服務公司印章使用管理制度
行政人事管理制度文件
――科技服務公司印章使用管理制度
一、目的
公司印章是企業合法存在的標志,是企業權力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴肅性,有效地維護公司利益,杜絕違法違規行為的發生,特制定本管理制度。
二、職責
本制度涉及的印章包括:公司行政章、合同章、財務章、法人代表章以及部門專用章。
(一)總經辦:負責法人代表章、合同章、行政章的使用審批工作。
(二)財務部:負責財務專用章的使用審批工作。負責財務章、法人代表章保管和使用審批,具體由財務部門按崗位職責權限使用。
(三)行政管理部:
1、負責公司所有印章的刻印工作。
2、負責法人代表章、合同章、行政章的保管。
3、負責設立印章使用登記臺帳。
4、負責印章使用的審核工作。
5、負責制定所保管印章的使用程序。
(四)各部門負責各部門專用章的使用審批工作。
三、公司印章刻制與啟用管理
(一)印章刻制
公司印章刻制流程:行政管理部申請→總經辦審批→行政管理部刻印
部門專用章刻制流程:刻制部門申請→總經辦審批→行政管理部刻印
1.公司印章的刻制均須填寫《印章刻制申請表》報總經辦審批。
2.法人代表章、行政章、財務章、合同章由行政管理部向總經辦申請,公司各部門的專用章,由各部門負責人根據工作需要向總經辦申請,經審批后由行政管理部統一到指定的公安機關辦理雕刻手續,印章的形體、規格按國家有關規定執行,并經公安局備案。
3.個別部門為工作便捷,需刻制一些無需備案的印章,由各部門負責人向總經辦申請經審批后自行決定印章的形體、規格,自行前往刻制。
4.未經總經辦批準,任何單位和個人不得擅自刻制公司印章。
(二)印章啟用
1.新印章要填寫《印章保管登記表》做好登記,統一在行政管理部留樣保存,以便備查。
2.新印章啟用前應經過總經理辦公會審批,由行政管理部下發啟用通知,并注明啟用日期、發放單位、接收單位和使用范圍。
四、公司印章的使用范圍
公司所有印章必須按規定范圍使用,不得超出范圍使用。
(一)公司行政章的使用范圍主要為:
1、公司對外簽發的文件。
2、公司與相關單位聯合簽發的文件。
3、由公司出具的證明及有關材料。
4、公司對外提供的財務報告。
5、公司章程、協議。
6、員工調動及任免聘用。
7、協議(合同)資金擔保承諾書。
(二)公司合同專用章的使用范圍主要為:
1、對外投資、合資、合作協議。
2、各類經濟合同等。
(三)法人代表章,主要用于需加蓋私章的合同、財務及報表、人事任免等各類文件。
(四)財務章,主要用于貨幣結算等相關業務。
(五)公司各職能部門專用章僅限于公司內部工作聯系使用,不得對外。
五、公司印章的使用及保管
(一)印章的使用
公章、法人章、合同章使用流程:申請人申請→部門負責人審核→總經辦審批→蓋章
財務章使用流程:申請人申請→財務負責人審批→蓋章
部門章使用流程:申請人申請→相關部門負責人審批→蓋章
1、印章的使用必須嚴格遵循印章使用審批程序,按照印章的使用范圍,填寫《印章使用審批表》(表四)經審批后方可用章。
2、印章的使用由各管理員設立使用登記臺帳《印章使用登記表》(表五),嚴格審批和登記制度。
3、需要總經辦審批使用的印章,總經辦人員都不在時,須事先口頭請示,獲準后蓋章,并補辦手續。
4、嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要,確需將印章帶出使用,需填寫《印章外借申請表》(表六)后,由各部門負責人及總經辦簽批后方可帶出,印章外借期間,借用人只可將印章用于申請事由,并對印章的使用后果承擔一切責任。
5、以公司名義簽定的合同、協議、單據等,由專業人員審核,經總經辦批準后方可蓋章。
6、私人辦理各種證明,需用公司印章時,由行政管理部嚴格審核,經總經辦批準后辦理并執行登記手續。
7、任何印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經填寫完畢,字跡須清晰、正確。
8、對已調出、解除、終止勞動關系人員要求出示相關證明的,必須持有效證件材料,經總經辦審批后,方可蓋章。
(二)印章的保管
1、公司行政章、合同專用章由行政管理部專人負責管理。
2、專項業務章由相關部門指定專人負責管理。
3、財務章、法人代表章,由公司指定財務部專人負責管理,為保證資金的絕對安全,財務專用章、法人代表章等銀行預留印章由兩人以上分開保管、監督使用。
4、各部門須將印章管理員名單報行政管理部備案。
5、印章保管須有記錄,注明印章名稱、發放部門、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。
6、印章保管必須安全可靠,須加鎖保存,印章不可私自委托他人代管。
7、印章管理員如因工作變動,應及時上繳印章,并與新印章管理員辦理接交印章手續,以免貽誤工作。
8、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔相應的責任。
9、印章應及時維護、確保其清晰、端正。
10、印章保管有異常現象或遺失,應保護現場,管理員應及時向行政管理部報告,并備案,配合查處。
11、印章管理員必須切實負責,不得將印章隨意放置或轉交他人。如因離開崗位需移交他人的,可由部門負責人指定專人代替,但必須辦理移交手續,并填寫《印章移交登記表》。
12、印章保管人應定期將印章使用登記表進行復印提交總經辦。
六、公司印章的停用與更換
(一)有下列情況,印章須停用:
1、公司名稱變動。
2、印章使用損壞。
3、印章遺失或被竊,聲明作廢。
(二)印章停用或更換流程:印章使用部門提交申請→行政管理部審核→總經辦審批→
行政管理部封存或銷毀。
行政管理部填寫《印章停用收回登記表》建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。
七、保管人權力和責任
(一)部門印章保管人對印章具有獨立使用權力,同時對印章的使用負全部責任。
(二)行政章、合同章、財務章的保管人無獨立使用權力,但具有監督權力。經辦審核中總經理、部門經理、經手人則負相應責任。對于未經總經辦簽批的行政章使用,保管人、經手人負主要責任。
(三)法定代表人或負責人印章的保管人,既是保管人又是使用人,但其無獨立使用權力,需依據財務部負責人審批的支付申請、取匯款憑證或法定代表人、負責人的授權方可使用,否則負全部責任。
(四)對加蓋印章的材料,應注意落款單位必須與印章一致,用印位置恰當,要齊年蓋月,字跡端正,圖形清晰。
(五)所有印章的使用,必須嚴格執行公司的印章使用管理制度,做好申請和使用登記。公司印章只適用于公司相關業務,不得從事有損公司利益的活動。
(六)印章管理部門要妥善保管印章,行政章、法定代表人或負責人印章、財務章、合同章等必須妥善保管,防止被盜。
(七)印章使用申請人及管理負責人要嚴格按照上述規定申請使用印章,如出現問題,后果自負。給公司造成重大損失的,公司將依法追究其法律責任。
