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      商住物業客戶檔案管理制度

      發布時間:2023-06-08 11:05:05 查看人數:70

      商住物業客戶檔案管理制度

      商住物業客戶檔案管理制度

      商住大廈客戶檔案管理制度

      1 制度內容

      為做到客戶服務部與客戶的良好溝通,掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等,有必要建立一套綜合的客戶信息系統,而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此,為充分利用客戶信息并管理好這些信息,特建立此制度

      2 管理目標

      客戶檔案資料全面、準確、有效。

      3 適用范圍

      客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。

      一般客戶檔案包括以下的資料:

      1.收集客戶單位資料

      2.客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

      3.客戶裝修工程文件

      4.客戶遷入時填具之資料

      5.客戶資料補充

      6.客戶聯絡資料

      7.緊急事故聯絡人的資料

      8.客戶與管理處往來文件

      9.客戶違規事項與欠費記錄

      10.客戶請修記錄

      11.客戶投訴記錄

      12.客戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)與工作程序

      4 注意事項

      1.及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

      2.協調與客戶之間的關系,加強橫向溝通;

      3.做好與客戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

      4.接聽客戶投訴,解決客戶投訴;

      5.接聽客戶工程報修電話,及時聯系修復。

      5 工作表格

      1.客戶檔案登記表(qms-pm-31301)

      2.客戶緊急聯絡表(qms-pm-31302)

      3.非機動車車牌辦理登記表(qms-pm-31303)

      4.特殊事件記錄表(qms-pm-31304)

      5.停車位租售情況登記表(qms-pm-31305)

      6.停車證發放登記表(qms-pm-31306)

      7.電話報裝申請表(qms-pm-31307)

      8.電話變更登記表(qms-pm-31308)

      9.備租/售電話號碼登記表(qms-pm-31309)

      10.電話過戶登記表(qms-pm-31310)

      11.境外雇員登記表(qms-pm-31311)

      12.涉外常駐單位登記表(qms-pm-31312)

      13.用戶身份卡登記表(qms-pm-31313)

      14.移機電話統計表(qms-pm-31314)

      15.車位申請登記表(qms-pm-31315)

      16.辭職、辭退員工名單記錄表(qms-pm-31316)

      17.代保管單元鑰匙申請表(qms-pm-31317)

      18.水、電表底數確認單(qms-pm-31318)

      商住物業客戶檔案管理制度

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