物業行政資產管理規定工作制度
物業行政工作制度:資產管理規定
8資產管理規定
8.1本文件的適用范圍
適用于對公司及公司轄下各管理處之全部相關資產的管理。
8.2資產的定義
泛指使用期為1年以上(含1年)在公司及公司轄下各管理處使用的資產。其中,單位價值在rmb2000以上(含rmb2000元)的資產,屬固定資產類,財務軟件系統中劃分為a類資產;單位價值在rmb2000元以下的資產,屬非固定資產類,財務軟件系統中劃分為h類資產。
8.3資產的分類
所有的資產是根據與財務賬相一致的標準進行分類的,具體為:
8.31辦公設備類(包括家私、傳真機、復印機、打印機、空調、碎紙機、繪圖儀、音像器材、電器、廚具、電話等);
8.3.2電腦網絡類(包括服務器、pc、外設設備、網絡設備、電腦軟件等);
8.3..3交通設備類(包括汽車、摩托車、電池車等);
8.3.4房屋類;
8.4資產管理和主管部門
8.4.1管理處行政部為管理處的資產管理部門。負責按照規定辦理資產的增加、調配、轉移、報廢、減少、盤點和資產系統的登記等工作,并對資產安排適當的維護,以保證公司資產的實物和資產的記錄統一一致。
8.4.1資源部為公司所有資產主管部門。負責監督和指導管理處的資產管理工作。
8.5資產使用部門
資產使用部門是指具體貫徹執行公司資產管理和使用的有關規定,負責部門資產日常維護工作的執行部門。
8.6資產所有權及相關責任
8.6.1資產所有權
資產所有權歸屬于負擔其成本費用的物管公司或管理處。在廣州zz物業管理有限公司及轄下各管理處范圍內,資產位置的改變并不構成所有權的改變。
8.6.2資產管理部門責任
負責按照規定辦理資產的增加、轉移、報廢、減少、盤點等組織、登記手續,并對資產進行必要的維護安排。
8.6.3資產使用部門責任
8.6.3.1資產作用部門應清楚本部門所屬下的資產所處的位置,并確保該固定資產處于正常的使用中;
8.6.3.2如發現使用人變更、或使用地點變更、或損壞、或遺失等,應及時通知該資產管理部門,以便于更改資產的登記資料和作相應的處理;
8.6.3.3資產管理部門已對管理處所有資產及其使用人進行了編號并登記,各資產使用部門及資產的具體使用權人須對應使用,并妥善保管、愛惜使用。
8.6.3.4負責本部門的資產盤點工作。
8.7固定資產的折舊
固定資產每月折舊費用最終由該固定資產的使用部門/管理處承擔。
8.8資產的取得
8.8.1申請購買資產
作購買前的準備,填寫'固定資產申請表'(所申購的資產屬固定資產類時適用)、或填寫'非固定資產/費用申請表'(所申購的資產屬非固定資產類時適用),然后將
申請表匯總到資源部審核,由資源部進行調配,無庫存則再由資源部組織購買。
8.8.2資產購入后的驗收
資產管理的公司責任人應負責資產到達后的質量確認,保證其今后的正常使用。
當物品送到時,申請人或接收人應檢查該物品以確保以下幾點:
8.8.2.1物品與資產申請單上物品一致。
8.8.2.2來的物品與送貨單上物品一致。
8.8.2.3物品質量是合格的。
注:如發生物品與要求不符或質量不合格,該接收人或資產管理的部門/管理處責任人必須通知資源部,并作有關的協調,保證對資產情況的及時了解。
8.9資產的編號
8.9.1資產轉移
所申請的資產是從庫存中調配的,則屬使用者的變更,不產生新的資產編號,資源部作相應的變更使用人登記。
8.9.2當一項物品被認定為資產后,由資源部登記,給予其一個新的資產編號,按統一的位置將資產編號的標簽粘貼在該物品上。
8.10資產的簽收
資源部將該資產編號填寫在申請表的'取得登記欄'中,再由申請人或使用人在'取得登記欄'上簽收。
8.11資產資料的存檔
資產管理的公司責任人,將該資產的申請表、購買合同、產品介紹書、保質書、發票復印件、資產卡片、資產轉移單等資料存檔。
8.12資產購買款的支付
由資源部負責辦理資產購買款的支付手續,并將已填寫'取得登記欄'的申請表原件、資產卡片、發票等資料交財務部。
8.13資產的處理
資產的處理應填寫《實物資產處理申請表》,并根據有關規定執行;如屬固定資產批準后交由財務部操作。
8.13.1由于使用中損壞而處理的,在歸檔時必須附有損壞報告。
8.13.2由于遺失(或被盜)而處理的,在歸檔時必須附有遺失(或被盜)報告。
8.13.3需廢棄而處理的,應須附有該物品的照片,以作處理參考。
8.13.4固定資產的變賣,必須附有變賣的有關資料,包括變賣報告、手續、票據復印件等。
8.13.5其它
8.14定期資產檢查
兩種周期性的維護來保持記錄的精確、真實:
8.14.1資產的年報(由資源部負責)
8.14.2周期性盤點(由資源部主持各部門配合)
8.14.3資產的年報
資源部于每年12月31日前,根據當年二次資產盤點的情況,調整好資產登記后,打印出公司/管理處資產的年報,交檔案室歸檔;同時將各部門/管理處的資產年報發給各資產管理的部門責任人。
8.14.4周期性的盤點
周期性的盤點為每年的3月和9月。
