物業行政電話管理制度工作制度

物業行政電話管理制度工作制度

物業行政工作制度:電話管理制度

19電話管理制度

19.1為規范公司及所轄各管理處電話的使用和管理,特制定本制度。

19.2公司及各管理處的電話,主要是作為公司員工進行內外公務溝通、以及開展辦公業務之用,在非緊急情況下,不得使用辦公電話作私人用途。

19.3任何情況下,嚴禁使用撥號上網聊天、瀏覽、玩游戲等。一旦發現,將給予書面警告處分。

19.4任何情況下,嚴禁接駁信息臺,一旦出現信息費,將由使用人自行負擔此項費用。

19.5員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以節約話費成本。

19.6各管理處的分機號碼統一使用'8'開頭的三位數,各部門分機號碼按如下規定執行。管理處主任:801;客戶服務部:802-805,客戶服務部前臺800;人事行政部:806;財務部:807-808;保安部:809-810;工程部:811-812。不設分機或分機號碼不能使用三位數的管理處,由公司根據實際情況另行審核批示。

19.7總機人工錄音服務內容統一為'您好,**客戶服務中心,請撥分機號碼,查號請撥0。'、'您撥的分機正忙,請改撥其他分機號碼。,或撥0由總機為您服務。'、'您撥的分機無人接聽,請改撥其他分機號碼。'總機人工錄音的音色、音調、音質各管理處全部統一。

19.8總機接外線電話至分機時,一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛線。

19.9前臺文員接聽外線電話的標準用語為'您好,**zz管理處',當對方告知分機電話時,說'請稍候!'如分機占線,說'電話占線,請稍后再撥。謝謝!'接聽內線電話的用語為'您好,前臺!'其他內容視情況回答,要求規范、簡潔、禮貌。

19.10由各管理處主任根據實際情況編制每年度辦公電話費用預算報公司審核,并負責對辦公電話的費用支出做出有效控制和監督。

19.11行政人員要做好電話費用的核準報銷工作,并協助管理處主任監督電話的正常合理使用。對電話費用有疑問的,應主動聯系電信部門查明原因,為費用結算提供合理的數據資料。對電話費用定額管理的執行情況做好跟蹤協調,適時向物管公司提出檢討方案。

19.12各管理處的每月電話費用應不超過費用預算的10%,若超出該范圍,管理處主任須提交充分合理的理由,書面報告予物管公司審核,否則超出費用由該管理處相關責任人自行負擔。

19.13管理處的電話小總機應有可打印分機電話清單及計費的功能,若目前使用的未有該項功能,應結合實際情況提出整改意見,并向公司報批加裝。

19.14消防監控、工程報障及客戶熱線等直線電話一般只為方便外電打入和緊急情況而設,業務撥打電話應盡可能采用總機線路。

19.15管理處電話一律取消長話功能。各管理處可根據話費預算,統一購買ip電話卡,由行政人員保管,員工因公需要撥打長途的,必須在《長話登記冊》上注明對方號碼、撥打原因,由部門主管或管理處主任簽字確認,行政助理才予以協助撥打,并記錄每次時長及消費額。若負責人不在,又確因業務需要掛長途電話的,必須通過電話請示批準后,方可進行撥打,并在三日以內補辦審批手續,逾期不補辦者視為私人電話,電話費由其本人全額支付。

19.16行政助理未按上述的規定執行,手續不全即幫他人撥打長途電話者,除當次電話費由其全額支付外,每發現一次罰款50元。

19.17員工未經同意私自撥打國內長途電話,或以公事為由掛國內長途電話者,經查明屬實后,除全額支付當次電話費用外,每次罰款50元;私自撥打香港或澳門電話者,每次罰款100元。屢犯不改者,視情節給予處分,直至辭退處理。