物業管理公司行政辦公制度
物業管理公司行政辦公制度
總則
第一條為規范公司行政辦公行為,明確行政辦公工作流程,保障行政辦公體系高效、有序、協調地運作,特制定本制度。
第二條公司行政辦公制度包括公文處理規定,行政辦事制度,會議制度,請示、報告制度四項主要內容。
第三條公司行政與人力資源部負責公司行政工作的批辦、督辦、檢查、協調和信息反饋。
第一章公文處理規定
第四條公文是貫徹黨和國家方針、政策,貫徹上級指示精神,發布規章制度,實施經營決策,下達工作任務等各項管理工作的重要方式和途徑。
第五條公司行政與人力資源部是公文處理工作的中樞部門,負責撰寫、審核、處理公司往來公文,并指導監督各部門及各管理中心(處)的公文處理工作。
第六條公司常用的公文種類主要有:
(一)決定--用于對重要事項做出決策和安排;
(二)指示--用于對下級單位布置工作,闡明指導原則;
(三)公告--用于向公司內外宣布重大事項;
(四)通告--用于在一定范圍內公布各單位及員工應當遵守的或需要知道的事項;
(五)會議紀要--用于記載和傳達會議情況及議定事項;
(六)通知--用于傳達上級批示、要求下級辦理或知道的事項;批轉下級公文或轉發上級以及不相隸屬單位的公文;發布規章;任免和聘用管理人員。
(七)通報--用于對人和事的表揚或批評;傳達重要精神或情況;
(八)請示--用于向上級請求指示、批準;
(九)報告--用于向上級匯報工作,反映情況,提出意見和建議,答復上級詢問;
(十)批復--用于答復下級請示事項;
(十一)總結--用于向上級做綜合性的全面工作匯報;
(十二)計劃--用于對今后工作做出全面安排;
(十三)簽報--用于各部門向公司領導請示、匯報工作;
(十四)函--用于不相隸屬關系單位或部門之間商洽工作,詢問和答復問題;
(十五)復函--用于回復來函。
第七條公文格式包括下述內容:主辦單位、分管領導審核、核稿、擬稿人、會簽、標題、正文、發文單位及印章、主送對象、呈報、抄送(報)對象、發送對象、附件、發文字號、打印份數、校對、簽發、主題詞、發文時間、密級、緊急程度等。
(一)公文的標題應當準確、簡要概括公文的主要內容,并標明公文種類;
(二)發文字號,一般包括單位代字、年號、序號。聯合行文,只標明主辦單位發文字號;
(三)發文單位、主送單位應落全稱;
(四)除會議紀要外的公文,一律加蓋與發文單位相一致的印章;
(五)密級公文,應當分別標明'a級'(絕密)、'b級'(機密)、'c級'(秘密)字樣;
(六)緊急公文,應當分別標明'特急'、'急'、'平急'字樣;
(七)公文如有附件,應在正文之后,發文單位名稱之前,注明附件的順序和名稱;
(八)呈報、主送、抄報、抄送、發送:
呈報,為文件內容的執行對象或必須呈達的上級主管單位;
主送,為文件內容的執行對象或必須送達的對象;
抄報,為需要了解文件內容的上級主管單位;
抄送,為需要了解文件內容的本單位領導、同級單位;
發送,為需要了解文件內容的下級單位。
向上級請示的公文,一般只寫一個呈報單位,如果需同時報知另一上級單位,可用抄報的形式;
(九)發文時間應以領導簽發的時間為準;聯合發文,以最后簽發單位領導的時間為準。
(十)公文應標明簽發人,簽發人為主簽發人;
(十一)公文用紙為a4型,左側裝訂;
(十二)對外行文的字體要求:
1、發文字號為四號宋體加粗;
2、標題為小二號宋體加粗;
3、發文對象為四號宋體加粗;
4、正文為四號宋體;
5、呈報、主送、抄報、抄送、發送對象為四號宋體;
6、主題詞為四號黑體加粗。
第八條發文字號具體規定:
公司及各部門發文字號為:
1、物業管理有限公司物業(寧)字[年號]***號;
2、公司行政與人力資源部物業(寧)行人字[年號]***號;
3、公司財務部物業(寧)財字[年號]***號;
4、公司品質培訓部物業(寧)品培字[年號]***號;
5、公司市場發展部物業(寧)市場字[年號]***號。
6、公司工程管理部物業(寧)工程字[年號]***號
第九條行文關系和規則:
(一)各管理中心(處)的行文關系,應根據各自的隸屬關系和職責范圍確定,在權限范圍內可以自主行文;
(二)非緊急情況不得越級行文;
(三)各管理中心(處)不得直接向公司總部及以上單位行文。如確需請示公司總部或以上單位,應由各管理中心(處)擬稿,經公司行政與人力資源部審核,報公司總經理批準后,加蓋公司印章、呈報;
(四)各管理中心(處)呈報公司的文件,統一報送至行政與人力資源部,報送一份即可,由公司行政與人力資源部根據需要向有關領導和部門送閱;
(五)除公司領導直接交辦的事項和重大緊急情況外,行文原則上不得直接呈報領導個人;各管理中心(處)不得以單位負責人個人名義向公司或公司領導呈報需公司審批的文件;
(六)'報告'、'紀要'類公文中不得夾帶請示事項;
(七)所有公文原則上統一由公司行政與人力資源部收發、登記、簽轉;緊急、特殊情況可直接由領導批轉、交辦,事后履行公文處理程序;
(八)凡傳達、貫徹上級指示精神、決定;向上級的請示、報告;頒發公司規范性文件;發布具有全局性指導意義的通知、通告等公文,由主管職能部門擬稿,分管領導審核,總經理簽發,并由行政與人力資源部統一編字號、印發。
第十條公文處理程序:
(一)公文處理程序為收文程序和發文程序。收文程序包括登記、分辦、催辦、反饋、歸檔等;發文程序包括擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發、編號、打印、校對、登記、封發和存檔等;
(二)公司收文要統一制作《來文閱辦表》,發文首頁統一制作《發文稿紙》,傳真使用統一的《圖文傳真》,部門簽報統一使
用《文件會簽單》;
(三)公司字發文應由總經理簽發;部門發文,可由分管領導簽發;一般性行政事務公文可由公司行政與人力資源部經理簽發;
(四)凡涉及其他部門的公文,主辦部門應主動與有關部門協商、會簽。如果意見不一致時,應在公文會簽中如實反映;
(五)撰寫公文應注意事項:
1、符合黨和國家的方針、政策、法律、法令及上級單位的規定;
2、內容詳實、觀點明確、文字精煉、條理清晰、標點符號正確;
3、公文中的人名、地點、數字要準確,引用公文要注明發文機關、公文字號、
標題和發文時間;
4、公文中的數字,應盡量使用阿拉伯數字;
5、發文時間使用中文數字標識;
6、請示問題應一文一事。
(六)公文受理應注意事項:
1、凡需兩個以上部門會簽處理的公文,由主辦部門牽頭,組織有關部門會簽辦理;
2、各部門報公司領導審批的公文,除機密公文外須經行政與人力資源部簽轉各分管領導審閱、批示;
3、各管理中心(處)報公司的公文,應報公司行政與人力資源部,由行政與人力資源部根據公文內容簽轉涉及到的各部門,由各部門在職權范圍內處理。若需報公司領導審批的,由該部門提出意見后,由行政與人力資源部簽轉有關領導審閱、批示;
4、機密公文由送文單位直接送分管領導審閱、批示。
(七)公司字發文均由公司行政與人力資源部核稿,主要做好公文的審核把關工作:
1、是否需要行文;
2、行文是否準確、簡潔、明了、完整;
3、行文中涉及其他部門或單位的問題是否經過充分協商;
4、行文的格式、關系、內容、處理程序等是否符合本規定的要求。
(八)公文歸檔:
1、公文辦理完畢后,具體承辦人應根據文書立卷要求,整理公文原稿及有關資料,依據公文的等級送交公司行政與人力資源部或本部門相關人員分類存檔。個人未經許可,不得私自保存應存檔的公文;
2、對于沒有存檔價值的公文,經過鑒別和主管領導批準后可銷毀。機密公文的銷毀,應有行政與人力資源部專人監督,并進行登記。
第二章行政辦事制度
第十一條公司對行政辦事的要求是優質、高效、有序、協調及過程受控,各級人員必須依照職責權限,各司其職、各負其責。
第十二條公司行政辦事規則:
(一)對于職責權限范圍內的事項,必須認真、準確、及時辦理,不得推諉、積壓;
(二)對于超越職責權限范圍的事項,必須遵循工作程序逐級請示、報告,一般不得越級請示、報告或擅自越權行事;
(三)對于跨部門事項,主辦部門須主動與相關部門協商辦理,相關部門要積極配合。意見不一致時,主辦部門須向上級分管領導請示匯報,由上級分管領導協調解決。各部門均不得未經協調一致而擅自行事,否則,上級分管領導有權責令糾正或追究責任;
(四)對于不適合部門辦理的事項,必須立即退回交辦部門并說明理由;
(五)對于重大突發事件及處置意見,情況緊急時,可直接向公司領導請示、報告,但事后要向被超越的主管上級報告;
(六)公司領導直接交辦或需要保密的事項以及發現損害公司利益、公司聲譽的行為,可直接向公司有關領導請示、報告;
(七)公司領導在涉及財務、投資、人事等方面的決策性指示,必須有書面批示或文件,方可作為執行依據;
第十三條公司行政辦事可以公文、電子郵件、傳真、電話、口頭等形式辦理。若以電子郵件、傳真、電話、口頭形式辦理,電子郵件、傳真件正本、電話記錄正本、口頭記錄正本及有關資料,在辦理完畢后存檔備考;若以公文形式辦理,則轉入公文辦理程序。
第十四條行政辦事程序的時限要求:
1、以公司名義的收、發文,均由公司行政與人力資源部進行登記,派專人監督,須做到事事有回復;
2、有具體時限要求的事項,按時限回復;
3、凡屬公司級各類文件及上級來文,秘書填寫《來文閱辦》后,交由行政與人力資源部負責人做處理意見,報公司領導,再根據領導指示,傳閱相關職能部門;
4、公司來文須當日批轉,行政與人力資源部指定專人辦理,或催辦、監督、檢查辦理情況(需跟蹤督辦的),同時指定匯報時限;
5、公司發文,行政與人力資源部秘書填寫《發文稿紙》后,交由領導簽發,并于當日送達收文單位;
6、急事急辦,第一時間處理標注'特急'、'急'的事項;
7、平急事項,從接受之日起三個工作日內回復;
8、涉及到技術性問題的事項,從接受之日起十個工作日內回復;
9、如工作需要限定完成時間,在交辦工作時即應做出明確規定;不能按時限完成或回復的事情,必須向相關方面說明理由和最后完成日期。
第十五條公司行政辦事分辦理事項和閱知事項。
(一)辦理事項為上級指示、下級請示及與有關單位商洽的事項;
(二)閱知事項為上級通報、下級報告及各類簡報、信息等。
第十六條辦理事項的工作程序:
(一)行政與人力資源部對公司辦理事項進行登記,并依據公司領導的分工和各部門的職責范圍,提出批辦意見后,簽轉相關部門主辦或直接簽轉公司領導批示;
(二)主辦部門:
1、依據職責權限范圍辦理;
2、根據領導的批示或會議決定辦理;
3、必要時向公司分管領導請示、報告。
(三)公司分管領導
1、依據職責權限批示;
2、必要時向其他分管領導通報;
3、必要時召開專題會議研究決定;
4、必要時向總經理請示、報告;
5、必要時按行文程序向上級單位請示、報告。
(四)總經理
1、依據職責權限批示;
2、必要時提交經營班子辦公會研究決定;
3、必要時按行文程序向上級單位請示、報告。
第十七條閱知事項的工作程序:
(一)行政與人力資源部對公司閱知事項進行登記,并簽轉公司領導、相關部門或管理中心(處)閱知;
(二)公司總經理或分管總經理助理認為有必要時,由行政與人力資源部簽轉相關部門或管理中心(處)閱知;
(三)公司各部門、各管理中心(處)有需要公司領導閱知事項的信息、簡報
等可先報行政與人力資源部轉相關領導閱知;
(四)公司領導對閱知事項如有批示的,由行政與人力資源部及時反饋給相關部門及各管理中心(處)。
第三章會議制度
第十八條行政會議是實施企業管理的重要行政辦公手段之一,公司對會議要求精簡、實效、控制數量、提高質量。會議議題要提前擬定并發出通知,與會者須認真準備。會議決議以會議紀要為準。經營班子辦公會、總經理辦公會、年度工作會的會議紀要解釋權歸公司總經理,專題會會議紀要解釋權歸主持專題會的公司領導。
第十九條公司會議有經營班子辦公會、總經理辦公會、年度工作會議、專題會議。公司各部門可根據本部門實際工作需要自行決定召開部門會議。
(一)總經理辦公會
1、總經理辦公會是公司經營決策層貫徹上級指示,研究、分析、確定公司重大經營行為,決定公司重大事項等的高層領導行政會議;
2、總經理辦公會由總經理主持,公司經營班子成員參加,可以根據會議內容邀請上級單位領導參加或安排有關人員列席會議;
3、總經理辦公會原則上于每月末召開,因工作需要也可臨時召開。會議議題由行政與人力資源部征求公司經營班子成員意見后確定,負責會議記錄,形成會議紀要。
4、總經理辦公會的主要內容:貫徹落實經營班子辦公會形成的關于公司整體發展戰略、經營管理目標的重大決策;聽取各部門在經營、管理、發展等工作的匯報并就遇到的重大問題提出處理意見;分析公司部門經理以上人員和管理中心(處)領導成員的工作能力、水平及業務素質并做相應調整等主要經營管理工作的行政例會;
2、總經理辦公會由總經理主持,總經理因事可延期舉行或委托公司其他領導主持召開;
3、總經理辦公會
由經營班子成員、各部門負責人參加,如會議內容涉及相關單位,總經理可臨時決定列席人員;
4、總經理辦公會由行政與人力資源部征求與會公司領導及各部門意見后確定會議議題,負責會議記錄,形成會議紀要。
(二)項目辦公例會
1、項目辦公例會于每月末第一周上午9:00召開,各部門、管理中心(處)負責人參加。
2、項目辦公例會內容同二十五條第二款'月報內容'。
(三)年度工作會議
1、年度工作會議是公司總結上年度工作、制定下年度工作計劃、與各管理中心(處)簽訂經營管理目標責任書、交流工作經驗、表彰先進的年度大會,原則上于每年三月初召開(總部年度工作會議召開后進行);
2、年度工作會議由公司經營班子成員、公司部門經理、管理中心(處)負責人以上人員參加;
3、年度工作會議由公司行政與人力資源部負責籌備,有關部門和管理中心(處)協助相關工作。會議組織、議程安排等工作由行政與人力資源部征詢有關方面意見后提出,并報請總經理審定;
4、公司行政與人力資源部負責會議記錄,形成會議紀要。
(四)專題會
1、專題會議是公司研究決定經營管理中具體事項、解決具體問題的專門會議;
2、專題會議由公司領導根據情況確定召開并主持,參加會議的成員由主持會議的領導自行確定;
3、專題會議要研究的內容由會議所討論專題的主要負責部門準備,并報主持會議的領導審定。會議文件、所需資料、會議記錄、形成會議紀要等工作亦由主責部門負責。會議紀要形成后報主持會議的領導簽發,報備公司行政與人力資源部。
第二十條各類會議的會議紀要,須在會議結束后四個小時內做出。行政與人力資源部要做好會議紀要中各項工作安排的跟蹤、催辦和檢查。
第四章請示、報告制度
第二十一條請示、報告制度是公司行政工作的基本制度,在公司各項工作中,必須嚴格遵守請示、報告制度。請示、報告的基本要求是及時、準確、觀點明確、文字簡潔。請示、報告一般采取簽報或編號文件的方式。
第二十二條請示是指下級單位向上級單位請求指示、批準的辦事程序,凡是超越職權和職責范圍的事項都應按規定請示;報告是指下級單位按照要求向上級單位報告工作、反映情況、提出建議、答復上級單位的詢問,不需要上級單位做出指示、批準的辦事程序,凡是重要工作和事項,都應按規定報告。
第二十三條下列事項必須請示、報告:
(一)各部門、管理中心(處)重要決議、決定的制定;
(二)各管理中心(處)經營管理活動的開展、合同協議;
(三)各管理中心(處)貫徹本公司工作方針、決議、決定的情況及所遇到的特殊問題和解決方案;
(四)對外新聞發布、公關外事活動以及對相關人員的邀請;
(五)公司重大活動安排以及需要公司領導參加的會議、儀式;
(六)重要的人事安排、人員調動、干部違紀的調查處理等;
(七)公司各部門經理及管理中心(處)負責人以上人員出差、公司出國;
(八)重大突發事件及事故。
第二十四條請示、報告的工作程序
(一)對于第二十三條第一、第二款有關內容,凡是需要向公司總經理請示、報告的,由有關部門起草簽報,經公司行政與人力資源部核稿后,呈公司總經理簽署,以公司名義上報;公司需向上級單位請示、報告的,日常辦公文件,由主辦部門起草正式文件,經公司行政與人力資源部核稿后,呈總經理簽發,以公司名義上報,重要的請示報告文件要經公司總經理簽發。
(二)對于第二十三條第三款有關內容,由主辦部門起草簽發,經部門負責人、管理中心(處)總經理簽字,以公司部門或管理中心(處)名義上報公司分管領導審批。
(三)對于第二十三條第四、第五款有關內容,由主辦部門起草,經公司或管理中心(處)總經理簽字后報上級單位分管領導審批。
(四)對于第二十三條第六款有關內容,由公司行政與人力資源部具體承辦。
(五)對于第二十三條第七款有關內容,必須提前逐級請示和經過批準。領導干部出差、出國要統籌兼顧,注意輕重緩急,至少留有一名經營班子成員主持日常工作。凡是涉及公司重大事項的出差、出國,人員返回后六個工作日內要向批準人提交書面報告。
(六)對于第二十三條第八款有關內容,必須立即請示、報告。另在當月或當季的報告中要有所體現。
第二十五條公司日常工作報告制度
(一)公司向上級單位的日常工作報告,除必須報告第二十三條規定的事項外,日常工作情況按周、月、季、半年、年度向上級單位報告,并可根據上級單位要求隨時上報或調整上報:
1、月報,即經營情況月報表,報告公司各部門、管理中心(處)當月主要經營管理情況及財務月報表,下月的工
作計劃及需上級單位協調與支持的內容。由公司行政與人力資源部匯總各職能部門月報表,報批公司總經理后于下月五日前報上級單位(或按總部要求時間報);
2、各部門、管理中心(處)半年述職報告,結合財務主要指標,對重大經營管理活動進行分析、總結,報告前兩個季度的主要工作情況和六月份財務月報表,以及下半年的工作計劃,需上級單位協調及支持的內容等。由公司各部門、管理中心(處)做半年述職報告,原則上于七月五日前上報,或根據上級單位要求調整上報時間(或按總部要求時間報);
3、公司總經理年度工作報告,即全年工作報告,由公司總經理報告本年度主要工作情況、全年經營指標完成情況、年度財務報表及主要財務指標的說明及分析、下年度工作計劃及需上級單位協調支持的內容等,于下年度一月十日前上報,或根據上級單位要求調整上報時間。
第二十六條請示、報告規則及時限
(一)凡請示、報告事項,在時間允許的情況下,都應有正式書面文件。特殊、緊急情況,可先電話請示,得到批準后要填寫《電話請示單》,事后將《電話請示單》傳真給報批領導確認,并補辦相應的公文辦公程序;較急情況下可發傳真請示,經領導傳真批示認可后再實施;
(二)日常事項的行文報批,一般在三個工作日之內批復;緊急事項的批復一般不多于二個工作日;特殊情況不能及時批復的,要向請示單位(部門)說明原因。
(二)請示、報告時,各部門、管理中心(處)或具體承辦人要對請示、報告事項提出意見或建議,必要時應附相關資料,便于上級單位領導做出決策。涉及到有關方面的,要有會簽意見;
(三)請示應盡量提前,以便上級單位有較充裕的時間研究討論。在請示未正式批復之前,不得擅自執行請示的有關內容;
(四)報告要準時,公司及各管理中心(處)要按日常報告制度中規定的時限,如期報告。各部門及管理中心(處)的工作報告由公司行政與人力資源部負責監督和催辦。
第五章附則
第二十七條本制度適用于公司管理中心(處)。
第二十八條本制度由公司行政與人力資源部負責解釋、修訂。
