控股地產公司采購管理制度
地產控股公司采購管理制度
1.目的
適應公司發展戰略,建立與e地產控股有限公司(以下簡稱'公司)組織架構相適應的供應鏈管理平臺,規范e地產開發項目采購工作,控制采購成本,保持并持續改善產品品質。
2.適用范圍
2.1.開發項目或專業公司
2.1.1.e地產所屬事業部和城市公司的開發項目、專業公司(e國際建設、e中廣裝飾、e瑞景園林),均適用本制度。其他開發項目參照本制度執行。
2.2.成本類別
2.2.1.本制度適用于構成開發成本的建設成本中的四類成本,包括前期費用、建安工程費、基礎設施費、配套設施費。
3.采購分類
3.1.按采購程序分
3.1.1.招標采購:按資格審查、招標、投標、開標、評標、中標的程序確定合作單位的采購形式。其內涵是遵守規范的招標程序,通過充分、公平的競爭,獲得最優性價比的產品和服務。
3.1.2.詢價采購:作為招標采購的簡化方式,程序比招標采購有較大幅度簡化,只需保證一定的競爭,采用詢價、比選的方式,確定合作單位。
3.1.3.直接采購:對于一些特殊情況,如選用專利產品,涉及政府部門、壟斷行業等,無法進行招標和詢價,可經過一定的審批程序,直接確定合作單位。
3.2.按采購方式分
3.2.1.戰略采購:指公司對于使用范圍廣、使用量大、具有重復使用特征的產品和服務,通過簽署戰略合作協議,由戰略合作伙伴為所有適合的開發項目提供約定的產品和服務。戰略采購根據范圍可分為集團戰略采購和區域戰略采購。候選供應商數量不足兩家,或不具備可比性的,可采用談判方式確定戰略合作伙伴。
戰略合作伙伴應具備下列條件:
a)品牌、信譽及知名度應與公司相匹配,雙方達成品牌雙贏的共識;
b)雙方有長期、良好的合作關系;
c)能為公司提供優質的產品和服務,并提供最優惠的價格。
3.2.2.聯合采購:指跨區域(或同區域內)的多個開發項目在同一時期擬選用同一種產品和服務,由集團總部或區域事業部層面負責組織,采用聯合招標的形式進行的采購。聯合采購根據范圍可分為跨區域聯合采購和區域聯合采購。
3.2.3.合約采購:指業主通過采購確定合作單位,并與合作單位直接簽訂單項采購合同。單項采購根據金額大小,可按招標、詢價的程序進行,特殊情況下可采用直接采購的程序。
3.2.4.認價采購:指業主確定合作單位,但不與合作單位直接簽訂采購合同,而是以《價格確認單》的形式通知合同單位,由合同單位與確定的單位(或一定范圍)簽訂采購合同。確認的價格作為開發項目與合同單位的結算依據。認價采購根據金額大小,可按招標、詢價的程序進行,特殊情況下可采用直接采購的程序。
4.采購管理體制
4.1.采購工作按集團總部、事業部、城市公司、專業公司(國際建設、中廣裝飾、瑞景園林)的管理架構進行管理。
4.2.集團總部
4.2.1.集團總部履行管理職能,其職責為:
a)編制并維護集團采購管理制度、城市公司采購流程和指引;
b)組織集團戰略采購;
c)組織跨區域聯合采購;
d)制定城市公司采購決策程序,決策管理權限以上的城市公司采購事項,具體詳見《城市公司采購決策程序》。
e)對各事業部、城市公司、專業公司(國際建設、中廣裝飾、瑞景園林)的采購管理進行監督指導;
f)收集事業部、城市公司、專業公司供應商數據庫信息,整理、匯總供應商信息。
4.2.2.集團總部設立采購委員會,采購委員會是集團總部采購工作的決策和領導機構。
4.2.3.采購委員會組成如下:
a)主任:集團總裁
b)副主任:集團分管成本采購工作的副總裁
c)成員:分管城市公司的執行副總裁、副總裁;主持事業部工作的副總裁。
4.2.4.采購委員會成員決策或參與決策與主管事業部或分管城市公司相關的采購事項。
4.2.5.產品研發部成本采購組作為采購委員會辦公室,協助采購委員會進行集團總部有關采購的日常管理工作。
4.2.6.集團總部采購工作的決策形式:優先采用簽報形式,根據實際情況需要,也可采用會議形式。
4.2.7.采購委員會會議采取民主決策原則,參會委員意見一致不少于參會委員三分之二時,確認會議決議有效;同一事項,委員會主任可否決一次。
4.3.事業部
4.3.1. 事業部作為利潤中心,其職責為:
a)編制并維護本事業部的采購管理制度、流程和指引,并向集團總部備案;
b)組織實施本事業部范圍內的采購事項;
c)搭建和維護本事業部供應商資源共享平臺,建立本事業部供應商數據庫,并向集團總部備案。
4.4.城市公司
4.4.1. 城市公司作為利潤中心,其職責為:
a)協助集團總部編制并維護城市公司的采購流程和指引;
b)組織實施本城市公司范圍內的采購事項;
c)搭建和維護本城市公司供應商資源共享平臺,建立本城市公司供應商數據庫,并向集團總部備案。
4.5.專業公司(國際建設、中廣裝飾、瑞景園林)
4.5.1. 專業公司作為利潤中心,其職責為:
a)編制并維護本專業公司的采購管理制度、流程和指引,并向集團總部備案;
b)組織實施本專業公司范圍內的采購事項;
c)搭建和維護本專業公司供應商資源共享平臺,建立本專業公司供應商數據庫,并向集團總部備案。
4.6.事業部、城市公司的開發項目向專業公司(國際建設、中廣裝飾、瑞景園林)采購,原則參照向公司外部供應商采購,但由于其特殊性,也可采用詢價采購或直接采購的方式。如果采用招標采購方式,同等條件下應優先選用國際建設、中廣裝飾或瑞景園林。
5.采購工作原則
5.1.招標采購限額
5.1.1. 達到如下采購金額,應采用招標采購程序:
a)工程施工類(含土建施工、設備安裝、裝飾裝修等)單項合同估算額在200萬元人民幣(含)以上;
b)材料設備等貨物(含辦公設施)單項合同估算額在100萬元人民幣(含)以上;或單臺設備合同估算額
在30萬元人民幣(含)以上;
c)勘察、監理等服務類單項合同估算額在100萬元人民幣(含)以上;
d)設計類合同由于其特殊性,可以采用詢價的方式進行采購;
e)專業公司(國際建設、中廣裝飾、瑞景園林)向外采購,不受上述采購限額的制約,由各專業公司自行確定。
5.1.2. 未達到5.1.1條規定的采購金額,可采用詢價采購程序。
5.2.采購決策程序
5.2.1. 各事業部自行確定本事業部內部的采購決策程序,各項采購事項均應遵循既定的決策程序;
5.2.2. 各城市公司的采購決策程序由集團總部制定,各項采購事項均應遵循既定的決策程序;
5.2.3. 各專業公司自行確定本專業公司內部的采購決策程序,各項采購事項均應遵循既定的決策程序。
5.3.采購工作應遵循公平、公正、公開和誠實信用的原則。對于招標采購,應保證充分競爭,投標入圍單位原則上不少于三家。
6.采購信息
6.1.歸檔資料
6.1.1.招標采購需歸檔的資料包括:采購合同(或《價格確認單》)、定標決策文件(簽報/會議紀要)、入圍決策文件(簽報/會議紀要)、評標報告、投標文件、招標文件、考察報告、答疑文件、開標記錄等。
6.1.2.詢價采購、直接采購需歸檔的資料包括:采購合同(或《價格確認單》)、定標決策文件(簽報/會議紀要)、最終報價單等。
6.2.信息收集
6.2.1.戰略采購數據庫
a)產品研發部負責建立集團戰略采購的材料設備含量指標庫、基準成本(建立時點的成本)數據庫,匯編集團戰略采購成本調價原則;
b)各事業部負責建立區域戰略采購的材料設備含量指標庫、基準成本(建立時點的成本)數據庫,匯編集團戰略采購成本調價原則,并向集團備案;
c)產品研發部負責建立集團戰略采購供應商數據庫;
6.2.2.采購計劃和采購完成情況報告
a)采購計劃:各城市公司自行編制采購計劃,編制時間為,每年12月份編制下一年度的采購計劃,并于年底提交集團備案;每月編制下個月的采購計劃,并于月底之前提交集團總部備案。采購計劃的標準格式見附件1《采購計劃(模板)》。
b)采購完成情況報告:各事業部、各城市公司、各專業公司(國際建設、中廣裝飾)自行匯總采購完成情況,定期(每半年)向集團總部備案。采購完成情況報告的標準格式見附件2《采購完成(模板)》。
6.3.信息規范
6.3.1.各事業部編制、持續修訂本事業部的招標文件范本,并向集團總部備案;
6.3.2.各城市公司原則使用集團總部已有招標文件范本、或可參照使用各事業部的招標文件范本。在本城市公司運行成熟時,亦可自行編制招標文件范本;
6.3.3.各專業公司編制、更新本專業公司的招標文件范本,并向集團總部備案;
6.3.4.招標采購時,招標文件的編制,原則上應使用上述招標文件范本。
7.采購紀律
7.1.參加采購工作的有關人員應嚴格遵守以下紀律:
a)堅持公開、公正、公平的原則,依據國家、地方的有關要求和程序進行采購工作;
b)自覺遵守采購紀律,嚴守采購秘密,不得對外泄漏有關采購的情況;
c)未經公司允許不得私自和投標方接觸,杜絕各種不正當關系干預采購工作的正常進行;
d)不得向投標方索賄受賄,不得收取對方的任何禮品。如不便拒絕應立即向上級領導報告并按規定上繳收受的禮品;
e)參與采購工作的人員如需要回避的,應自覺主動提出。
7.2.凡違反上述紀律,未造成經濟損失的,給予批評教育或通報批評,同時按違反公司規章制度處理;對于造成經濟損失,情節較為嚴重的,依法追償損失,同時按嚴重違反公司規章制度處理;對于構成犯罪的,移交司法部門依法處理。
8.監督:
8.1.風險管理部負責履行公司采購活動的監督職責,監督檢查采購行為是否符合國家法律、法規、當地政府及公司的有關規定,監督檢查采購結果的執行情況。
8.2.對采購活動進行的監督檢查,可以采取抽查,階段性稽查,列席有關重要會議,審閱有關文件等形式。
8.3.任何單位和個人對采購過程中發生的違規行為,有權向公司監督部門進行舉報。
9.附則
9.1.產品研發部是本制度的建立、維護的責任部門,并負責制度的解釋;
9.2.公司各事業部、各城市公司、各專業公司及其它單位應在本制度所確定的原則和框架范圍內,建立適用的管理體系和管理文件;
9.3.本制度自下發之日起執行。
