第1篇 某物業檔案管理規程
f物業檔案管理規程
1.0目的
確保客戶服務中心業主檔案和本部門的檔案得到有效控制。
2.0資料檔案
2.1歸檔范圍
文件、資料包括業主資料、質量體系文件、外來文件、各種合同等;
2.2建立
2.2.1隨時收集各種辦理完畢的文件(含會議文件),資料按相關類別分別存放,經檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.2.2組卷
2.2.2.1每月3日前將上月相關資料歸檔,歸檔要注意整潔,歸檔前要把資料進行分類,可把材料按類別分組裝入待辦卷宗,以便要歸檔時,所有材料都能隨手可得,避免盲目查找。
2.2.2.2按年度、題目分類,查找迅速方便,在檔案目錄里清楚的標明并與檔案保存好,對每一份文件都要清楚的注明其歸入的檔案類目。
2.2.2.3立卷按永久、長期、短期分別組卷,卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復放在一起,卷內編號一律在右上角。
2.2.3裝訂
2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分為度,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料應當進行修補和復制,裝訂線位過窄或有字跡的材料,需用紙加襯邊,紙面過大的材料,要按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應當附上抄件,卷宗標題要標明作者,問題或名稱,文字要簡練,確切,用毛筆或鉛筆,字跡端正。
2.2.3.2根據卷內文件之間的聯系,進行系列排列、編號、擬訂案宗標題,確定保管期限,裝訂,編制案卷目錄。
2.3管理
2.3.1檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數,防遺失,發現異常或被盜、丟失等情況,及時向領導反映,妥善處理,如系人為造成,要追究有關人員的責任;
2.3.2注意做好保密工作,做好防潮,防水、防塵、防盜、防高溫、防強光等措施。
2.3.3每年年初對上年度檔案材料的數量,保管等情況進行一定檢查,發現問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。
2.4更新
2.4.1需更新資料時,須經部門經理批準后,方可執行,做更新記錄;
2.4.2業主資料發生變動時,及時更新業主檔案。
2.5調閱
2.5.1因工作需要調閱有關文件資料須提出書面申請,經部門主管批準后方可調閱,調閱重要密件需經管理處經理批準;
2.5.2本部門檔案資料原則上不外借,如有借出發生時,須經部門主管書面批準;
2.5.3檔案管理人員建立調閱記錄,保證調出文件資料及時返還;
2.5.4未經批準,調閱人不得對文件資料進行摘抄或復印;
2.6銷毀
2.6.1對于已無作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理,銷毀檔案材料要經過認真鑒定,確定銷毀的檔案材料必須登記,報管理處經理批準后銷毀。
3.6.2銷毀檔案材料時,必須指派專人進行,防止失密。
4.0相關記錄:
《檔案調閱登記表》
檔案調閱登記表
調閱時間調閱人文件名稱負責人歸還時間經手人備注
第2篇 物業管理公司檔案管理作業規程怎么寫
。
4.1.5檔案編號舉例:a)物業管理有限公司編號:※※※-※※-※※※-※※※檔案序號類別編號部門編號物業管理公司編號b)管理處編號:※※※一※※※一※※一※※※一※※※檔案序號類別編號部門編號管理處編號物業管理有限公司編號
4.2檔案的分類
4.2.1 區分全宗,按物業管理的組織機構劃分,全宗可分為以下幾類:a)行政、人事類;
b)財務類;
c)物業管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2 全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規律出發,符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯系,它應具有思想性、科學性、排它性和伸縮性。
根據物業管理的特性,我們采用組織機構--問題分類法,如:收文類發文類合同類a)綜合部員工人事檔案圖紙類后勤類收文類報表類b)財務部 帳冊類憑證類合同類工程圖紙類合同類收文類發文類業主檔案類c)管理部員工檔案類維修類投訴類回訪類有償服務與多種經營類計劃總結類……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:a)根據檔案(或文件夾)的規格準備相應的檔案標貼紙;
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:--物業管理有限公司綜合部收文:※※※--收文;
--物業管理有限公司財務部報表:※※※-cw-報表;
--管理部業主檔案:※※※一※※※-gw--業主檔案。
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內。
4.3.2 編制目錄:a)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業規程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管
4.5.1 檔案保管的工作任務是:a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復技術,延長檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責任部門:a)財務部保管財務檔案;
b)綜合部保管公司對內、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;
c)管理部保管物業租賃和多種經營資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;
e)各職能部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3 檔案的保管程序:a)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應案卷并統一編號;
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1 檔案的密 為三級:絕密、機密、普通:a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:iso9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權限
4.7.1 物業總經理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 物業副總經理(經理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4 其他人員根據審批查閱有關檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復制
4.8.1 查閱/借閱/復制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復制登記表〉中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格:a)權限內(經授權/審批)的按正常手續辦理;
b)權限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復制審批單〉給查閱人辦理審批手續:屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;
屬管理處的檔案,由管理處負責人審批;
屬公司的檔案,由物業總經理審批;
財務類的檔案也應由物業總經理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復制檔案的,絕密檔案報物業總經理審批;
機密檔案由綜合部負責人審批;
普通檔案由部門負責人審批。
4.11檔案的銷毀
4.1
1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門標準作業規程)每年編制銷毀計劃及清單,報綜合部主管審核。
4.1
1.2綜合部主管審核無誤后報物業總經理審批。
4.1
1.3物業總經理審批同意后由綜合部指定3名監銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.1
1.4監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
序號文件編號文件標題頁數發文單位發文日期接收日期歸檔編號備注檔案目錄文件查閱/借閱/復制登記表序號姓 名查閱文件標題檔案編號查閱時間歸還時間借閱時間備注檔案查閱/借閱審批表部門姓名職務借檔文件名借檔理由是否復制□是 □否借還時間年 月 日至 日審批人簽名檔案銷毀清單序號文件編號文件標題頁數所屬部門歸檔日期保管日期銷毀日期備注審批人: 審批人: 制表:
第3篇 物業公司檔案管理標準作業規程
物業公司檔案管理標準作業規程
(五)
1.0目的規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2. 0適用范圍適用于物業管理公司各類檔案的管理。
3. 0職責3.1總經理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。
3. 2人事行政部經理監督檔案管理的實施工作。
3. 3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業管理有限公司編碼為:cd(公司名稱拼音縮寫);
(2)人事行政部編碼為:r(人事行政部名稱拼音縮寫)。
4.1.2部門編碼:
(1)人事行政部名稱編碼為:r
(2)財務部編碼為:cw;
(3)客戶服務中心編碼為:kh;
(4)環境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護部編碼為:h;
(7)品質拓展部編碼為:p;
(8)經營部編碼為:jy;
4.2檔案的分類
4.2.1 檔案的分類,按服務性質和查閱方便的角度可分為以下四類:
(1)業主檔案,包括:a、經業主簽署后的《業主公約》、《前期物業管理服務合同》;
b、經業主簽署后的《消防安全責任書》;
c、《業主家庭情況登記表》;
d、《業主物品領用登記表》;
e、《業主入住驗房表》;
f、《裝修申請審批表》、《裝修安全責任書》、裝修設計圖紙、原始結構平面圖及裝修施工隊資料;
g、《違章處理通知單》及處理結果資料;
h、業主的有關證件復印件;
i、業主產權確認登記(產權證書);
j、其他應保存的業主資料。
(2)工程技術檔案,包括:a、物業產權資料(項目開發批準報告、規劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設工程開工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結構、水、暖、電、氣、設備、附屬工程各專業竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設工程竣工驗收證書;
建設消防驗收合格證;
公共配套設施綜合驗收合格證書;
供水合同;
供電協議書、許可證;
供氣協議書、許可證;
有線電視合格證;
通信設施合格證;
電梯準用證等);
c、施工設計資料(地質報告書、全套設計圖紙、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程預決算報告書、重要的施工會議紀要、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀測記錄、其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。
d、設備出廠合格證;
e、設備使用說明書(要求中文);
f、設備安裝、調試報告;
g、保修卡、保修協議;
h、物業接管記錄。
i、其他應保存的工程資料。
(3)服務檔案,包括:a、設備臺賬;
b、設備運行記錄;
c、設備維修、保養記錄;
d、設備更新改造記錄;
e、對外經營記錄;
f、各部門運作相關記錄,業主違章、投訴、報修處理記錄,回訪記錄,有償服務記錄,社區文化活動記錄,達標創優記錄,其他相關運作記錄。
(4)行政檔案,包括:a、行政文件:公司日常運行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購合同、多種經營合同、物業接管類各種合同、保險類合同等)、來往文書文件(政府下發文件、公司下發文件、各部門平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個人相關的各類記錄)。
b、管理指導文件:質量體系文件。
c、財務文件:固定資產類資料,會計報表及賬冊,審計報表及賬冊等記錄。
4.2.2 檔案資料的分類原則:要從檔案形成的特點和規律出發,符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯系,它應具有思想性、科學性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據檔案(或文件夾)的規格準備相應的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:物業管理有限公司員工人事檔案:※※※―r―員工檔案;
物業管理有限公司財務部報表:※※※―cw―報表;
物業管理人事行政部客戶服務中心檔案:※※※―kh―運作檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內。
4.3.2 制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關規程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管。
4.5.1 檔案保管的工作任務是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復技術,延長檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責任部門:
(1)財務部保管財務檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運作檔案、設備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質拓展部保管iso9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案;
(4)人事行政部行政內勤保管人事行政部往來文書檔案;
(5)項目部保管本項目工程技術、業主、服務、行政檔案;
4.5.3 檔案的保管程序:
(1)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統一編號;
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢;
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1 檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、物業管理運作檔案和其他屬機密的檔案。
(3)普通檔案包括:設備檔案,如運行維修記錄;
工程檔案,如工程圖紙;
計劃總結、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。
4.7檔案的查閱權限
4.7.1 總經理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 副總經理(總經理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4 其他人員根據審批查閱有關檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復制。
4.8.1 查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權限內經授權(審批)的按正常手續辦理。
(2)權限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續:屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;
屬人事行政部的檔案,由人事行政部經理審批;
屬公司的檔案,由總經理審批;
財務類的檔案也應由總經理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;
機密檔案由分管該項工作的副總經理審批;
普通檔案由部門負責人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.1
1.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門規程)每年編制銷毀計劃及清單,報人事行政部、公司經理審核。
4.1
1.2人事行政部/公司部門經理審核無誤后報總經理審批。
4.1
1.3總經理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監銷人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.1
1.4監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
5.0相關記錄表格
5.1《文件借閱/復制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷毀申請單》文件編碼:
5.4《外來文件臺賬》文件編碼:
5.5《合同臺賬》文件編碼:6.0
第4篇 辦公大樓物業檔案管理規程
辦公大樓項目檔案管理規程
目的
規范管理處檔案的收集、歸檔及借閱工作。
職責
a.資料檔案管理員負責檔案的保存、預立卷與保管工作。
b.管理處每月一次進行檢查。
c.各部門主管負責部門內歸檔文件的收集、整理。
工作規程
【檔案收集與歸檔】
a.范圍
凡《文書檔案歸檔范圍》中所規定的內容均屬收集和歸檔范圍。
b.時間
各部門需歸檔材料必須于每月底收齊并交到資料檔案管理員處。
c.要求
-上交文件必須完整、無空缺,不得使用鉛筆填寫。
-資料檔案管理員將收集來的檔案分類插入有關的檔案袋中妥善保管,以備年底一并裝訂歸檔。
【檔案接收】
a.上交檔案要確保案卷質量方能接收。
b.接收的案卷,經復查后去掉卷內金屬物并修補破損的文件。
【檔案查閱、借閱】
a.調卷查閱者,應說明理由、要求及內容。
b.查閱檔案前,必須于'查閱、借閱登記簿'上簽字登記。
c.查閱的檔案不得離開管理處,如有離開管理處的必要,須經管理處經理同意,方可實施。
d.非管理處人員借閱,憑單位介紹信,經管理處經理批準并辦理借閱手續后,于管理處內借閱,不得外借。
e.借閱的檔案不得轉借他人。
f.閱后及時歸還,確有必要可借閱一星期。如繼續借閱則另辦續借手續。
g.借閱的檔案不得涂劃或拆卷。
h.復印(制)檔案須經管理處經理同意方可。
第5篇 某物業項目用戶檔案管理規程
物業項目用戶檔案管理規程
1目的
規范用戶檔案的保管與跟蹤工作。
2適用范圍
適用于管理中心用戶檔案的保管與跟蹤。
3職責
3.1物業助理負責監控用戶檔案保管與跟蹤工作。
3.2物業管理員負責依照本規程具體實施用戶檔案的建立、保管與跟蹤。
4工作流程
4.1建立《用戶檔案》,其內容包括:
4.1.1《入伙通知書》;
4.1.2購房合同;
4.1.3《用戶檔案資料表》(用戶營業執照的復印件張貼于表后面);
4.1.4經用戶簽署后的《委托物業管理服務協議》;
4.1.5經用戶簽署后的《用戶公約》;
4.1.6經用戶簽署后的《裝修管理責任書》;
4.1.7《房屋交付驗收表》;
4.1.8《裝修申報表》、相關圖紙及裝修單位資料;
4.1.9《委托銀行代收費協議書》;
4.1.10《違章處理通知書》及處理結果資料;
4.1.11各類申請電話、有線電視、管道燃氣等開通的申請書等其他應保存的資料。
4.2檔案盒的制作
4.2.1根據檔案盒的規格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標簽貼紙上打印出不同字號的檔案類別名稱,其格式一般是由文檔名稱、組織機構、編號、棟號樓層號房號等幾部分組成,表達式如下:
×××-××-×××
以yk大廈為例:cpm-avic-001
cpm:**物業管理有限公司
avic:--園管理中心
001:編號001
標簽效果圖如右所示:
4.2.3將制作好的檔案標簽紙貼在檔案盒左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
4.3用戶檔案的建立
4.3.1準備適量的 26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有'棟號、樓層號、房號'的標簽貼紙貼在檔案袋封面上。
4.3.3將用戶的有關資料存放在相應的檔案袋內。
4.3.4將各用戶的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。
4.3.5按檔案盒內的各用戶的檔案排列順序,將檔案有關內容登記在《用戶檔案》內。其內容包括:序號、用戶姓名、棟號房號、聯系電話、檔案編號、入住時間、備注等欄目。
4.4用戶檔案的跟蹤
4.4.1當發生下列情況變化時,物業管理員應將變化情況記錄在《用戶檔案》中:
a.通訊電話聯絡方式發生變化時;
b.用戶產權發生更替時;
c.住房使用人發生變化時。
4.4.2《用戶檔案》跟蹤管理,由事務管理員每季度進行一次用戶情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他費用一個月以上的用戶,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
4.5《用戶檔案》屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理中心經理批準,經行政部資料檔案員辦理登記手續后方可查閱。
4.6《用戶檔案》應永久保存。
4.7將各用戶資料輸入電腦進行無紙化管理。
4.8本規程執行情況作為行政部資料檔案員績效考評的依據之一。
5相關文件和質量記錄表格
5.1《管理處文件、資料管理規程》
5.2《入伙登記冊》
第6篇 某某物業管理公司用戶檔案管理規程
某物業管理公司用戶檔案管理規程
1.用戶檔案的管理工作由服務中心文員負責。
2.服務中心文員每天將當天的用戶資料、往來文件按房號整理歸檔。
3.大廈用戶資料按房號一戶一檔建立,以樓層為序,統一存放在客戶資料文件柜內。
4.用戶檔案內存放現有用戶資料,遷出用戶資料裝訂后另存于行政部文件柜內。
5.每個用戶檔案的排列順序為:按日期順序,最新的文件擺在最前面。具體排列方式如下:
a.用戶來函、復函
b.非辦公時間加班申請
c.公司水牌制作申請
d.電話開通通知單(電話開通通知單;電話分機租用申請表等)
e.室內安全及物品放行(關于下班后鎖好房門的通知;用戶室內物品放行協議書;大門封板申請;破鎖申請等)
f.租戶資料(業主授權書;租戶承諾書;用戶資料;租賃合同復印件;營業執照副本復印件;公司負責人身份證復印件;關于配備滅火器材、自救面具的通知;防火責任人任命書;關于確定防火責任人的通知;用戶收樓登記表;用戶室內設施檢驗記錄表)
g.裝修資料(用戶室內裝修申請;大門密碼鎖安裝批準書;用戶室內設施日常巡檢記錄;用戶室內裝修整改通知書;用戶室內裝修竣工驗收申請;貨梯使用申請表;臨時出入證辦證表等)
h.業主資料('業主資料'作為永久性文件保存于用戶檔案內。收樓證明書;業主身份證復印件或營業執照副本復印件等)
i.用戶遷出(用戶變動通知;用戶遷出的通知;業主同意租戶搬離通知書;安檢資料;遷出用戶調查問卷等)
j.其他資料
6.用戶檔案的標簽須與檔案內現用戶的公司名稱吻合。
7.服務中心文員每月根據業主、租戶的聯系途徑、聯系人等變更情況,及時更新檔案內用戶資料。
第7篇 某物業服務中心檔案管理規程
物業服務中心檔案管理規程
1目的
對重要資料文件等進行有效保管,以便查閱。
2范圍
適用于ee物業服務中心檔案管理工作。
3標準作業要求
3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件:
a)管理文件:各部門在經營活動中產生的質量記錄文件。
b)證照文件:經營活動中產生的各類證、照等。
c)合同文件:經營活動中產生的各類合同等。
d)員工人事檔案:包括勞動合同、身份證復印件、應聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學歷證書復印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等;特殊崗位、職務人員檔案還應包括家訪記錄表、政審表、保密協議、競業限制協議等。
3.2檔案的收集整理
3.2.1質量記錄文件
3.2.1.1質量記錄表單按照規定時限,每月5號前由各部門負責人整理歸檔,行政人事專員每月檢查;
3.2.1.2質量管理文件由行政人事專員歸檔保存;
3.2.1.3與物業管理相關的外來文件由行政人事專員收集整理,并保存。
3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。
3.3檔案保存
3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無缺;一旦出現險情,須立即向部門經理或公司領導報告。
3.3.2嚴禁無關人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3檔案發生損毀、丟失時,根據損失程度追究有關人員責任。
3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上,關鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢。
3.4檔案借閱
3.4.1外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復印件),須經物業服務中心經理同意后辦理登記手續;使用完畢須及時、完整地歸還檔案,不得私自留存;使用過程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔相應責任。
3.4.2任何人借閱檔案原件,原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制;不準在檔案上作記號、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復制,須經借出部門的負責人同意方可。
3.4.3借閱檔案者須嚴守公司機密,絕不可外泄檔案內容;由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關責任。
3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過7天,長期使用檔案借閱期不得超過15天,如確需延期須提前辦理續借手續。
3.5檔案移交
3.5.1如檔案需向其他部門移交,須經物業服務中心經理批準,并建立《檔案移交簽收表》,由經辦人簽字,以明確責任。
3.5.2員工進行公司間調動后,由調入公司人力資源部在員工辦理調動手續后一周內向調出公司人力資源部取回調動人員的人事檔案,調出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經辦人當場簽字,以便查詢。
3.6檔案檢查
3.6.1檢查內容:檔案是否齊全,檔案有無存放錯誤。
3.6.2檢查時間:每月自行檢查一次。
3.7檔案銷毀
檔案銷毀需經物業服務中心經理批準。
4質量要求
4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序,方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》aw-qr-om-13
5.2《檔案移交簽收單》aw-qr-om-14
第8篇 物業管理公司檔案管理作業規程
物業管理公司檔案管理標準作業規程
1目的
規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2適用范圍
適用于物業管理公司各類檔案的管理。
3職責
3.1物業總經理審批檔案的借閱申請及清單。
3.2綜合部主管監督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4程序要點
4.1檔案的編號
4.1.1公司、管理處編號:
a)物業管理有限公司編號為:※ ※ ※(公司英文縮寫);
b)物業管理處編號為:※ ※ ※(管理處英文縮寫)。
4.1.2部門編號:
a)綜合部編號為: zh;
b)財務部編號為: cw;
c)管理部編號為: gw
d)項目部編號為: *m
e)工程部編號為: gc;
4.1.3年份編號:引用年份序號-2002、2003、2004……。
4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯數字取3位有效數字-001、002、003、...。
4.1.5檔案編號舉例:
a)物業管理有限公司編號:
※※※-※※-※※※-※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
物業管理公司編號
b)管理處編號:
※※※一※※※一※※一※※※一※※※
檔案序號
類別編號
部門編號
管理處編號
物業管理有限公司編號
4.2檔案的分類
4.2.1區分全宗,按物業管理的組織機構劃分,全宗可分為以下幾類:
a)行政、人事類;
b)財務類;
c)物業管理類;
d)保潔類;
e)工程維修類;
f)保安類
4.2.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規律出發,符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯系,它應具有思想性、科學性、排它性和伸縮性。根據物業管理的特性,我們采用組織機構--問題分類法,如:
收文類
發文類
合同類
a)綜合部員工人事檔案
圖紙類
后勤類
收文類
報表類
b)財務部 帳冊類
憑證類
合同類
工程圖紙類
合同類
收文類
發文類
業主檔案類
c)管理部員工檔案類
維修類
投訴類
回訪類
有償服務與多種經營類
計劃總結類
……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據檔案(或文件夾)的規格準備相應的檔案標貼紙;
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
--物業管理有限公司綜合部收文:※※※-*z-收文;
--物業管理有限公司財務部報表:※※※-cw-報表;
--管理部業主檔案:※※※一※※※-gw--業主檔案。
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業規程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管
4.5.1檔案保管的工作任務是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復技術,延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責任部門:
a)財務部保管財務檔案;
b)綜合部保管公司對內、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔案及公司其他部門所需保管的資料;
c)管理部保管物業租賃和多種經營資料:
d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及管理處各職能部門需要保管的其他檔案;
e)各職能部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,
移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應案卷并統一編號;
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級
4.6.1檔案的密收分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:iso9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權限
4.7.1物業總經理可查閱公司所有檔案。
4.7.2物業副總經理(經理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據審批查閱有關檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復制
4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復制登記表〉中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:
a)權限內(經授權/審批)的按正常手續辦理;
b)權限外的,檔案管理員開具〈檔案查閱/借閱/復制審批單〉給查閱人辦理審批手續:
屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處負責人審批;屬公司的檔案,由物業總經理審批;財務類的檔案也應由物業總經理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復制檔案的,絕密檔案報物業總經理審批;機密檔案由綜合部負責人審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.11檔案的銷毀
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門標準作業規程)每年編制銷毀計劃及清單,報綜合部主管審核。
4.11.2綜合部主管審核無誤后報物業總經理審批。
4.11.3物業總經理審批同意后由綜合部指定3名監銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
序號文件編號文件標題頁數發文
單位發文
日期接收
日期歸檔編號備注
檔案目錄
文件查閱/借閱/復制登記表
序
號姓 名查閱文件標題檔案編號查閱時間歸還時間借閱時間備注
檔案查閱/借閱審批表
部門姓名職務
借檔文件名
借檔理由
是否復制□是 □否
借還時間年 月 日至 年月 日審批人簽名
檔案銷毀清單
序號文件編號文件標題頁
數所屬部門歸檔日期保管日期銷毀
日期備注
第9篇 物業管理公司檔案管理標準作業規程5
物業管理公司檔案管理標準作業規程(五)
1.0目的
規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業管理公司各類檔案的管理。
3.0職責
3.1總經理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。
3.2行政部主管監督檔案管理的實施工作。
3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1檔案的編號。
4.1.1公司編號為:cshy
4.1.2部門編號:
a)行政部編號為:*z
b)人力資源部編號為:rl
b)財務部編號為:cw;
c)管理部編號為:gl;
d)工程維修部編號為:gc;
e)市場拓展部編號為:sc
f)品質督察部編號為:pz;
4.1.3年份編號:引用年份序號2000、2001、2002……
4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯數字取三位有效數字-001、002、003……
4.2檔案的分類。
4.2.1區分全宗,按問題分類法劃分,全宗可分為以下八類。
a)業主檔案,包括:
--經業主簽署后的《業主公約》;
--經業主簽署后的《消防安全責任書》;
--《業主家庭情況登記表》;
--《鑰匙領用登記表》;
--《業主證領用登記表》;
--《業主入住驗房表》;
--《裝修申請表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料;
--《違章處理通知單》及處理結果資料;
--業主的有關證件復印件;
--業主產權確認登記(產權證書);
--其他應保存的業主資料。
b)工程檔案,包括:
--物業產權資料(項目開發批準報告;規劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設工程開工許可證;用地紅線圖等);
--綜合竣工驗收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結構、水、暖、電、氣、設備、附屬工程各專業竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設工程竣工驗收證書;建設消防驗收合格證;公共配套設施綜合驗收合格書;供水合同;供電協議書、許可證;供氣協議書、許可證;有線電視合格證;通信設施合格證;電梯準用證等);
--施工設計資料(地質報告書;全套設計圖紙;圖紙會審記錄;設計變更通知單;工程預決算報告書;重要的施工會議紀要;隱蔽工程驗收記錄;沉降觀測記錄;其他可能會影響將來管理的原始記錄等)。
--其他應保存的工程資料。
c)設備檔案,包括:
--設備臺賬;
--設備出廠合格證;
--設備使用說明書(要求中文);
--設備安裝、調試報告;
--保修卡、保修協議;
--設備運行記錄;
--設備維修、保養記錄;
--設備更新改造記錄;
--設備管理制度;
d)物業管理運作檔案,包括:
--公司管理運作檔案(物業接管記錄;對外經營記錄;質量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關運作記錄);
--管理處運作檔案(各部門運作相關記錄;業主違章、投訴、報修處理記錄;回訪記錄;有償服務記錄;社區文化活動記錄;達標創優記錄;其他相關運作記錄)。
e)來往文書檔案,包括:,管理公司及管理處日常對外、對內發出及收取的文件。
f)合同檔案,包括:采購合同;多種經營合同;物業接管類各種合同;保險類合同等。
g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個人相關的各類記錄。
h)財務檔案,包括:固定資產類資料;會計報表及賬冊;審計報表及賬冊等記錄。
4.2.2全宗內檔案的分類原則:要從檔案形成的特點和規律出發,符合檔案形成的實際情況,保持檔案之間的歷史聯系,它應具有思想性、科學性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
a)根據檔案(或文件夾)的規格準備相應的檔案標貼紙。
b)在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
--物業管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;
--物業管理有限公司財務部報表:cshy-cw-報表;
c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;
b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業規程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復技術,延長檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責任部門:
a)財務部保管財務檔案;
b)行政部保管物業管理運作檔案、公司設備檔案、工程檔案、往來文書檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績效考評檔案;品質部督察部保管iso9000質量體系文件、資料、質量記錄。
c)客戶服務中心保管業主檔案;
d)各職能
部門除經常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統一編號;
c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢;
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級。
4.6.1檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通。
a)絕密檔案包括:合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案。
b)機密檔案包括:員工人事檔案、is09000質量體系文件、重要的會議記錄要)、物業管理運作檔案和其他屬機密的檔案。'
c)普通檔案包括:設備檔案,如運行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計劃總結、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。
4.7檔案的查閱權限。
4.7.1總經理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經理(總經理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.7.4其他人員根據審批查閱有關檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復制。
4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
a)權限內(經授權/審批)的按正常手續辦理。
b)權限外的機密(含)級以上檔案,由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱l復制審批單》給查閱人辦理審批手續:屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處經理審批;屬公司的檔案,由總經理審批;
財務類的檔案也應由總經理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;機密檔案由分管該項工作的副總經理審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.11檔案的銷毀。
4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門標準作業規程)每年編制銷毀計劃及清單,報行政部主管審核。
4.11.2行政部部主管審核無誤后報總經理審批。
4.11.3總經理審批同意后由行政部部指定三名監銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。
4.11.4監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。
5.0記錄
5.1《檔案查閱/借閱/復制審批表》。
5.2《檔案查閱/借閱/復制登記表》。
5.3《檔案銷毀清單》。
6.0相關支持文件
6.1《文書管理標準作業規程》。
