投資項目檔案管理規定制度
投資項目檔案管理規定
為加強本公司系統各投資項目的檔案管理,特制訂本管理辦法。
第一條“投資項目”是指:
(一)因本公司參與投資或合作而產生的盈利性建筑工程;
(二)因本公司參與投資或合作而設立的生產經營性企業。
第二條建筑工程的各種文件資料由房地產開發公司負責建檔和保管,生產經營
性企業的文件資料由公司總部執委會投資發展室負責建檔和保管。以下各條規定均指第二類
投資項目文件資料的管理。
第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據公司檔案現狀,設以下四類檔案,并將各項
目本身作為目:
(一)全資投資項目類;
(二)合資合作投資項目類;
(三)內地投資項目類;
(四)境外投資項目類。
第四條全資投資項目檔案包括的必要文件是:
(一)新上項目預報表和可行性分析報告;
(二)給政府的請求報告和政府批文;
(三)企業章程和董事會決議;
(四)總公司的法人營業執照和工商局批復;
(五)資信證明或資金來源證明;
(六)產權變更有關文件、材料;
(七)項目實際投資金額證明材料;
(八)歷年經營業績。
第五條合資合作投資項目檔案包括的文件是:
(一)新上項目預報表和合資企業可行性分析報告;
(二)外商投資企業名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三)給政府的申請報告和政府批文;
(四)合資企業合同書;
(五)合資企業章程和董事會決議;
(六)合資各方企業法人營業執照和各方法定代表人證明書;
(七)合資各方資信證明或資金來源證明;
(八)各方(中方)主管單位意見;
(九)合資各方委派的董事名單;
(十)進口設備、辦公用品清單;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業執照;
(十二)產權、股權變更有關文件、材料;
(十三)項目實際投資金額證明材料;
(十四)歷年經營業績。
第六條內地投資項目包括的必要文件是:
(一)給政府經濟協作辦公室的申請報告;
(二)企業去內地興辦工商企業的章程;
(三)合資、合作的聯營合同或合資意向書;
(四)企業成立或變更時的政府批文;
(五)企業法人營業執照副本的復印件;
(六)派出負責人的法人授權委托證明書;
(七)會計師事務所的驗資報告;
(八)當年或上一年度的財務決算表復印件;
(九)銀行開具的資信證明;
(十)企業已經在內地投資的經營效益情況;
(十一)政府主管部門批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出興辦企業當地政府的批文;
(十四)外出興辦企業當地工商局批文;
(十五)外出興辦企業工農業執照復印件;
(十六)項目實際投資金額證明材料;
(十七)歷年經營業績。
第七條境外投資項目檔案包括的必要文件是:
(一)給外匯管理局及經發局的申請報告;
(二)可行性研究報告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投資方的政府批文、營業執照及法定代表人證明書;
(五)投資方資信證明、創匯證明、資產負債表及歷年經營業績;
(六)外派管理局關于項目投資風險及外匯來源的書面審查材料;
(七)政府主管部門征詢我駐外使領館意見的函;
(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十)項目實際投資金額證明材料;
第八條項目檔案的收集和保管
(一)投資發展部設建檔員負責項目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應認真配合其
工作
,主動、及時地將項目檔案整理上交投資發展部,投資發展部建檔后將檔案原件移交總經理
辦公室,并保留二套完整復印件;
(二)各項目負責人將項目文件交給建檔員時,建檔員應及時登記文件交付日期、名稱
、原件或復件、交付人,并由文件交付人簽字認可;
(三)文件登記后由投資發展部經理或執委會主任簽字,按性質進行編號、歸檔;
(四)項目檔案保管期(原件和復印件)一般為永久保存。
第九條項目檔案的查閱
(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時,在投資發展部辦理相應的查閱或
借用手續;
(二)集團內各單位因公需要查閱項目檔案時,須出具本單位領導的批準證明。經執委
會主任或投資發展部經理同意后,方能由建檔員接待查閱;
(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時,應持有單位介紹信,經執委會主任同意后
,方
能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查
閱理由;
(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復制時,必須經
執委主任批準,由建檔員詳細登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;
(五)查閱人違反借閱規定時,建檔員有權對其提出批評以至停止其借閱。
第十條所有資料均應放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職
,使文件丟失或損毀,應追究其責任。
第十一條由于建檔員的變動或機構的改變等,項目檔案需要移交時,須辦理交接手續
,并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
