某項目管理處物業租賃管理制度
項目管理處物業租賃管理制度
一、制定本規定的目的及適用范圍
目的:本程序明確規定了管理處與客戶簽訂租賃合同和解除租賃合同的有關事宜,以保證對客戶優質管理服務。
適用范圍:本規定適用于各管理處對住宅區商業網點及業主委托物業管理租賃合同的簽訂與評審。
二、各自職責
1、管理處客戶服務中心:負責業主委托房產及區內商業用戶的租賃管理。負責與客戶聯系;特殊租賃合同必要時組織相關部門進行合同評審;負責與客戶簽定和解除租賃合同。
2、保安部:負責消防治安事宜及客戶出入小區貨物的檢查與放行;客戶二次裝修方案的審批及地盤管理。
3、管理處:負責住戶入住手續的辦理和退房的驗收。
4、財務人員:負責各項費用的核算、結算和收取。
5、工程環保部:負責出租設施的日常維修。
三、工作程序
1、業主委托房產的租賃
(1)、客戶服務中心負責接收客戶租賃信息(包括電話、面談、實地看房提出的需求等),對客戶的租賃信息及時登記,填寫《租賃信息登記表》。
(2)、客戶服務中心人員對前來求租的客戶請其出示具體證明材料,如:單位證明或本人身份證明。
(3)、負責解答客戶的要求,在與客戶達成一致意見時,簽訂租賃合同,并留下客戶負責人的身份證復印件和單位營業執照復印件。
(4)、對有特殊使用要求的客戶,暫緩簽訂租賃合同,并填寫《租賃合同評審記錄》表,必要時會同工程維修部、保安部進行評審。客戶服務中心將我方評審意見通知客戶,雙方再次協商達成一致意見后,與客戶簽訂正式租賃合同。
(5)、辦公室發出《開房通知單》,將客戶的特殊要求填寫附注事項欄目,一份留存,一份交管理站。
(6)、財務人員根據《開房通知單》和《租賃合同》,計收費用。
(7)、財務人員將客戶資料輸入電腦。
(8)、管理處根據《開房通知單》為客戶辦理入住手續。
2、客戶的入住管理
客戶需要裝修的,先提出書面裝修方案,由保安部負責審批。按照《二次裝修管理》程序進行。
3、商業網點的租賃
(1)、商業網點租賃價格的確定
物業處按照政府頒發的指導價格及市場行情確定商業用戶租賃基本價格。
(2)、財務人員根據《租賃合同》計收費用,并將客戶資料輸入電腦。
(3)、客戶服務中心對區內商業網點實施統一管理。
4、合同修改和續簽
(1)、當管理處有特殊情況需要更改合同時,客戶服務中心及時以書面形式告知租戶,達成一致意見,取得租戶的書面認可。
(2)、當客戶提出修改時,客戶服務中心必要時組織相關部門評審,以書在形式對租戶提出的修改進行確認。
(3)、當租賃合同期滿,租戶在原有條件下提出續簽合同時,由客戶服務中心和租戶在原合同書上簽署書面意見,加蓋公章,以示確認。
(4)、更改過的合同和續簽過的合同由客戶服務中心以書面形式傳送到各相關部門,亦作相應變更。
5、退房手續的辦理
租戶退房手續的辦理按照《住戶管理》程序執行。
