工貿公司檔案管理制度
一、目的
安全生產管理文件使用及檔案管理的失控將會給安全生產管理工作帶來重大的影響。為加強對檔案資料的管理,明確責任部門/人員、流程、形式、權限及各類安全生產檔案及保存要求等,確保資料保存的完整性、連續性、真實性和準確性,以便后續借鑒;使檔案管理工作進一步規范化、制度化、科學化。
二、 適用范圍
本制度適用于本公司的安全生產管理文件使用及檔案管理。
三、 機構與職責
3.1公司設立檔案室,隸屬于辦公室,并設置檔案管理員,負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責,檔案管理員必須嚴格履行職責,根據檔案的重要性和保密程度分為公司級和部門級,公司級檔案應按標準規范進行分類,有規范的檔案編號和標簽,并建立電子與紙張分類目錄。
3.2 各部門資料管理:所屬各部門必須設兼職的資料管理員,制定明確的資料管理員崗位職責,規范部門檔案管理,實行部門檔案與公司檔案歸口管理。檔案的借閱和移交、銷毀,必須按照公司管理規定執行。
四 、檔案管理程序
4.1安全生產檔案歸檔范圍包括:
(1)安全生產管理委員會人員名單及變動記錄,安全標準化體系各類文件。
(2)安全機構設置情況及專職、兼職安全員名單;
(3)特種作業人員操作資格證件及人員名單;
(4)特種設備清單及有關檔案資料;
(5)危險源(點)資料及三級危險源(點)管理清單;
(6)作業環境監測資料(地壓監測、巖石移動觀測、粉塵濃度監測、風速、風量監測、環境監測、噪聲測定等);
(7)職工健康檔案及健康監護資料;
(8)職業病人檔案及監護資料;
(9)安全生產檢查記錄及整改情況;
(10)安全例會及安全日、月活動記錄。
(11)職工代表大會關于安全生產的提案及整改落實情況;
(12)安全生產事故記錄和統計資料;
(13)職工傷亡事故登記表等有關傷亡事故管理的檔案資料;
(14)安全生產管理制度及崗位操作規程及作業安全規程,并匯編成冊;
(15)安全措施費用的提取和使用情況;
(16)安全教育培訓記錄;
(17)事故應急救援預案,事故應急救援演練及實施記錄;
4.1.1檔案質量
4.1.2檔案封面應逐項按照規定用碳素鋼筆或中性筆書寫,字跡要工整,清晰,封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。
4.1.3檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。
4.1.4檔案必須遵循文件材料形成的規律和特點,保持文件材料之間的聯系,區分不同的價值,便于保管和利用。
4.1.5檔案盒表面為《檔案目錄》,檔案盒內文件沒有提名的,由檔案人員根據內容擬定標題。
4.1.6檔案盒封面應注明立卷人,審核人,立卷時間。
4.2立檔
4.2.1檔案文件材料按照批復在前,請示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
4.2.2跨年度的請示與批復,有批復的在批復年立卷,無批復的放在請示年立卷;跨年度會議文件放在會議開幕年立卷;跨年度的規劃放在第一年立卷;跨年度總結放在最后一年立卷。
4.2.3檔案文件資料按時間順序排列,收交時公文處理用紙在前,收文在后;內部制發文件,發文正稿在前,依次為公文處理用紙,發文底稿。
4.3 歸檔類別
4.3.1 企業安全生產檔案整理應根據自身實際情況設立類目。安全生產檔案類目設置要層次分明,概念明確,案卷排列應反映本企業安全生產檔案的分類體系,便于科學管理與利用。
企業安全生產檔案按檔案的范圍宜設置以下類別:
(一)安全組織
(二)安全規章制度
(三)監督執法檢查
(四)安全檢查
(五)教育培訓
(六)安全投入
(七)工傷保險
(八)職業病防治
(九)勞動防護用品
(十)“三同時”管理
(十一)安全防護設備管理
(十二)安全用電管理
(十三)特種設備管理
(十四)事故管理
4.3.2 特殊載體安全生產檔案(錄像帶、照片、磁盤等)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目。
4.3.3 特殊載體安全生產檔案要遵照有關照片、聲像、電子檔案的標準,按其載體形式分別保存,并注明與相關紙質檔案的互見號。
4.4檔案編號
4.4.1檔案分類各級名稱經確定后,應編制《檔案登記目錄表》,將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
4.4.2檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先審查討論,并擬定新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
4.4.3公司檔案員負責對各部門文件材料的收集、整理,按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”,各部門要積極配合公司檔案管理工作。
4.5歸檔及保存年限
4.5.1歸檔的文件資料,應按自然形成,保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔,在一個卷內要按問題或者文件形成的時間,系統的排列并填寫《卷內目錄》。
4.5.2歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂,保存期限分為定期和永久。企業檔案的保管期限定為永久、定期兩種,定期一般分為30年、10年。
4.5.2.1 永久
安全技術管理制度、辦法、總結,自然災害、生產安全事故搶救、調查、處理文件材料;
4.5.2.2 30年
安全技術管理規劃、計劃、通報、會議記錄、安全體系建設文件材料等
4.5.2.3 10年
安全、消防教育、應急演練活動文件材料
4.5.3 公司可根據實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規定。
4.5.4 歸檔的文件資料種類,份數以及每份的頁數均應齊全完整,每份文件的正件與附件,印件與定稿,請示與批復,轉發文件與原件,多種文字形成的同一文件,均不得分開。
4.5.5 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后,要對檔案做統一排列并編寫檔號。
4.6 檔案日常管理
4.6.1借閱
4.6.1.1借閱手續:
(1)各部門經辦人員因業務需要借閱檔案時,應由其部門負責人出示書面借閱條向檔案員借閱,經辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
(2)檔案員接到借閱條,經核查后,取出該項檔案,并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期,以備及時催還。
(3)檔案歸還時,經檔案員核查無異后,檔案即歸入檔夾,填寫歸還日期,在記錄上寫明“已還”字樣。
4.6.1.2借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案,不得在文件上圈點、畫線和涂改,未經批準不得復印和摘抄檔案。
4.6.1.3借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件,需借閱部門負責人書面請示,經辦公室主任批準。
4.6.1.4借閱人應于規定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時,應變更借閱登記,不得私自授受。
4.6.2銷毀
4.6.2.1每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀清冊》,報公司負責人審核批準,并指定其監銷人后方可進行銷毀。《檔案銷毀清冊》需注明:銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監銷人簽章、銷毀時間。
4.6.2.2銷前,按照清冊清點;銷后,在清冊上簽名蓋章,并將監銷情況報告本單位負責人。《檔案銷毀清冊》需永久保管。
4.6.2.3保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種:未結清的債權債務;未了事項;正在項目建設期間的建設單位、經核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷,直到事項完結時為止。
4.6.3移交
4.6.3.1需要進行移交的檔案,需由檔案員編制《檔案移交登記表》,報公司負責人審核批準并指定其監交人后,方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明:
移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
4.6.3.2移交前,按照清冊清點;移交后,在清冊上簽字,《檔案移交登記表》一式兩份,移交方和接收方各一份并永久保管。
4.6.4保密
4.6.4.1 檔案室的任務是集中統一管理公司已形成的全部文件資料檔案,維護檔案的完整和安全,主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經許可不得入內。
4.6.4.2 檔案員應忠于職守,遵守紀律,保守秘密,樹立全心全意為公司各項工作服務的思想,主動,準確,迅速地為利用者提供檔案資料。
4.6.4.3 愛護檔案室的一切設施設備,任何人未經許可不得使用及隨意翻動。
4.7檔案庫房管理
設置專門的檔案庫,對上述要求檔案管理的資料進行管理,檔案庫要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等庫房安全管理要求,配備防盜門窗、滅火器材、溫濕度調控設施、遮光窗簾、防蟲藥品等檔案安全保管設施和用品。應關注電子媒體文件和檔案的管理,確認是否有規定,能否及時修改等。
4.8附則
在本制度框架下,公司各部門可根據實際狀況制訂更為具體的實施細則,但不得與本制度發生沖突,經報辦公室備案后,與本制度具有同等效力。
