工程管理信息溝通管理制度
第一章 總則
第1條 為了促進工程管理信息在集團工程管理中心、區域公司、項目部以及集團總部各職能部門之間的溝通交流,同時加強與外部相關方的溝通,制定本辦法。
第2條 本程序適用于工程管理方面信息的溝通與交流。
第3條 本辦法主要依據《信息、溝通、協商控制程序》(出自五洋《管理體系程序匯編》)。
第4條 主要職責。
1.集團工程管理中心:負責收集國家有關的規定、標準等,負責與集團公司領導、主管部門、甲方、各職能部門、區域公司之間的有效溝通。
2.區域公司:負責收集地方有關的規定、標準等,負責與集團工程管理中心、地方主管部門、甲方、項目部之間的有效溝通。
3.項目部:負責收集與工程相關的信息,負責與區域公司、甲方、監理之間的有效溝通。
第二章 外部溝通
第5條 外部主管部門。溝通的內容包括:
1.國家頒布的關于工程質量、環境保護、職業健康安全方面的法律、法規、各類標準等。
2.安全標化工地、創優工程等創優指標的申報。
3.施工許可證、質監、安監等手續辦理。
4.協助做好上級的專項檢查、臨時檢查等迎檢工作。
第6條 行業協會。溝通的內容包括行業主管部門(地方政府)關于工程質量、環境保護、職業健康安全方面的行業標準、有關文件及各種活動信息和通知等。
第7條 客戶。溝通的內容包括客戶回訪、顧客投訴等。經營管理中心負責客戶回訪,顧客投訴可參看《客戶投訴管理辦法》。
第8條 監理。溝通的內容包括工程進度、質量、安全等。
第三章 內部溝通
第9條 與上級溝通。溝通的內容包括上級下達的指令、通知、文件等。
第10條 與下級單位溝通。溝通的內容包括下達的計劃、任務、安排等。
第11條 與平級溝通。溝通的內容包括協作的方案、事項、雜務等。
第12條 單位內部溝通。溝通的內容包括工作的安排、組織、協調等。
第四章 溝通方式
第13條 會議。包括定期會議和不定期會議,會議要做好會議記錄。
1.定期會議。包括年度質安會議、季度檢查總結會議、區域公司月度檢查會議、定期培訓會、項目部周例會等。
2.不定期會議。包括專項檢查會議、臨時協調會等。
第14條 文字形式。包括制度文件、通知、報表、報告等。填寫《文件發放登記表》。
第15條 通訊工具。包括信息平臺、網絡、電話、傳真、快遞等。
第16條 走訪。包括定期走訪和不定期走訪。
1.定期走訪。包括客戶回訪、例行檢查等。
2.不定期走訪。包括客戶投訴調解、關系協調等。
第五章 工作方法
第17條 信息溝通專員。集團公司與區域公司應落實信息溝通專員,促進建立信息溝通網絡。
第18條 信息收集。由專人負責收集信息,填寫《文件收集列表》。集團工程管理中心負責收集國家、行業的法規、制度、標準等,區域公司負責收集地方的相關規定,項目部負責收集與工程相關的信息。區域公司與項目部將收集的內容定期上報到集團工程管理中心匯總存檔。
第19條 信息分類。收集到的信息按照質量、安全、設備等進行分類,分發到各職能模塊,以便信息能得到及時的處理與執行,填寫《文件發放列表》,發放文件的同時填寫《文件發放登記表》。
第20條 信息溝通。部門領導負責信息的溝通順暢,包括外部、內部的信息,建立信息發布、共享平臺,由專人負責信息的發布,確保發布的及時、準確性。
第21條 信息反饋。信息接收方由專人負責確認信息的收到和反饋,反饋的信息由專人負責傳遞到相關職能人員,以便能得到及時的處理。
第22條 信息存檔。由專人負責信息的整理和存檔,編訂成冊,制成統一目錄,以便查閱。
第六章 附則
第23條 本辦法由集團工程管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。
第24條 本辦法經集團高層經營班子會議審議通過,自下發之日起執行。
第25條 附件:(1)文件收集列表;(2)文件發放列表;(3)文件發放登記表。
