商業大廈物業管理制度檔案建設
商業大廈物業管理制度與檔案建設
1 完備的管理工具
管理工具并非我們日常所用的手工工具和器材,而是**在xx開展物業管理服務工作所需的依據--各類支持性文件。
xx物業管理支持性文件由《業主公約》、《物業管理委托合同》、《用戶手冊》和各類《管理規章制度》構成。
1.1 《業主公約》是一份所有業主均需簽署的有法律依據的文件,訂明所有業主所應負的責任及所享有的權利,并制定了各業主應互相遵守的管理規章及條例。當出現違反及影響他人的情況(如逾期不繳納管理費及違章改變物業用途等違反管理條例的事項),《業主公約》亦賦予物業管理者權力及方法去禁制此類現象。
1.2 《物業管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物業管理公司)簽署的具有法律效力的文件,訂明簽約各方所應盡義務及享有的權利,簽約各方均需遵從,違者將承擔相應的法律責任。
1.3 《用戶手冊》是根據xx實際情況編制的用戶指引性文件,主要具有說明書性質。
1.4xx的《管理規章制度》。
1.5**積累多年物業管理工作的豐富經驗,建立有一整套富有操作性的規章制度系統,使各管理項目有章可循,有法可依。1996年,**引入iso9000質量體系,作為規章制度的重要組成部分,通過不斷地補充和完善,為物業管理水平的提高發揮了重要作用。
1.6xx項目屬于現代化高檔物業,要求具有完善可行的規章制度系統,滿足其各項使用要求。**以完善的規章制度和iso9000體系為基礎,結合《全國城市物業管理條例》和《全國城市物業管理示范大廈考評標準》的總體要求,提煉、形成xx物業管理規章制度體系:(見下頁圖)
圖1 管理規章制度結構圖
**管理規章制度目錄表1
序號制度類型制度目錄
1公眾制度精神文明公約
治安管理規定
電梯管理規定
消防管理規定
清潔衛生公約
綠化管理規定
裝修管理規定
入伙管理制度
物業接管驗收管理制度
公用設施維護管理制度
臨明用電、用水管理規定
垃圾收集與處理管理制度
衛生消殺管理制度
2崗位職責主任崗位職責
副主任崗位職責
客戶服務中心職責
序號制度類型制度目錄
部長崗位職責
部長助理崗位職責
綜合部職責
部長崗位職責
人力資源主管崗位職責
后勤采購崗位職責
檔案文員崗位職責
會計崗位職責
出納崗位職責
倉管崗位職責
工程部職責
部長崗位職責
電氣工程師崗位職責
通迅工程師崗位職責
結構工程師崗位職責
維護班崗位職責
維修工崗位職責
運行班崗位職責
管理部職責
部長崗位職責
物業助理崗位職責
安管班長崗位職責
大廈接待崗位職責
安管員崗們職責
消防監控員崗位職責
巡邏崗崗位職責
門崗崗位職責
義務消防員崗位職責
停車場道口崗崗位職責
停車場收費員崗位職責
3員工考核員工量化考核辦法
員工量化考核標準
獎懲條例
序號制度類型制度目錄
員工守則
4行政管理員工行為規范
員工招聘及辭退(離職)規定
員工培訓制度
員工勞動管理規定
員工食堂管理規定
員工宿舍管理規定
員工服裝管理規定
辦公物品管理規定
公文處理辦法
檔案管理、保密、借閱制度
物資采購管理規定
倉儲管理規定
合同簽訂管理規定
5財務管理財務管理制度
財務公開監管制度
工資管理制度
收費管理辦法
有償服務收費制度
6客戶服務客戶服務中心工作流程
投訴處理和分析工作流程
意見調查和回訪工作流程
日檢工作流程
周檢工作流程
有償服務工作流程
業主請修工作流程
7工程管理機電設備管理工作制度
供電管理制度
配電房管理規定
供配電設備設施運行管理規程
供配電設備設施維修保養規程
給排水管理制度
給排水設備設施運行管理規程
2 檔案資料的建立與管理
物業檔案資料的建立與管理是物業管理工作的重要組成部分。科學、規范的檔案管理可以為專業的物業管理提供有力的支持。針對xx實際情況,我們擬采取系統化、電腦化的管理手段,對xx物業檔案進行全面的收集和管理。
2.1 檔案資料的建立及分類
2.1.1 檔案資料的建立
a. 采取系統化、科學化、電腦化的先進手段收集儲存資料。
b. 將收集的資料進行細分,分類標準嚴格按照建設部《關于修訂全國物業管理示范大廈標準及有關考評驗收工作的通知》發布后的新標準執行,做到條理清晰,分類合理,便于查閱。
c. 按照資料載體的類型采用恰當安全保存方式。
d. 所有資料檔案實行'雙檔'(電腦檔案、文本檔案)管理。
2.1.2 檔案資料的分類
檔案資料分類表
表2 類別 資料內容
基礎資料工程建筑產權資料a:規劃圖紙、項目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料、丈量報告
工程技術資料a:紅線圖、總平面圖
b:地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告
c:工程合同、工程預決算
d:工程設計變更通知及技術核算單
e:竣工圖:1.單位建筑、結構、設備竣工圖2.附屬工程及地下管網竣工圖
f:房屋土建及裝修、供配電、給排水、電梯、空調、弱電、消防及智能化竣工驗收證明書
g:鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
h:新材料、構配件的鑒定合格證書
i:供水、供電、電梯、消防、空調及智能化等設備的檢驗合格證書、供水、供電、電梯、消防、空調及智能化等設備技術資料
j:砂漿、混凝土塊試壓報告
k:綠化工程竣工圖
l:其它技術資料
接管驗收資料a:接管驗收手續
b:接管驗收備確認憑證
c:接管驗收物業本體確認憑證
管理合同資料a:前期物業管理服務協議
b:物業管理委托合同
物業管理委員會資料a:籌備成立文件
b:成立后運行文件
基金資料維修基金的建立、管理、使用、續籌的規定
管理目標及方案a:爭創物業管理'示范小區'規劃
b:物業管理實施方案
類別資料內容
公眾制度資料a:業主手冊
b:裝飾裝修管理規定
c:xx業主公約
d:公眾制度
基礎管理 員工管理資料a:員工個人資料、聘用表
b:員工業績考核及獎罰記錄
c:員工培訓計劃和培訓考核記錄
d:員工勞動合同
e:員工外出考評及參加演練記錄
f:員工住房及內務管理記錄
計算機管理資料a:計算機管理軟件及使用說明
b:計算機網絡管理及記錄
行政文件資料a:管理處值班及督察記錄
b:政府部門及主管領導部門文件
c:**及業主單位相關文件
d:規章制度、通知、通報等文件
e:接待來訪參觀記錄表
業主、客戶資料a:業主、客戶管理資料、業主公約、裝修檔案、費手托收協議
b:業主、客戶檔案
c:業主、客戶維修檔案
客戶反饋資料a:服務質量回訪記錄表
b:客戶意見調查、統計記錄
c:客戶投訴及回訪處理記錄
維修資料a:維修申報表
b:維修服務派工單
c:維修回訪記錄表
房屋管理及維修養護標識導示資料a:大廈棟號、樓層、房號平面示意圖
b:引路方向平面圖
類別資料內容
大廈房屋安全管理類a:禁止違章搭建及裝修的規定及處理記錄
b:裝修驗收記錄
c:房屋安全檢查記錄
共用設備管理綜合類a:設備安全運行規程
b:各設備運行崗位責任制度
c:定期巡回檢查記錄
d:維護保養記錄
e:運行記錄
f:設備維修檔案
g:設備機房管理規定
h:相關崗位技術人員資質證書
供電系統a:送電、停電通知及記錄
b:臨時用電管理措施
c:停電應急處理措施
d:運行月報表
弱電系統a:智能化設施運行記錄
b:智能化設施定期保養記錄
消防系統a:消防24小時值班記錄
b:消防設施設備清單
c:消防設施設備使用方法
d:消防應急方案、消防疏散示意圖
e:相關消防宣傳資料及法規
f:火災隱患檢查記錄
電梯系統a:電梯準用證
b:年檢合格證
c:電梯操作及保養人員資質證書
d:電梯應急處理措施及記錄
類別資料內容
給排水系統a:大廈用水、供水管理制度
b:業主用水、節水計劃
c:給排水設施安全檢查記錄
d:水池清理記錄
e:二次供水衛生許可證
f:水質化驗單
g:操作人員衛生健康許可證
h:限水、停水通知及相關記錄
i:供水設備周圍環境檢查記錄
j:應急處理方案及相關記錄
k:運行月報表
空調采暖系統a:中央空調運行記錄
b:中央空調故障處理方案及記錄
c:中央空調保養記錄
d:采暖設備保養記錄
e:運行月報表
共用配套設施資料a:共用配套設施統計表
b:共用配套設施維修養護計劃及記錄
共用管線資料a:地下管網圖
b:違章架空管線處理記錄
照明設施a:道路、樓道、大堂公共照明統計表
b:安管人員訓練計劃和考核記錄
安管及車輛管理 安管資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:安管人員訓練計劃和考核記錄
c:社區安全防范措施
d:查崗記錄、閉路電視監控系統錄相帶
e:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
車輛及停車場管理資料a:停車場出入登記記錄
b:交通疏導圖
c:停車場安全防范措施及設施記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料
類別資料內容
車輛及停車場管理資料a:停車場出入登記記錄
b:交通疏導圖
c:停車場安全防范措施及設施記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料
環衛設施資料a:環衛設備、工具統計表
b:環衛設備、工具更換記錄
清潔衛生管理資料a:清潔衛生檢查標準及記錄
b:國家環保標準:排煙、排污、噪音
c:處理污染事件記錄
d:消殺垃圾清運記錄
e:水池清洗記錄
f:外墻清洗記錄
綠化資料a:綠化規劃圖紙
b:綠化設施統計表
c:綠化保養計劃及記錄
d:綠化檢查標準及記錄
社區文化資料a:活動計劃實施方案、總結記錄
b:社區文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導
d:文化活動場所等設施使用情況
經濟效益a:物業管理費用收繳統計表
b:有償經營服務統計表
c:物業管理整體項目經營統計表
社會效益a:本物業管理項目所獲取榮譽稱號
b:輿論相關報導
3 物業檔案資料的管理
3.1 檔案資料管理運作流程
重要資料接收必須指定負責人驗收,完善交接手續后立卷歸檔。日常管理文件(如管理公司通知、通報等)按照**制定的文件管理程序發放及接收手續、并立卷歸檔。
圖2 檔案資料建立及管理運作流程示意圖
3.2 檔案資料管理要求
a. 綜合部設檔案管理員。
b. 檔案資料由綜合部統一管理。
c. 明確收集、整理、分類、編號、登記、錄入電腦、入柜、借用、檢查、銷毀等各項管理流程。
d. 采用多種形式的文檔儲存方式(如電腦磁盤、錄相帶、錄音帶、照片、圖表等),并采取相應的儲存、保管方法。
e. 對原始文件、合同等重要資料必須嚴格管理,借閱、復印等必須經審批方可。
f. 綜合部主任負責審批檔案保存數量、保存期限以及是否有效和作廢。
g. 注重檔案管理信息開發,根據工作需要和檔案庫存情況編制各種專題資料。
h. 綜合部每季度對檔案資料管理情況進行檢查。
i. 要求全體員工樹立檔案意識、保密意識、嚴格執行《檔案管理制度》。
