第1篇 集團公司規范化辦公管理工作程序
集團公司規范化辦公管理程序
一、文書處理程序:
目的:為進一步加強和健全企業綜合檔案管理工作,規范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序,以保持企業的檔案材料完整齊全,能更好的維護企業利益,反映企業的歷史面貌,記錄企業的業績,為企業開拓經營提供服務。
參考文件:總公司《檔案管理辦法》、《經濟檔案管理辦法》(××字[2002]第111號)
附件:《檔案庫房管理制度》
《檔案補充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統計制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經濟檔案內容及責任分工》
(一)收文:
1、上級機關下發的文件資料,應由綜合辦及時分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件,應及時送到綜合辦統一登記處理,各部室和個人不得自拆、自收、自辦,綜合辦及時督促催收。
2、綜合辦收到文件后,應按照iso14001及ohsas18001的有關程序及時辦理收文手續和文件承辦單,確保做平件不隔日,急件立即辦,不得積壓。
3、文件由公司領導批辦后,按有關批示及時轉交承辦部門簽收辦理,并將承辦結果及時反饋到綜合辦,通過綜合辦反饋到有關領導。綜合辦做好督辦事項的登記。
4、文件傳閱要嚴格登記手續,加速公文運轉,每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應在《文件承辦單》上簽字,并及時送還綜合辦。
5、涉及幾個部門合辦(合閱)的文件,要按公司領導的批示意見交由主辦部門組織辦理,并負責在辦完后立卷歸檔。
6、嚴格保密制度,按照文件的密級加強管理,按照文件規定的范圍傳閱,任何部門和個人不得丟失文件和外傳泄密,若丟失文件發生,應立即逐級上報,嚴肅處理。
(二)發文:
1、鋼結構工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會簽、核稿、簽發、編印、校核、用印、登記、分發等,均要有相應人員簽字。
3、凡以公司名義上報的各項請示報告文件以及對外發出的正式文件,均按業務性質歸口,由主管部室的主辦人員起草擬稿,經本部室負責人核稿報呈公司領導簽發。如需其他部室會簽的文件,由主管部室會同相關部室會簽,會簽后再報公司領導簽發。
4、擬稿需按照公司統一要求的格式,使用統一規定的發文稿紙,書寫清楚,并連同手稿、附件,經公司領導簽發后,由主管部室送綜合辦編發公文文號并打印分發。
5、文件、資料、報表的打印,要嚴格按有關規定辦理,主管部室負責校對,公文應在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發文后,原稿連同附件交還主管部室,由專人負責保存、催辦、立卷和歸檔。
(三)歸檔:
1、公司設立檔案室,配備專職檔案管理員,其它各部室設立兼職檔案人員(各部室資料員、內業),檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序,專、兼職檔案員均應按以下步驟歸檔。
(1)收集:對經核對已齊全的收發文件由檔案室協助立卷部門確定立卷范圍,刪除不需歸檔文件。
(2)整理:遵循文件材料自然形成規律,保持文件之間的有機聯系。檔案室協助各部室對應歸檔文件進行分類,公司全部檔案共分為十一類,即:綜合類、黨群工作類、行政管理類、財務管理類、審計類、生產經營類、建筑工程類、設備儀器類、科學技術類、建筑設計類、人事檔案類。
(3)檔案價值鑒定:對各部室分類后的文件,根據檔案保管期限規定及其各類文件內容的重要程度進行鑒定,確定其保存價值,分為永(y)、長(c)、短(d)三種歸檔文件。
(4)排列:部室同一保管期限、同一類文件按發文時間順序排列。歸檔文件以“件”為單位,請示與批復可為一件。排列順序為:批復在前,請示在后;轉發文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前,圖紙、照片在后。專題會議、案件處理等材料分別集中排列。
(5)裝訂:文件按“件”裝訂,永久、長期保存的文件要去掉金屬物,用檔案局指定的裝訂材料裝訂,不得壓字。
(6)編號:歸檔文件按文件編號,在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章,填寫年度、室編件號、機構、保管期限等,以固定文件位置。
(7)編目:歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒,并逐件編制歸檔文件目錄和盒內備考表,經部門經理審核簽字后,檔案室檢查驗收,辦理檔案移交手續。
3、歸檔范圍內的公文材料(詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》)應保證其全面性、有序性和保密性,且文件材料必須準確地反映出公文的形成過程和公司在經營管理等各項活動中的真實內容和歷史過程。
4、由綜合辦負責對公司日常經濟管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價值的公文、材料、領導批示(包括各種圖、文、影像資料)等整理(立卷)、歸檔并負責妥善保管證件及文件。
5、重要會議形成的公文,包括錄音帶、錄像帶、照片等有關材料,由綜合辦負責收集并整理、歸檔。
6、公司在各經營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業務范圍(責任分工詳見附件《工程經濟檔案內容及責任分工》),由各部室兼職檔案人員按有關規定負責收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內形成的應歸檔的文件材料分類立卷,由部門經理審核簽字后向檔案室移交,歸檔備查。
7、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務部保管一年。保管期滿后,由財務部編織會計檔案移交清冊,經部門經理審核簽字后,歸檔備查。
8、工程項目檔案應與竣工驗收同步完成立卷,由技質部負責組織鑒定歸檔工作。
9、設備儀器檔案在開箱驗收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、人事檔案中工資審定、職稱評
審、入黨入團等材料須經上級批復后,10~20天內由有關部室編制人事檔案零散材料移交單后,隨時歸檔。
11、凡可利用現代化辦公手段進行計算機存檔的文件(如:工程設計圖紙、財務軟件數據備份、會議資料影音文件等),各部室應按季度上報綜合辦,由綜合辦統一刻錄光盤備份存檔。
12、涉及多部室聯合辦理的公文,原件由主辦部室整理歸檔,其他部室保存復印件或其他形式的公文副本。
(四)利用:歸檔后的文件應編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具,以備借閱(有關規定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復印制度》)。
(五) 統計:詳見附件《檔案的統計制度》。
(六)保管:做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
(七)銷毀:詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鑒、介紹信及營業執照由綜合辦保管和使用,一切用印、開具介紹信、使用營業執照原件及復印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展,防止濫用和出現漏洞,加強對印鑒、介紹信及營業執照的管理。
3、印信工作要根據情況、內容、范圍并且經過相應的批準手續及用印登記,方能辦理。
4、分公司法人章由財務部保管,除與財務工作有關的用印外,其他用印需到綜合辦辦理有關用印手續。
5、需使用營業執照原件或復印件的部室,應向綜合辦辦理有關審批及登記手續。營業執照原件借出原則上不得復印,并應及時歸還。復印件應加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出,內容要明確具體,要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名,介紹信正文與存根應一致,如介紹信開出后未用,應交回綜合辦,附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應及時報告,涉及重要事項,還應通知前往辦事的單位,以防事故。
8、須嚴格遵守紀律不得開假證明和空白介紹信,如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事,須經公司主管領導批準。
9、各部室印鑒(包括合同專用章、財務專用章、采購專用章等),應由各部室專人保管,部門經理監督,加蓋印章亦應履行相應審批及登記手續。
10、如工作業務需要加蓋總承包公司印鑒時,需由部門經理填寫《用印審批表》,報公司主管領導簽字后,方可到總承包公司辦公室辦理有關用印手續。
11、印鑒不準出室,不得借給他人使用,各印鑒保管部室要及時清洗保養,以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖,不能隨意放置。如因管理不善,造成事故,要視情況追究責任。
三、公函郵寄程序:
1、公司公函(包括財務匯票、工程檔案、合同文本等)需使用ems(郵政特快專遞)郵寄的,由綜合辦統一辦理。
2、一般公函(對時間及安全系數要求不高的),本著降低成本減少辦公費用的原則,由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時,經手人要嚴格登記手續,綜合辦應及時處理,保證當日遞送,不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發出的各種信函,因私郵寄不予辦理。
四、辦公設備及用品使用程序:
范圍:公司的辦公設備是指辦公使用的計算機及其外設、復印機、傳真機、掃描儀等為固定資產管理的設備。辦公用品是指辦公用復印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的:為了節約開支杜絕浪費,確保公司辦公設備及辦公用品的合理使用。
參考文件:總公司《行政辦公設備管理規定》(××字[2002]第125號)
1、辦公設備由綜合辦根據需要,經主管領導批準后統一購置。
2、辦公設備由綜合辦會同采購部統一編號、建帳管理,各使用部門負責日常維護和保養。
3、辦公設備損壞由綜合辦查明原因,聯系維修,并建立相應的維修臺帳。
4、辦公設備報廢需由綜合辦會同財務部共同確認,殘體由綜合辦處置。
5、辦公設備使用要嚴格按照操作規程嚴禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統一購置管理。
7、辦公用品要根據實際工作需要,于每周的周二上午按照部門所需,由專人一次性集中辦理領用手續。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記,經領導批準后統一購置。
9、綜合辦根據領導審批后的采購清單進行辦公用品的購置,并將采購物品分類進帳。
五、圖書購置、借閱程序:
1、圖書資料由各部室經理編制購書計劃,報公司主管領導批準,由各部室自行購置。
2、購置圖書后,購置人應持圖書及發票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續,由綜合辦在發票聯簽字后方可到財務部辦理有關報銷手續。
3、圖書資料應由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進行圖書資料的登記。
4、綜合辦應按照iso14001及ohsas18001的有關程序,在相關圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應愛護圖書,因個人原因損壞、丟失圖書資料的要照價賠償。
六、信息傳遞程序:
1、公司上下級、各部室之間的情況交流,信息溝通,在企業經濟運行中起著重要意義。
2、對于總公司下行的信息(包括fa*、e-mail、電話通知、信函等)由綜合辦統一查收,并做好記錄,報呈公司領導后下發相關部室承辦。
3、各部室要認真對待與上級、同級、下級以及有關單位之間的聯系,接到有關信息后,應立即作好記錄,將記錄內容及時傳達到有關部門和人員,并及時處理有關事項。
4、各部室間的信息溝通可通過會議、簡報、個別交流等多種形式進行。
第2篇 中國石油天然氣集團公司安全目視化管理規范
第一條 為規范中國石油天然氣集團公司（以下簡稱集團公司）人員、工器具、設備設施和生產作業區域的安全目視化管理，特制定本規范。
第二條 本規范適用于集團公司所屬企事業單位。
第三條 本規范中安全目視化管理是指通過安全色、標簽、標牌等方式，明確人員的資質和身份、工器具和設備設施的使用狀態，以及生產作業區域的危險狀態的一種現場安全管理方法。目的是提示危險和方便現場管理。
第四條 本規范中工器具是特指腳手架、壓縮氣瓶、移動式發電機、電焊機、檢測儀器、電動工具、手動起重工具、氣動（液壓）工具、便攜式梯子。
第五條 各企業應統一安全目視化管理標識，相關職能部門負責組織實施。
第六條 各種安全色、標簽、標牌的使用應符合國家和行業有關規定和標準的要求。
第七條 安全色、標簽、標牌的使用應考慮夜間環境，以滿足需要。
第八條 用于噴涂、粘貼于設備設施上的安全色、標簽、標牌等不能含有氯化物等腐蝕性物質。
第九條 安全色、標簽、標牌等應定期檢查，以保持整潔、清晰、完整，如有變色、褪色、脫落、殘缺等情況時，須及時重涂或更換。
第十條 企業內部員工進入生產作業場所，應按照有關規定統一著裝。外來人員（承包商員工，參觀、檢查、學習等人員）進入生產作業場所，著裝應符合生產作業場所的安全要求，并與內部員工有所區別。
第十一條 所有進入鉆井、井下作業、煉化生產區域、油氣集輸站（場）、油氣儲存庫區、油氣凈化廠等易燃易爆、有毒有害生產作業區域的人員，應佩戴入廠（場）證件。
第十二條 內部員工和外來人員的入廠(場)證件式樣應不同，區別明顯，易于辨別。
第十三條 特種作業人員應具有相應的特種作業資質，并經所在單位崗位安全培訓合格，佩戴特種作業資格合格目視標簽。標簽應簡單、醒目，不影響正常作業。
第十四條 壓縮氣瓶的外表面涂色以及有關警示標簽應符合國家或行業有關標準的要求。同時，企業還應用標牌標明氣瓶的狀態（滿瓶、空瓶、故障或使用中）。
第十五條 施工單位在安裝、使用和拆除腳手架的作業過程中，應使用標牌標明腳手架是否處于完好可用、限制使用或禁用狀態，限制使用時應注明限制使用條件。
第十六條 除壓縮氣瓶、腳手架以外的工器具，使用單位應定期檢查，確認其完好，并在其明顯位置粘貼檢查合格的標簽。檢查不合格、超期未檢及未貼標簽的工器具不得使用。
第十七條 所有工器具，包括本規范定義之外的其他工器具，都應做到定置定位。
第十八條 應在設備設施的明顯部位標注名稱及編號，對誤操作可能造成嚴重危害的設備設施，應在旁邊設置安全操作注意事項標牌。
第十九條 管線、閥門的著色應嚴格執行國家或行業的有關標準。同時，還應在工藝管線上標明介質名稱和流向，在控制閥門上可懸掛含有工位號（編號）等基本信息的標簽。
第二十條 應在儀表控制及指示裝置上標注控制按鈕、開關、顯示儀的名稱。廠房或控制室內用于照明、通風、報警等的電氣按鈕、開關都應標注控制對象。
第二十一條 對遙控和遠程儀表控制系統，應在現場指示儀表上標識出實際參數控制范圍，粘貼校驗合格標簽。遠程儀表在現場應有顯示工位號（編號）等基本信息的標簽。
第二十二條 盛裝危險化學品的器具應分類擺放，并設置標牌，標牌內容應參照危險化學品技術說明書確定，包括化學品名稱、主要危害及安全注意事項等基本信息。
第二十三條 企業應使用紅、黃指示線劃分固定生產作業區域的不同危險狀況。紅色指示線警示有危險，未經許可禁止進入；黃色指示線提示有危險，進入時注意。
第二十四條 應按國家和行業標準的有關要求，對生產作業區域內的消防通道、逃生通道、緊急集合點設置明確的指示標識。
第二十五條 應根據施工作業現場的危險狀況進行安全隔離。隔離分為警告性隔離、保護性隔離。
（一）警告性隔離適用于臨時性施工、維修區域、安全隱患區域（如臨時物品存放區域等）以及其他禁止人員隨意進入的區域。實施警告性隔離時，應采用專用隔離帶標識出隔離區域。未經許可不得入內。
（二）保護性隔離適用于容易造成人員墜落、有毒有害物質噴濺、路面施工以及其他防止人員隨意進入的區域。實施保護性隔離時，應采用圍欄、蓋板等隔離措施且有醒目的標識。
第二十六條 專用隔離帶和圍欄應在夜間容易識別。隔離區域應盡量減少對外界的影響，對于有噴濺、噴灑的區域，應有足夠的隔離空間。所有隔離設施應在危險消除后及時拆除。
第二十七條 生產作業現場長期使用的機具、車輛（包括廠內機動車、特種車輛）、消防器材、逃生和急救設施等，應根據需要放置在指定的位置，并做出標識（可在周圍畫線或以文字標識），標識應與其對應的物件相符，并易于辨別。
第二十八條 企業應依據本規范制定實施細則。
第二十九條 本規范由集團公司安全環保部負責解釋。
第三十條 本規范自發布之日起施行。
