p中醫院檔案管理制度
中醫院檔案管理制度
一、檔案保密
1.認真學習,宣傳貫徹執行(保密法);
2.對保密文件、資料、檔案的劃分,等級的變更,必須按國家有關制度和規定處理。
3.嚴格執行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續,并只限于在閱覽室內閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。
4.保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應交保密員存放在專柜內,妥善保管,以防丟失、泄密事件的發生。
5.凡遇重大節、假日,要對全體干部、職工進行保密教育,并對“三密”文件、資料進行一次清理,重點保護。
6.對造成損失、泄密的科室和個人,應追究其責任,并視其情節輕重給予必要處罰。
二、檔案保管
1.機關全部檔案必須由檔案室集中統一保管,任何人不得據為已有。
2.加強庫房管理,做好防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫房內溫、濕度測記,保持室內合理溫度。
3.嚴禁無關人員進入檔案庫房。
4.室藏檔案必須排列整齊有序,并定期進行清理,校對工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5.嚴格按檔案管理的規定履行檔案移交,接收等手續。
6.認真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷毀檔案,如需銷毀,首先編制銷毀清冊,由鑒定小組批準鑒定,在有人監督的情況下,方能銷毀。
7.檔案保管不善造成毀冊和丟失,要追究有關人員法律責任并予以處罰。
三、檔案利用
1.凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關證件,經院領導批準后方可使用。
2.檔案原則上不外借,利用者可在閱覽室查閱,特殊情況需要借出者,必須經分管院領導批準,并辦理借閱手續,外借時間不得超過三天。
3.檔案利用者必須愛護檔案,嚴禁畫杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關規定追究責任。
4.檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準確迅速地調出利用者所需檔案,同時,要認真做好查閱檔案的登記與統計工作,注意反饋和收集利用效果。
5.“三密”文件借閱范圍要從嚴掌握.必須借閱時,要經分管領導批準。
四、檔案的借、傳閱
1.借閱和傳閱文件,要辦理登記手續,退還文件要辦理注銷手續。
2.對檔案或文件進行翻拍或復制要經院辦同意,任何科室或個人不得自行復印或傳閱,復印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應加蓋檔案號章并注明此材料的出處和依據。
3.利用者應精心愛護和妥善保管檔案,不得在上畫線條,作標記,不得涂改,沾污,拆散檔案,未經允許不得轉借他人或攜帶外出。
4.普通文件一般一周內歸還,幾個科室合辦的文件兩周內歸還,特殊情況要辦理續借手續。
5.個人不得查閱涉及本人有關問題的檔案,如需查證某一問題,可通過有關職能部門審檔。
6.上級機關和院外有關單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經院辦公室負責人或院領導批準。
7.檔案歸還時,工作人員應對案卷的數量和卷內的文件情況仔細進行清點,檢查無誤后方可注銷。
