第1篇 某大廈管理處人事資料檔案管理制度
大廈管理處人事資料檔案管理制度
第一條 凡新聘員工轉正后須在兩個月內將人事檔案及社會保險關系轉入人事代理公司,并簽訂勞動合同。
第二條 所有員工應提交個人人事信息資料,包括求職應聘表、個人簡歷、個人身份證復印件、學歷復印件、職稱證明復印件,并張貼個人1寸彩色照片,行政部裝訂保存。
第三條 行政部根據員工個人人事資料建立電子版員工信息,包括員工個人基本信息、入職時間、任職部門、任職崗位。
第四條 所有錄用員工必須如實提供個人基本信息、學歷證明、職稱證明、身份證信息、如有隱瞞及虛報,一經查實,將被解除勞動關系。
第五條 員工入職后,個人資料信息如發生變動,須于變更后一個星期內通知行政部并提供有關證明資料。
第六條 人事檔案管理人員應注意人事檔案信息的安全和保密工作,不得擅自向外透露所管人事檔案的相關信息。
第七條 員工個人人事資料自其離職后,保存期限不得少于2年。
此制度自2023年11月1日起執行。
第2篇 大廈各項專業管理制度檔案管理規范
大廈各項專業管理制度及檔案管理
因篇幅所限,本章對[大廈]訂立的公眾制度、崗位職責、考核制度標準及iso9000質量體系文件只列出目錄/子目錄。
1 各項專業管理制度
第一部分公眾制度
物業管理公約
精神文明公約
公共設施管理規定
房屋維修及保養規定
電梯安全管理規定
裝修管理規定
空調管理規定
治安管理規定
車輛管理規定
10、消防管理規定
11、綠化及室外環境管理規定
12、環境衛生管理規定
13、樓宇管理規定
14、房屋租賃管理規定
15、空置房管理規定
16、辦公樓管理規定
17、寵物管理規定
18、服務指南
第二部分 崗位職責
管理處主任崗位職責
綜合部主管崗位職責
綜合部管理員崗位職責
綜合部收銀員崗位職責
綜合部采購員崗位職責
保安部主管崗位職責
保安部班長崗位職責
工程部主管崗位職責
工程部維修員崗位職責
10、工程部裝修監理崗位職責
11、環保部主管崗位職責
12、清潔班長崗位職責
13、清潔員崗位職責
14、綠化員崗位職責
第三部分考核制度標準(經濟責任制并考核)
第四部分 iso9000質量體系文件
一、質量保證手冊(一級文件):闡明公司質量方針和質量目標、描述質量體系的文件,對內是綱領性文件,對外是企業質量保證能力的文字表達。
二、程序文件(二級文件):是質量保證手冊的基礎文件,涉及所選要素的各項活動,闡明活動的組織分工、活動的方式方法,應采用的文件、資源和控制方法等。它對確保質量體系運行的有效性起重要作用。
三、 規范手冊(三級文件)
員工守則
人事管理手冊
文件及檔案管理手冊
綜合服務規范手冊
房屋接管驗收服務規范手冊
房屋鑰匙領用管理手冊
裝修管理服務規范手冊
設備管理服務規范手冊
電梯管理服務規范手冊
10、公共設施維護和房屋維修服務規范手冊
11、倉庫管理手冊
12、小區配套設施服務規范;
13、綠化服務規范手冊
14、保潔服務規范手冊
15、保安服務規范手冊
16、車輛管理規范手冊
17、消防服務規范手冊
18、專項活動規范手冊
19、統計分析方法手冊
2[大廈]檔案建立與管理
2.1 [大廈]檔案建立
檔案資料的分類:
a、發展商提供的資料
b、管理處自建檔案資料
2.2 [zz大廈]檔案管理
檔案建立和管理流程
收集-整理-分類-分級-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查
檔案資料收發管理程序
a.重要資料(如發展商提供的資料)管理處主任/指定負責人交接簽收專管員分卷歸檔。
b.管理處自建檔案資料 專管員按公司制定的文件管理程序發放與接收并立卷歸檔。
檔案管理要求
多種形式的檔案儲存方式并利于保管。
電腦儲存,便于查找和利用。
電腦文件設置子目錄并定期清除無效文件。
原始文件按照其使用性質及重要性分類并編制相應文件目錄。
檔案鑒定由管理處主任/指定人員負責。
檔案按不同業務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,原則上按不同業務部分分柜保存。
檔案專管員必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找,檔案借閱必須辦理主任簽批手續并及時收回,防止文件流失和泄密。
檔案室環境要求達到防火、防潮、防變質等,配置有效的滅火器材,遇潮濕天氣需放置生石灰等物質,以保證檔案資料的完好無損。
第3篇 小區大廈業主檔案管理制度-6
小區(大廈)業主檔案管理制度6
1.0業主檔案構成規定
1.1業主檔案
1.1.1 業主個人資料
1.1.1.1業主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度
1.1.1.2工作單位、聯系電話、辦公電話
1.1.1.3 業主(法人)聯系電話、緊急事故聯系人及聯系方式
1.1.1.4 身份證件復印件
1.1.1.5營業執照、稅務登記、企業法人代碼證復印件(企業)
1.1.1.6業主(法人)照片
1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯系方式、被委托人照片)
1.1.2家庭成員資料(住宅物業)
1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度
1.1.2.2家庭成員工作或學習單位及聯系方式
1.1.2.3與業主關系
1.1.2.4各自照片
1.1.2.5各自聯系方式
1.1.3產籍資料
1.1.3.1購房合同復印件
1.1.3.2房地產權書復印件
1.1.3.3房屋面積測繪資料
1.1.3.4收樓通知書
1.1.3.5收樓證明書及確認書
1.1.3.6收樓驗收表
1.1.3.7業主領取物品(資料)記錄表
1.1.3.8鑰匙托管書
1.1.3.9防火責任書
1.1.3.10精神文明公約
1.1.3.11業主(臨時)公約
1.1.3.12前期物業管理服務協議(如有)
1.1.3.13物業使用及管理服務公約(細則)
1.1.3.14房屋使用說明書及質量保證書
1.1.3.15房屋租任憑或轉讓協議
1.1.4物業使用資料
1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設計圖、審圖意見書、裝飾單位營業執照、資質證書、裝修管理服務協議、整改通知、違規處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)
1.1.4.2單元物業使用記錄
1.1.4.3單元物業維修保養記錄
1.1.4.4單元物業維修派工單
1.1.4.5單元物業投訴記錄
1.1.4.6各種業主委托書、授權書、申請書、保證書
1.1.4.7各種整改通知、費用單據、函件
1.1.4.8物業出租資料(物業租賃協議、承租人身份證明或營業執照(企業)、稅務登記證(企業)、法人代碼證(企業)、聯系方式、緊急聯系人及電話、承諾書、管理公約)
2.0業主檔案管理規定
2.1業主檔案由客戶服務部設專人統一負責管理,客戶主管負管理責任
2.2業主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存
2.3業主檔案應按照《業主檔案構成規定》逐步安善內容
2.4業主檔案應保持完整、準確并及明更新
2.5客理人員其管理的業主檔案文本資料應存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蝕等安全措施
2.6 對業主檔案的保管要按照'棟號、樓層號、房號'先后順序進行編號、分類、集中存放
2.7業主檔案的順序登記在與內容有關和〈業主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理
2.8 對保管的業主檔案進行登記造冊、編號,每月檢查一次,發現缺少應立即查找,并確介檔案的完整性
2.9建立業主檔案移交制度,交接雙方應共同清點并簽字留據
2.10業主檔案通訊電話聯系方式發生變化及業主發生更替或物業使用發生變化時,應將變化情況及時記錄在業主檔案中
2.11業主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經理批準,經客戶主管辦理手續生方可查閱
2.12業主檔案應永久保存,并注意適時更新
2.13業產檔案應包括的內容(包括但不限于):業主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產籍資料、裝修資料、物業使用資料等
2.14違反本規定,視情節處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰
第4篇 大廈物業客服部檔案管理暫行制度規定
大廈物業客服部檔案管理暫行制度及規定(適用于部門文員)
1、制度
1.1文件資料的形成與歸檔
1.1.1資料的形成:
⑴各部工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔,并由專人進行管理;
⑵文件資料的形成和積累必須納入各部門工作計劃,在部門文員崗位職責中予以明確。
1.1.2資料的歸檔:
⑴文件資料的歸檔范圍
①物業管理
a.業戶資料(含收樓表格、遺留修繕問題記錄表、投訴記錄等);
b.清潔衛生管理;
c.綠化管理;
d.值班記錄;
e.樓宇巡檢記錄;
f.公共區域維修記錄。
②質量管理
a.質量體系文件;
b.質量管理資料。
③其他資料
⑵歸檔要求
①歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。
②歸檔的文件材料要完整、系統、準確、真實。
③歸檔的文件必須是原件。
④保管歸檔文件資料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編目編號。
檔案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內目錄。
⑤案卷題名應確切反映卷內文件的內容,并區分保管期限。
⑥文件資料的歸檔必須辦理移交手續。
⑦所有文件資料必須及時歸檔。
⑧有專用柜架,在排列上架時,應按類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
1.1.3每月底進行一次庫藏檔案清理,核對和保管質量的檢查工作,做到帳物相符。對破損或變質檔案,要及時修補和復制。
1.1.4檔案柜要注意'七防'(防蟲、防霉、防塵、防火、防盜、防潮、防高溫)。
1.1.5檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續,借出檔案須在規定時間內歸還。
1.2檔案借閱
1.2.1公司員工都應重視保護檔案,并按閱檔批準權限辦理手續后借閱有關檔案。
1.2.2文書檔案只閱不借。
1.2.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。
1.2.4服從文員的管理,在借閱范圍內借閱,保密檔案不供查閱。
1.2.5借出與歸還檔案時,應辦理清點、簽名登記手續,由部門文員和借閱者當面核對清楚。
1.2.6檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,須立即寫出書面報告,按情節追究當事人的法律和行政責任。
1.2.7調離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調離手續。
1.2.8外單位人員查閱本公司檔案須持所在單位介紹信和本人證件,經領導批準后,辦理有關查閱手續后查閱。
1.2.9上級公司借閱本公司檔案,須辦理有關借閱手續后借閱。
1.3檔案管理人員職責
1.3.1忠于職守,嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則,積極開展工作。
1.3.2負責收集、接收本公司各業務、管理等檔案資料,做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。
1.3.3及時立卷歸檔,編制總目錄,卷內目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協助查閱檢索。
1.3.4熟練掌握計算機數據庫軟件系統的操作和運用。
1.3.5妥善管理檔案,嚴格執行檔案供閱制度,建立借閱登記,對借出資料按期催還。
1.3.6定期清理,由次年初進行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。
1.3.7嚴守機密,確保檔案安全;完成領導交辦的其它工作。
1.3.8做好各種資料的保管工作,并對有些文件進行定期封存。
1.4公司內外檔案文件管理:
1.4.1公司內部的各種檔案應按照部門進行分開存檔。
1.4.2公司對外部相關單位的文件應與公司內部文件分開,每個單位都應有一個獨立的檔案。
1.4.3所有存入檔案應按照日期先后進行存檔,并做好檔案目錄,以便查找。
1.4.4相關檔案存放一年后,應統一放進檔案袋封存,以便日后復查。
1.4.5對于一些涉及公司秘密的文件,應單獨存放于帶鎖的文件柜內,以免發生意外。
1.5檔案銷毀
1.5.1如有任何文件無需繼續存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。
1.5.2保密文件應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。
1.5.3所有存檔的文件均應定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現。
2、規定
為完整系統地保存公司的各類檔案,提高檔案管理水平,更好地為公司的各項工作服務,特制定本規定。
2.1檔案管理范圍:
2.1.1政府部門頒布的政策性、指令性文件;
2.1.2政府部門、集團公司針對本公司的批復、指示、通知、要求等;
2.1.3公司文件;
2.1.4物業的管理、維修、保養計劃、記錄等資料;
2.1.5治安保衛、消防、安全等相關資料;
2.1.6公司領導講話和年終總結;
2.1.7其他經濟、外包合同;
2.1.8音像、圖片資料;
2.1.9其他要求歸檔的重要文件。
2.2第4、5、6、8、9項由相關部門妥善保管,其余各項均由總經理秘書歸檔保管,任何部門和個人不得以任何理由據為己有。
2.3在外參加各種會議帶回的文件,應及時移交公司秘書歸檔,不得自行保管、銷毀。
2.4負責檔案管理的人員應對歸檔文件進行整理、分類、編號、編制索引和目錄。
2.5借閱檔案時,必須遵守以下規定:
2.5.1辦理登記手續,限期歸還,不得帶出公司;
2.5.2愛護檔案,所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁涂寫、更改檔案;
2.5.3借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚;
2.5.4檔案如有遺失、損壞、泄密,要追究當事人的責任;
2.5.5檔案借閱按
閱檔批準權限借閱;
第5篇 商業大廈物業管理制度檔案建設
商業大廈物業管理制度與檔案建設
1 完備的管理工具
管理工具并非我們日常所用的手工工具和器材,而是**在**開展物業管理服務工作所需的依據--各類支持性文件。
**物業管理支持性文件由《業主公約》、《物業管理委托合同》、《用戶手冊》和各類《管理規章制度》構成。
1.1 《業主公約》是一份所有業主均需簽署的有法律依據的文件,訂明所有業主所應負的責任及所享有的權利,并制定了各業主應互相遵守的管理規章及條例。當出現違反及影響他人的情況(如逾期不繳納管理費及違章改變物業用途等違反管理條例的事項),《業主公約》亦賦予物業管理者權力及方法去禁制此類現象。
1.2 《物業管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物業管理公司)簽署的具有法律效力的文件,訂明簽約各方所應盡義務及享有的權利,簽約各方均需遵從,違者將承擔相應的法律責任。
1.3 《用戶手冊》是根據**實際情況編制的用戶指引性文件,主要具有說明書性質。
1.4**的《管理規章制度》。
1.5**積累多年物業管理工作的豐富經驗,建立有一整套富有操作性的規章制度系統,使各管理項目有章可循,有法可依。1996年,**引入iso9000質量體系,作為規章制度的重要組成部分,通過不斷地補充和完善,為物業管理水平的提高發揮了重要作用。
1.6**項目屬于現代化高檔物業,要求具有完善可行的規章制度系統,滿足其各項使用要求。**以完善的規章制度和iso9000體系為基礎,結合《全國城市物業管理條例》和《全國城市物業管理示范大廈考評標準》的總體要求,提煉、形成**物業管理規章制度體系:(見下頁圖)
圖1 管理規章制度結構圖
**管理規章制度目錄表1
序號制度類型制度目錄
1公眾制度精神文明公約
治安管理規定
電梯管理規定
消防管理規定
清潔衛生公約
綠化管理規定
裝修管理規定
入伙管理制度
物業接管驗收管理制度
公用設施維護管理制度
臨明用電、用水管理規定
垃圾收集與處理管理制度
衛生消殺管理制度
2崗位職責 主任崗位職責
副主任崗位職責
客戶服務中心職責
序號制度類型制度目錄
部長崗位職責
部長助理崗位職責
綜合部職責
部長崗位職責
人力資源主管崗位職責
后勤采購崗位職責
檔案文員崗位職責
會計崗位職責
出納崗位職責
倉管崗位職責
工程部職責
部長崗位職責
電氣工程師崗位職責
通迅工程師崗位職責
結構工程師崗位職責
維護班崗位職責
維修工崗位職責
運行班崗位職責
管理部職責
部長崗位職責
物業助理崗位職責
安管班長崗位職責
大廈接待崗位職責
安管員崗們職責
消防監控員崗位職責
巡邏崗崗位職責
門崗崗位職責
義務消防員崗位職責
停車場道口崗崗位職責
停車場收費員崗位職責
3員工考核員工量化考核辦法
員工量化考核標準
獎懲條例
序號制度類型制度目錄
員工守則
4行政管理員工行為規范
員工招聘及辭退(離職)規定
員工培訓制度
員工勞動管理規定
員工食堂管理規定
員工宿舍管理規定
員工服裝管理規定
辦公物品管理規定
公文處理辦法
檔案管理、保密、借閱制度
物資采購管理規定
倉儲管理規定
合同簽訂管理規定
5財務管理財務管理制度
財務公開監管制度
工資管理制度
收費管理辦法
有償服務收費制度
6客戶服務客戶服務中心工作流程
投訴處理和分析工作流程
意見調查和回訪工作流程
日檢工作流程
周檢工作流程
有償服務工作流程
業主請修工作流程
7工程管理機電設備管理工作制度
供電管理制度
配電房管理規定
供配電設備設施運行管理規程
供配電設備設施維修保養規程
給排水管理制度
給排水設備設施運行管理規程
2 檔案資料的建立與管理
物業檔案資料的建立與管理是物業管理工作的重要組成部分。科學、規范的檔案管理可以為專業的物業管理提供有力的支持。針對**實際情況,我們擬采取系統化、電腦化的管理手段,對**物業檔案進行全面的收集和管理。
2.1 檔案資料的建立及分類
2.1.1 檔案資料的建立
a. 采取系統化、科學化、電腦化的先進手段收集儲存資料。
b. 將收集的資料進行細分,分類標準嚴格按照建設部《關于修訂全國物業管理示范大廈標準及有關考評驗收工作的通知》發布后的新標準執行,做到條理清晰,分類合理,便于查閱。
c. 按照資料載體的類型采用恰當安全保存方式。
d. 所有資料檔案實行'雙檔'(電腦檔案、文本檔案)管理。
2.1.2 檔案資料的分類
檔案資料分類表
表2 類別 資料內容
基礎資料工程建筑產權資料a:規劃圖紙、項目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料、丈量報告
工程技術資料a:紅線圖、總平面圖
b:地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告
c:工程合同、工程預決算
d:工程設計變更通知及技術核算單
e:竣工圖:1.單位建筑、結構、設備竣工圖2.附屬工程及地下管網竣工圖
f:房屋土建及裝修、供配電、給排水、電梯、空調、弱電、消防及智能化竣工驗收證明書
g:鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
h:新材料、構配件的鑒定合格證書
i:供水、供電、電梯、消防、空調及智能化等設備的檢驗合格證書、供水、供電、電梯、消防、空調及智能化等設備技術資料
j:砂漿、混凝土塊試壓報告
k:綠化工程竣工圖
l:其它技術資料
接管驗收資料a:接管驗收手續
b:接管驗收備確認憑證
c:接管驗收物業本體確認憑證
管理合同資料a:前期物業管理服務協議
b:物業管理委托合同
物業管理委員會資料a:籌備成立文件
b:成立后運行文件
基金資料維修基金的建立、管理、使用、續籌的規定
管理目標及方案a:爭創物業管理'示范小區'規劃
b:物業管理實施方案
類別資料內容
公眾制度資料a:業主手冊
b:裝飾裝修管理規定
c:**業主公約
d:公眾制度
基礎管理 員工管理資料a:員工個人資料、聘用表
b:員工業績考核及獎罰記錄
c:員工培訓計劃和培訓考核記錄
d:員工勞動合同
e:員工外出考評及參加演練記錄
f:員工住房及內務管理記錄
計算機管理資料a:計算機管理軟件及使用說明
b:計算機網絡管理及記錄
行政文件資料a:管理處值班及督察記錄
b:政府部門及主管領導部門文件
c:**及業主單位相關文件
d:規章制度、通知、通報等文件
e:接待來訪參觀記錄表
業主、客戶資料a:業主、客戶管理資料、業主公約、裝修檔案、費手托收協議
b:業主、客戶檔案
c:業主、客戶維修檔案
客戶反饋資料a:服務質量回訪記錄表
b:客戶意見調查、統計記錄
c:客戶投訴及回訪處理記錄
維修資料a:維修申報表
b:維修服務派工單
c:維修回訪記錄表
房屋管理及維修養護標識導示資料a:大廈棟號、樓層、房號平面示意圖
b:引路方向平面圖
類別資料內容
大廈房屋安全管理類a:禁止違章搭建及裝修的規定及處理記錄
b:裝修驗收記錄
c:房屋安全檢查記錄
共用設備管理綜合類a:設備安全運行規程
b:各設備運行崗位責任制度
c:定期巡回檢查記錄
d:維護保養記錄
e:運行記錄
f:設備維修檔案
g:設備機房管理規定
h:相關崗位技術人員資質證書
供電系統a:送電、停電通知及記錄
b:臨時用電管理措施
c:停電應急處理措施
d:運行月報表
弱電系統a:智能化設施運行記錄
b:智能化設施定期保養記錄
消防系統a:消防24小時值班記錄
b:消防設施設備清單
c:消防設施設備使用方法
d:消防應急方案、消防疏散示意圖
e:相關消防宣傳資料及法規
f:火災隱患檢查記錄
電梯系統a:電梯準用證
b:年檢合格證
c:電梯操作及保養人員資質證書
d:電梯應急處理措施及記錄
類別資料內容
給排水系統a:大廈用水、供水管理制度
b:業主用水、節水計劃
c:給排水設施安全檢查記錄
d:水池清理記錄
e:二次供水衛生許可證
f:水質化驗單
g:操作人員衛生健康許可證
h:限水、停水通知及相關記錄
i:供水設備周圍環境檢查記錄
j:應急處理方案及相關記錄
k:運行月報表
空調采暖系統a:中央空調運行記錄
b:中央空調故障處理方案及記錄
c:中央空調保養記錄
d:采暖設備保養記錄
e:運行月報表
共用配套設施資料a:共用配套設施統計表
b:共用配套設施維修養護計劃及記錄
共用管線資料a:地下管網圖
b:違章架空管線處理記錄
照明設施a:道路、樓道、大堂公共照明統計表
b:安管人員訓練計劃和考核記錄
安管及車輛管理 安管資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:安管人員訓練計劃和考核記錄
c:社區安全防范措施
d:查崗記錄、閉路電視監控系統錄相帶
e:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
車輛及停車場管理資料a:停車場出入登記記錄
b:交通疏導圖
c:停車場安全防范措施及設施記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料
類別資料內容
車輛及停車場管理資料a:停車場出入登記記錄
b:交通疏導圖
c:停車場安全防范措施及設施記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料
環衛設施資料a:環衛設備、工具統計表
b:環衛設備、工具更換記錄
清潔衛生管理資料a:清潔衛生檢查標準及記錄
b:國家環保標準:排煙、排污、噪音
c:處理污染事件記錄
d:消殺垃圾清運記錄
e:水池清洗記錄
f:外墻清洗記錄
綠化資料a:綠化規劃圖紙
b:綠化設施統計表
c:綠化保養計劃及記錄
d:綠化檢查標準及記錄
社區文化資料a:活動計劃實施方案、總結記錄
b:社區文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導
d:文化活動場所等設施使用情況
經濟效益a:物業管理費用收繳統計表
b:有償經營服務統計表
c:物業管理整體項目經營統計表
社會效益a:本物業管理項目所獲取榮譽稱號
b:輿論相關報導
3 物業檔案資料的管理
3.1 檔案資料管理運作流程
重要資料接收必須指定負責人驗收,完善交接手續后立卷歸檔。日常管理文件(如管理公司通知、通報等)按照**制定的文件管理程序發放及接收手續、并立卷歸檔。
圖2 檔案資料建立及管理運作流程示意圖
3.2 檔案資料管理要求
a. 綜合部設檔案管理員。
b. 檔案資料由綜合部統一管理。
c. 明確收集、整理、分類、編號、登記、錄入電腦、入柜、借用、檢查、銷毀等各項管理流程。
d. 采用多種形式的文檔儲存方式(如電腦磁盤、錄相帶、錄音帶、照片、圖表等),并采取相應的儲存、保管方法。
e. 對原始文件、合同等重要資料必須嚴格管理,借閱、復印等必須經審批方可。
f. 綜合部主任負責審批檔案保存數量、保存期限以及是否有效和作廢。
g. 注重檔案管理信息開發,根據工作需要和檔案庫存情況編制各種專題資料。
h. 綜合部每季度對檔案資料管理情況進行檢查。
第6篇 zz大廈工程部檔案借閱制度
大廈工程部檔案借閱制度
1、工程技術檔案是大廈的重要財富,人人都要愛惜。
2、未經批準,不得將大廈的有關檔案資料借出。
3、重要的檔案資料應保管原件,原件通常不予借閱,以復印件的版本外借。
4、檔案資料借閱要嚴格履行借閱手續。
5、每次限借1本,特殊情況須得到工程部經理批準。
6、借期為1個月,到期應辦理續借手續。
7、所借出檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。
第7篇 大廈業主租戶檔案管理制度
管理部的服務過程是大廈運營的最基本的組成部分。負責公共區域各樓層的各項服務場地管理,也是面對業/租戶各類服務關系。管理部的工作又是銷售工作的延續。
當營業部完成一份租賃合同,業/租戶進駐大廈時,租賃合同的執行就要依靠管理部的服務工作來維系,其工作質量的優劣還會影響到日后業/租戶對管理公司的形象。
1.管理部的主要業/租戶管理任務:
管理部的主要任務就是'服務'。只有健全業/租戶檔案及服務內容,才可能留住舊業/租戶,吸引新業/租戶。
2.管理部業/租戶管理的日常工作包括:
'及時上行下達業/租戶與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。
'協調與業/租戶之間的關系,加強橫向溝通;
'做好與業/租戶有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
'接聽業/租戶投訴,解決業/租戶投訴;
'接聽業/租戶工程報修電話,及時聯系修復;
3.樓層鑰匙的管理
管理部內設有大廈鑰匙柜,鑰匙柜內存放有大廈各個樓層、各個單位、公司的鑰匙。鑰匙柜的設立既可為忘記攜帶或遺失的業/租戶提供開門服務,亦是大廈安全消防工作的必要保證手段。
4.業/租戶檔案管理
業/租戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般
業/租戶檔案包括以下的資料:
1)收集業/租戶單位資料
2)業/租戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3)業/租戶裝修工程文件
4)業/租戶遷入時填具之資料
5)業/租戶資料補充
1]業/租戶聯絡資料
2]緊急事故聯絡人的資料
3]管理人員在日常職務常與業/租戶人事變遷資料
6)業/租戶與管理處往來文件
7)業/租戶違規事項與欠費記錄
8)業/租戶請修記錄
9)業/租戶投訴記錄
10)業/租戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)
第8篇 某辦公大廈客戶檔案管理制度
辦公大廈客戶檔案管理制度
a.物業部客戶管理的日常工作包括:
1]及時上行下達客戶與管理中心之間的知會、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真登記并制作各種表格,發給相關客戶的文件應做到誰接收誰簽字,誰放放誰簽字,并做好歸檔整理工作。
2]協調與客戶之間的關系,加強橫向溝通;
3]做好與客戶有關各類文件的檔案管理工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;
4]接聽客戶投訴,做好相關記錄,并及時解決投訴問題;
5]聽客戶工程報修電話,認真填寫維修單,及時聯系修復。
b.客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料:
1]收集客戶公司資料
2]客戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3]客戶裝修工程文件
4]客戶遷入時填具之資料
5]客戶資料補充:
'客戶聯絡資料,客戶相關負責人身份證復印件
'客戶緊急聯絡人的資料
'客戶日常工作聯系人的人事變遷資料
'客戶申請銘牌資料
'客戶公司營業執照副本復印件及年審資料
6]客戶與管理中心往來文件
7]客戶違規事項與欠費記錄
8]客戶請修記錄
9]客戶投訴記錄
10]客戶拜訪、回訪記錄
11]客戶單位有關的工程檔案及施工方的相關資料(二次裝修工程有關資料)
c.歸檔要求
1]歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。
2]歸檔的文件材料要完整、系統、準確、真實。
3]所有同租戶有關的各種事項均應填寫清楚,存入租戶檔案內。
4]所有文件資料必須及時歸檔。
5]檔案內文件按簽發日期的先后順序保存,并建立詳細目錄,以便日后查閱。
6]所有租戶(企業資料)與管理公司及相關單位書面往來文件均需存入租戶檔案,不得遺漏。
7]檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續,借出檔案須在規定時間內歸還。
d.檔案銷毀
1]如有任何文件無需繼續存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。
2]保密文件(如租戶檔案等)應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。
3]所有存檔的文件均應定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現。
第9篇 大廈保安部消防檔案建立制度
大廈保安部消防檔案的建立
(一)消防檔案管理
1.檔案內容:
⑴建筑物整體的各類消防工程圖紙一套(要求齊全并在變更處注有詳細說明)。
⑵各部位、各職能部門防火制度;大廈管理區域滅火預案;各級防火組織大廈內配制的各種消防設備的說明書及重要參數。
⑶大廈內外各層平面圖(標明消防通道、市政供水管網,水泵接合器)。
⑷消防系統驗收之詳細記錄及各類驗收文件。
⑸二次裝修情況
⑹其它(文件,法規,器材表等)。
2.建立及查詢:
⑴所消防檔案內容匯總編號存于專用消防檔案柜中,專人(消防主管)管理。
⑵只限本大廈防火工作有密切聯系的人員查閱。
⑶檔案補充、調整、改動由專人(消防主管)負責。
(二)消防宣傳、教育
1.宣傳內容:
⑴消防法規,大廈防火制度,消防,設施,防火常識。
⑵消防手冊。
⑶消防指南。
2.宣傳方式:
⑴消防專職人員講課考試。
⑵發放宣傳材料,定期播放錄像。
⑶實際演練、演習。
(三)消防安全檢查:
1.時間、方式、標準:
⑴班組檢查:本班組每日進行;隨時發現消防隱患并立即消除。
⑵部門檢查:每周部門領導擇時進行一次本部門所轄區域內檢查,發現隱患。
⑶大廈檢查:每月進行一次,由大廈防火安全委員會擇時對全樓進行檢查。
⑷保安部檢查:隨時進行,發現問題以備忘錄形式(安全記錄、隱患通知)。
2.檢查內容:
⑴各重點、要害部位安全情況。
⑵安全制度執行情況。
⑶消防知識掌握情況。
⑷用戶防火安全情況。
⑸施工現場防火情況。
⑹消防設施運轉情況。
第10篇 大廈客服部內部檔案管理制度
辦公大廈客服部內部檔案管理制度
a.文件資料的形成與歸檔
1]資料的形成:
各部工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔;
b.資料的歸檔:
1]文件資料的歸檔范圍
①物業管理
●清潔衛生管理
●綠化管理
●值班記錄
●樓宇巡檢記錄
②其他資料
2]歸檔要求
①歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。
②歸檔的文件材料要完整、系統、準確、真實。
③歸檔的文件必須是原件。
④保管歸檔文件資料之間的歷史聯系,并進行科學分類、立卷和編目編號。檔
案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內目錄。
⑤案卷題名應確切反映卷內文件的內容,并區分保管期限。
⑥所有文件資料必須及時歸檔。
3]每月底進行一次庫藏檔案清理,核對和保管質量的檢查工作,做到帳物相符。對破損或變質檔案,要及時修補和復制。
4]檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續,借出檔案須在規定時間內歸還。
c.檔案借閱
1]公司員工都應重視保護檔案,并按閱檔批準權限辦理手續后借閱有關檔案。
2]文書檔案只閱不借。
3]所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。
4]服從管理人員的管理,在借閱范圍內借閱,保密檔案不供查閱。
5]借出與歸還檔案時,應辦理清點、簽名登記手續,由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。
6]檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,須立即寫出書面報告,按情節追究當事人的法律和行政責任。
7]調離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調離手續。
d.檔案管理人員職責
1]忠于職守,嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則,積極開展工作。
2]負責收集、接收本公司各業務、管理等檔案資料,做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。
3]及時立卷歸檔,編制總目錄,卷內目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協助查閱檢索。
4]熟練掌握計算機數據庫軟件系統的操作和運用。
5]妥善管理檔案,嚴格執行檔案供閱制度,建立借閱登記,對供出資料按期催還。
6]定期清理,由次年初進行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。
7]嚴守機密,確保檔案安全;完成領導交辦的其它工作。
e.公司內外檔案文件管理:
1]公司內部的各種檔案應按照部門進行分開存檔。
2]公司對外部相關單位的文件應與公司內部文件分開,每個單位都應有一個獨立的檔案。
3]所有存入檔案應按照日期先后進行存檔,并做好檔案目錄,以便查找。
4]相關檔案存放一年后,應統一放進檔案袋封存,以便日后復查。
f.檔案銷毀
1]如有任何文件無需繼續存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。
2]保密文件(如租戶檔案等)應使用碎紙機處理,如是普通文件且文件較多,應撕毀后處理。
3]所有存檔的文件均應定期進行檢查,以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現。
