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      某辦公大廈客戶檔案管理制度

      發布時間:2023-06-07 19:15:08 查看人數:73

      某辦公大廈客戶檔案管理制度

      某辦公大廈客戶檔案管理制度

      辦公大廈客戶檔案管理制度

      a.物業部客戶管理的日常工作包括:

      1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真登記并制作各種表格,發給相關客戶的文件應做到誰接收誰簽字,誰放放誰簽字,并做好歸檔整理工作。

      2]協調與客戶之間的關系,加強橫向溝通;

      3]做好與客戶有關各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

      4]接聽客戶投訴,做好相關記錄,并及時解決投訴問題;

      5]聽客戶工程報修電話,認真填寫維修單,及時聯系修復。

      b.客戶檔案管理

      客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料:

      1]收集客戶公司資料

      2]客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

      3]客戶裝修工程文件

      4]客戶遷入時填具之資料

      5]客戶資料補充:

      '客戶聯絡資料,客戶相關負責人身份證復印件

      '客戶緊急聯絡人的資料

      '客戶日常工作聯系人的人事變遷資料

      '客戶申請銘牌資料

      '客戶公司營業執照副本復印件及年審資料

      6]客戶與管理中心往來文件

      7]客戶違規事項與欠費記錄

      8]客戶請修記錄

      9]客戶投訴記錄

      10]客戶拜訪、回訪記錄

      11]客戶單位有關的工程檔案及施工方的相關資料(二次裝修工程有關資料)

      c.歸檔要求

      1]歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。

      2]歸檔的文件材料要完整、系統、準確、真實。

      3]所有同租戶有關的各種事項均應填寫清楚,存入租戶檔案內。

      4]所有文件資料必須及時歸檔。

      5]檔案內文件按簽發日期的先后順序保存,并建立詳細目錄,以便日后查閱。

      6]所有租戶(企業資料)與管理公司及相關單位書面往來文件均需存入租戶檔案,不得遺漏。

      7]檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續,借出檔案須在規定時間內歸還。

      d.檔案銷毀

      1]如有任何文件無需繼續存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。

      2]保密文件(如租戶檔案等)應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。

      3]所有存檔的文件均應定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現。

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