第1篇 裝飾公司 工程部檔案管理制度
裝飾公司工程部檔案管理制度
1、工程項目部根據工作需要配備資料員,資料員應嚴格裝飾施工檔案管理要求負責工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。
2、做好施工現場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現場會議記錄。
3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復印件整理歸檔。
4、工程中工程量簽證單、工程任務書、設計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。
5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。
6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關電子文檔,便于查閱。
7、借閱檔案資料需辦理借閱手續。填寫工程資料借閱表,并及時歸檔。
第2篇 某裝飾公司檔案管理制度
裝飾公司檔案管理制度
第1條 檔案的管理:
(一)辦公室是檔案的執行管理部門,并由專人負責檔案管理;
(二)凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;
(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,并分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料;
(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔;未經辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。
第2條 檔案歸檔范圍:
(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;
(二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;
(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等);
(四)資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等);
(五)公司制度體系、會議紀要、內部發文(工作流程、公司決定等),發展規劃、工作總結等;
(六)工程進度計劃控制文件(含業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門留用復印件備份等;
(七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔);
(八)公司有效證照、證件;
(九)具有法律效力及保存價值的文件;
(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;
(十一)員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;
(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;
(十三)會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發的有關財務類文件材料(此類檔案由公司財務部自行保管存查);
(十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓;
(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
第3條 檔案立卷要求:
(一)辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務和物業應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續;各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的文件材料;
(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴格履行移交手續;檔案管理人員按文件材料分類造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間;
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點,保持檔案質檢的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用;
(五)卷內檔案材料應按材料排序,依次編寫頁號;
(六)有關卷內材料的情況說明,都應逐填寫在目錄備注內;
(七)案卷封面,應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。
第4條 檔案歸檔時間:
(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;
(二)財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示后交辦公室存查;
(三)物業公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書面報辦公室存查。
第5條 檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續,在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為,并應及時歸還。
(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準,然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱;
(三)公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門負責人批準,否則不予借閱;
(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷;
(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司總經理批準;
(六)借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;
(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規定辦理;
(九)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意并報總經理批準。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,并經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經總經理同意方可辦理。
第6條 檔案保密級別:
(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽注;
(二)有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;
(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;
(四)一般檔案管理,屬業務工作使用范疇,對內予以及時提供利用;對外按借閱手續經辦公室主任批準辦理。
第7條 檔案的銷毀:公司定期對檔案進行鑒定,制定銷毀清單,對失去保存價值的檔案,登記造冊,經辦公室負責人審核,報公司總經理批準后方可銷毀,銷毀時需有兩人以上參加,并在銷毀清冊上簽字。
第3篇 裝飾公司文書檔案管理制度
裝飾工程公司文書檔案管理制度
一、建檔依據
根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》,結合本公司實際制定本制度。
二、建檔原則
1、公文承辦部門或承辦人員應保證所經辦文件的系統性、完整性,結案后須及時交專(兼)職文書人員歸檔。
2、經辦人員工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料,包括:會議通知、決議、領導人的講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請求、批復、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽定的合同、協議等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
6、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
7、本公司歷史大記事以及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、檔案的裝訂
1、由文檔員或經辦人負責組卷、編目,卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁碼。
2、永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
3、案卷封面、應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。
4、案卷裝訂:裝訂前卷內文件材料要去掉金屬物,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
5、案卷排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
