續約。如確定不予續約,則按照第十條至第十二條的程序重新確定新的固定供貨商。
第三章 固定資產采購程序
第十八條 物業集團各部(::室)、所屬物業公司/管理處各部(室)需要申購固定資產(系統產品附屬的設施設備除外)的,必須以專題報告的形式上報。
第十九條 固定資產申購的審批必須嚴格按照相關的權限進行。
第二十條 申購報告經審批的最高領導審批后,由各物業公司/管理處采購員、使用部門以及第三方分別尋找三家供貨商進行比價,最后由樓盤負責人根據產品價格、產品質量等組織進行開標。采購員根據開標結果進行采購。
第四章附則
第二十一條 各物業公司/管理處可根據本制度和樓盤的實際情況,制定相關的實施細則和考核辦法。
第二十二條 本制度由物業集團業務總部負責解釋。
第二十三條 本制度自發布之日起實施。
