第1篇 檔案管理員安全工作責任書
1、按上級規定和學校要求妥善保管檔案資料，落實保密制度，確保檔案安全。
2、按有關要求安裝防火防盜門，按規定配齊滅火器材，并及時檢查、維護或更換，有條件的學校配備安全報警裝置，做好防火、防盜工作。
3、按天氣情況開啟空調和除濕機，維護檔案室的溫度和濕度，做好檔案的防潮、降濕、防蛀工作，確保檔案資料的安全與完整。
4、嚴格執行檔案查閱制度。
學校簽章：______責任老師簽字：______
時間：____年____月____日時間：____年____月____日
第2篇 壓力容器提高安全技術管理措施——必須做好檔案工作4
設備技術檔案是正確使用壓力容器的主要依據。它可以使壓力容器管理和操作人員全面掌握壓力容器歷史的當前安全技術狀況，了解壓力容器的運行規律，防止壓力容器事故的發生。每臺壓力容器均按有關規定建立檔案。
壓力容器技術檔案的內容：
1. 壓力容器登記卡片。使用單位在壓力容器投入使用前，應按《壓力容器使用登記管理規定》的要求，向地、市級鍋爐壓力容器安全監察機構申報和辦理使用登記手續。
2. 設計單位向用戶提供的設計圖樣，必要時提供的設計、安裝（使用）說明書，對中、高壓反應壓力容器和儲存壓力容器的強度計算書。
3. 壓力容器制造、安裝單位向用戶提供的技術文件和資料：
（1） 竣工圖（如在原圖上修改，則必須有修改人，技術審核人確認標記）；
（2） 產品質量證明書，其至少應包括以下內容：
a. 產品合格證；
b.產品技術特性；
c.壓力容器產品主要受壓元件使用材料一覽表；
d.產品焊接試板力學和彎曲性能檢驗報告；
e.壓力容器外觀幾何尺寸檢驗報告；
f.焊縫無損檢測報告；
g.鋼板、鑄鍛件、零件無損檢測檢驗報告；
h.壓力容器焊后熱處理報告；
i.壓力試驗報告。
如焊縫經過返修的，還應有焊縫返修記錄，包括返修部位、次數及返修的檢驗評定結論等。
（3） 壓力容器產品安全質量監督檢驗證書。
對現場組焊的壓力容器竣工并經驗收后，施工單位除提供上述技術文件和資料外，還應按有關規定，將組織和質量檢驗的資料提交用戶；
（4） 檢驗、檢測記錄，以及有關檢驗的技術文件和資料；
（5） 修理方案，實際修理記錄情況，以及有關技術文件和資料；
（6） 壓力容器技術改造方案、圖樣、材料質量證明書、施工質量檢驗及技術文件和資料；
（7） 安全附件校驗、修理、更換記錄；
（8） 有關事故的記錄資料和處理的告。
綜上所述，提高壓力容器的安全技術管理必須科學化、規范化、專業化、基礎化，才能不斷促進壓力容器安全技術的發展。
蔡 霞
第3篇 中小學校檔案管理員安全工作職責
1.按上級規定和學校要求妥善保管檔案資料，落實保密制度，確保檔案安全。
2.按有關要求安裝防火防盜門，按規定配齊滅火器材，并及時檢查、維護或更換，有條件的學校配備安全報警裝置，做好防火、防盜工作。
3.按天氣情況開啟空調和除濕機，維護檔案室的溫度和濕度，做好檔案的防潮、降濕、防蛀工作，確保檔案資料的安全與完整。
4.嚴格執行檔案查閱制度。
第4篇 黨群工作部檔案管理員崗位規范
單??? ? 位
黨群工作部
崗位名稱
檔案管理員
編??? ? 號
任務描述
礦黨政檔案管理服務
責任范圍
1.負責礦黨政檔案管理服務工作。
2.負責所有資料分門別類，檔案目錄制作。
崗位標準
崗位技能
1.掌握計算機使用，熟悉檔案知識。
2.具有一定的寫作能力、綜合協調能力和服務能力。
3.具有一定的組織能力，能為礦領導決策提供合理化建議。
工作內與要求
1.及時收集、科學管理、妥善保管各類檔案材料，做好檔案的統計鑒定工作。
2.編制好檔案檢索工具和參考資料，為領導決策及業務工作及時提供信息服務。
3.定期檢查檔案，嚴格履行借閱手續，對過期檔案提出銷毀鑒定并做好銷毀處理工作。
4.搞好庫房的安全保衛工作，嚴格執行檔案工作“八防”制度。
5.遵守黨紀法規及內部規章制度，按時完成工作任務。
第5篇 某酒店員工檔案管理工作程序
酒店員工檔案管理工作程序
員工檔案一般可以由員工的人事檔案、工作檔案和培訓檔案等3個主要內容組織合一個獨立的檔案宗卷。這種分類歸檔的方法,能夠將員工的歷史材料、員工在酒店服務期間的工作經歷與表現記錄、員工接受酒店人資質檢部或所在業務部門訓練記錄等3方面資料分類保存,使于檔案材料的查考利用。
(一)員工的人事檔案管理
員工的人事檔案,是由反映員工個人及有關方面歷史情況的人事材料所構成。人資質檢部轉遞而來的個人檔案宗卷為基礎發展建立的檔案材料。
員工的人事檔案主要包括:
(1)記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化過程的履歷、自傳材料;
(2)員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行鑒別和評價,對其學歷、專長業務及有關能力的評定與考核材料;
(3)對員工的政治歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;
(4)記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織材料;
(5)記載員工違*派組織紀律或獨犯國家法律而受到的處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
人資質檢部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。
員工入店后,由員工本人填寫的《錄用通知書》是員工人事檔案的新頁,它包括員工姓名(曾用名)、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。人資質檢部尖要求員工在上述個人資料內容有所變更時,例如,婚姻、子女、住址、聯系電話、個人學歷等變化時,及時填寫《員工個人資料變更通知》向人資質檢部報告,以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正,確保人資質檢部及時掌握正確無誤的資料。
(二)員工的工作檔案管理
員工的工作檔案是記載員工進入酒店工作的全過程中各方面的工作表現的綜合材料,是酒店人事或業務主管部門考察員工,對員工提職加薪、選派進修、人事調動等使用中,必不可缺的重要憑據。
員工的工作檔案內容,主要有以下幾個部分:
(1)文件材料:包括員工人事調動表、勞動合同書、員工身份證、專業文憑及證書的復印件等,其中勞動合同書是員工檔案中重要內容,萬一發生勞動爭議或合同糾紛時,員工勞動合同書就成為人資質檢部進行解釋的原始依據。
(2)考評記錄:以《員工工作表現評估表》為主要材料的員工考評記錄是員工工作檔案的主體部分,員工考評表是員工在酒店服務期間的工作形象縮影,比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用。
(3)出勤記錄。
(三)員工的培訓檔案管理
對員工的培訓檔案進行分類管理是酒店人資質檢部重視員工培訓工作的具體表現,有昨于發掘與調配人才。
員工檔案管理工作的程序:
(1)員工檔案材料的收集;
(2)員工檔案材料的鑒別:要按照一定的原則和規定,對收集的員工檔案資料進行審查、判斷和取舍,注意維護員工檔案內容的真實性與完整性。
(3)員工檔案材料的整理:在員工檔案資料的歸檔過程,要做到內容條理清楚,目錄明細、裝訂有序,便于檢索。
(4)員工檔案材料的保管:要求人資質檢部對員工檔案卷宗要妥善地存放,防止受到各種損毀。同時,有關人員有責任對員工檔案的保密、完整和安全作絕對的保證。
(5)員工檔案材料的利用:是員工檔案工作的最終目的。在利用員工檔案中必須堅持既要滿足查考員工表現的人事管理工作需要,又要確保員工檔案的安全的原則。利用員工檔案必須遵守有關范圍、方式和手續的規定,嚴格保守機密,防止出現員工檔案受損的各種事故。
第6篇 項目工程檔案管理工作程序
某項目工程檔案管理程序
1、目的:實現“城”工程建設檔案的標準化管理,提高城建檔案管理工作的正確性與效率。確保第一時間正確解決問題。
2、范圍:根據《基本建設項目檔案資料管理暫行規定、國家檔案局、國家計委、國檔發》、《上海市建設工程竣工檔案的編制及報送規定》等文件精神,完成一個項目從開始建設到交付使用過程中形成的文件資料的積累、整理保管和利用工作。
3、 職責
3.1收集和保管“城”項目的城建檔案,參加每個工程的竣工驗收工作。
3.2對收集和保管的城檔進行整理、鑒定、匯編、歸檔。
3.3負責工程系統內城檔的利用和有關城檔的技術咨詢服務工作。
3.4負責將工程竣工檔案送繳閔行區規土局檔案室存檔。
4、 程序
4.1項目城建檔案工作程序:
登記
目錄見〈〈立項階段和設計階段文件情況表(一)、(二)〉〉
施工
在 登記 工程部所訂
甲供材料
《 小區領用圖紙登記表》 監理
《加蓋公章審批表》
《單位工程資料檢查一覽表》
《萬科驗收壹拾柒張 表單》
《 工程a、b、c冊資料一覽表》
《 工程竣工資料鑒定流轉單》
與施工單位按合同辦理
與物業公司按有關規定辦理
存“城”工程部檔案室
(壹套)
《城市建設檔案卷內目錄》
《備考表》
《城建檔案》
按《上海市建設工程竣工檔案的編制及報送規定》
4.2“城”零星工程資料歸檔程序:
工 登記 發放
參照《上海市建設工程竣工檔案
編制及報送規定》中第一章節
4.3“城”檔送繳區檔案館程序:
綜合性文件 公司辦公室
公司業務部
產項依據性文件 工程部
由設計部產生和收集
工程部
產生和收集
預算部
不合格 由工程部檔案室組織施工單位資料員及施工負責人進行施工技術文件、
竣工驗收文件、竣工圖進行整改,再送審。
公司辦公室、設計部、業務部、預算部
合格 (分別依據《上海市建設工程竣工檔案的編制及報
送規定》附件,《建設工程竣工檔案歸檔內容》匯總)
《工程檔案押金》收據
《竣工檔案編制費》支票(見附件《上海市物價局》)
《“城”項目竣工檔案》壹套 《移交單》
單位蓋章為準
4.4“城”檔利用程序:
檢查是否完好、缺損 存放在原位置
發現缺損則由原借人
負責完整的交還!
5、相關文件
5.1《上海市建設工程竣工檔案的編制及報送規定》
上海市城市規劃管理局 一九九五年九月
5.2《上海市人民政府上滬府發[1987]30號上海市城市建設檔案管理暫行辦法》(一九八七年五月五日,上海市人民政府發布)
5.3《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》
國家檔案局、國家計委,國檔發[1988]4號
5.4《基本建設項目檔案的驗收》
主講:上海正路房地產開發有限公司總工程師張學亮
6、相關表單:
6.1立項階段和設計階段文件材料歸檔情況表(一)―(六)。
6.2 小區領用圖紙登記表。
6.3加蓋公章審批表。
6.4單位工程資料檢查一覽表。
6.5萬科驗收壹拾柒張表單。
6.6 工程a、b、c冊資料一覽表。
6.7 工程竣工資料鑒定流轉單。
6.8城市建設檔案卷內目錄。
6.9備考表。
6.10城建檔案。
6.11文件領用登記表。
第7篇 小區業主檔案管理控制工作程序
物業程序文件
--小區業主檔案管理控制程序
1.0目的
規范對業主檔案保管與查詢工作。
2.0適用范圍
適用于物業服務中心對業主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責
3.1客服部負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服部資料專管員負責具體實施業主檔案的保管與跟蹤。
4.0工作程序
4.1業主資料的整理,內容包括:收樓資料和裝修資料。
4.1.1收樓資料
4.1.1.1住戶資料登記表
4.1.1.2(前期)物業服務合同
4.1.1.3業主規約簽約頁
4.1.1.4證件辦理申請表
4.1.1.5消防安全承諾書
4.1.1.6業主收樓物品/資料簽收單
4.1.1.7樓宇情況驗收檢查表
4.1.1.8業主/住戶身份證復印件
4.1.1.9收樓通知書/物業交付使用通知書
4.1.1.10交款通知書等
4.1.2裝修資料
4.1.2.1裝修申請表復印
4.1.2.2相關圖紙及裝修單位證件復件
4.1.2.3業主授權/委托書
4.1.2.4閉水試驗確認書
4.1.2.5房屋裝修工程、防水工程質量、防火安全承諾書
4.1.2.6消防安全承諾書
4.1.2.7整改通知單
4.1.2.8裝修驗收申請表等
4.2錄入電腦:由資料專管員負責將4.1項相關資料錄入電腦物業系統,并保證準確率達100%。
4.3資料裝訂:將業主檔案分類進行裝訂在檔案夾內,裝訂為收樓資料、裝修資料。
4.4建立目錄:左右兩邊分邊建立《資料目錄》,并清楚注明文件名稱、歸案日期、歸案人、頁數/碼等。
4.5業主檔案的跟蹤:當發生下列情況變化時,資料專管員應將變化資料記錄在業主檔案中
4.5.1通訊電話聯絡方式發生變化時;
4.5.2業主發生更替時。
4.6業主檔案查閱按《質量記錄控制程序》執行。
4.7屬絕密檔案,不得外泄。
4.8業主檔案應歸為永久保存性文件。
5.0支持性文件
5.1《質量記錄控制程序》
6.0質量記錄
6.1《資料目錄》
6.2《記錄查閱審批表》
編制: 審核:批準:
第8篇 差旅費用審核檔案管理勞保病人費用結算工作職責
1.根據財經制度規定,負責差旅費審核計算,掌握出差及進修人員歸院情況,督促及時報賬。
2.及時或按期辦理托收工作,按權責發生制的會計基礎進行結算,及時催收勞保病人欠費和旅行住院合同。
3.負責門診收費收據的收發保管、領用登記,辦理有關手續,保持完整。
4.管理會計檔案。
5.對各個崗位的記賬憑證提出規范化要求,進一步整理裝訂,每月終了,要整理各個崗位的會計資料,集中保管,年終辦理決算后,應將全年的會計資料收集齊全整理清楚,分類排列,以便查閱,需要歸檔的會計資料應按有關規定及時歸檔。
6.負責醫院門診收費收據的收發保管、領用登記,辦理有關手續,保持完整。
7.做好領導交辦的其他工作。
第9篇 某某小區物業檔案管理工作
某小區物業檔案管理工作
'資料的收集
設立檔案室,采取系統化、科學化、電腦化的先進手段,聘專職檔案員,直接隸屬辦公室。建立相應的規章制度,對所有檔案進行嚴格管理。
資料的收集堅持內容豐富的原則,根據實體資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要出發,擴大信息資料的來源渠道,從時間上講是從規劃設計到工程竣工的全部工作技術維修資料;從空間上講是物業構成的方方面面,大到房屋本體、公共設施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。
'資料分類整理
收集后的所有信息,統一由檔案室集中整理。整理的重點是去偽存真,根據檔案的來源、信息的內容、住處的表現形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。
'資料歸檔管理
歸檔就是按照資料本身的內在規律、聯系進行科學地分類與保存。根據實際需要,'zz'的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如膠卷、照片等。檔案組卷按不同業務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。
檔案的出室、入室都有嚴格的規定。出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究相關人員的責任,檔案管理資料員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
檔案的管理環境必須做到'三防',即防火、防潮、防霉變。
'檔案的運用
采用先進的檢索軟件,建立電腦網絡系統,充分發揮檔案的貯存和使用價值。
外部網:與廣大業主、住宅局主管處室進行聯網,所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務狀況等,隨時可以查閱調用,便于工作監督和檢查。
內部網:管理服務中心內部室聯網,運用現代化辦公手段和設施,對文件進行分級管理、分層使用。
表7-1檔案資料的分類
名稱資料內容
工程建筑
產權資料a:規劃圖紙、項目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料
工程技術資料a:紅線圖、總平面圖
b:地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告
c:工程合同、工程預決算
d:工程設計變更、通知及技術核算章
e:竣工圖:①單體建筑、結構、設備竣工圖
②消防、燃氣、智能化等工程及地下管網竣工圖
f:房屋消防、燃氣竣工驗收證明書
g:鋼材、水泥等主材的質量保證書
h:新材料、構配件的鑒定合格書
i:供水、供電、電梯、消防、智能化等設備的檢驗合格證書,供水、供電、電梯、消防、智能化等設備技術資料
j:砂漿、混凝土試塊、試壓報告
k:綠化工程竣工圖
l:其他技術資料
事務管理資料住戶資料a:住戶入住資料(購房合同、入住通知單、業主公約、裝修早班、驗房表、費用托收協議等)
b:住戶家庭人員檔案
c:住戶家庭維修檔案
事務資料a:事務值班表
b:事務交接記錄表
c:物品搬出(入)物品登記表
d:日常事務巡視記錄
e:事務回訪登記表
裝修資料a:裝修申請表(附圖紙)b:裝修工程隊安全責任書
c:臨時施工人員登記表d:施工單位營業執照
維修資料a:維修申請單b:維修服務派工單
c:維修回訪記錄本d:公共設施維修記錄
治安交通管理資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶
c:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協議
事務管理資料設備管理資料a:公用設施保養維修記錄
b:各項機電設備保養維修運行記錄
c:設備分承包方維修保養記錄
d:設備檢查記錄
社區文化資料a:活動計劃實施方案、總結記錄
b:社區文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導
d:老人活動室等設施使用情況
續表7-1檔案資料的分類
員工管理資料a:員工個人資料、聘用表
b:員工業績考核及獎罰記錄
c:員工培訓計劃及實施記錄
d:員工培訓考核記錄
e:員工外出考評及參加演練記錄
f:員工住戶及內務管理記錄表
業主反饋資料a:服務質量回訪記錄表
b:業主意見調查、統計記錄
c:業主投訴及處理記錄表
行政文件資料a:管理服務中心部長值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:物業公司及主管領導部門文件
d:管理服務中心規章制度、通知、通報等文件
e:管理服務中心榮譽一覽表
f:管理服務中心接待來訪參觀記錄表
業主管委會資料a:籌備成立文件
b:成立后運行文件
第10篇 職業健康監護檔案管理人員工作職責
第一條、負責全分公司職工的職業健康檔案管理工作,達到科學集中、統一、完整、方便、安全,按人員分類進行檔案分類、編號、存放整齊,方便查閱。
第二條、建立檔案查閱、借閱制度,及時傳送調動人員的檔案。
第三條、了解和熟悉各類人員的基本情況,發現有誤及時按有關規定給予更正。
第四條、檔案要保持清潔、整齊,防止霉爛、蟲蛀和火災。
第五條、積極配合相關部門的職業安全健康檢查工作。
第11篇 檢疫局檔案工作管理辦法
檢驗檢疫局檔案工作管理辦法
第一章 總則
第一條 為進一步加強*檢驗檢疫局(以下簡稱'*局')檔案管理工作,充分發揮檔案在檢驗檢疫工作中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)的有關規定,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案,是指本局在工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄(文書、科技、會計、聲像等各類檔案)。它是檢驗檢疫系統機關職能活動的重要查考依據。
第三條 *局的檔案工作,是維護本局歷史真實面貌的重要工作,是機關工作的組成部分,對提高工作效率和質量有重要作用。
第四條 *局檔案工作實行統一領導,分級管理的原則。在工作活動中形成的檔案均由局檔案室統一管理。*局檔案工作受國家質檢總局和*省檔案局的指導、監督和檢查。
第五條 檔案室必須加強對檔案工作的領導和科學管理,建立健全各項規章制度,提高工作質量,保證檔案工作的規范性、系統性和延續性。
第六條 對在檔案工作中成績顯著的單位和個人,應給予表彰和獎勵;對工作失職,造成損失的,要追究責任,給予一定行政處罰,構成犯罪的,按《檔案法》有關法律責任的規定進行處理。
第二章 檔案工作機構和職責
第七條 *局檔案室負責指導、監督、檢查局機關及下屬各分支機構檔案管理工作,各分支局、企事業單位應配備專職或兼職檔案人員管理本單位的檔案工作。
第八條 檔案工作的基本任務是:
(一)宣傳貫徹《檔案法》及有關規定,提高干部職工的檔案意識及檔案工作管理水平。
(二)負責管理*局的全部檔案,建立科學的管理制度,做好檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索及編研工作,積極提供利用,為檢驗檢疫各項工作服務。
(三)指導文書或業務部門文件材料的立卷歸檔工作,并按規定時間向檔案室移交。
(四)對分支機構的檔案工作進行指導、監督和檢查,負責對專兼職檔案人員的業務技能培訓。
(五)加強檔案現代化建設,負責檔案數據庫的建立、完善和維護。
(六)進行檔案的鑒定工作,對已超過保管期限的檔案提出存毀意見。
(七)收集、整理、保管與本局工作活動有關的參考材料。
(八)貫徹執行黨和國家的保密制度,確保檔案安全。
(九)定期向檔案館移交檔案。
第九條 各級檔案人員要堅持黨的路線,認真執行黨和國家的各項方針、政策,熱愛檔案事業,刻苦鉆研業務知識,努力提高政治思想覺悟和業務水平,以保證檔案工作的順利進行。
第三章 文件資料的立卷、歸檔
第十條 *局在工作活動中形成的具有保存價值的文件資料,均由文書人員收集齊全,分類整理、立卷,按規定時間(次年第二季度)向檔案室移交,集中統一保管,任何單位或個人都不得將應歸檔的文件資料據為己有。移交檔案資料時應填寫*檢驗檢疫局檔案移交清單(見附件1)。
第十一條 文書人員應在次年五月底前將上一年度應歸檔的文書檔案移交檔案室;其他門類和載體的檔案接收,按有關規定執行。
第十二條 文件整理原則是:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件材料之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。具體應做到:
(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
(二)歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復制件為一件,轉發文與被轉發文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件。
(三)歸檔文件應按件裝袋。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發文在前,被轉發文在后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。
(四)分類。歸檔文件采用年度--機構(問題)方法分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。
(五)排列。歸檔文件應在分類方案的最低一級目錄內,按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。
(六)編號。歸檔文件應依據分類方案和排列順序逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。
(七)編目。歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
(八)裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
(九)歸檔文件材料要去掉金屬物,對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱。
(十)歸檔文件目錄、備考表、檔案盒、檔章的格式,按照《歸檔文件規則》(da/t22-2000)執行。其他門類和載體的檔案格式,應按有關規定執行。
第十三條 應根據檔案的來源、產生時間、內容和形式的不同進行科學分類、系統排列。文書檔案按年度--組織機構進行分類;科技檔案按項目進行分類;聲像檔案、實物檔案按年度--載體形式分類;會計檔案按年度--名稱進行分類,設備檔案按儀器設備項目進行分類。
第十四條 *局文書檔案的保管期限,分為永久和定期.定期一般分為30年.10年。科技檔案保管期限,分為永久、長期、定期三類。會計檔案保管期限分為永久、定期二類。定期保管期限分為五年、十五年、二十五年三類。聲像檔案、實物檔案的保管期限分為永久、定期二類。
第四章 檔案的管理、鑒定、銷毀和移交
第十五條 *局在工作活動中形成的全部檔案為一個全宗。檔案室按照有關規定,科學合理地分類、整理和保管。
第十六條 檔案部門應建立健全檔案規章制度,做好檔案的保管工作。
第十七條 采用科學的方法做好檔案材料的保管工作,以確保檔案材料的安全和最大限度地延長檔案的壽命。檔案材料如有破損或字跡模糊,應及時進行修補或復制。
第十八條 根據保存檔案資料的數量,設置必需的檔案庫房和柜架,做到檔案庫房、辦公用房、閱檔室三分開。庫房要堅固,并配有通風、防盜、防強光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等設施。檔案庫房溫度要保持在18-24℃,相對濕度保持在40-60%。可根據檔案工作需要,增配復印機、計算機、碎紙機、溫濕度計、加濕器、去濕機、吸塵器、空調設備;還應逐步增置照相機、碎紙機和掃描儀、刻錄機等設備。
第十九條 檔案庫房應由專人負責管理,并建立定期檢查和清點制度。
第二十條 應不斷加強檔案信息化建
設,實現檔案一體化,以提高檔案的科學管理水平和服務效率。
第二十一條 檔案室應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。檔案鑒定工作,應在辦公室負責人的主持下,由檔案室和有關處室組成鑒定小組共同進行。凡經過變動的案卷,都應將鑒定工作的情況(包括剔出文件內容、鑒定時間、經辦人姓名等)在案卷備考表上注明。
第二十二條 鑒定工作結束后,應提出檔案鑒定工作報告,對確無保存價值的檔案進行登記造冊,經本局領導審批后,予以銷毀。
第二十三條 銷毀檔案時,必須嚴守保密制度,指定兩人負責監銷。監銷人在完成任務后,要在銷毀清冊上簽字,并注明'已銷毀'字樣和銷毀日期。
第二十四條 單位撤銷、合并或有重大變動時,其檔案材料應由原單位按規定整理好,向上級檔案部門指定的單位移交。
第二十五條 臨時機構形成的檔案,在工作結束后,必須進行系統整理,向檔案室移交。
第二十六條 檔案工作人員調動時,必須在離職前將所整理的檔案數量和狀況交代清楚,履行簽字手續,辦好交接工作。
第五章 檔案的利用
第二十七條 檔案工作人員應積極開展檔案的編研、開發和綜合利用工作,為本局各項工作服務。
第二十八條 檔案利用工作應嚴格按規定執行,根據檔案密級程度,確定不同的利用范圍及審批手續。查閱檔案需填寫*檢驗檢疫局檔案查閱申請單(見附件2),經領導審批后方可查閱。查閱黨組會議記錄須經黨組書記批準,查閱文書、聲像、基建檔案須經辦公室主任批準,查閱科技檔案須經科技處處長、辦公室主任批準,會計檔案只有財務工作人員經財務處處長批準方可查閱。
第六章 附則
第二十九條 各分支局及*局所屬企業可根據本辦法,結合具體實際,制定本單位的檔案管理辦法,同時報*局備案。
第三十條 本辦法由*局辦公室負責解釋。
第12篇 某高中檔案管理工作規定
高級中學檔案管理工作規定
第一章總則
第一條 為做好本校的文書、教學、會計、設備、基建、照像、聲像檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等工作,根據《中華人民共和國檔案法》等有關規定,特制定本制度。
第二條 本校檔案工作在黨總支、校長辦公室領導下,由分管校長牽頭,由校長辦公室具體負責,組織全校各部門專(兼)職檔案管理人員收集本校教育、教學、教育科研、文體、黨政工團組織等活動以及校辦廠經營業務中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料,按時整理、立卷、歸檔、實行集中統一管理。
第三條 應把本校教育教學等活動中形成材料的積累、整理、歸檔列入各部門管理程序,列入各部門職責范圍,列入各級領導和職能人員崗位責任制。
第二章各級領導的檔案管理工作職責
第四條 校長的檔案管理工作職責
1、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》和有關檔案工作規定,應將本校檔案工作納入領導議事日程,納入學校工作計劃,納入學校管理,從規劃上和計劃上保證本校檔案工作正常進行。
2、經常教育干部和教職工按時把應立卷歸檔的文件材料完整地交給有關部門,集中保管,不得據為已有或散失。
3、在學校經費允許的條件下,配置必要的設備,確保檔案完整安全,逐步采用先進技術,實現檔案管理現代化。
4、安排適當的專職或兼職檔案管理人員負責檔案工作,并教育他們熱愛檔案工作,關心和妥善解決檔案工作中存在的困難和問題,對本校檔案管理成績顯著者給予獎勵,對造成損失者,按情節給予處分。
第五條 分管檔案工作的校長職責
1、領導全校檔案工作,對本校檔案工作進行統籌規劃,組織協調,統一制度,以適應教育事業發展的需要。
2、組織學習和貫徹黨和國家關于檔案工作的法規、政策,提高干部和教職工的檔案意識,對應歸檔的文件材料及時交給有關部門和有關同志,以免散失。
3、主持召開校檔案工作會議,并經常檢查督促各部門檔案管理工作的開展。
4、負責領導學校檔案室工作,重視開發檔案信息資源的利用,對檔案管理工作成績顯著者給予獎勵,對造成損失者,按情節給予處分。
第六條 本校檔案室負責人職責
1、負責本校檔案室的全面工作,直接領導本校的檔案管理日常業務工作的開展。
2、認真執行檔案工作規章制度和上級對檔案工作的指示精神,定期或不定期召開檔案管理會議,督促檢查本校檔案工作情況,及時解決檔案工作中存在的問題。
3、負責本校檔案工作各項管理制度的起草、制訂和推行。
第七條 本校檔案室管理人員職責
1、在分管校長、檔案室負責人的領導下,認真學習和貫徹《檔案法》和有關檔案工作的各項規定,努力提高檔案業務水平,盡力把檔案工作做好。
2、對本校文書、聲像、業務、會計、教學、設備、基建等檔案的歸檔工作負責指導、監督、接收、整理。接收時應符合文件材料齊全完整、分類立卷正確,劃分期限準確、案卷標題簡明確切、案卷整齊規范等要求,并履行交接雙方簽字手續。
3、參加本校重要的教育、教學、科研等有關專業活動,全面了解文件材料形成的特點和內容。
4、參加本校基建工程竣工驗收以及重要設備儀器(伍百元以上)的開箱驗收活動,確保科技檔案的完整、準確。
5、熟悉本校檔案的來源、用途、種類和存放位置,根據統一的分類編號方法,對歸檔文件材料進行登記、入櫥、保管、統計和提供利用。
6、根據統一規定的檔案保管期限,參加對已超過保管期限的檔案進行鑒定,做好銷毀清冊,并經檔案室負責人,分管校長審定同意后,上報上級有關部門審批和監督銷毀。
7、對檔案要定期清查,保證帳物相符,及時催討借出的檔案,對所保管的檔案數量、狀況、利用情況及利用效果進行統計。
8、開發檔案信息資源,編制必要的目錄、卡片等檢索工具,開展本校檔案編研和為各方面利用提供服務。
9、要加強庫房的防盜、防火、防蟲、防塵、防高溫、防潮等的管理,以維護檔案的安全。
10、協助領導做好本校檔案的業務建設,負責對各部門兼職檔案管理人員的業務指導。第八條各部門兼職檔案管理人員的職責
1、認真學習和貫徹《檔案法》和有關檔案工作的規章制度。
2、及時收集和保管本部門形成的文件材料,確保材料的完整和安全。
3、負責整理本部門工作活動過程中形成的各種載體的材料,每年三、十月向學校檔案室歸檔移交。
4、做好文件材料的安全保密工作,積極參加檔案業務活動,接受校檔案室的業務指導。
第九條 教研組長、年級組長的檔案工作職責
1、學習和了解檔案工作的規章制度,認識檔案工作的重要性,做好本組內形成的各類有價值材料的上交工作。
2、本組和組內教師的學期計劃、總結、專題報告、論文、公開課教案、試題分析、學生的品德評語、學習成績登記、獎懲材料、會議記錄以及各種統計報表等,不僅自己要自覺交,而且要督促組內教師及時交給教務處檔案管理人員,以免散失。
3、需歸檔的材料,一律用黑色或蘭黑色墨水的鋼筆書寫,用紙要用報告紙、八開或十六開白紙。
第四章檔案管理工作的考核和獎懲
第十條 搞好檔案管理工作是干部和各有關人員的職責,應列入考核的內容。
第十一條 檔案管理工作應列為學校表彰項目之一,對成績顯著者給予獎勵。
第十二條 要用經濟和行政手段來保證應歸檔的材料不散失,將其列為年終加獎項目,對造成損失者,應根據情節給予一定行政處分。
第五章附則
第十三條 本責任制自二0**年四月一日起執行。
