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第1篇業務助理崗位職責工作內容 第2篇業務助理崗位工作職責
第1篇 業務助理崗位職責工作內容
業務助理職位要求
1. 要有良好的心態
記住該記住的,忘記該忘記的。改變能改變的,接受不能改變的。從待遇來說,業務助理的工作內容同業務員類似,但是考核機制不同,導致待遇也有相差,一般而言,業務員有提成,而業務助理是沒有提成的。公司有一整套完善的業務薪資體制,不同的考核機制自有其道理。我想主要的原因應該是承擔的責任不同,同樣是維護客戶,如果因維護不當造成公司損失,對業務員而言,直接對公司負責;對業務助理而言,則是對業務經理負責,造成的由業務經理對公司負責。從發展來說,業務助理是一種經歷,是獨立承擔業務的有效過渡。在進入公司時,就必須做好在公司工作3-5年以上的準備。因為從熟悉各業務環節到熟悉產品,再到獨立維護客戶,最少也需要1年以上。也就是說到第2年,才能真正從自己的工作成果中獲利。
2.要有強烈的責任心
很多看似可做可不做,可早做可晚做的工作,做和不做,或早做晚做,其后果可能截然不同。
3. 做到正規,注重細節
1)為什么要正規和注重細節
對外貿易與其他的貿易不同,因為地理、文化背景等方面的不同,它需要操作人員使用一套已經被廣泛接受并沿用的系統。它就是我們在書本上學習到的那些知識和規范,以及業務前輩積累下來的一些寶貴經驗。從溝通的細節中客戶會看到你的工作態度,工作是否嚴謹以及是否可以信任。細節決定成敗,這句話一點都不夸張。
2)如何正規和注重細節
所有與客戶有接觸的文件都必須符合國際慣例。它們都有其固定的格式和規范。 盡量使用正規的商務信函,正規的合同格式,正規的樣品發票等文件。 在實際操作中從以下幾方面做到:
a.對客戶的回復使用正規商務信函格式。
b.努力提高英語寫作水平。使用正確、簡潔的商務語言,不使用非正規縮寫。如 you 寫成 u 。規范使用英文大小寫。不使用全部大寫,以方便客戶閱讀 。
c.在日常同客人的交流中有理有節,尊重客戶,使用禮貌用語。
d.對于長期合作的老客戶,他的訂單一般都有一定的規律,如果有異常,及時跟客人確認。
4. 熟悉產品
業務助理同樣需要熟悉產品。連產品都不熟悉,很難贏得客戶的信任和工廠的尊重。可以從以下方面來熟悉產品:
a.做個有心人。將在日常訂單跟進過程中的產品相關知識整理成文檔并默記在心中。
b.有機會多去工廠車間看,一方面可以了解生產工藝,另一方面可以全面了解產品相關知識。
c.不懂一定要問。多跟業務經理或公司同事請教,不懂裝懂是不明智之舉。掌握了產品知識,跟客人和工廠的溝通就會變得輕松。
5.學會換位思考,做到誠信守諾
學會換位思考,站在客戶的角度,給出你的建議。 銷售最理想的高度是:顧問式的銷售。站在客戶的角度來考慮問題,提出你自己的建議來幫助客戶。同時也幫助了你自己。你的合理建議讓客戶感覺到你的專業,也感覺到你的盡職。這樣還讓客戶給你多一份信任。這種信任關系在業務開展中是非常重要的。它會讓你的客戶忠誠度提高一個層次。 但合理的建議是建立在對產品的充分了解和豐富的跟單經驗上的。這兩個因素都是在業務開展過程中慢慢積累起來的。它也是一把雙刃劍,用得好事半功倍,用不好會顯得更不專業。
誠信守諾,它是業務開展的基礎,也是為人處事之道。在給客戶承諾之前, 先去確認一個滿足承諾的條件是否可行。而一旦做了承諾,就一定要做到。如果做不到,就要誠心地向客戶道歉,不要去辯解或推卸責任。只需向客戶說:這是我的錯。然后想辦法來彌補。
業務助理崗位職責/工作內容
工作職責:
一、接待客戶日常來訪、來電、來函等咨詢服務,為銷售部提供后勤服務。
二、協助業務人員進行訂單制作、跟單、樣品寄送,并跟進,為銷售部提供幫助。
三、處理制作業務員交給的報表,單據,文件,資料等。
四、受理客戶的投訴電話,做好相關記錄,及時聯系相關業務人員處理。
五、定期對重點客戶進行電話回訪,幫助業務人員做好客情,主動和客戶增進了解,介紹公司的企業文化,讓客戶更加信賴公司的產品。
六、每月總結整理客戶的投訴資料,分析出客戶最不滿意的情況并總結出來,為公司后期改進和制定方案作參考。
七、協助業務員回收貨款,并及時提醒業務員相關貨款的回收情況。
八、及時提出合理化建議,幫助業務員成長,針對在外出差的業務員,每天電話跟蹤一次,咨詢是否有需要提供幫助。
九、配合公司其它部門積極開展工作,如:配合倉庫的開單發貨工作。
十、做好每次部門會議的工作安排,為部門提供方便。
十一、組織搜集相關能促進業務員成長的資料,分發到個人閱覽,讓業務人員圓滿。
十二、負責制定本部門工作計劃,組織制定本部門工作制度。
十三、組織制定行政管理人員考核實施辦法。
十四、定期進行客戶滿意度調查,并對調查結果進行分析改進。
第2篇 業務助理崗位工作職責
職責一:業務助理崗位職責
a、接待客戶日常來訪,來電,來函等咨詢服務,為銷售部提供后勤服務。
b、協助業務人員進行訂單制作,跟單,樣品寄送,并跟進,為銷售部提供幫助。
c、處理制作業務員交給的報表,單椐,文件,資料等。
d、受理客戶的投訴電話,做好相關記錄,及時聯系相關業務人員處理。
e、定期對重點客戶進行電話回訪,幫助業務人員做好客情,主動和客戶增進了解,介紹公司的企業文化,讓客戶更加信賴公司的產品。
f、每月總結整理客戶的投訴資料,分析出客戶最不滿意的情況并總結出來,為公司后期改進和制定方案作參考。
g、協助業務員回收貨款,并及時提醒業務員相關貨款的回收情況。
h、及時提出合理化建議,幫助業務員成長,針對在外出差的業務員,每天電話跟蹤一次,咨詢是否有需要提供幫助。
i、配合公司其它部門積極開展工作,如:配合倉庫的開單發貨工作。
j、做好每次部門會議的工作安排,為部門提供方便。
k、組織搜集相關能促進銷售代表成長的資料,分發到個人閱覽,讓業務人員圓滿。
職責二:業務助理崗位職責
組織計劃
1、組織根據國家有關法律法規、建立公司的跟單體系、制定跟單管理制度。
2、組織制定公司制度、并按照制度做好公司業務協助工作。
3、組織制定統計工作制度、并按照制度做好統計及各項處理事務。
執行
1、遵守公司的各種規章制度,認真貫徹執行公司業務管理規定與實施細則,努力提高自身的業務水平。
2、在公司業務流程運作過程中以客戶訂單為依據,跟蹤產品運作流向并督促訂單落實的情況。
3、在接到客戶需求后及時安排好生產工作。要按客戶的要求,并以書面的形式詳細列出工藝要求明細。
4、每天進行訂單跟進,掌握生產進度狀況。
5、樣品完成后,應仔細審核樣品,如是新客戶,樣品是否向客戶收費,收多少、快遞費是預付還是到付,都要按照公司規定特殊情況需有業務經理決定。
6、積極主動與業務溝通,追蹤業務促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后,應及時詢問業務客戶對樣品的評價,是否有下單的可能。
8、負責異常訂單(質量、交期等)的統計與反饋,為工作改進提供依據。
9、負責客戶合同明細、要求、合同更改等信息的傳遞,并以書面的形式傳遞給公司相關部門。
10、負責部門內外業務相關信息、單據收集與傳遞,確保及時、準確。
11、負責公司線材、膠帶的倉庫數據管理。
職責三:業務助理崗位職責
一職責表述:根據合同分類,分別處理業務訂單及合同
工作任務
負責合同基本的審查、復核工作;對一般合同和訂單條款(交期、單價等)進行確認并根據合同內容可以安排生產,特殊合同提交業務部經理組織合同評審根據合同更改記錄重新進行合同評審并更改生產指令。
二職責表述:根據合同分類,分別處理業務訂單及合同
工作任務
必要時同客戶簽訂加工合同對一般合同和訂單條款(交期、單價等)進行確認并根據合同內容可以安排生產,特殊合同提交業務部經理組織合同評審根據合同更改記錄重新進行合同評審并更改生產指令。
三職責表述:根據訂單情況,下達生產計劃,合理安排進度,保證合同按期交貨
工作任務
根據已確認的合同和訂單下達生產任務單對生產進度進行全程跟進合理安排生產,做好業務排單計劃,保證按時按量交貨。
四職責表述:跟蹤生產動態,及時與客戶溝通,保證合同執行
工作任務
在生產過程產品質量及技術問題而不能滿足合同的執行時,需與客戶溝通,協調出貨時間,并將處理結果記錄并及時通知上級主管在生產過程中因機器設備原因面不能滿足客戶的進度要求,需及時與客戶溝通。協調出貨時間,必要時向上級主管反應因生產事故而不能滿足發貨要求時需與客戶溝通,重新安排生產。
五職責表述:合理安排發貨并催款,保證訂單按合同執行
工作任務
定單生產完畢后及時安排發貨,保證安全、可靠、按時交到客戶手中并催款發貨后與客戶間進行發貨確認,催收回款,并可從發貨上控制回款。
