大廈物業管理中心行文管理工作流程
物業管理中心行文管理工作流程
1、目的
對中心行文做出規定。
2、范圍
本手冊規定中心上行文、平行文、下行文發放收集管理流程。
3、職責
3.1中心經理批準中心行文。
3.2綜合管理部負責中心行文的擬定、發放、歸集
3.3各職能部門、各管理處擬定與職責相關的行文,報中心經理批準。
4、行文管理
4.1常用公文種類
4.1.1決定
用于對重要事項做出決策和安排,獎懲有關單位和個人,變更或撤消下級單位不適當的決定事項。
4.1.2指示
用于對下級單位布置工作,闡明指導原則。
4.1.3通告
用于在一定范圍內公布各單位及員工應當遵守的或需要周知的事項。
4.1.4會議紀要
用于記載、傳達會議情況及議定事項。
4.1.5通知
用于傳達上級批示和要求下級辦理或周知的事項;批轉下級公文或轉發上級以及不相隸屬單位的公文;發布規章;任免和聘用管理人員。
4.1.6通報
用于對人和事的表揚或批評;傳達重要精神或情況。
4.1.7請示
用于向上級請求指示,批準。
4.1.8報告
用于向上級匯報工作,反映情況,提出意見和建議,答復上級詢問。
4.1.9批復
用于答復下級請示事項。
4.1.10總結
用于向上級做綜合性的全面工作匯報。
4.1.11計劃
用于對今后工作做出全面安排。
4.1.12簽報
用于各部門向公司領導請示,匯報工作。
4.1.13函
用于不相隸屬關系單位或部門之間商洽工作,詢問和答復問題,向有關主管部門請求批準等。
4.1.14內部信息
用于向上級單位和公司內部披露公司重要事件、主要工作、經營管理情況、最新動態以及所涉行業的最新前沿理論和消息等,一般每月定期發布一次。
4.2行文關系和規則
4.2.1各管理處應根據各自的隸屬關系和職責范圍確定行文關系,非緊急情況不得越級行文。
4.2.2各管理處不得直接向公司及以上單位行文,如確要行文,應由各管理處擬稿,經中心綜合管理部審核,報中心經理批準后呈報。
4.2.3公文原則上不得直接呈報領導個人;各管理處不得以單位負責人個人名義向公司或公司領導呈報需公司審批的文件。
4.2.4所有公文原則上由中心綜合管理部統一處理。
4.2.5凡需兩個以上部門會簽處理的公文,由主辦部門牽頭,組織有關部門會簽辦理。
4.2.6向上級請示的公文,一般只寫一個呈報單位,如果需同時報告另一上級單位,可用抄報的形式。
4.3公文處理程序
4.3.1公文處理程序分為收文程序、發文程序、內部簽報和文件傳閱程序。收文程序包括簽收、錄入(登記)、分辦、催辦、反饋、歸檔等;發文程序包括擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發、編號、打印、校對、登記、發送和存檔等;內部簽報程序包括擬文、審核、批轉、附議、批閱、經辦、歸檔等;文件傳閱程序包括擬文、審核、流轉、批辦、歸檔等。
4.3.2中心綜合管理部收到外單位或各管理處送來的文件,在《收(發)文登記簿》中及時記錄,同時填寫《文件會簽單》,對其來源、去向、時間、編號、內容和處理情況等進行登記。公司來文由中心經理或綜合管理部部門負責人根據需要決定是否轉發,一般屬于公司規章制度、品質管理及明確須下發的文件,則下發各管理處并由管理處存檔,其它文件不再正式下文轉發,而是通過例會向各管理處傳達。
4.3.3根據辦理事項的需要,由經辦人員撰稿、文員按規定格式排版、由相關部門負責人對公文內容、格式等進行核稿,由中心領導審核簽發。
4.3.4核稿重點為:是否需要行文,是否與有關部門、單位協商、會簽,文字表述、文種使用、公文格式等是否符合公文管理辦法。核稿過程中,如屬一般性問題,核稿人可直接修改;如改動較大,可附上意見,退相關部門或管理處修改。
4.3.5綜合管理部按發送范圍分發,在《收(發)文登記簿》中及時記錄;對以易發系統、傳真方式發送的文件,必須要求收文單位予以確認。
4.3.6對下發的重要公文,主辦部門要及時了解和反饋執行情況。
4.3.7公文辦理完畢后,具體承辦人應根據文書立卷要求,整理公文原稿及有關資料交中心綜合管理部分類存檔,個人未經許可,不得私自保存應存檔的的公文。
4.3.8對于沒有存檔價值的公文,經過鑒別和主管領導批準后可銷毀。
5、相關質量記錄
1.《文件會簽單》 zc-01/b04
2.《收(發)文登記簿》gg-jr-02/b06
