某物業公司費用報銷審核管理制度
物業公司費用報銷審核管理制度
1.0目的
規范費用報銷程序,確保各項費用支出得到合理控制。
2.0適用范圍
適用于公司各項報銷費用的控制。
3.0工作職責
3.1財務部稽核、主管負責報銷單據的及時審核。
3.2公司各部門經理依總經理下發權限審核、核準,超出權限的交由總經理核準。
4.0程序要點
4.1費用報銷的內容
4.1.1行政管理費用報銷的內容:業務招待費、交通費、辦公費
備注:業務招待費須事先填寫《招待費用審批單》。
4.1.2經營費用的報銷審核,以公司的實際經營狀況為依據。;
4.2報銷單據的填制要求
4.2.1費用經辦人原則上應在費用發生后的3個工作日內到財務部辦理報銷手續,特殊情況可另行處理。
4.2.2將原始單據剪齊邊角,粘貼在報銷憑證粘貼單上。
4.2.3用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實在《支出憑單》上填寫各項內容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據張數等,在發票背面簽上經辦人姓名。
4.2.4采購類經營費用,須憑有效的《申請定貨單》和發票到倉庫辦理物品驗收入庫手續,并將《申請定貨單》、《收貨單》附在報銷單據的后面。
4.2.5非采購類的行政、辦公或其他費用,直接填制報銷單據。
4.3報銷單據的審核
4.3.1費用報銷由報銷人填寫,各部門負責人依權限簽字確認;
4.3.2財務部稽核、主管應在收到報銷單據的一個工作日內,對各項報銷費用進行嚴格認真的審核,凡符合報銷標準的,審核人在財務主管、審核欄內簽署姓名、審核日期后,再交由總經理審批。
4.3.3經審核報銷單據不符合費用開支標準或存有其他疑問,而報銷人又無法提供總經理批準的報告時,審核人應退回報銷單據。
4.4費用的給付
4.4.1報銷人依據審批手續完整的報銷單到財務部領取費用。
4.4.2單位價格在2000元以下的報銷費用,由出納員用現金支付。
4.4.3單位價格在2000以上的報銷費用,原則上由出納員用支票支付,特殊情況的可報總經理批準后,以現金支付,以支票支付的需填寫《支票領用審批單》,填寫領用人、審核人、審批人。
4.4.4費用發生前借支備用金的,由出納員在借支費用中作沖減備用金處理。
4.5費用報銷單據的保管
4.5.1費用報銷單據由財務部會計按順序編制記帳憑證,月末財務部經理審核后,由會計根據會計核算制度匯總、記賬、編制相關財務分析報表。
4.5.2所有報銷的費用單據,由財務部加密長期保存。
5.0 記錄文件與控制表格
5.1《招待費用審批單》
5.2《支出憑單》
5.3《支票領用審批單》
5.4《收貨單》
5.5《申請定貨單》
6.0 支持文件
