食品企業采購結算管理制度
山東惠發食品有限公司發布采購結算管理制度
受控狀態：
發放編號：
編制：采購部
審核：
批準：
Q/SHF-GCG-009-2011
Q/SHF
山東惠發食品有限公司企業標準
采購結算管理制度
1．目的
明確采購付款的過程及節點控制，做好預付帳款、應付賬款、現金用款的管理，加強公司現金內部控制和管理，確保現金業務安全、準確運營的制約和監督。
2．適用范圍
本流程適用于所有與采購用款管理環節有關的部門和人員。
3．職責
3.1采購部控制好采購付款節點，使付款計劃與財務支付能力的平衡。
3.2采購部負責根據采購計劃及預算，編制《用款申請單》。
3.3采購部負責協同財務與供應商對賬，定期安排付款。做好應付賬款的日常管理，保證每筆業務的正確性。
3.4企管部審核款項，使匯款業能順利開展。核對訂單與入庫單及發票是否完全一致。
3.5企管部制約并監督現金業務的運營。
3.6總經理負責應付賬款的審核和審批。
3.7財務部負責應付賬款對賬的日常管理和監督事務。
3.8財務部負責付款、支款和做好相關賬務記錄。
4．工作程序及要求
4.1預付款：
41.1采購部與選定的供應商就采購方式、付款方式、采購項目、貨品價格等進行協商、談判，雙方達成一致意見后，確定采購的付款方式為預付款采購
4.1.2經采購經理及總經理審批后雙方簽訂采購合同
4.1.3合同簽訂后，采購部根據企業生產、經營的實際需求發出采購訂單，詳細說明采購貨品的數量、質量要求、技術指標要求、價格、交貨日期等內容
4.1.4采購部相關人員根據采購訂單預算情況，計算預付款數額，填寫《預付款申請書》報采購經理、企管部、總經理審批。
4.1.5.1采購部傳真采購訂單至供應商，注明貨物名稱、數量及到貨時間。
4.1.5.2供應商接到傳真，根據訂貨內容備貨。
4.1.6.1采購部通知供應商發貨，供應商安排裝車。
4.1.6.2供應商裝車完畢，傳真裝車單至采購部通知匯款。裝車單上需注明貨物名稱、數量、金額。還必須蓋上供應商的公司公章，附有物流司機簽字。
4.1.6.3采購部接到傳真，核對無誤。憑裝車單傳真件及用款申請單通知財務匯款。
4.1.7財務部按照相應程序將貨款劃入供應商賬戶，保存好匯款或付款憑證，同時通知供應商查收款項并開具發票
4.1.8.1采購部與供應商溝通，確認款到后通知供應商發貨，并安排接貨。
4.1.8.2貨到后，如有余款未付請，采購部持入庫單和檢驗單報企管部審核，總經理審批，安排付清余款。
4.1.9.1財務部付清余款，通知采購部.
4.1.9.2采購部與供應商溝通，確認余款是否收到。并稽催供應商盡快開具發票并郵遞至我司。
4.1.10財務部收到發票后入賬，做好記錄。
4.2現金：
4.2.1采購部根據各部門需求制訂采購計劃，報采購經理審核和企管經理審批。
4.2.2采購部根據企業實際生產、經營的需要及庫存情況，確定單項采購項目；根據采購項目的當期市場狀況、價位等，采購部確定此項采購項目所需費用，編制采購預算。
4.2.3.1采購人員根據采購項目預算，填寫《借款單》，報采購經理審核。
4.2.4企管經理對采購項目及借款進行審批，通過后，財務部按照相應程序支付借款。
4.2.5采購人員進行采購活動，根據企業的實際要求，對所要購買的貨品進行比較、選擇。
4.2.6交易達成后，采購部與之結算貨款并索取發票
4.2.7采購人員整理各項單據，詳細列明各項費用情況，填寫《報銷單》，交采購經理、企管部、總經理審批，報銷采購費用。
4.2.8財務部做好會計記錄，登記各類賬目，相應單據存檔備查。
4.3應付款：
4.3.1采購人員根據采購合同的付款約定，收集采購訂單、入庫驗收單等相關單據及記錄，核對合同的執行情況，匯總應付貨款款項。
4.3.2采購部、財務部每月定期與供應商對賬.
4.3.2.1本地供應商持入庫單客戶聯來我司對賬，月結供應商每月27號對賬。采購會計協同財務應付會計與供應商對賬無誤后，公司財務出納根據應付金額寫欠條交給供應商。
4.3.2.2外地供應商每月27號發上月25好至本月的業務對賬單，對賬單需蓋供應商公司公章。采購會計負責對賬單的審核工作，審核無誤后簽字存檔。并復印一份給財務應付會計進行復核。復核中發現賬務不一致是及時追查原因，并做相關處理。
4.3.3.1采購會計根據供應商對賬結果，協同財務部應付賬款會計，編制每月的應付賬款表。
4.3.4采購部供應商主管核對應付款表，在應付款表上填寫付款金額，報總經理審批。
4.3.5財務部根據審批后的實際付款金額安排付款。
4.3.6財務部將付款回單復印件一份轉采購部，通知采購部款已付。采購部通知供應商結款
4.3.6.1本地供應商每月15號憑我司出納開具的欠條，采購人員通知供應商取款結賬。
4.3.6.2外地供應商，采購人員通知供應商自行查收款項是否到賬。
4.3.7采購部進行付款記賬。
付款目前主要有三種形式
a.現金：隨機接到財務結算記賬員電話通知，近期付款情況。采購會計根據結算記賬員提供的數據，抄寫付款客戶、付款時間、金額。
b.轉帳支票：隨機接到財務結算出納電話通知，近期支票付款情況。采購會計根據出納提供的數據，抄寫付款客戶、付款時間、金額。
c.銀行匯款：采購會計根據采購員填寫的用款申請單綠聯記賬。
5．參考資料
5.1《山東惠發食品有限公司采購用款申請單》
5.2《山東惠發食品有限公司采購合同》
5.3《借款單》
5.4《貨比三家記錄表》
5.5《月應付款批款表》
