紙品公司廣告促銷物料及贈品管理制度
中山瑞德衛生紙品有限公司政策及程序
題目:廣告促銷物料及贈品管理制度
政策編號:
章節:
通路市場
版本號:
1001簽發日期:
生效日期:20**年6月1日
廣告促銷物料及贈品管理制度
目的：為加強廣告促銷物料及贈品的領用和管理，現根據公司實際情況，特制定本管理辦法。
一、廣告促銷物料及贈品需求及計劃
1.根據通路市場部提供的下季度促銷計劃(QPP)中所列的物料和贈品類型及促銷活動形式、門店的實際情況和需求量、區域的庫存情況，區域在每個季度第二個月的20日前提交該區下個季度區域物料和贈品需求量，提交表格為《*-*月門店贈品POP計劃及活動反饋》。
2.根據促銷活動要求、費用預算、門店過往銷售情況、區域需求量和工廠的庫存情況，通路市場部會安排相關物料和贈品的最終采購量，以確保有充足的庫存滿足市場的需求。
3.通路市場部在活動開展的一個半月前提供該活動的《區域物料和贈品分配表》，將促銷物料和贈品的配額分配給各個區域。
二、工廠物料和贈品的領用
1.根據《區域物料和贈品分配表》所分配的配額、門店和人員(促銷員和銷售)的分布狀況以及經銷商的供貨情況，區域在收到《區域物料和贈品分配表》的第三個工作日內提交《物料需求申請及發放表》，當中清晰列明所發贈品和物料的類型、編號、數量、計劃書編號、區域負責人名稱及聯絡方式、發貨地址、收貨人名稱及聯絡方式、預計到貨日期。
2.通路市場部會審核《物料需求申請及發放表》，并提供最終審核版本給工廠客服和區域。如發貨地址和收貨人資料有調整，區域需通知通路市場部和工廠客服，統一由工廠客服做協調。
3.工廠客服會根據審核后的《物料需求申請及發放表》，給到工廠訂單組作為發貨依據。如果超過一個區域的物料申請，工廠客服就會編制《物料發放通知表》并完成審批后給工廠訂單組作為發貨依據。
4.如果物料和贈品領用超過本區的配額，需要經通路市場經理的同意，區域才可領用。
5.工廠訂單組根據經過有效審批的《物料需求申請及發放表》/《物料發放通知表》，填寫工廠內部的發貨申請并經過工廠內部審批后，去倉庫提貨，安排隨該客戶所訂貨物一同發出。
6.工廠訂單組每天將廣告促銷物料和贈品的發貨情況通知工廠客服、區域和通路市場部，以便區域銷售及時安排收貨。
三.工廠庫存
1.工廠倉庫每月4號前將《工廠物料庫存表》發給通路市場部、品牌組、工廠客服和區域，供通路市場部分配額、訂購物料和區域領用時參考。
四.存放在區域的廣告促銷物料和贈品的管理
區域負責管理存放在銷售區域的廣告促銷物料和贈品(包括存放在區域辦事處、銷售或促銷人員處及存放于客戶處屬于我公司的廣告促銷物料和贈品)。
1.入庫
1)存放在區域辦事處的廣告促銷物料和贈品由辦事處人員進行驗收(如有銷售助理的辦事處，由銷售助理負責)，包括對質量和數量兩方面。然后根據實收數量填寫《入庫單》。
2)存放在客戶處的廣告促銷物料由區域經理指定的當地銷售人員驗收。該銷售人員須及時將驗收情況反饋給辦事處，銷售助理根據反饋填寫《入庫單》。
3)存放在銷售人員處的廣告促銷物料和贈品由負責收貨的當地銷售人員驗收并填寫《入庫單》。
4)驗收中(及使用中)如發現廣告促銷物料存在嚴重質量問題，須立即將有問題的廣告促銷物料數量、殘次原因并提供用數碼像機所照的相片作為證明報給通路市場部，通路市場部會及時交由采購部解決。
5)驗收中發現數量與《物料需求申請表》申領數量不符合，區域須立即和工廠客服部聯系并解決。
6)為了更有效管理物料，用作賣贈活動用的價值較高的贈品和物料，原則上不允許區域存放在經銷商處，應結合就近的原則存放到辦事處或公司人員處，具體的存放地點區域應根據參與活動的門店和人員的分布情況而定。
7)根據工廠訂單組提供的發貨情況，區域銷售知道贈品到達經銷商處，應第一時間安排贈品運送到區域指定的地方(辦事處或公司人員處)。運送的方式建議有以下兩種:
i.卸掉運給經銷商的成品后，繼續要求運輸商把贈品運到指定地址(辦事處或公司人員處)，費用歸到工廠運輸成本處。此要求區域需在填寫《物料需求申請表》時需注明，以便工廠協調。
ii.如運輸商不方便把贈品運到指定地址，銷售可自行安排車輛運送該批物料和贈品，以及時運走并便于公司人員領用和派發。產生的運輸費用入促銷費用里面的其他費用類別，并走相關的費用申請和核銷的流程。
2.領用
1)存放在辦事處或客戶處的廣告促銷物料領用都需要填寫《領用單》，《領用單》上注明是需要辦事處還是其他存放地領取，由區域經理審批。如區域經理出差在外，可電郵同意并指定人員(銷售助理)代簽。
2)銷售助理根據有效審批的《領用單》安排發放，領用人員需要簽名確認。
3)對于存放在客戶處的廣告促銷物料，可以由申請的銷售人員委托銷售助理代為填寫《領用單》。審批完成后，銷售助理通知該銷售人員可以領用。
4)對于存放在辦事處價值較高的贈品和物料，區域可根據之前分配好的各門店的配額，銷售助理填寫好《領用單》，領用人簽名后，一次性領用后分發給促銷人員使用，由促銷人員做好保管。
5)如存放在公司人員處的贈品，促銷員領用時需填寫好《領用單》并給到銷售助理處。
6)促銷員每次派發完贈品后，需在《促銷活動贈品派發登記表》中做好登記并每周把資料提交給負責管理促銷贈品的銷售主管，該
主管要抽查登記表的內容并核對贈品發放的數量是否與領用數量相符，贈品發放數量需在區域匯報促銷活動進度的報表中反饋。如部分門店的贈品派發進度不理想，銷售主管可以在門店之間做贈品配額的調整。
3.臺帳
1)區域須建立臺帳，根據審批有效的入庫和領用單據，及時記錄廣告促銷物料的進、出、存情況。
4.盤點
1)每月第一個工作日區域銷售助理需對存放于辦事處的廣告促銷物料的庫存進行盤點。
2)盤點后需要在《區域物料庫存表》簽名、存檔。
3)存放在客戶處的廣告促銷物料由指定的銷售人員每月盤點、填寫的《區域物料庫存表》反饋給區域銷售助理。
4)如實際盤點數與臺帳數有差異，需要通知區域經理，進行原因查找和復核。
5)如有需要報廢的廣告促銷物料，由銷售助理列出清單《物料報廢單》，交區域經理、通路市場部審批后處理。
5.庫存
1)每月底區域銷售助理需要匯總編制本區域《區域物料庫存表》，并結合月初的盤點數據，分別列出存放在區域各辦事處、存放在客戶處的全部廣促品和贈品的使用情況。
2)區域每月7日前把《區域物料庫存表》報送給：區域經理、通路市場部、銷售運作部。
附表:
附表1:《*-*月門店贈品POP計劃及活動反饋》
附表2:《區域物料和贈品分配表》
附表3:《物料需求申請及發放表》
附表4:《物料發放通知表》
附表5:《入庫單》
附表6:《領用單》
附表7:《促銷活動贈品派發登記表》
附表8：《報廢單》
附表9:《區域物料庫存表》
附表10:《工廠物料庫存表》
文件起草人：_______________
日期：_________________
姓名：
通路市場經理
文件審核人：_______________
日期：__________________
姓名：
市場總監
